Automatizácia obchodných procesov vo verejnej správe a úradoch
PaperOffice DMS pre verejné inštitúcie a orgány umožňuje efektívne spracovanie akéhokoľvek typu dokumentu, ako aj rýchle spracovanie vyšetrovaní a je predpokladom efektívnosti a úspechu v rámci administratívy.
Profesionálne tipy
Písomné dokumenty, zmluvy, návrhy, výskum, znalecké posudky a mnoho ďalšieho sú vďaka digitalizácii nahradené elektronickými dokumentmi a optimalizujú tak všetky pracovné procesy na maximum.Pomocou riešenia správy dokumentov ukladáte a archivujete všetky informácie na centrálnej platforme spôsobom odolným voči auditu.
Digitalizácia vo verejnej správe a orgánoch
Od daňového úradu po KITA, miestnu samosprávu, úrady alebo verejnú dopravu až po oddelenie údržby ciest.
Oficiálne a verejné inštitúcie spájajú a tiež stabilizujú štruktúry v obciach, mestách, okresoch a tiež federálnych štátoch až po Spolkovú republiku Nemecko ako politické spoločenstvo.
Dokumenty a údaje sa vytvárajú v mnohých rôznych oddeleniach úradu. Takto sa každý deň generujú dôležité dokumenty:
Spisy, zmluvy, návrhy, výskum, odborné stanoviská a mnoho ďalšieho. Tie neprichádzajú len poštou, mnohé dokumenty prichádzajú aj e-mailom.
Všetky tieto dokumenty je potrebné digitalizovať, ak prídu v papierovej forme, vyžadujú štruktúrované podanie, priradenie úloh a pracovného postupu a musia byť okamžite k dispozícii na požiadanie.
Okrem toho je každý dokument klasifikovaný podľa svojho typu a môže byť priradený ľuďom a objektom, ku ktorým potom môžete pristupovať aj na cestách bez ohľadu na zariadenie. Takže máte všetky informácie a dokumenty o všetkých informáciách jasne na jednom mieste, konkrétne vo vašej databáze.
Pomocou riešenia správy dokumentov ukladáte a archivujete všetky informácie na centrálnej platforme spôsobom odolným voči auditu.
S cieľom vyriešiť mnohé existujúce administratívne problémy v oblasti správy majetku by sa mal zaviesť systém správy dokumentov PaperOffice.
Týmto spôsobom je možné každodennú prácu zjednodušiť, optimalizovať a zlepšiť pomocou digitalizácie. PaperOffice DMS vám poskytne jasnú štruktúru vo vašich dokumentoch a pomôže vám vyrovnať sa so záplavou informácií.
PaperOffice eliminuje všetky časovo náročné prekážky a vytvára jasný prehľad o dôležitých dokumentoch, ako sú zmluvy alebo listy, tým, že ich v budúcnosti spravuje digitálne v PaperOffice.
Môžete tiež profitovať z digitálnych administratívnych úloh a sledovať oficiálnu korešpondenciu, ktorá sa dáva na opätovné predloženie alebo je pridelená zamestnancom na základe priradenia úlohy.
Všetky informácie sú k dispozícii okamžite
Dobrý softvér na správu dokumentov nemôže robiť politické rozhodnutia, ale môže byť veľkou pomocou v mnohých oblastiach verejnej správy v rôznych procesoch, pretože drvivá väčšina takzvaných administratívnych súborov nemá zvrchovanú prioritu.
Okrem toho digitálne dokumenty nemusia nahradiť originály, ale uľahčujú prácu.
S PaperOffice DMS môžu byť dokumenty digitalizované v mnohých orgánoch a verejných inštitúciách a archivované centrálne tak, aby bolo možné získať prístup z akéhokoľvek počítača bez toho, aby ste museli ísť do archívu alebo najprv preskúmať, ktorý / Váš kolega v súčasnosti spracováva súbor.
PaperOffice DMS nielen digitalizuje analógové dokumenty, ale softvér na správu dokumentov ukladá každú zmenu dokumentu v chronologickom poradí. Originál zostáva nedotknutý. Funkciu pracovného postupu možno použiť napríklad na priradenie určitých aktivít počas projektovej práce a každý zamestnanec si vedie prehľad o aktuálnom stave.
Zároveň je možné predkladať nápady alebo návrhy bez toho, aby ste museli zakaždým zvolávať schôdze. Archivované dokumenty je možné vyhľadávať podľa kľúčových slov alebo dátum alebo referenčné čísla a automatizované šablóny môžu byť vytvorené umelou inteligenciou v PaperOffice DMS.
Možné využitie PaperOffice DMS má za následok rôzne úrovne úradnej a verejnej správy, napríklad v:
- Školy
- Škôlky
- Knižnice
- Univerzity
- Nemocnice
- Obecné správy
- daňové úrady
- Domovy dôchodcov
Samozrejme, vďaka sofistikovanému dátovému úložisku so 1024-bitovým šifrovaním, ako aj špeciálnemu internému formátovaniu a firewallu je bezpečnosť v súlade s GDPR zachovaná. PaperOffice DMS zaujme aj jednoduchosťou učenia, schopnosťou nastaviť až 800 prepojených terminálov a veľmi dobrým pomerom ceny a výkonu.
