Цифровізація в державному управлінні та органах влади

Цифровізація в державному управлінні та органах влади

Від податкової до КІТА, органів місцевого самоврядування, органів влади або громадського транспорту до відділу утримання доріг.

Офіційні та державні установи з'єднують, а також стабілізують структури в муніципалітетах, містах, районах, а також федеральних землях, аж до Федеративної Республіки Німеччина як політичної спільноти.

Документи і дані створюються в багатьох різних відділах влади. Ось так щодня формуються важливі документи:

Твори, контракти, чернетки, дослідження, думки експертів і багато іншого. Вони не тільки надходять поштою, багато документів також надходять по електронній пошті.

Paperless work through digital processes

Всі ці документи повинні бути оцифровані, якщо вони надходять у паперовому вигляді, вимагають структурованої подачі, завдання та призначення робочого процесу, і їх потрібно негайно отримати на вимогу.

При цьому кожен документ класифікується за своїм типом і може бути закріплений за людьми і об'єктами, до яких потім можна навіть отримати доступ на ходу, незалежно від пристрою. Так у вас є вся інформація і документи про всю інформацію чітко в одному місці, а саме ваша база даних.

За допомогою рішення для управління документами ви зберігаєте та архівуєте всю інформацію на центральній платформі в захищений від аудиту спосіб.

Для того щоб вирішити багато існуючих адміністративних завдань в управлінні майном, повинна бути впроваджена система документообігу PaperOffice.

Таким чином, повсякденну роботу можна спростити, оптимізувати та вдосконалити за допомогою цифровізації. PaperOffice DMS дає вам чітку структуру у ваших документах і допомагає впоратися з потоком інформації.

PaperOffice усуває всі трудомісткі вузькі місця і створює чіткий огляд важливих документів, таких як контракти або листи, керуючи ними в цифровому вигляді в PaperOffice в майбутньому.

Ви також можете скористатися цифровими адміністративними завданнями та стежити за офіційною кореспонденцією, яка ставиться на повторне подання або призначається працівникам за завданням.

Вся інформація доступна негайно

Хороше програмне забезпечення для управління документами не може приймати політичних рішень, але воно може бути дуже корисним у багатьох сферах державного управління в різних процесах, оскільки переважна більшість так званих адміністративних файлів не мають суверенного пріоритету.

Крім того, цифрові документи не обов'язково замінюють оригінали, але вони полегшують роботу.

За допомогою PaperOffice DMS документи можуть бути оцифровані в багатьох органах влади та державних установах та архівовані централізовано таким чином, що доступ може бути здійснений з будь-якого комп'ютера без необхідності заходити в архів або спочатку досліджувати який / Ваш колега в даний час обробляє файл.

PaperOffice DMS не тільки оцифровує аналогові документи, програмне забезпечення для управління документами зберігає кожну зміну в документі в хронологічному порядку. Оригінал залишається незачепленим. Функція робочого циклу може бути використана, наприклад, для призначення певних дій під час роботи над проектом, і кожен співробітник веде огляд поточного стану.

При цьому ідеї або пропозиції можуть бути представлені без необхідності щоразу скликати збори. Архівні документи можна шукати за ключовими словами або дати чи контрольні номери та автоматизовані шаблони можуть бути створені штучним інтелектом у PaperOffice DMS.

Можливе використання PaperOffice DMS призводить до різних рівнів офіційного та державного управління, наприклад, у:

• Шкіл
• Дитячі садки
• Бібліотеки
• Університетів
• Лікарні
• Муніципальні адміністрації
• податкові органи
• Будинки престарілих

Звичайно, завдяки складному сховищу даних з 1024-бітним шифруванням, а також спеціальному внутрішньому форматуванню та брандмауеру, підтримується безпека відповідно до GDPR. PaperOffice DMS також вражає простотою навчання, можливістю налаштувати до 800 пов'язаних терміналів і дуже хорошим співвідношенням ціни та продуктивності.

Це PaperOffice DMS, програмне забезпечення для управління документами, яке може зробити набагато більше, ніж просто керувати документами.

Тому що незалежно від того, в якому вигляді документи надходять в компанію, будь то паперові документи, PDF-файли, електронні листи або фотографії, вони автоматично архівуються і зберігаються в захищеній базі даних.

Таким чином, важливі контракти можуть бути визнані і розірвані своєчасно або переукладені. Випуск документів з цифровим підписом та повідомленням електронною поштою замість повільної паперової пошти, незахищена електронна пошта сприяє лояльності клієнтів.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Оптимізація бізнес-процесів завдяки PaperOffice DMS

Завдяки вбудованому ШІ спрацьовують автоматичні правила. Цей ШІ автоматично сортує документи за такими папками, як "Рахунок-фактура" та "Контракт", зберігає відповідні ключові слова та запускає цифровий робочий процес, що зберігається для відповідного типу документа.

