Ako vykonávam verziovanie dokumentov s právnou istotou?

Akú úlohu zohráva verziovanie v systéme na riadenie dokumentov DMS?

Funkcie v oblasti verzií majú pre veľa používateľov softvéru na riadenie dokumentov DMS dôležitú úlohu. Tu sa dozviete o výhodách.

Pojem verzií nie je v systéme na riadenie dokumentov (DMS) neznámy. Potreba použitia systému na riadenie dokumentov, ktorý disponuje konformnou kontrolou verzií a revíznym verziovaním v súlade s GoBD, stále jasnejšie narastá.

Lebo kto nepozná túto situáciu? Zmluva je viackrát upravovaná - tu je zmena, tam poznámka, porovnanie položiek, zmena súm a dohoda nakoniec. Tak isto každá jednotlivá zmena je uložená a odoslaná na ďalšie skontrolovanie.

Ak je teraz kolega mimo alebo zákazník volá a pýta sa na verziu z minulého mesiaca po úprave s "XYZ", všetko sa zastavuje.

Výsledkom sú zmätené verzie a redundancie.

Už čo najskôr sa oplatí uvažovať o verziovaní a správe verzií dokumentov.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Výhody softvéru na riadenie dokumentov

Z centrálneho zamerania softvéru na riadenie dokumentov vyplývajú rôzne výhody pre spoločnosť. Napríklad je zabezpečené, že všetci zamestnanci pracujú so správnymi a rovnakými údajmi.

Tiež sa predchádza prelomom v komunikácii, takže je umožnený nepretržitý tok informácií v rámci pracovných postupov.

Tým sa zároveň eliminuje duplicitná údržba údajov, takže sa predchádza chybám pri prenose, čo sa opäť pozitívne premieta do kvality spravovaných údajov.

Mnohé spoločnosti, najmä malé a stredné podniky (MSP), to považujú za prekážku v oblasti zabezpečenia údajov a preto podporujú použitie systému na riadenie dokumentov, skrátene DMS, ako napríklad systému od PaperOffice.

Čo je verzovanie?

Zhrnuté povedané: Verzovanie robí všetky zmeny v dokumentoch prehľadné.

Pojem verzovanie je jednoduché vysvetliť: V podstate je to spôsob, ktorý sa používa na zaznamenávanie zmien v dokumentoch alebo súboroch.

Každá zmena dokumentu sa zaznamenáva ako tieňová kópia a ukladá sa ako nová verzia dokumentu.

Pri každej zmene dokumentu sa v príslušných archívoch ukladá "novšia" verzia dokumentu. Protokolujú sa zmeny a sú kedykoľvek prehľadné.

V tomto okamihu vie nasledujúci používateľ, kedy a kto zmenil dokument. Týmto spôsobom dostanete prehľad o celom životnom cykle dokumentu.

Verzovanie môže byť automatické alebo manuálne.

Ale čo je to? Presne to, ako aj všetky metódy verzovania, ktoré podporuje PaperOffice DMS, sú podrobne vysvetlené v našom workshope tutorial.

Akoé druhy verzovania existujú?

Automatické verzovanie

V prípade automatického verzovania PaperOffice automaticky rozpozná, že došlo k zmene dokumentu. To môže byt Wordový, alebo PDF dokument pomocou integrovanej funkcie Workbench.
Aktuálna kópia upravovaného dokumentu sa automaticky vytvorí pomocou PaperOffice po ukončení úprav a uloží sa do dokumentového bazéna „Dokumenty v úprave“. Verzia sa aktualizuje až po kliknutí na "Ukončiť úpravu".
Tým sa zabezpečí, že v sieti nedôjde k prepsaniu dokumentov. Dokumenty, na ktorých pracujete, sa nachádzajú v spomínanom dokumentovom bazéne.

