The PaperOffice Insider Newsletter
The PaperOffice Insider Newsletter
Chceme byť priateľmi

Najvyššie možné zľavové ponuky

Exkluzívne zasvätené novinky

Bezplatné bonusové aktualizácie

Najvyššie možné zľavové ponuky

Exkluzívne zasvätené novinky

Bezplatné bonusové aktualizácie

Čestné slovo priateľstva Dôvera
Nikdy neposkytneme vašu e-mailovú adresu nikomu inému a každý e-mail obsahuje odkaz na odhlásenie jedným kliknutím.

Automatizácia obchodných procesov v oblasti správy nehnuteľností a správy nehnuteľností


PaperOffice DMS pre správu nehnuteľností a správcov nehnuteľností umožňuje efektívne spracovanie elektronickej archivácie dokumentácie nájomcov a nehnuteľností a rýchle spracovanie dopytov a je predpokladom efektívnosti a úspechu Vašej spoločnosti.

Profesionálny tip

Dôležité dokumenty v existujúcej papierovej podobe, ako sú nájomné zmluvy, účty za energie, stavebné spisy, udalosti, obchodné dokumenty, oznámenia, sú vďaka digitalizácii nahradené elektronickými dokumentmi a optimalizujú tak všetky pracovné procesy na maximum.

Informácie o všetkých budovách, obchodných partneroch, nájomcoch atď. sú k dispozícii okamžite na požiadanie vďaka PaperOffice DMS.

Digitalizácia v oblasti správy nehnuteľností a správy nehnuteľností

V rámci správy nehnuteľností a správy nehnuteľností existuje veľké množstvo rôznych dokumentov, ktoré je potrebné spravovať:

Nájomné zmluvy, výkazy vedľajších nákladov, stavebné spisy, udalosti, obchodné dokumenty, oznámenia a mnoho ďalšieho. Preto sú správcovia nehnuteľností a realitné spoločnosti tí, ktorí významne profitujú z používania vhodného softvéru na správu dokumentov.

Dôležité dokumenty každý deň generujú správcovia nehnuteľností. Všetky musia byť priradené k správnemu obytnému majetku, nájomcovi, prenajímateľovi, nehnuteľnosti.

Work table with house model, hard hat and computer
PaperOffice DMS enables easy recording of documents, their management and quick search and is ideal for property management

Všetky tieto dokumenty je potrebné digitalizovať, ak prídu v papierovej forme, vyžadujú štruktúrované podanie, priradenie úloh a pracovného postupu a musia byť okamžite k dispozícii na požiadanie.

Okrem toho je každý dokument klasifikovaný podľa svojho typu a môže byť priradený ľuďom a objektom, ku ktorým potom môžete pristupovať aj na cestách bez ohľadu na zariadenie. Máte všetky informácie a dokumenty o všetkých budovách, obchodných partneroch, nájomcoch atď. jasne na jednom mieste, konkrétne vo vašej databáze.

Je veľmi dôležité, aby boli dodržané dôležité lehoty a aby sa prijali právne opatrenia na uchovávanie dokumentov.

S cieľom vyriešiť mnohé existujúce administratívne problémy v oblasti správy majetku by sa mal zaviesť systém správy dokumentov PaperOffice.

PaperOffice DMS vám poskytne jasnú štruktúru vo vašich dokumentoch a pomôže vám vyrovnať sa so záplavou informácií.

PaperOffice eliminuje všetky časovo náročné prekážky a vytvára jasný prehľad o dôležitých dokumentoch, ako sú zmluvy alebo listy, tým, že ich v budúcnosti spravuje digitálne v PaperOffice.

Môžete tiež profitovať z digitálnych administratívnych úloh a sledovať všetky nájomné a servisné zmluvy, oficiálnu korešpondenciu, ktorá sa dáva na opätovné predloženie alebo je pridelená zamestnancom zadaním úlohy.

Automatizácia obchodných procesov

Žiadna iná krajina v EÚ nemá viac obyvateľov ako Nemecko a s 234 obyvateľmi na kilometer štvorcový má tretiu najvyššiu hustotu obyvateľstva v Európe po Holandsku a Belgicku, s výnimkou Monaka. Približne 37 miliónov budov sa rozprestiera na ploche 357 588 km2. O niečo viac ako polovica nehnuteľností sa používa ako obytný priestor, všetky ostatné nehnuteľnosti sa používajú komerčne alebo verejne. Odhaduje sa, že 8 miliónov nehnuteľností spravujú správcovia nehnuteľností alebo správcovia nehnuteľností.

