Стоматологічні технології / Зуботехнічна лабораторія ViaCreative
Zahntechnik GmbH

вихідне положення

Зуботехнічна лабораторія ViaCreative – це друге покоління пана Ларса-Р. Компанія, керована Людевігом, в Лейпцигу. У лабораторії засоби для заміни зубів в основному виробляються від імені стоматологів.

Спектр послуг компанії дуже великий і характеризується використанням сучасних процесів і методик. Наприклад, виробництво CAD-CAM, виробництво протезів або надбудов на імплантатах, що страждають на алергіків.

PaperOffice DMS використовується в ViaCreative в Лейпцигу в основному для зберігання даних, пошуку документів і підготовки документів для передачі в податкову інспекцію.

Digitization brings many advantages

Існуючі проблеми і завдання

У лабораторії кілька зубних техніків працюють на різно обладнаних робочих станціях з різними завданнями. Загальним стрижневим сегментом тут є точний запис всієї виконаної роботи, а також використовуваних процесів і матеріалів.

Оскільки робота майже виключно замовлена стоматологами для пацієнтів, повна документація так само важлива, як і безпечне зберігання іноді конфіденційних даних.

До прийняття рішення про використання PaperOffice DMS дані, згенеровані під час щоденної роботи, в основному записувалися вручну в аналоговий файл, який зберігався в висячому файлі в офісі під час поточних процесів і в окремому архівному приміщенні, коли роботи були завершені. Для створення та відправки податкових документів дані були перенесені з аналогових файлів на електронну форму DATEV працівником.

Час, необхідний для цієї форми адміністративної роботи, дуже високий, з одного боку, і дуже схильний до помилок з іншого. При цьому юридично необхідна безпека даних надається лише в обмеженому обсязі.

Метою компанії була оцифрування існуючих паперових документів, впровадження оптимізації процесів і контролю робочого процесу над усіма вхідними і вихідними документами, автоматизація значної частини процесів у фоновому режимі і, таким чином, оптимізація процесу.

Чому ViaCreative вибрав PaperOffice DMS

Пан Ларс-Р. Через існуючі проблеми Людевіг шукав систему управління документами, яка б дозволяла безпечно та адаптувати сховище даних, а також легко інтегрувати всі робочі місця в будинку з нескладним програмним забезпеченням.

При цьому програмне забезпечення повинно характеризуватися хорошим співвідношенням витрат і вигод. На додаток до PaperOffice DMS, пан Людевіг протестував чотири інші програмні продукти з інших системних будинків і спочатку досліджував різні пропозиції програмного забезпечення щодо управління документами.

Той факт, що PaperOffice в кінцевому підсумку використовувався в якості документообігу в Via Creative, був вирішений з наступних причин:

1. Зберігання та доступність даних. Центральний і легкий доступ до всіх відповідних документів і можливість співпраці декількох сторін над одним і тим же документом.

Внутрішнє, центральне сховище, до якого можуть отримати доступ всі співробітники. Дані не повинні зберігатися в сторонній хмарі або на однокористувацькому комп'ютері.

Центральне сховище, до якого можуть отримати доступ усі співробітники з відповідними правами користувача.

Пан Ларс-Р. Людевіг рано зрозумів, що в його практиці немає можливості обійти оцифрування.

"Необхідність вручну шукати та знаходити папки, рахунки-фактури, нотатки про доставку, статуси контрактів та інші важливі папери, що дуже забирає багато часу, є дуже точною функцією пошуку в PaperOffice, нарешті, відійде в минуле ..."

2.Співвідношення ціни і якості. Програмне забезпечення повинно мати хороше співвідношення ціна-якість.

Таким чином, ViaCreative змогла уникнути надмірних капітальних зобов'язань і все ще має відповідно великий бюджет на необхідні закупівлі матеріалів і технологій, які є дуже дорогими, особливо в стоматологічних технологіях.

PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen

3. Простота в обробці. Програмне забезпечення повинно вимагати якомога менше тренувань і при цьому бути готовим до майбутнього.

Таким чином можна уникнути зовнішніх консультантів. Звичайно, PaperOffice DMS також пропонує індивідуальне навчання модулів, якщо це необхідно. Однак, згідно з досвідом співробітників ViaCreative, PaperOffice значною мірою є самозрозумілим.

Ніяких зовнішніх і дорогих «консультантів» на місці і нікому нікуди не доведеться їхати на навчання. Кожен може самостійно визначити часові рамки для вивчення навігації по меню, як потрібно, і з точки зору майбутнього, PaperOffice DMS добре позиціонується завдяки своїй модульній структурі.

«PaperOffice не тільки вразив нас своєю графікою, серед іншого, тому що в ньому є дуже хороші відеоуроки для окремих тем. Таким чином ми змогли тренуватися самостійно і тоді, коли це було потрібно».

