Розробка продуктів, процеси та підтримка інженерів-метеликів S.L.
Пан Антоніо Хесус Санчес, керуючий директор та інженер з продуктів і процесів в Butterfly Engineers S.L.
вихідне положення
Компанія, яка займається виключно розробкою продукції, проектуванням процесів і бере участь у всіх етапах виробництва - від першої ідеї до кінцевого продукту - щодня заливається файлами і документацією, такою як технічні паспорти, дані клієнтів, розрахунки і плани.< /p>
Проектна інформація, яка з роками займає все більше місця для зберігання і вже непросто знайти, особливо в адміністративних офісах, поступово стає фатальною.
Метою компанії було оцифрувати існуючі паперові документи, залучити в оптимізацію процесів і контроль робочого процесу над усіма вхідними і вихідними документами, автоматизувати значну частину процесів у фоновому режимі і таким чином оптимізувати процес.
Існуючі проблеми і завдання
У минулому інформація зберігалася тільки в паперовому вигляді, наприклад, проектування і планування або специфікації товару або розробки продукту, але сьогодні в багатьох організаціях існує безліч інформаційних джерел і документів: електронні листи, бланки, ескізи - це така ж її частина, як електронні накладні і паперові квитанції, лист-пошта, видаткові накладні, договори тощо.
На щастя, завдяки постійним ІТ-розробкам цей тип роботи зараз керується цифровими технологіями. Багато етапів процесу зараз стають частиною 100% цифрової та автоматизованої практики, як підтверджує Industry 4.0.
Однак папір часто незамінна, коли мова йде про кресленнях або ідеях від руки, а також адміністрації, рахунках-фактурах або інформації про клієнтів.
На додаток до проектування та виробництва, фахівці Butterfly Engineers також повинні створювати такі документи, як інструкції зі складання, інструкції з техніки безпеки та технічна документація для вивчення доцільності проектів.
Спритність і швидкість в обробці своїх файлів є фундаментальними в сучасних компаніях, а тим більше, коли від цієї документації залежать подальші дії проектів, аналіз їх витрат або різні дослідження, які роблять їх прибутковими.
Тому метою Butterfly Engineers було адаптуватися до галузі та мати можливість діяти в цифровому вигляді як промислова компанія 4.0.
«У нас було уникнути витрат на зберігання, зберігши документи в папках. Крім того, пошук документів займав багато часу»,
згадує пан Антоніо Хесус Санчес, керуючий директор та інженер-технолог в Butterfly Engineers.
Чому інженери-метелики вибрали PaperOffice DMS
Компанія Butterfly Engineers займається розробкою продуктів, проектуванням процесів та інженерією підтримки, вона обробляє велику кількість документації, яку потрібно оцифрувати, але найважливішими моментами для впровадження DMS, таких як PaperOffice, є безпека та швидкість індексації та процесу пошуку.
За винятком того, що у них є повна впевненість у тому, що цифровий офіс без паперу можливий.
«Ми щодня працюємо з великою кількістю технічної інформації. Зберігання всієї інформації в паперовому форматі для нас громіздке і дороге. Майбутні пошуки його теж дуже виснажливі.
PaperOffice дозволяє нам легко отримувати до нього доступ з будь-якого місця, легко знаходити конкретні файли або документи і, перш за все, забезпечувати їх безпеку».
Інженери-метелики також знають, що метод шифрування PaperOffice дозволяє захистити найчутливіші документи від можливих витоків, шпигунства або аварій. Особливо, коли компанія з цими характеристиками проходить через стандарти і патенти, захищаючи елементи, які мають істотне значення для компанії.
Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success
Більш того, операційні деталі програмного забезпечення стають ще більш привабливими, коли у вас є команда підтримки найвищої якості, що відповідає всім найсуворішим юридичним європейським директивам (GDPR, RGPD і GoBD), а шифрування файлів абсолютно невразливе. Примітно також, що дані можуть бути експортовані в будь-який момент уповноваженими особами і база даних в будь-який момент доступна ІТ-персоналу і адміністраторам компанії.
Перехід до автоматизації через PaperOffice: цілі та графік
Для «Інженерів-метеликів» було зрозуміло, що рано чи пізно їм доведеться переходити на оцифрування, щоб створити конкурентну перевагу.
Як компанія, яка більше пов'язана з технологічним розвитком, ніж інші галузі, Butterfly Engineers довіряли позитивному впливу впровадження DMS та успішному впровадженню в безпаперовому офісі.
«Система документообігу дозволяє нам ефективно управляти інформацією про компанію швидко і легко. У цьому сенсі PaperOffice - це дуже розгалужена і досить зрозуміла система. Він простий у використанні та доступний для малого та середнього бізнесу, такого як наш».
Успішна реалізація: переваги оцифрування за допомогою PaperOffice DMS
Завдяки впровадженню оцифрування PaperOffice компанія змогла:
- Мінімізуйте використання паперу
- Заощаджуйте витрати та місце для зберігання
- Автоматизація адміністративних завдань
- Виконайте оптимізацію процесу завдяки моніторингу папок
- Забезпечити безпечну доставку документів
Але завдяки оцифруванню PaperOffice інженери-метелики також змогли:
- Економія часу і ресурсів
- Забезпечити контроль та верифікацію адміністративних процесів
- Забезпечення легкого доступу до документів і файлів
- Наявність документів для кожного уповноваженого працівника
- Забезпечити безпечне та довгострокове архівування документів, конфіденційних даних, патентів, галузевих посібників або розробок
"Безпека даних, оцифрування документів і легка інтеграція PaperOffice в промислове середовище дали компанії те, що потрібно для індексації файлів і пошуку документів".
Тим легша і швидша доступність даних і документів змінює процеси компанії принципово і постійно. Адміністративні знання тепер організовані прозоро і доступні в потрібний час.
Кінцевий результат
PaperOffice знайшла спосіб покласти край одній з основних проблем, з якими в даний час стикаються компанії:
Адміністрування документів (документообіг) та оцифрування процесів.
Незручності обсягу даних обмежилися усуненням адміністративних перешкод, забезпеченням доступу до PaperOffice лише уповноваженими працівниками та уникненням зміни документів або навіть витоку технічної інформації.
Компанія також планує ще більше розширити цю успішну співпрацю, так як PaperOffice відмінно виконує доступні їй варіанти.
Завдяки цілісності PaperOffice DMS швидко знаходять технічні аркуші, плани, дані, рахунки-фактури і ескізи - це дозволяє компанії Butterfly Engineers протягом декількох секунд знаходити дані проекту і з великою точністю допомагати своїм клієнтам.
