Діджиталізація в логістиці та експедируванні
PaperOffice DMS для логістики та експедирування вантажів забезпечує плавний потік інформації між відділами завдяки цифровізації та автоматизації бізнес-процесів.
Діджиталізація в логістиці та експедируванні
Все більш зростаючі глобальні ланцюжки поставок представляють логістику та експедирування вантажів з новими викликами. Місцезнаходження та незалежна від часу наявність усіх важливих даних та документів має вирішальне значення в транспортно-логістичній галузі, що впливає не лише на час, а й на фінансову сферу.
Рахунки-фактури, договори, замовлення, накладні на доставку і багато іншого - всі документи повинні бути відразу доступні за запитом, незалежно від місця розташування. Тому компанії в цих галузях є тими, хто отримує значну вигоду від використання відповідного програмного забезпечення для управління документами.
Щодня в логістичній галузі генерується велика кількість документів. Значна частина таких документів, як видаткові накладні та товаросупровідні документи, все ще створюється в паперовому вигляді - але ручна обробка цих документів дуже трудомістка, що в свою чергу викликає зайві витрати і іноді працює неправильно.
Для того, щоб зробити інформацію, що міститься в ній, швидко доступною і підготувати її до наступних автоматизованих процесів, ці паперові документи повинні бути оцифровані, а зміст зчитаний і доступний.
Для логістичної галузі особливо важливо, щоб були дотримані терміни і вжиті правові заходи для зберігання документів. Для того щоб вирішити багато існуючих адміністративних проблем в логістиці та експедиторській галузі, повинна бути впроваджена система документообігу PaperOffice.
За допомогою рішення для управління документами ви зберігаєте та архівуєте всю інформацію на центральній платформі в захищений від аудиту спосіб.
Як безпаперові в експедиторській та логістичній галузі?
PaperOffice усуває всі трудомісткі вузькі місця і створює чіткий огляд важливих документів, таких як контракти, рахунки-фактури, замовлення, нотатки про доставку, керуючи ними в цифровому вигляді в PaperOffice в майбутньому.
Зйомка, обробка, обмін, пошук і відстеження ваших документів стає дуже простим з використанням PaperOffice.
Завдяки контрольованому доступу, детальним спискам завдань, а також схваленням з використанням робочих процесів і надійним повідомленням електронною поштою співробітники можуть якісно виконувати поставлені завдання, а уповноважені особи можуть легко схвалювати або відмовляти в схваленні.
Система документообігу повинна охоплювати наступні важливі функції в експедиторській і логістичній галузі:
Зрозумілість важливих зв'язків завдяки цифровим папкам і папкам документів
При редагуванні документів вручну можуть бути швидко втрачені важливі зв'язки, такі як примітки та анотації. Так що зрозуміти зв'язок згодом практично неможливо. Після того, як зв'язки можна простежити, запускаються дублікати процесів, що забирає багато часу і дорого коштує.
Завдяки впровадженню PaperOffice у вашій логістичній компанії логічно узагальнюються документи, інформація про них і процеси. Цифрові папки містять описові властивості, мають заздалегідь визначену внутрішню структуру або структуру, надають можливість визначати дозволи на захист даних. Віртуальні нотатки, анотації та завдання гарантують, що важлива інформація про процеси більше не втрачається.
Автоматизована подача документів
Ручне сканування документів є особливо трудомістким і схильним до помилок процесом. Після того, як експедиторські компанії доставили стос документів, починається реальна робота: який найпростіший спосіб записати і призначити документи, які знаходяться в паперовому вигляді?
Завдяки вбудованій функції сканера та розпізнаванню QR-коду, експедиторські та логістичні компанії можуть розмістити в сканері цілий стек нотаток доставки та інших документів - PaperOffice розпізнає цільову подачу або на основі розпізнаного контакту, шаблону документа, що навчається, або шляхом зберігання інформації про QR-коди.
Таким чином, цілі партії документів можуть бути автоматизовані за один раз і поступово оброблені з інтегрованим режимом навчання або іншим способом, за бажанням, практично без людських ресурсів.
Процесно-орієнтований документообіг
Управління документами, орієнтованим на процес, гарантує, що ці документи залишаться в курсі з невеликими зусиллями. PaperOffice підтримує вас тут за допомогою широкого модуля завдань і робочого процесу.
Таким чином, можуть бути створені певні ланцюжки процесів і визначені існуючі операційні процеси на електронних документах і частково виконані автоматично.
