Цифрові спеціалізовані рішення у сфері фінансів
Автоматизація бізнес-процесів і спеціалізовані рішення для фінансів - передумови ефективності та успіху. Потреба в ньому вже не є необов'язковою розкішшю, а обов'язковою умовою для того, щоб залишатися конкурентоспроможною в довгостроковій перспективі.
Професійна порада
Важливі документи в існуючому паперовому вигляді, такі як благання, виписки по рахунках, договори, зовнішні листи, рахунки, звіти замінюються електронними документами завдяки оцифруванню і таким чином максимально оптимізують всі робочі процеси.PaperOffice не тільки дозволяє керувати документами, але й надає йому негайний доступ до цифрових файлів клієнтів та кредитних файлів.
Цифровізація у фінансах та банківській сфері
З сьогоднішнім потоком цифрових і паперових даних необхідно забезпечити, щоб важливі документи не були втрачені і були доступні в потрібний час, адже фінансові установи і банки отримують значну вигоду від використання відповідного управління даними - вони отримують важливі документи з високим рівнем класифікації і негайними вимогами до завершення.
Фінансові установи та банки отримують значну вигоду від використання відповідного управління даними, що відповідає всім вимогам.
Важливі документи, такі як благання, контракти, рахунки і зовнішні листи, надходять не тільки поштою. Багато листів клієнтів також надходять електронною поштою. При цьому повинен бути дотриманий повний огляд обов'язків, термінів виконання, витрат і завдань і повинні бути гарантовані стандарти безпеки.
Всі ці документи повинні бути оцифровані, якщо вони надходять у паперовому вигляді, вимагають структурованої подачі, завдання та призначення робочого процесу, і їх потрібно негайно отримати на вимогу.
Тому що всі процеси у фінансах вимагають ідеального потоку інформації і структурованого виконання. Необхідних переваг можна досягти тільки завдяки оцифровці.
Тому що цифровий архів документів дає можливість негайного доступу до всіх необхідних документів та участі в процесах затвердження. Неважливо, перебуваєте ви в офісі, працюєте з дому або у відрядженні.
Дуже важливо, щоб були дотримані важливі терміни і вжиті правові заходи для зберігання документів.
PaperOffice DMS дає вам чітку структуру у ваших документах і допомагає впоратися з потоком інформації.
PaperOffice усуває всі трудомісткі вузькі місця і створює чіткий огляд важливих документів, таких як контракти або листи, керуючи ними в цифровому вигляді в PaperOffice в майбутньому.
Перетворення документів на рішення
У фінансовій галузі і банках щодня використовується багато паперу і випускається величезна кількість документів. З одного боку, оскільки процеси досить складні, це призводить до великих паперових гір, величезних обсягів даних, але і до тривалого процесу пошуку. Крім того, документи повинні зберігатися, індексуватися, класифікуватися і при необхідності ділитися з колегами.
Система документообігу PaperOffice об'єднує організацію та захист даних під одним капотом. Інноваційна система надає спрощені інструменти пошуку та пошуку, які скорочують час реагування та гарантують, що документи ніколи не втрачаються, якими фінансові установи завжди задоволені.
Це PaperOffice DMS, програмне забезпечення для управління документами, яке може зробити набагато більше, ніж просто керувати документами.
PaperOffice не розрізняє типи документів, незалежно від того, чи потрібна вам допомога в управлінні контрактами, благаннями та листуванням електронною поштою: завдяки системі управління документами PaperOffice ваші попередні процеси у вашій компанії оцифровуються, роблячи їх більш ефективними, прозорими та значно гнучкішими.
Тому що незалежно від того, в якому вигляді документи надходять в компанію, будь то паперові документи, PDF-файли, електронні листи або фотографії, вони автоматично архівуються і зберігаються в захищеній базі даних.
