Ako vykonávam verziovanie dokumentov s právnou istotou?

Opatrenia, ktoré musíte zvážiť!

Verziovanie dokumentov je jednou z hlavných funkcií správy dokumentov.
Verziovanie zabezpečuje, že dokument nemôže byť upravený súčasne viacerými používateľmi a navyše automaticky verzionuje dokumenty a poskytuje rozsiahlu kontrolu verzií.
Všetky zmeny v obchodných dokumentoch môžu byť ľahko a rýchlo sledované.

Verziové riadenie: Správne vykonávanie archivácie dokumentov s plnou revíznou bezpečnosťou.

Profesionálne tipy

Akú úlohu zohráva verziovanie v systéme na riadenie dokumentov DMS?

Funkcie v oblasti verzií majú pre veľa používateľov softvéru na riadenie dokumentov DMS dôležitú úlohu. Tu sa dozviete o výhodách.

Pojem verzií nie je v systéme na riadenie dokumentov (DMS) neznámy. Potreba použitia systému na riadenie dokumentov, ktorý disponuje konformnou kontrolou verzií a revíznym verziovaním v súlade s GoBD, stále jasnejšie narastá.

Lebo kto nepozná túto situáciu? Zmluva je viackrát upravovaná - tu je zmena, tam poznámka, porovnanie položiek, zmena súm a dohoda nakoniec. Tak isto každá jednotlivá zmena je uložená a odoslaná na ďalšie skontrolovanie.

Ak je teraz kolega mimo alebo zákazník volá a pýta sa na verziu z minulého mesiaca po úprave s "XYZ", všetko sa zastavuje.

Výsledkom sú zmätené verzie a redundancie.

Už čo najskôr sa oplatí uvažovať o verziovaní a správe verzií dokumentov.

PaperOffice DMS disponuje automatickou verziovaním dokumentov a rozsiahlym riadením verzií. Nezáleží na tom, či odstraňujete strany v PaperOffice, otáčate ich alebo očerňujete oblasti - všetko je verzií a bezpečne uložené podľa GoBD pre dokonalé archivácie.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Výhody softvéru na riadenie dokumentov

Z centrálneho zamerania softvéru na riadenie dokumentov vyplývajú rôzne výhody pre spoločnosť. Napríklad je zabezpečené, že všetci zamestnanci pracujú so správnymi a rovnakými údajmi.

Tiež sa predchádza prelomom v komunikácii, takže je umožnený nepretržitý tok informácií v rámci pracovných postupov.

Tým sa zároveň eliminuje duplicitná údržba údajov, takže sa predchádza chybám pri prenose, čo sa opäť pozitívne premieta do kvality spravovaných údajov.

Mnohé spoločnosti, najmä malé a stredné podniky (MSP), to považujú za prekážku v oblasti zabezpečenia údajov a preto podporujú použitie systému na riadenie dokumentov, skrátene DMS, ako napríklad systému od PaperOffice.

Riešenie

Vďaka PaperOffice DMS a integrovanej modulovej verzii na riadenie verzií VersionControl máte kedykoľvek úplnú kontrolu nad svojimi dokumentmi a ich zmenami.

Čo je verzovanie?

Zhrnuté povedané: Verzovanie robí všetky zmeny v dokumentoch prehľadné.

Pojem verzovanie je jednoduché vysvetliť: V podstate je to spôsob, ktorý sa používa na zaznamenávanie zmien v dokumentoch alebo súboroch.

Každá zmena dokumentu sa zaznamenáva ako tieňová kópia a ukladá sa ako nová verzia dokumentu.

Pri každej zmene dokumentu sa v príslušných archívoch ukladá "novšia" verzia dokumentu. Protokolujú sa zmeny a sú kedykoľvek prehľadné.

V tomto okamihu vie nasledujúci používateľ, kedy a kto zmenil dokument. Týmto spôsobom dostanete prehľad o celom životnom cykle dokumentu.

Verzovanie môže byť automatické alebo manuálne.

Ale čo je to? Presne to, ako aj všetky metódy verzovania, ktoré podporuje PaperOffice DMS, sú podrobne vysvetlené v našom workshope tutorial.