PaperOffice відповідає найвищим стандартам безпеки, таким як управління авторизацією або надання дозволів на доступ. Окремі етапи роботи користувач визначає саме так, як би він запускав, наприклад, «запис», «перевірка», «звільнення» і «бронювання» рахунків-фактур.

Відповідальність може бути покладена не тільки на окремих людей, але і на групи користувачів типу «Бухгалтерія» або «Виробництво», щоб колега міг втрутитися відразу, якщо співробітник відсутній.

Технологія OCR розпізнає не тільки вміст документа, але й усі поля даних, пов'язані з податками, такі як номер документа, дата, нетто, податок і валова сума. Імпортовані дані доступні для контролю за оцінками, платіжними операціями та фінансовим обліком. Це економить стомлюючу роботу над записом і зменшує помилки проводки.

Важливі аргументи на користь включення PaperOffice DMS в бюджетне планування. Нарешті, PaperOffice DMS також переконує тим, що до уваги враховується стійкість і охорона навколишнього середовища. Рано чи пізно відбудеться повне перетворення з аналогових документів у цифрову форму і тоді державна установа, яка потім вже буде використовувати PaperOffice DMS, буде добре підготовлена.

Лише одним клацанням миші дані, включаючи місце архівування, можна експортувати вашому клієнту, податковому консультанту або навпаки.

Звичайно, PaperOffice DMS дозволяє міграцію та інтеграцію існуючих цифрових даних з існуючих програмних рішень. У той же час PaperOffice DMS - це інтерфейс між аналоговим і цифровим. За допомогою своєї функції сканування програмне забезпечення може зчитувати аналогові документи, плани та фотографії в систему та оцифровувати їх за допомогою сканерів, а також записів з мобільних телефонів, за допомогою яких тексти перетворюються на запис за допомогою OCR і можуть бути змінені в програмах Office. Позначки часу та керування версіями гарантують, що цифровий документ відповідає аналоговому оригіналу.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

Цифрова переробка є невід'ємною основою для забезпечення високої якості послуг комунальних послуг у майбутньому

Державні установи та органи влади повинні обробляти документи для всіх господарських операцій. Постійний подальший розвиток бізнес-моделей постійно створює нові виклики. Їм потрібна хороша система документообігу.

PaperOffice DMS є правильним програмним забезпеченням, оскільки воно поставляється з усім, що потрібно владі та державним установам, наприклад:

• Зберігання документів у всіх цифрових форматах за принципами GDPR/li>
• Функції подання та повторного подання прострочених документів, які потребують дій
• Функція зберігання даних для самонавчання з тегами та внутрішньою пошуковою системою
• Автоматичне присвоєння щойно доданих документів до правильної папки
• Просте створення бази даних та підключення до бази даних, включаючи індивідуально настроювану маску
• Автоматизоване створення шаблонів для повторюваних процесів і операцій

Сумісна з ревізією та безпечна архівація: PaperOffice DMS технічно відповідає законодавчим вимогам GoBD, GDPdU та DSGVO

Optimization of business processes thanks to PaperOffice DMS

Широкі функції робочого процесу PaperOffice дуже цікаві для органів влади та державних адміністрацій. Зміст зустрічей проекту фіксується і може бути доповнений учасниками в будь-який час, все на екрані і з різних локацій. Гарантується аудиторсько-захищена архівація в будь-який час, а також оптимізація організаційних процесів.

PaperOffice підтримує це за допомогою великого модуля завдань і робочого процесу.

Державні установи та органи влади отримують вигоду від цифрового документообігу

Система документообігу дозволяє окремо створювати бази даних для кожної окремої області і може одночасно створювати зв'язки. Аналогові документи, такі як надіслані рахунки-фактури майстра, скануються за допомогою PaperOffice DMS і зберігаються як у вигляді фотографії, так і як перетворений текст за допомогою програмного забезпечення OCR. Всі існуючі дані, наприклад про орендаря, можуть відображатися чітко і однозначно, тому для позабудинкових зустрічей не потрібно проводити жодних файлів. Керування базами даних, контрольованими штучним інтелектом, створює шаблони з основних даних або статистично придатних для використання списків, якщо це необхідно.

При цьому необхідний захист даних підтримується за допомогою ієрархічного управління паролями і 1024-бітного шифрування.

Оптимізуйте свій робочий час до 7,5% в порівнянні з паперовою роботою завдяки використанню PaperOffice DMS.

Заощаджуйте час на пошук, маршрутизацію та обмін документами.

За допомогою цифрових штампів документи можуть доповнюватися додатковою інформацією і навіть контролювати детальні робочі процеси. У свою чергу, функція завдання і робочого процесу гарантує дотримання і виконання термінів.

PaperOffice DMS не тільки великий за своїми функціями, але і простий у вивченні, керуючись відеоуроками, але і індивідуальними порадами і навчанням при бажанні. Все це при дійсно хорошому співвідношенні ціна-якість.