Будівельна компанія
IDC Construccion S.L. Лас-Пальмас
Початкова ситуація
IDC Construccion - це будівельна компанія зі штаб-квартирою в Лас-Пальмас, яка спеціалізується на будівництві спортивних покриттів для шкіл, спортивних залів та дитячих майданчиків. Компанія відома своїми високоякісними та довговічними покриттями для шкіл, спортивних залів, дитячих майданчиків тощо, які задовольняють потреби користувачів.
Так само, як і всі великі будівельні компанії, IDC Construccion S.L. теж зіткнулася з багатьма проблемами щодо управління та організації важливих документів у щоденній ділової діяльності.
Для подолання цих викликів компанія розпочала пошук системи управління документами, щоб оптимізувати своє документообіг.
Було важливо, щоб нова система управління документами (DMS) могла об'єднати всі ці документи в одному місці та забезпечити простий доступ з будь-якої локації.
IDC Construccion шукала DMS, яка відповідала їх поточним робочим процесам та вимогам.
Dokumentenmanagement Systeme umfassen viele wichtige Funktionen, die Ihrem Unternehmen Erfolg und Effizienz bringen können.
До викликів входили:
- Реєстрація, організація, класифікація та архівування всіх документів компанії
- Швидкий та надійний доступ до документів з будь-якої локації
- Єдина система управління паперовими документами та електронними файлами
- Просте інтегрування в поточні робочі процеси компанії
- Контроль та безпека конфіденційної інформації
Які інші виробники розглядалися?
IDC Construccion перевіряла різні варіанти DMS. Однак жодна з інших систем не могла адаптуватися до їх існуючого способу роботи. Нарешті вони відкрили для себе PaperOffice DMS і з'ясували, що воно ідеально підходить до їх вимог. Вони були вражені тим, що його було легко інтегрувати у їх існуючі системи без необхідності змінювати свій спосіб роботи.Чому IDC Construccion S.L. вибрали PaperOffice DMS
Г-н Агустін Гарсія Афонсо з IDC Construccion S.L. спочатку розглянув різні пропозиції програмного забезпечення для управління документами та вирішив спочатку протестувати PaperOffice DMS.
Однією з проблем для будівельної компанії IDC Construccion було знайти підходящу систему управління документами, яка б підтримувала їх спосіб роботи та оптимізувала управління документами.
Після спроби декількох систем управління документами виявлено, що ці системи примушують їх змінювати свій спосіб роботи, а не навпаки.
Це було недоліком для компанії, оскільки в них вже була індивідуальна система управління документами, яка проте не була оновлена. Через ці виклики компанія вирішила знайти систему, яка задовольнила б їх потреби і може підтримувати їх існуючу систему.
Після ретельного перегляду різних систем управління документами IDC Construccion вибрала PaperOffice DMS.
Система була вибрана, оскільки вона дозволяла компанії мінімально змінювати їх спосіб роботи, при цьому задовольняючи їх вимоги. Це був важливий фактор при виборі PaperOffice DMS, оскільки це дозволило компанії повністю контролювати свої документи, не постраждаючи їх способу роботи.
Завдяки контрольованому доступу, детальним спискам завдань, можливості надавати дозволи засобами робочих процесів та надійним сповіщенням електронною поштою співробітники можуть ефективно виконувати призначені завдання, а засновники можуть легко або відмовити у наданні дозволу.
„Для компаній, які ще не мають системи управління документами, PaperOffice DMS є ідеальним рішенням, оскільки воно надає все, що можна бажати. Навіть для компаній, які вже мають систему управління документами, але з якоїсь причини повинні змінити її, PaperOffice DMS є відмінним варіантом завдяки його дружньому інтерфейсу та функціям.“
Легше та швидше доступність даних та документів значно змінює бізнес-процеси компанії і надає стійкий вплив. Знання з управління тепер чітко інтегровані, доступні в потрібний час.
Ці пункти роблять PaperOffice DMS кращим, ніж інші
- Гнучкість інтерфейсу користувача: IDC Construccion була вражена зручністю використання PaperOffice DMS. Система управління документами змогла пристосуватися до наявних бізнес-процесів IDC Construccion і дозволяє швидко та легко організовувати і шукати документи.
- Покращений пошук документів: З PaperOffice DMS співробітники IDC Construccion можуть швидко і легко знаходити документи, що дозволяє економити час та ресурси.
- Контроль версій документів: PaperOffice DMS дозволяє IDC Construccion контролювати версії документів та переконатися, що вони завжди актуальні.
"Після впровадження PaperOffice ми навіть перетворили нашу прислів'я "Скажіть нам, як ви хочете, щоб ми збудували вашу підлогу" на прислів'я управління документами, яке звучить так: "Скажіть мені, як ви хочете керувати своєю документацією, і PaperOffice зробить це за вас". "
Кінцевий результат
IDC Construccion покращила управління документами завдяки впровадженню PaperOffice DMS. Компанія була вражена гнучкістю інтерфейсу користувача, покращеним пошуком документів та контролем версій документів. Впровадження нової системи пройшло гладко, і компанія рекомендує PaperOffice DMS кожному, хто шукає рішення для управління документами. В цілому, IDC Construccion була дуже задоволена досвідом використання PaperOffice DMS, який перевищив їх очікування.