Akoé druhy verzovania existujú?

Automatické verzovanie

V prípade automatického verzovania PaperOffice automaticky rozpozná, že došlo k zmene dokumentu. To môže byt Wordový, alebo PDF dokument pomocou integrovanej funkcie Workbench.
Aktuálna kópia upravovaného dokumentu sa automaticky vytvorí pomocou PaperOffice po ukončení úprav a uloží sa do dokumentového bazéna „Dokumenty v úprave“. Verzia sa aktualizuje až po kliknutí na "Ukončiť úpravu".
Tým sa zabezpečí, že v sieti nedôjde k prepsaniu dokumentov. Dokumenty, na ktorých pracujete, sa nachádzajú v spomínanom dokumentovom bazéne.

Po vložení "novšej verzie" dokument sa PaperOffice aktualizuje náhľad a opätovne vykonáva rozpoznávanie textu dokumentu. Pôvodná verzia zostáva stále k dispozícii a môže sa vyhľadať.

<#obrazok1#>

Manuálne verzovanie

Manuálne verzovanie je vhodné, keď sa dokumenty vytlačia a napríklad ručne podpíšu a potom sa naskenujú ako nová verzia.

Pri manuálnom verzovaní spustí proces verzovania používateľ manuálne.

Tip

K téme "Skladovanie verzií dokumentov s dokumentovým manažmentovým systémom PaperOffice zodpovedajúcim nariadeniam GoBD" existuje na YouTube video, ktoré vysvetľuje tento proces:

PaperOffice rozpoznáva pomocou integrovanej umelej inteligencie (AI), že sa jedná o už existujúci dokument a navrhne, aby sa novoskenovaný dokument uložil ako verzia k existujúcemu dokumentu. Ak ide o dokument s rozdielnym vzhľadom, ktorý nie je rozpoznaný pomocou AI, môže sa manuálne uložiť ako nová verzia existujúceho dokumentu.

Výhody použitia DMS pre správu verzii

Jednotné archivovanie

Keď sa dokumenty archivujú v PaperOffice, integrované verzovanie zabezpečí, že nie je nutné ukladať veľa kópií ako samostatné súbory. Namiesto toho všetky verzie dokumentu sú uložené v jednom súbore.

Dodržiavanie revíznej bezpečnosti a konformity s GoBD

Verziovanie dokumentov zabezpečuje dodržiavanie revíznej bezpečnosti a konformity s GoBD.

Pre zaručenie revíznej bezpečnosti musia byť všetky detaily zmien dokumentov a súborov jednoznačne sledovateľné. Zároveň musí byť zabezpečené, že takéto zmeny môžu vykonávať iba oprávnení zamestnanci. Rovnako dôležité však je, vedieť aj po rokoch, ktorí zamestnanci čo a kedy zmenili.

Štruktúrovaný spoločný prístup

PaperOffice nie je len systém na správu dokumentov, ale je tiež rozsiahlym nástrojom na spoluprácu. Okrem toho poskytuje bohaté nástroje na správu tokov práce, pečiatky a úlohy, pretože integrovaná kolaborácia zjednodušuje spoluprácu na dokumentoch v rámci tokov práce.

Vďaka verziovaniu každý používateľ vie, kedy a ako bol dokument zmenený kým a kým. Ak používateľ začne upravovať dokument, je uzamknutý pre ostatných používateľov a súbežná úprava nie je možná.

Takzvaná funkcia Check-Out a Check-In reguluje bezproblémovú spoluprácu pri dokumente a koordinuje prístupové práva. S funkciou Check-Out si upravujúci osoba dočasne blokuje dokument.

Po následnom Check-In vytvorí prvý upravujúci dokument zmenený ako novú verziu. Predtým uložená zmena je odstránená.

Bezpečnosť a dodržiavanie mnohých právnych noriem a predpisov

Najdôležitejšie pri verziovaní samozrejme je, že všetky právne požiadavky a dôležité hľadiska súvisiace s dodržiavaním noriem sa dajú preukázať. Každá zmena dokumentu je prehľadná - až po používateľa, ktorý ju vykonal.