Po vložení "novšej verzie" dokument sa PaperOffice aktualizuje náhľad a opätovne vykonáva rozpoznávanie textu dokumentu. Pôvodná verzia zostáva stále k dispozícii a môže sa vyhľadať.

<#obrazok1#>

Manuálne verzovanie

Manuálne verzovanie je vhodné, keď sa dokumenty vytlačia a napríklad ručne podpíšu a potom sa naskenujú ako nová verzia.

Pri manuálnom verzovaní spustí proces verzovania používateľ manuálne.

PaperOffice rozpoznáva pomocou integrovanej umelej inteligencie (AI), že sa jedná o už existujúci dokument a navrhne, aby sa novoskenovaný dokument uložil ako verzia k existujúcemu dokumentu. Ak ide o dokument s rozdielnym vzhľadom, ktorý nie je rozpoznaný pomocou AI, môže sa manuálne uložiť ako nová verzia existujúceho dokumentu.

Výhody použitia DMS pre správu verzii

Jednotné archivovanie

Keď sa dokumenty archivujú v PaperOffice, integrované verzovanie zabezpečí, že nie je nutné ukladať veľa kópií ako samostatné súbory. Namiesto toho všetky verzie dokumentu sú uložené v jednom súbore.

Dodržiavanie revíznej bezpečnosti a konformity s GoBD

Verziovanie dokumentov zabezpečuje dodržiavanie revíznej bezpečnosti a konformity s GoBD.

Pre zaručenie revíznej bezpečnosti musia byť všetky detaily zmien dokumentov a súborov jednoznačne sledovateľné. Zároveň musí byť zabezpečené, že takéto zmeny môžu vykonávať iba oprávnení zamestnanci. Rovnako dôležité však je, vedieť aj po rokoch, ktorí zamestnanci čo a kedy zmenili.

Štruktúrovaný spoločný prístup

PaperOffice nie je len systém na správu dokumentov, ale je tiež rozsiahlym nástrojom na spoluprácu. Okrem toho poskytuje bohaté nástroje na správu tokov práce, pečiatky a úlohy, pretože integrovaná kolaborácia zjednodušuje spoluprácu na dokumentoch v rámci tokov práce.

Vďaka verziovaniu každý používateľ vie, kedy a ako bol dokument zmenený kým a kým. Ak používateľ začne upravovať dokument, je uzamknutý pre ostatných používateľov a súbežná úprava nie je možná.

Takzvaná funkcia Check-Out a Check-In reguluje bezproblémovú spoluprácu pri dokumente a koordinuje prístupové práva. S funkciou Check-Out si upravujúci osoba dočasne blokuje dokument.

Po následnom Check-In vytvorí prvý upravujúci dokument zmenený ako novú verziu. Predtým uložená zmena je odstránená.

Bezpečnosť a dodržiavanie mnohých právnych noriem a predpisov

Najdôležitejšie pri verziovaní samozrejme je, že všetky právne požiadavky a dôležité hľadiska súvisiace s dodržiavaním noriem sa dajú preukázať. Každá zmena dokumentu je prehľadná - až po používateľa, ktorý ju vykonal.

Výber správneho softvéru DMS pre verziovanie

Zhrnuté je zrejmé, že správa verzii pomocou DMS prináša mnoho výhod.

Najlepšia vec na verziovaní však je, že spoločnosti majú možnosť automatizovať vytváranie, prepracovanie a distribúciu dôležitých obchodných dokumentov. Systém na správu dokumentov PaperOffice umožňuje veľkému množstvu spoločností dosiahnuť revíznu bezpečnosť. Súčasťou toho je dôležité vždy rýchlo a jednoducho sledovať všetky zmeny v obchodných dokumentoch.

Začnite je jednoduchšie, než si myslíte.

Stále máte obavy, že to nedokážete? Prečítajte si prípadové štúdie našich klientov o integrácii PaperOffice do vášho podnikania a presvedčte sa o jednoduchosti, alebo požiadajte jednoducho o testovaciu inštaláciu.