Za pôsobivým počtom 8 miliónov spravovaných objektov je značné množstvo údržbárskych prác, ktoré vyplývajú nielen z činností potrebných na udržanie prevádzky budovy, ale aj z ustanovení, nariadení a zákonov, ktoré sú takmer každý rok nové. Nehnuteľnosti v Nemecku čiastočne podliehajú štátnemu právu a čiastočne spolkovému právu. Zoznam vecí, ktoré sú súčasťou každodenného podnikania v oblasti správy nehnuteľností, je však prekvapivo rozsiahly, ako napríklad:

  • Prenájom
  • Prenájom
  • Vyhlásenie o poplatkoch za službu
  • Vymáhanie pohľadávok
  • Správa vkladov
  • Hospodárenie s príjmami z prenájmu
  • Predať / Kúpiť
  • Renovácia
  • Renovácia
  • Opravy
  • Údržba zariadenia
  • Údržba majetku
  • Zimná obsluha
  • Vykurovanie / Elektrina / Voda / Odpad
  • Daňový zákon
  • Poistenie
  • Kataster nehnuteľností

Za každým jednotlivým pojmom v tomto zozname je často veľké množstvo veľmi odlišných procesov. Samozrejme, existujú správcovské spoločnosti, ktoré sú obmedzené len na jednu oblasť, ako je výhradná správa nájomných nehnuteľností alebo čistý nákup a predaj alebo správa majetku vo vlastníctve spoločenstva vlastníkov. Ale bez ohľadu na to, aký segment, úlohy sú tak rozmanité, že každý správca nehnuteľností potrebuje efektívnu správu dokumentov.

To je PaperOffice DMS, softvér na správu dokumentov, ktorý dokáže oveľa viac ako len správu dokumentov.

Čo však znamená efektívne pre správcov nehnuteľností?

Najväčším sektorom z 8 miliónov spravovaných nehnuteľností uvedených vyššie sú nájomné byty, po ktorých nasledujú kancelárske priestory. To znamená, že v závislosti od typu existujú fixné náklady, ktoré sa musia platiť štvrťročne, polročne alebo ročne. Príjem je zvyčajne mesačný. V závislosti od spravovaného inventára to znamená vedenie stoviek až tisícov účtov, z ktorých všetky majú špecifické termíny a vyžadujú si ďalšiu správu, keď dôjde k mimoriadnym zmenám. Okrem toho existuje riadne účtovanie príjmov a výdavkov.

Medzi mimoriadne udalosti patria napríklad nedoplatky na nájomnom. Ide tu o výpočet vzniknutých úrokov až do vykonania platby, ale aj o dodržiavanie premlčacích lehôt a prijatie vhodných opatrení.

  • Administratíva môže zahŕňať aj plány, ktoré ukazujú, že plochy pozemkov sa majú rozšíriť a v prípade potreby sa sprístupnia stavebným spoločnostiam na renovácie alebo renovácie.
  • Doklad o správnom investovaní vkladových fondov si tiež vyžaduje vždy správne účtovníctvo a prezentáciu.
  • Včas zadajte zmeny nájomného práva alebo nadobudnutia pozemku, a tak buďte pripravení na čas, kedy nadobudnú účinnosť.

Toto sú len štyri príklady toho, čo dokáže dobrý systém správy dokumentov, ako napríklad PaperOffice DMS.

PaperOffice nerozlišuje medzi typmi dokumentov bez ohľadu na to, či potrebujete pomoc pri správe zmlúv, podaní a e-mailovej korešpondencie: vďaka systému správy dokumentov PaperOffice sa vaše predchádzajúce procesy vo vašej spoločnosti digitalizovali, čím sa stali efektívnejšími, transparentnejšími a výrazne flexibilnejšími.

Pretože bez ohľadu na to, v akej forme dokumenty prichádzajú do spoločnosti, či už ako papierové dokumenty, súbory PDF, e-maily alebo fotografie, sú automaticky archivované a uložené v zabezpečenej databáze.

Dôležité zmluvy tak možno včas uznať a ukončiť alebo opätovne prerokovať. Vydanie dokumentu s digitálnym podpisom a e-mailovým upozornením namiesto pomalej papierovej pošty, neistý e-mail prispieva k lojalite zákazníkov.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

Základný rámec digitálnej transformácie v oblasti správy nehnuteľností a nehnuteľností

Vďaka integrovanej umelej inteligencii sa spúšťajú automatické pravidlá. Táto umelá inteligencia automaticky zoradí dokumenty do priečinkov, ako sú "Faktúra" a "Dodacie poznámky", uloží príslušné kľúčové slová a spustí digitálny pracovný postup uložený pre príslušný typ dokumentu.