Výber správneho softvéru DMS pre verziovanie

Zhrnuté je zrejmé, že správa verzii pomocou DMS prináša mnoho výhod.

Najlepšia vec na verziovaní však je, že spoločnosti majú možnosť automatizovať vytváranie, prepracovanie a distribúciu dôležitých obchodných dokumentov. Systém na správu dokumentov PaperOffice umožňuje veľkému množstvu spoločností dosiahnuť revíznu bezpečnosť. Súčasťou toho je dôležité vždy rýchlo a jednoducho sledovať všetky zmeny v obchodných dokumentoch.

Začnite je jednoduchšie, než si myslíte.

Stále máte obavy, že to nedokážete? Prečítajte si prípadové štúdie našich klientov o integrácii PaperOffice do vášho podnikania a presvedčte sa o jednoduchosti, alebo požiadajte jednoducho o testovaciu inštaláciu.

FAQs

Nakoniec odpovedáme na niekoľko ďalších často kladených otázok na danú tému. "Ako vykonávam verziovanie dokumentov s právnou istotou?":

Pre koho je vhodný papierovo láskyplný úrad?

Rýchla a jednoduchá odpoveď na túto otázku je: pre každú firmu. Vyhodí z papierového úradu všetky odvetvia a veľkosti podnikov, od malých a stredných podnikov po start-upy a veľké spoločnosti. Zvlášť cenná je však zmena pre malé a stredné podniky: Redukciou nákladov a nákladov sa uvoľní potrebný rozpočet pre ďalšie zdroje rastu.

Môžem pre svoju firmu použiť poskytovateľa DMS založeného na cloudových technológiách?

Nie. Ďalším faktorom, ktorý je otvorený voľivamente od roku 2018, keď účinne nadobudol účinnosť GDPR, je ochrana osobných údajov. Riešenia DMS a softvér DMS sa používajú na spracovanie, správu a ukladanie dokumentov, ktoré často obsahujú citlivé osobné údaje. Zákonodarca ukladá vysoké pokuty za porušenie nariadenia GDPR.

Záver

Výhody ospravedlňujú nároky a náklady
Práca v digitálnej podobe a prechod starých dokumentov do novej éry bude najlepšou kľúčovou investíciou, ktorá vás bude šetriť neskutočne veľa času, peňazí a nervov v budúcnosti.
Potrebujete niekoho, kto sa na tom vyzná
Na využívanie všetkých výhod digitalizácie nemusíte mať vlastného IT špecialistu.
Čo potrebujete je správny partner po vašej strane, ktorý na základe skúseností môže presne implementovať to, čo potrebujete. Vyhnite sa strašiakom a radšej zvoľte skúšobné verzie, namiesto skvelých prezentácií v PowerPointe, ktoré dosiaľ neskúšali.
Hardvér je zväčša už k dispozícii
Skúsenosti naznačujú, že takmer každý podnik, firma a podnik má veľkú kópierovaciu linku, ktorá nevyužíva svoj potenciál. Tieto zariadenia sú milovníkmi hromadných skenov, sú tolerantné voči sponkám a môžu byť základom digitálneho začiatku bez nákladov na skener.
Lacnejšie ako očakávané s správnym DMS
Vyhýbajte sa pasce nákladov s DMS / ECM systémami, v ktorých ste bezohľadne odkázaní na výrobcov. Nerobte kompromisy, pokiaľ ide o vlastné administračné možnosti, ako napríklad samostatné vloženie dokumentov a nastavenie. Ak potrebujete pomoc, výrobca vám určite rád pomôže, ale zostanete nezávislí a samostatní.
Digitálna automatizácia je budúcnosť
Postupy budú v budúcnosti úplne rovnaké, ale plne automatizované.
Faktúra dorazí? Proces vyvolá udalosť a všetko pôjde svojím preddefinovaným spôsobom.
Hľadanie všetkých 1000 priečinkov s dokumentami? Žiadny problém, pretože máte vlastný nástroj ako Google!