4. Можливість отримання та економія часу. Більш простий спосіб прагнув оцифрувати аналогові документи і легко знайти їх знову, коли це було необхідно.

Завдяки інтегрованій функції ШІ кожен документ можна навчити, весь бажаний вміст можна витягти цільовим чином і зберігати з ключовими словами повністю автоматизованим способом.

Завдяки регулярним виразам (REGEX) вміст документа може автоматично зчитуватися і зберігатися у вигляді інформації про документ.

«Для отримання хронологічних результатів надшвидко для річної фінансової звітності та запасів визначити найдешевшу ціну закупівлі для кожного окремого товару. Те, що раніше займало дні, тепер можна робити за кілька годин!"

Верхній список основних проблем, вирішених PaperOffice DMS

• Постійний пошук і перегляд певних документів
• Більше ніяких степлерів і стосів паперу
• Більше немає фізичного архіву
• Зниження трудовитрат і витрат на зберігання
• Більше немає переходів до нових палітурок та архівів щороку в січні
• Резервне потрійне резервне копіювання даних

Пан Ларс-Р. Людевіг пояснює:

«Кожен, хто буде пов'язаний з усією темою DMS, буде повністю винагороджений великою економією часу. Ентузіазм, відхиляючись назад і знаючи все безпечно і легко для всіх.
Топові програмісти блискуче, а іноді і з рекордною швидкістю реалізують запити і реалізують їх за допомогою оновлень. Ви автоматично і з ентузіазмом рекомендуєте..."

Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

Верхній список основних функцій, які роблять PaperOffice DMS кращим за всі інші

• Швидка адаптація до індивідуальних вимог клієнтів за допомогою оновлень
• Прямий контакт з розробниками
• Легка цілісність NAS для зберігання даних на власному сервері на місці. Користувач повинен визначитися зі сферою реалізації
• Шукайте ключові слова, конкретні частини, слова тощо, щоб швидко отримати відповідні дані

Пан Ларс-Р. Людевіг підкреслює:

"У багатьох папках, без ERP-системи, для складного обліку або для запасів з визначенням цін на певні статті або номери замовлень протягом одного певного часу з загальним визначенням суми, ви ніколи більше не хочете обходитися без PaperOffice".

Як була інтегрована PaperOffice DMS?

Пан Людевіг також був у захваті від відданості команди PaperOffice DMS у впровадженні коректив у вимоги до адміністрування ViaCreative.

Він і його команда були так само задоволені графічним інтерфейсом PaperOffice DMS. Це доводить, що при розробці PaperOffice враховується нормальне сприйняття людей, яке надає пріоритет картинкам і кольорам, не виявляючись грайливими. Це в рівній мірі відноситься і до навчальних посібників і відео, створених PaperOffice для певних сегментів програмного забезпечення для управління документами.

"Необхідність вручну шукати та знаходити папки, рахунки-фактури, нотатки про доставку, статуси контрактів та інші важливі папери, що дуже забирає багато часу, є дуже точною функцією пошуку в PaperOffice, нарешті, відійде в минуле ..."

Під час зміни аналоговий архів ViaCreative був і поступово сканується та зчитується безпосередньо через програмне забезпечення OCR, інтегроване в PaperOffice DMS. Завдяки використанню регулярних виразів, які генеруються співробітниками PaperOffice, всі вхідні аналогові документи можна зчитувати легко і специфічним для клієнта способом.

Пан Ларс-Р. На початку введення Людевіг рекомендує:

"Повільний підхід, експеримент по-перше, відсутність жорсткого переходу в дедлайн, з'ясуйте, яка структура папок нам підходить. Встановлення базової структури, перша подача, опрацювання категорій відповідно до того, що подано та позначено, все в мирі, щоб разом прибути до команди».

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Загальний підсумок досвіду

PaperOffice DMS відповідає всім необхідним критеріям і сьогодні відображає повний цифровий документообіг на практиці.

Поки що всі накладні документи фіксуються високопродуктивними сканерами, Paper-Office автоматично розпізнає контактні дані і відповідно зберігає документи в електронному архіві.

Потім співробітники можуть отримати доступ до документів через простий користувальницький інтерфейс і ввести різні пошукові терміни - також доступний повнотекстовий пошук.

Завдяки послідовному використанню DMS, ViaCreative змогла значно скоротити час обробки, необхідний для рахунків-фактур, а кількість непогашених рахунків значно зменшилася в той же час.

Денис К. з «Бухгалтерії та бухгалтерського обліку» наголошує:

«Сортування, детальні пошуки, складання пакетів даних для співпраці з податковим консультантом вже не можна порівняти з тими, що були в минулому, дуже складна ручна робота з тоннами паперу і папок. Все швидко поєднується в одному місці в будь-який час»...