PaperOffice spĺňa najvyššie bezpečnostné normy , ako je správa autorizácií alebo udeľovanie prístupových povolení. Používateľ definuje jednotlivé pracovné kroky presne tak, ako by bežali, napríklad "nahrávanie", "kontrola", "uvoľnenie" a "rezervácia" faktúr.

Zodpovednosť môže byť pridelená nielen jednotlivým ľuďom, ale aj skupinám používateľov, ako je "Účtovníctvo" alebo "Výroba", aby kolega mohol okamžite zasiahnuť, ak zamestnanec nie je prítomný.

Technológia OCR rozpoznáva nielen obsah dokumentu, ale aj všetky daňovo relevantné dátové polia, ako je číslo dokumentu, dátum, čistá, daň a hrubá suma. Importované údaje sú k dispozícii na kontrolu hodnotení, platobných transakcií a finančného účtovníctva. To šetrí únavné vstupné práce a znižuje chyby zaúčtovania.

Jediným kliknutím myšou je možné údaje vrátane miesta archivácie exportovať vášmu zákazníkovi, daňovému poradcovi alebo naopak.

Woman stands over the table with sketches
Digitization or digital transformation of your paper documents is the prerequisite for efficiency and the success of your company.

Riešenie: osvedčené know-how

Nemá zmysel okamžite používať softvér na správu v praxi? to nielen spĺňa všetky požiadavky, ale je tiež ľahko naučiteľné a lacné?

PaperOffice DMS je osvedčené kompletné riešenie pre digitálnu prácu a s viac ako 20-ročnými skúsenosťami na trhu jedným z prvých priekopníkov DMS.

Obsah

Riešenia pracovného postupu a integrita umelej inteligencie - riešenie ALL-IN-ONE s PaperOffice DMS

Spoločnosti v oblasti správy nehnuteľností a správcovia nehnuteľností musia spracovávať dokumenty vo všetkých obchodných transakciách. Neustály ďalší rozvoj obchodných modelov neustále vytvára nové výzvy. To, čo potrebujú, je dobrý systém správy dokumentov.

PaperOffice DMS je správny softvér, pretože má všetko, čo nábytkársky a výrobný priemysel potrebuje, ako napríklad:

  • Uchovávanie dokumentov vo všetkých digitálnych formátoch podľa zásad GDPR/li>
  • Funkcie na predkladanie a opätovné odoslanie oneskorených dokumentov, ktoré si vyžadujú akciu
  • Funkcia samovzdelávania údajov s tagovaním a interným vyhľadávačom
  • Automatické priradenie novo pridaných dokumentov do správneho priečinka
  • Jednoduché vytváranie databázy a pripojenie databázy vrátane individuálne prispôsobiteľnej masky
  • Automatizované vytváranie šablón pre opakujúce sa procesy a operácie

Revízna a bezpečná archivácia: PaperOffice DMS technicky spĺňa zákonné požiadavky GoBD, GDPdU a DSGVO

Woman from the construction company is standing in front of a new building
Access to the necessary information at any time

Funkcia pracovného postupu PaperOffice zjednodušuje komunikáciu. Procesne orientovaná správa dokumentov zabezpečuje, že tieto dokumenty zostanú aktuálne s malým úsilím. PaperOffice DMS vám umožňuje ľahko zohľadniť príslušné obdobia uchovávania a vymazania . Digitálne pracovné postupy sú integrované do obchodných procesov, čo zabezpečuje dodržiavanie základných procesných krokov a tým aj dodržiavanie predpisov.

PaperOffice to podporuje rozsiahlym modulom úlohy a pracovného postupu.

Týmto spôsobom je možné vytvoriť určité procesné reťazce a existujúce prevádzkové procesy môžu byť definované na elektronických dokumentoch a čiastočne vykonané automaticky.

To predstavuje bezchybnú optimalizáciu procesov, pretože úlohu možno priradiť nielen zamestnancom s konkrétnymi používateľskými právami a obdobiami dokončenia, vyžadovať digitálne uvoľnenie, ale aj automaticky spustiť ďalšie akcie, ako sú e-mailové upozornenia alebo zmeny stavu dokumentu.

Týmto spôsobom môžu byť príslušné metaúdaje uložené aj po procese archivácie dokumentov. Okrem typu dokumentu je možné zadať obdobie archivácie a súvisiace informácie o zákazníkoch.