To je PaperOffice DMS, softvér na správu dokumentov, ktorý dokáže oveľa viac ako len správu dokumentov.
PaperOffice nerozlišuje medzi typmi dokumentov bez ohľadu na to, či potrebujete pomoc pri správe zmlúv, podaní a e-mailovej korešpondencie: vďaka systému správy dokumentov PaperOffice sa digitalizujú vaše predchádzajúce procesy vo verejných inštitúciách a orgánoch, čo ich robí efektívnejšími, transparentnejšími a výrazne flexibilnejšími.
Pretože bez ohľadu na to, v akej forme dokumenty prichádzajú do spoločnosti, či už ako papierové dokumenty, súbory PDF, e-maily alebo fotografie, sú automaticky archivované a uložené v zabezpečenej databáze.
Dôležité zmluvy tak možno včas uznať a ukončiť alebo opätovne prerokovať. Vydanie dokumentu s digitálnym podpisom a e-mailovým upozornením namiesto pomalej papierovej pošty, neistý e-mail prispieva k lojalite zákazníkov.
Optimalizácia obchodných procesov vďaka PaperOffice DMS
Vďaka integrovanej umelej inteligencii sa spúšťajú automatické pravidlá. Táto umelá inteligencia automaticky zoradí dokumenty do priečinkov, ako sú "Faktúra" a "Zmluva", uloží zodpovedajúce kľúčové slová a spustí digitálny pracovný postup uložený pre príslušný typ dokumentu.
PaperOffice spĺňa najvyššie bezpečnostné normy , ako je správa autorizácií alebo udeľovanie prístupových povolení. Používateľ definuje jednotlivé pracovné kroky presne tak, ako by bežali, napríklad "nahrávanie", "kontrola", "uvoľnenie" a "rezervácia" faktúr.
Zodpovednosť môže byť pridelená nielen jednotlivým ľuďom, ale aj skupinám používateľov, ako je "Účtovníctvo" alebo "Výroba", aby kolega mohol okamžite zasiahnuť, ak zamestnanec nie je prítomný.
Technológia OCR rozpozná nielen obsah dokumentu, ale aj všetky údajové polia súvisiace s daňami, ako je číslo dokumentu, dátum, čistá, daň a hrubá suma. Importované údaje sú k dispozícii na kontrolu hodnotení, platobných transakcií a finančného účtovníctva. To šetrí únavné vstupné práce a znižuje chyby zaúčtovania.
Dôležité argumenty pre zahrnutie PaperOffice DMS do rozpočtového plánovania. Nakoniec, PaperOffice DMS tiež presviedča tým, že sa zohľadňuje udržateľnosť a ochrana životného prostredia. Skôr či neskôr prebehne kompletná konverzia z analógových dokumentov do digitálnej formy a potom bude dobre pripravená verejná inštitúcia, ktorá už bude používať PaperOffice DMS.
Jediným kliknutím myšou je možné údaje vrátane miesta archivácie exportovať vášmu zákazníkovi, daňovému poradcovi alebo naopak.
Samozrejme, PaperOffice DMS umožňuje migráciu a integráciu existujúcich digitálnych dát z existujúcich softvérových riešení. PaperOffice DMS je rozhranie medzi analógovým a digitálnym. Pomocou funkcie skenovania dokáže softvér čítať analógové dokumenty, plány a fotografie do systému a digitalizovať ich pomocou skenerov, ale aj nahrávok z mobilných telefónov, pričom texty sa prevádzajú na písanie pomocou OCR a je možné ich meniť v programoch balíka Office. Časové pečiatky a tvorba verzií zabezpečujú, že digitálny dokument zodpovedá analógovému originálu.
Riešenie: osvedčené know-how
Nemá zmysel okamžite používať softvér na správu v praxi? to nielen spĺňa všetky požiadavky, ale je tiež ľahko naučiteľné a lacné?
PaperOffice DMS je osvedčené kompletné riešenie pre digitálnu prácu a s viac ako 20-ročnými skúsenosťami na trhu jedným z prvých priekopníkov DMS.
Digitálne spracovanie je základným základom pre zabezpečenie vysokej kvality služieb komunálnych služieb v budúcnosti
Verejné inštitúcie a orgány musia spracovávať dokumenty pre všetky obchodné transakcie. Neustály ďalší rozvoj obchodných modelov neustále vytvára nové výzvy. To, čo potrebujú, je dobrý systém správy dokumentov.