Це являє собою оптимізацію процесу без помилок, оскільки завдання може бути не тільки призначено співробітникам з певними правами користувача і термінами завершення, вимагати цифрового схвалення, але і автоматично запускати подальші дії, такі як повідомлення електронною поштою або зміни стану документа.
Таким чином, можна зіставити всі процеси документів.
Програмне забезпечення для управління документами, таке як PaperOffice DMS, найкраще підходить для цих завдань. Тому що це програмне забезпечення для управління документами, яке може зробити набагато більше, ніж просто керувати документами.
PaperOffice не розрізняє види документів, незалежно від того, чи потрібна вам допомога в управлінні контрактами, благаннями і листуванням по електронній пошті: завдяки системі управління документами PaperOffice ваші попередні процеси в компанії оцифровуються , що робить їх більш ефективними, прозорими і істотно більш гнучкими.
Тому що незалежно від того, в якому вигляді документи надходять в компанію, будь то паперові документи, PDF-файли, електронні листи або фотографії, вони автоматично архівуються і зберігаються в захищеній базі даних.
Таким чином, важливі контракти можуть бути визнані і розірвані своєчасно або переукладені. Випуск документів з цифровим підписом та повідомленням електронною поштою замість повільної паперової пошти, незахищена електронна пошта сприяє лояльності клієнтів.
Цифрова переробка є невід'ємною основою для забезпечення високої якості послуг комунальних послуг у майбутньому
PaperOffice відповідає найвищим стандартам безпеки, таким як управління авторизацією або надання дозволів на доступ. Окремі етапи роботи користувач визначає саме так, як би він запускав, наприклад, «запис», «перевірка», «звільнення» і «бронювання» рахунків-фактур.
Відповідальність може бути покладена не тільки на окремих людей, але і на групи користувачів типу «Бухгалтерія» або «Виробництво», щоб колега міг втрутитися відразу, якщо співробітник відсутній.
Технологія OCR розпізнає не тільки вміст документа, але й усі поля даних, пов'язані з податками, такі як номер документа, дата, нетто, податок та валова сума. Імпортовані дані доступні для контролю за оцінками, платіжними операціями та фінансовим обліком. Це економить стомлюючу роботу над записом і зменшує помилки проводки.
PaperOffice архівує всі документи, що генеруються в логістиці та експедируванні, та всю відповідну інформацію відповідно до законодавства та в аудиторському порядку
PaperOffice DMS, у зв'язку з NAS (Network Attached Storage), дозволяє побудувати дуже безпечну інтрамережу для внутрішнього зв'язку та передачі даних. Це створює подвійну безпеку від атак ззовні. Спочатку брандмауер операційної системи, а по-друге, шифрування PaperOffice DMS. При цьому через NAS налаштовується окрема хмара, незалежна від сторонніх провайдерів.
Широка функція робочого процесу PaperOffice DMS значно полегшує внутрішню комунікацію. Термін внутрішній також включає філії або іноземні місця. У випадку з роботою, пов'язаною з проектом, наприклад, завжди відображається поточний стан і одночасно історія.
Звичайно, також включається пов'язаний з командою і приватний календар, в який вносяться терміни і події, пов'язані з часом.
Розпізнавання документів, оснащене штучним інтелектом, автоматично впорядковує збереження всіх документів у правильній папці та створює як індекс ключових слів, так і історію змін. Внутрішня пошукова система PaperOffice DMS знаходить кожен документ за частки секунди.
Рішення: перевірені ноу-хау
Чи не має сенсу відразу використовувати програмне забезпечення для управління на практиці? що не тільки відповідає всім вимогам, але і легко навчається і недорого?
PaperOffice DMS - це випробуване комплексне рішення для цифрової роботи і, маючи більш ніж 20-річний досвід роботи на ринку, один з перших піонерів DMS.
Важливі аргументи на користь включення PaperOffice DMS в бюджетне планування. Нарешті, PaperOffice DMS також переконує тим, що до уваги враховується стійкість і охорона навколишнього середовища. Рано чи пізно відбудеться повне перетворення з аналогових документів у цифрову форму і тоді державна установа, яка потім вже буде використовувати PaperOffice DMS, буде добре підготовлена.
Лише одним клацанням миші дані, включаючи місце архівування, можна експортувати вашому клієнту, податковому консультанту або навпаки.