Nábytkársky priemysel a výrobné obchody profitujú zo správy digitálnych dokumentov

Systém správy dokumentov umožňuje samostatné vytváranie databáz pre každú jednotlivú oblasť a zároveň môže vytvárať prepojenia. Analógové dokumenty, ako sú napríklad predložené faktúry remeselníka, sa naskenujú pomocou služby PaperOffice DMS a uložia sa ako fotografia aj ako prevedený text pomocou softvéru OCR. Všetky existujúce údaje, napríklad o nájomníkovi, sa môžu zobraziť jasne a jednoznačne, a preto sa nemusia vykonávať žiadne súbory pre mimopodnikové schôdzky. Správa databáz riadená umelou inteligenciou vytvára šablóny z hlavných údajov alebo štatisticky použiteľných zoznamov podľa potreby.

Zároveň je zachovaná potrebná ochrana údajov prostredníctvom hierarchickej správy hesiel a 1024-bitového šifrovania.

Optimalizujte svoj pracovný čas až o 7,5% v porovnaní s papierovou prácou vďaka použitiu PaperOffice DMS.

Ušetrite čas hľadaním, smerovaním a zdieľaním dokumentov.

S digitálnymi pečiatkami môžu byť dokumenty doplnené o ďalšie informácie a dokonca ovládať podrobné pracovné postupy. Funkcia úlohy a pracovného postupu zase zabezpečuje, že termíny sú dodržané a dokončené.

Vynikajúci pomer ceny a výkonu paperoffice DMS, ako aj jednoduchá implementácia v existujúcich operačných systémoch Microsoft a intuitívna schopnosť učiť sa robia softvér nepostrádateľným pomocníkom v každom dome alebo správe nehnuteľností v krátkom čase, bez ohľadu na to, aký veľký je inventár, ktorý sa má spravovať.

FAQs

Na záver odpovedáme na niekoľko často kladených otázok na túto tému "Digitalizácia v oblasti správy nehnuteľností a správy nehnuteľností":

Ako môžu zamestnanci získať prístup k paperoffice?

Vďaka decentralizovanej a modernej programovej architektúre môže byť PaperOffice použitý na takmer akomkoľvek zariadení - od klasických počítačov cez smartfóny / tablety až po televízory.

Čo sa stane s údajmi, ak PaperOffice neexistuje?

Nestane sa to, ale aby sme vás uistili: Svoje údaje môžete exportovať kedykoľvek, pretože PaperOffice je založený na otvorenej databázovej štruktúre, k svojim údajom máte kedykoľvek prístup.

Ochrana údajov o téme: Kde sú uložené všetky dokumenty?

PaperOffice bude ukladať všetky dokumenty interne so šifrovaním na vysokej úrovni, čím sa stane imúnnym voči krádeži údajov, napríklad, a prekročí všetky požiadavky GDPR a GOBD.
Vyhnite sa chybám: NIKDY neukladajte údaje do cloudu tretích strán!

Dá sa PaperOffice prispôsobiť presne špecifikáciám?

Áno, PaperOffice môže byť 100% prispôsobený zamýšľanému použitiu, aby sa zabezpečila bezproblémová integrácia do existujúcich procesov a systémov. Dokonca aj programové rozhranie môže byť plne navrhnuté a voľne prispôsobené.

Záver

PaperOffice DMS podporuje správu nehnuteľností a správu nehnuteľností a ponúka vhodné rozhrania pre iný softvér, API pripojenia a je možné ho kedykoľvek rozšíriť podľa vašich predstáv. Softvér sa ľahko učí a dá sa ľahko integrovať do každodennej praxe bez toho, aby spôsoboval absencie na tréningové účely.

PaperOffice DMS odporúča používať NAS (sieťou podporované dátové úložisko) s funkciou zálohovania, aby sa dôležité údaje nestratili ani nesledovali v cloudoch tretích strán.

PaperOffice DMS v konečnom dôsledku zaujme veľmi dobrým pomerom ceny a výkonu a obrovským know-how prostredníctvom viac ako 20 rokov praktických skúseností.

To hovoria naši zákazníci

Prípadová štúdia

Digitálne špecializované riešenia pre automatizáciu obchodných procesov

"Manuálne spracovanie dokumentov v takej veľkej komunite by nás stálo veľa času.
S automatizovaným riešením od PaperOffice DMS by sa manuálne úsilie mohlo výrazne znížiť, zároveň sa investovalo do technológie orientovanej na budúcnosť. Sme priekopníkmi v oblasti správy digitálnych nehnuteľností."

Alejandro Campos
IT špecialista a projektový manažér v správe nehnuteľností El Guijo