Таким чином, важливі контракти можуть бути визнані і розірвані своєчасно або переукладені. Випуск документів з цифровим підписом та повідомленням електронною поштою замість повільної паперової пошти, незахищена електронна пошта сприяє лояльності клієнтів.
Контроль доступу та більша прозорість
Завдяки вбудованому ШІ спрацьовують автоматичні правила. Цей ШІ автоматично сортує документи в папки, такі як "Рахунок-фактура" та "Виписки з банківських операцій", зберігає відповідні ключові слова та запускає цифровий робочий процес, що зберігається для відповідного типу документа.
Для фінансових установ і банків це означає ведення дуже великого файлу клієнта або клієнта, який також повинен мати кілька особливостей. Наприклад, необхідно дотримуватися принципів GDPR і, звичайно ж, на фінансові установи поширюється безумовний обов'язок конфіденційності, який не тільки відноситься до усних заяв, а й до безпечного зберігання захищених від сторонніх осіб документів. Також є обов'язок дотримуватися законних і договірно обумовлених термінів.
У деяких випадках недотримання цих термінів може мати кримінальні наслідки, але в основному тільки цивільні наслідки. Захист комерційної таємниці своїх клієнтів також має першочергове значення для фінансових установ.
PaperOffice відповідає найвищим стандартам безпеки, таким як управління авторизацією або надання дозволів на доступ. Окремі етапи роботи користувач визначає саме так, як би він запускав, наприклад, «запис», «перевірка», «звільнення» і «бронювання» рахунків-фактур.
Відповідальність може бути покладена не тільки на окремих людей, але і на групи користувачів типу «Бухгалтерія» або «IT відділ», щоб колега міг втрутитися відразу, якщо співробітник відсутній.
Технологія OCR розпізнає не тільки вміст документа, але й усі поля даних, пов'язані з податками, такі як номер документа, дата, нетто, податок та валова сума. Імпортовані дані доступні для контролю за оцінками, платіжними операціями та фінансовим обліком. Це економить стомлюючу роботу над записом і зменшує помилки проводки.
Лише одним клацанням миші дані, включаючи місце архівування, можна експортувати вашому клієнту або навпаки.
Рішення: перевірені ноу-хау
Чи не має сенсу відразу використовувати програмне забезпечення для управління на практиці? що не тільки відповідає всім вимогам, але і легко навчається і недорого?
PaperOffice DMS - це випробуване комплексне рішення для цифрової роботи і, маючи більш ніж 20-річний досвід роботи на ринку, один з перших піонерів DMS.
Ідеальні фінансові робочі процеси
Фінансові установи, а також постачальники послуг та банки повинні обробляти документи для всіх господарських операцій. Постійний подальший розвиток бізнес-моделей постійно створює нові виклики. Їм потрібна хороша система документообігу.
PaperOffice DMS є правильним програмним забезпеченням, оскільки воно поставляється з усім, що потрібно фінансовим установам та банкам, наприклад:
- Зберігання документів у всіх цифрових форматах за принципами GDPR/li>
- Функції подання та повторного подання прострочених документів, які потребують дій
- Функція зберігання даних для самонавчання з тегами та внутрішньою пошуковою системою
- Автоматичне присвоєння щойно доданих документів до правильної папки
- Просте створення бази даних та підключення до бази даних, включаючи індивідуально настроювану маску
- Автоматизоване створення шаблонів для повторюваних процесів і операцій
Інтеграція цифрових робочих процесів у бізнес-процеси
Функція робочого процесу PaperOffice спрощує спілкування. Управління документами, орієнтованим на процес, гарантує, що ці документи залишаться в курсі з невеликими зусиллями. PaperOffice DMS дозволяє легко враховувати відповідні періоди зберігання та видалення. Цифрові робочі процеси інтегровані в бізнес-процеси, що забезпечує дотримання основних етапів процесу і, таким чином, відповідність.
PaperOffice підтримує це за допомогою великого модуля завдань і робочого процесу.