Звичайно, PaperOffice DMS дозволяє міграцію та інтеграцію існуючих цифрових даних з існуючих програмних рішень. У той же час PaperOffice DMS - це інтерфейс між аналоговим і цифровим. За допомогою своєї функції сканування програмне забезпечення може зчитувати аналогові документи, плани та фотографії в систему та оцифровувати їх за допомогою сканерів, а також записів з мобільних телефонів, за допомогою яких тексти перетворюються на запис за допомогою OCR і можуть бути змінені в програмах Office. Позначки часу та керування версіями гарантують, що цифровий документ відповідає аналоговому оригіналу.
Логістичні та транспортно-експедиторські компанії повинні обробляти документи для всіх господарських операцій. Постійний подальший розвиток бізнес-моделей постійно створює нові виклики. Їм потрібна хороша система документообігу.
PaperOffice DMS - це правильне програмне забезпечення, оскільки воно поставляється з усім необхідним, наприклад:
- Зберігання документів у всіх цифрових форматах за принципами GDPR/li>
- Функції подання та повторного подання прострочених документів, які потребують дій
- Функція зберігання даних для самонавчання з тегами та внутрішньою пошуковою системою
- Автоматичне присвоєння щойно доданих документів до правильної папки
- Просте створення бази даних та підключення до бази даних, включаючи індивідуально настроювану маску
- Автоматизоване створення шаблонів для повторюваних процесів і операцій
Сумісна з ревізією та безпечна архівація: PaperOffice DMS технічно відповідає законодавчим вимогам GoBD, GDPdU та DSGVO
PaperOffice DMS дозволяє підключати інше програмне забезпечення, наприклад, ERP, і, звичайно, передавати документи з Microsoft Office через відповідні інтерфейси. PaperOffice DMS прискорює комунікацію в торгівлі та виробництві з постачальниками та клієнтами.
Відстежуються терміни та зустрічі та автоматично спрацьовують дії залежно від бажаної настройки. Процеси замовлення можуть бути автоматизовані і навіть зміни, які плануються на майбутнє, можуть бути внесені таким чином, щоб вони вступили в силу в потрібний час.
Завдяки своїм широким функціям PaperOffice DMS однозначно можна класифікувати у вищому сегменті управління контентом підприємства (ECM).
ECM включає в себе загальне управління всім вмістом в організації з відповідною ієрархією доступу. PaperOffice DMS здатний зберігати будь-який контент в цифровому вигляді, змінювати його зміст і формат і робити доступним.
PaperOffice DMS має всі функції ECM, і це у відмінному співвідношенні ціна-продуктивність, а також інтуїтивно вивчена форма роботи, яка робить непотрібним дороге зовнішнє або внутрішнє навчання. Швидше, безкоштовні відеоуроки доступні, щоб звикнути до різних меню. Таким чином, PaperOffice DMS може стати організаційним опором у кожній компанії в торгівлі та виробництві, і це майже зі швидкістю світла.
Логістичні та експедиторські компанії отримують вигоду від цифрового документообігу
Однак з PaperOffice DMS набагато більше можливостей для логістичних компаній, а також для компаній з афілійованою логістикою або складуванням. Наприклад, управління запасами, включаючи постійну або ключову інвентаризацію дати. Основою для PaperOffice DMS є пов'язані облікові записи користувачів у мережі. Зберігання даних цих облікових записів користувачів об'єднано в центральній базі даних. Управління документами можна за допомогою штучного інтелекту з різними алгоритмами, які можуть бути використані для запуску автоматизованих процесів.
Оптимізуйте свій робочий час до 7,5% в порівнянні з паперовою роботою завдяки використанню PaperOffice DMS.
Заощаджуйте час на пошук, маршрутизацію та обмін документами.
За допомогою цифрових штампів документи можуть доповнюватися додатковою інформацією і навіть контролювати детальні робочі процеси. У свою чергу, функція завдання і робочого процесу гарантує дотримання і виконання термінів.
Відчуйте, як ви можете пов'язати потік інформації між виробництвом та адмініструванням, оцифровуючи та автоматизуючи документи та бізнес-процеси.
PaperOffice DMS може стати джерелом різних даних, які відіграють особливу роль у вантажоперевезеннях. Наприклад, технічні характеристики авіаперевезень або морських перевезень. В кінцевому підсумку відповідно інтегровані інтерфейси дозволяють підключатися до інших логістичних програмних рішень, умовно також до «ATLAS», автоматизованого тарифу і локальної системи митного оформлення.