PaperOffice DMS je správny softvér, pretože prichádza so všetkým, čo orgány a verejné inštitúcie potrebujú, ako napríklad:
- Uchovávanie dokumentov vo všetkých digitálnych formátoch podľa zásad GDPR/li>
- Funkcie na predkladanie a opätovné odoslanie oneskorených dokumentov, ktoré si vyžadujú akciu
- Funkcia samovzdelávania údajov s tagovaním a interným vyhľadávačom
- Automatické priradenie novo pridaných dokumentov do správneho priečinka
- Jednoduché vytváranie databázy a pripojenie databázy vrátane individuálne prispôsobiteľnej masky
- Automatizované vytváranie šablón pre opakujúce sa procesy a operácie
Revízna a bezpečná archivácia: PaperOffice DMS technicky spĺňa zákonné požiadavky GoBD, GDPdU a DSGVO
Rozsiahle funkcie pracovného postupu PaperOffice sú veľmi zaujímavé pre úrady a verejnú správu. Obsah projektových stretnutí sa zaznamenáva a účastníci ho môžu kedykoľvek doplniť, a to všetko na obrazovke a z rôznych miest. Audit-proof archivácia je zaručená po celú dobu, rovnako ako optimalizácia organizačných procesov.
PaperOffice to podporuje rozsiahlym modulom úlohy a pracovného postupu.
Verejné inštitúcie a orgány profitujú zo správy digitálnych dokumentov
Systém správy dokumentov umožňuje samostatné vytváranie databáz pre každú jednotlivú oblasť a zároveň môže vytvárať prepojenia. Analógové dokumenty, ako sú napríklad predložené faktúry remeselníka, sa naskenujú pomocou služby PaperOffice DMS a uložia sa ako fotografia aj ako prevedený text pomocou softvéru OCR. Všetky existujúce údaje, napríklad o nájomníkovi, sa môžu zobraziť jasne a jednoznačne, a preto sa nemusia vykonávať žiadne súbory pre mimopodnikové schôdzky. Správa databáz riadená umelou inteligenciou vytvára šablóny z hlavných údajov alebo štatisticky použiteľných zoznamov podľa potreby.
Zároveň je zachovaná potrebná ochrana údajov prostredníctvom hierarchickej správy hesiel a 1024-bitového šifrovania.
Optimalizujte svoj pracovný čas až o 7,5% v porovnaní s papierovou prácou vďaka použitiu PaperOffice DMS.
Ušetrite čas hľadaním, smerovaním a zdieľaním dokumentov.
S digitálnymi pečiatkami môžu byť dokumenty doplnené o ďalšie informácie a dokonca ovládať podrobné pracovné postupy. Funkcia úlohy a pracovného postupu zase zabezpečuje, že termíny sú dodržané a dokončené.
PaperOffice DMS je nielen rozsiahly vo svojich funkciách, ale aj ľahko sa učí, riadi sa videonávodmi, ale v prípade potreby aj individuálnym poradenstvom a školením. To všetko za veľmi dobrý pomer ceny a výkonu.
FAQs
Nakoniec odpovedáme na niekoľko ďalších často kladených otázok na danú tému. "Digitalizácia vo verejnej správe a orgánoch":
Ako môžu zamestnanci získať prístup k paperoffice?
Vďaka decentralizovanej a modernej programovej architektúre môže byť PaperOffice použitý na takmer akomkoľvek zariadení - od klasických počítačov cez smartfóny / tablety až po televízory.
Čo sa stane s údajmi, ak PaperOffice neexistuje?
Nestane sa to, ale aby sme vás uistili: Svoje údaje môžete exportovať kedykoľvek, pretože PaperOffice je založený na otvorenej databázovej štruktúre, k svojim údajom máte kedykoľvek prístup.
Ochrana údajov o téme: Kde sú uložené všetky dokumenty?
PaperOffice bude ukladať všetky dokumenty interne so šifrovaním na vysokej úrovni, čím sa stane imúnnym voči krádeži údajov, napríklad, a prekročí všetky požiadavky GDPR a GOBD.
Vyhnite sa chybám: NIKDY neukladajte údaje do cloudu tretích strán!
Dá sa PaperOffice prispôsobiť presne špecifikáciám?
Áno, PaperOffice môže byť 100% prispôsobený zamýšľanému použitiu, aby sa zabezpečila bezproblémová integrácia do existujúcich procesov a systémov. Dokonca aj programové rozhranie môže byť plne navrhnuté a voľne prispôsobené.
Záver
PaperOffice DMS podporuje úrady a verejnú správu a ponúka vhodné rozhrania pre iný softvér, API pripojenia a môže byť kedykoľvek rozšírený podľa vašich predstáv. Softvér sa ľahko učí a dá sa ľahko integrovať do každodennej praxe bez toho, aby spôsoboval absencie na tréningové účely.
PaperOffice DMS odporúča používať NAS (sieťou podporované dátové úložisko) s funkciou zálohovania, aby sa dôležité údaje nestratili ani nesledovali v cloudoch tretích strán.
PaperOffice DMS v konečnom dôsledku zaujme veľmi dobrým pomerom ceny a výkonu a obrovským know-how prostredníctvom viac ako 20 rokov praktických skúseností.