Таким чином, можуть бути створені певні ланцюжки процесів і визначені існуючі операційні процеси на електронних документах і частково виконані автоматично.
Це являє собою оптимізацію процесів без помилок, оскільки завдання може бути не тільки призначене співробітникам з певними правами користувача і термінами завершення, вимагає цифрового випуску, але і автоматично запускає подальші дії, такі як повідомлення електронною поштою або зміни статусу документа. Що є абсолютним MUST у фінансовому секторі.
Таким чином, відповідні метадані також можуть зберігатися після процесу архівування документів. Крім типу документа, може бути вказаний термін архівування і пов'язана з ним інформація про клієнта.
Постачальники фінансових послуг отримують вигоду від цифрового документообігу
Оптимізуйте свій робочий час до 7,5% в порівнянні з паперовою роботою завдяки використанню PaperOffice DMS.
Заощаджуйте час на пошук, маршрутизацію та обмін документами.
Звичайно, PaperOffice DMS дозволяє міграцію та інтеграцію існуючих цифрових даних з існуючих програмних рішень.
У той же час PaperOffice DMS - це інтерфейс між аналоговим і цифровим. За допомогою своєї функції сканування програмне забезпечення може зчитувати аналогові документи, плани та фотографії в систему та оцифровувати їх за допомогою сканерів, а також записів з мобільних телефонів, за допомогою яких тексти перетворюються на запис за допомогою OCR і можуть бути змінені в програмах Office.
Позначки часу та керування версіями гарантують, що цифровий документ відповідає аналоговому оригіналу.
PaperOffice DMS не тільки великий за своїми функціями, але і простий у вивченні, керуючись відеоуроками, але і індивідуальними порадами і навчанням при бажанні. Все це при дійсно хорошому співвідношенні ціна-якість.
FAQs
На завершення, ми відповідаємо на ще кілька найпоширеніших запитань щодо цієї теми. "Цифровізація у фінансах та банківській сфері":
Як співробітники можуть отримати доступ до PaperOffice?
Завдяки децентралізованій і сучасній архітектурі програм PaperOffice можна використовувати практично на будь-якому пристрої - від класичних ПК до смартфонів / планшетів до телевізорів.
Що станеться з даними, якщо PaperOffice не існує?
Не відбудеться, але щоб заспокоїти вас: Ви можете експортувати свої дані В БУДЬ-ЯКИЙ ЧАС, оскільки PaperOffice базується на відкритій структурі бази даних, ви можете отримати доступ до своїх даних у будь-який час.
Захист даних теми: Де зберігаються всі документи?
PaperOffice зберігатиме всі документи власними силами з шифруванням високого рівня, що зробить його несприйнятливим до крадіжки даних, наприклад, і перевищить усі вимоги GDPR та GOBD.
Уникайте помилок: НІКОЛИ не зберігайте дані в сторонній хмарі!
Чи можна адаптувати PaperOffice саме до специфікацій?
Так, PaperOffice може бути на 100% адаптований до передбачуваного використання, щоб забезпечити безперебійну інтеграцію в існуючі процеси та системи. Навіть інтерфейс програми може бути повністю розроблений і вільно адаптований.
Висновок
PaperOffice DMS підтримує постачальників фінансових послуг та банки та пропонує відповідні інтерфейси до іншого програмного забезпечення, з'єднань API і може бути розширений у будь-який час відповідно до ваших побажань. Програмне забезпечення легко засвоюється і може бути легко інтегроване в повсякденну практику, не викликаючи відсутності в навчальних цілях.
PaperOffice DMS рекомендує використовувати NAS (мережеве сховище даних) з функцією резервного копіювання, щоб важливі дані не були ні втрачені, ні шпиговані в сторонніх хмарах.
Зрештою, PaperOffice DMS вражає дуже хорошим співвідношенням ціни та продуктивності та величезним ноу-хау завдяки більш ніж 20-річному практичному досвіду.