Лісабонський патріархат

Чому Лісабонський патріархат обрав паперовий офіс DMS

У зв'язку з існуючими проблемами, пан Педро Сільва, адміністративний працівник Патріархату, шукав систему управління документами (DMS), яка б забезпечувала безпечне та адаптивне зберігання даних. Проста інтеграція всіх робочих станцій в офісі адміністрації, в тому числі і тих, які працюють віддалено, повинна бути вирішена за допомогою нескладного програмного забезпечення.

«Ми шукали перспективне рішення, яке спочатку могло б реалізувати всі наші вимоги, але в той же час пропонувало легку масштабованість і хороше співвідношення витрат і вигод і в майбутньому могло бути модернізовано до інших відділів».

На додаток до PaperOffice DMS, пан Педро Сільва тестував інші програмні продукти з інших системних будинків і спочатку вивчав різні пропозиції програмного забезпечення щодо управління документами.

Пан Сільва наголошує, що відповідну систему шукали давно. Однак жоден з раніше протестованих постачальників програмного забезпечення не був масштабованим або достатньо гнучким для роботи, яку повинна була виконувати система управління документами.

«Більшість рішень не пропонують простого способу створення бази даних, як це робить PaperOffice DMS, оскільки вони використовують лише хмару, пропонуючи серверне рішення».

1. Зберігання та доступність даних. Центральний і легкий доступ до всіх відповідних документів і можливість співпраці декількох сторін над одним документом.

Внутрішнє, центральне сховище, до якого можуть отримати доступ всі співробітники. Дані не повинні зберігатися в сторонній хмарі або на комп'ютері з одним користувачем.

2.Співвідношення ціни та якості. Програмне забезпечення повинно мати хороше співвідношення ціна-продуктивність.

Для Лісабонського патріархату було дуже важливо, щоб після початкових інвестицій програмне забезпечення можна було легко і легко масштабувати на інші департаменти і щоб це не спричинило великих витрат.

Кількість придбаних ліцензій користувачів можна збільшити в будь-який час. Таким чином, патріархат може уникнути надмірних зобов'язань щодо капіталу.

3. Простота в обробці. Програмне забезпечення має бути зрозумілим і вимагати якомога менше навчання, але в той же час бути готовим до майбутнього.

Таким чином можна уникнути зовнішніх консультантів. Звичайно, PaperOffice DMS також пропонує індивідуальне навчання модулям, при бажанні. Однак, виходячи з досвіду Лісабонського патріархату, PaperOffice багато в чому зрозумілий.

Ніяких зовнішніх і дорогих «консультантів» на місці і нікому не доводиться нікуди виїжджати на навчання. Кожен може сам визначити часові рамки для вивчення навігації по меню, і з точки зору майбутнього, PaperOffice DMS добре позиціонується завдяки своїй модульній структурі.

«Ми вибрали PaperOffice DMS, тому що особисто протестували програмне забезпечення і були вражені простотою використання Інтеграція в середовище Windows і чистий користувальницький інтерфейс для роботи з натхненниками».

4. Прибутковість і економія часу. Більш простий спосіб був шуканий, щоб оцифрувати аналогові документи і легко знайти їх знову, коли це було потрібно.

Завдяки інтегрованій функції штучного інтелекту кожен документ можна навчити, весь бажаний вміст можна отримати цільовим способом і зберігати за допомогою ключових слів повністю автоматизовано.

PaperOffice DMS пропонує саме те, що шукав патріархат.

Як був інтегрований PaperOffice DMS?

У часи пандемії патріархат вирішив архівувати повсякденні документи та електронні листи в PaperOffice DMS.

Завдяки потужному сканеру і з'єднанню сканера в PaperOffice можна було почати конвертацію аналогових паперів. Всі документи поступово зчитувалися і оцифровувалися за допомогою інтерфейсу сканера OCR PaperOffice. Індекс ключових слів створюється для кожного документа під час його читання, який можна миттєво знайти за допомогою пошукової системи PaperOffice.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Існуючі папки в висячих файлах були взяті понад 1:1 і просто перетворені в «цифрові папки».

Всі існуючі електронні листи були збережені безпосередньо в PaperOffice DMS, можуть бути пов'язані з існуючими документами і в майбутньому не доведеться роздруковувати на папері. І всі вхідні електронні листи автоматично архівуються в PaperOffice за допомогою моніторингу папок за допомогою налаштування управління правилами

Які наступні кроки?

Наступним кроком, який планує Лісабонський патріархат, є оцифрування існуючого фізичного архіву до 2021 року та розширення використання PaperOffice DMS на інші області/відділи Патріархату.

Крім того, Патріархат хотів би значною мірою автоматизувати архівування документів завдяки використанню КІ ПІА.

«Ми в захваті від роботи з PaperOffice DMS протягом півтора року, хоча ми були обмежені лише одним відділом і не до кінця досліджували цей фантастичний шедевр».

Загальне резюме досвіду

PaperOffice DMS відповідає всім необхідним критеріям і сьогодні відображає повний цифровий документообіг в патріархаті.

Поки що всі документи записувалися за допомогою високопродуктивних сканерів і зберігалися в цифровому вигляді в електронному архіві PaperOffice. У той же час вхідні та існуючі електронні листи передаються безпосередньо в PaperOffice DMS і пов'язані з архівованими документами.

Потім співробітники адміністрації Патріархату можуть отримати доступ до документів та електронних листів через інтерфейс користувача PaperOffice і, ввівши різні пошукові терміни - також доступний повнотекстовий пошук.

Завдяки послідовному використанню ДМС патріаршеству вдалося значно скоротити час обробки, необхідних для рахунків-фактур та інших видів документів.