Automatizácia obchodných procesov vo firmách poskytujúcich starostlivosť o sluch
PaperOffice DMS pre spoločnosti poskytujúce načúvacie prístroje umožňuje efektívne spracovanie akéhokoľvek typu dokumentu, ako aj rýchle spracovanie dopytov a je predpokladom efektívnosti a úspechu v rámci administratívy.
Profesionálne tipy
Písomné dokumenty, zmluvy, návrhy, výskum, znalecké posudky a mnoho ďalšieho sú vďaka digitalizácii nahradené elektronickými dokumentmi a optimalizujú tak všetky pracovné procesy na maximum.Pomocou riešenia správy dokumentov ukladáte a archivujete všetky informácie na centrálnej platforme spôsobom odolným voči auditu.
Digitalizácia pre spoločnosti zaoberajúce sa starostlivosťou o sluch
Ako spoločnosť v profesionálnom odvetví sluchovej starostlivosti máte veľa dôležitých dokumentov na správu:
Faktúry, dokumentácia, korešpondencia, ponuky, opravárenské listy, zdravotné karty a mnoho ďalšieho. Odborníci na starostlivosť o sluch sú preto tí, ktorí výrazne profitujú z používania vhodného softvéru na správu dokumentov.
Takto odborníci na starostlivosť o sluch denne akumulujú dôležité dokumenty. To všetko je potrebné priradiť k správnemu zákazníkovi, agentúre alebo výrobcovi zariadení.
Všetky tieto dokumenty je potrebné digitalizovať, ak prídu v papierovej forme, vyžadujú štruktúrované podanie, priradenie úloh a pracovného postupu a musia byť okamžite k dispozícii na požiadanie.
Okrem toho je každý dokument klasifikovaný podľa svojho typu a môže byť priradený ľuďom a výrobcom zariadení, ku ktorým potom môžete pristupovať aj na cestách bez ohľadu na zariadenie. Takže máte všetky informácie a dokumenty o všetkých načúvacích prístrojoch jasne na jednom mieste, konkrétne vo vašej databáze.
Je veľmi dôležité, aby boli dodržané dôležité lehoty a aby sa prijali právne opatrenia na uchovávanie dokumentov. PaperOffice DMS vám poskytne jasnú štruktúru vo vašich dokumentoch a pomôže vám vyrovnať sa so záplavou informácií.
Pomocou riešenia správy dokumentov ukladáte a archivujete všetky informácie na centrálnej platforme spôsobom odolným voči auditu.
PaperOffice eliminuje všetky časovo náročné úzke miesta a vytvára jasný prehľad o dôležitých dokumentoch, ako sú faktúry, zmluvy, správy o predaji, prieskumy, hodnotenia, lízingy alebo iné listy tým, že ich v budúcnosti bude spravovať digitálne v PaperOffice.
Môžete tiež profitovať z digitálnych administratívnych úloh, digitálnych pečiatok a lepiacich poznámok a sledovať všetky zmluvy o poskytovaní služieb, oficiálnu korešpondenciu, ktorá sa dáva na opätovné predloženie alebo sa prideľuje zamestnancom zadaním úlohy.
Bezpečnosť revízie je zaručená po celú dobu.
Všetky informácie sú k dispozícii okamžite
S PaperOffice DMS môžu byť dokumenty digitalizované v mnohých spoločnostiach s akustikou načúvacích prístrojov a archivované centrálne tak, aby k nim bolo možné pristupovať z akéhokoľvek počítača bez toho, aby ste museli ísť do archívu alebo najprv skúmať, ktorý kolega, ktorý v súčasnosti spracováva dokumenty alebo priečinky.
PaperOffice DMS nielen digitalizuje analógové dokumenty, ale softvér na správu dokumentov ukladá každú zmenu dokumentu v chronologickom poradí. Originál zostáva nedotknutý. Funkciu pracovného postupu možno použiť napríklad na priradenie určitých aktivít počas projektovej práce a každý zamestnanec si vedie prehľad o aktuálnom stave.
Zároveň je možné predkladať nápady alebo návrhy bez toho, aby ste museli zakaždým zvolávať schôdze. Archivované dokumenty je možné vyhľadávať podľa kľúčových slov alebo dátum alebo referenčné čísla a automatizované šablóny môžu byť vytvorené umelou inteligenciou v PaperOffice DMS.
Je to pôsobivé číslo. Približne 16 miliónov ľudí len v Nemecku trpí stratou sluchu. Zaujímavé je, že strata sluchu je pomerne rovnomerne rozdelená takmer vo všetkých vekových skupinách od 30 do viac ako 70 rokov a strata sluchu je rastúcim problémom. Za posledných 20 rokov sa počet ľudí so stratou sluchu zvýšil približne o 4%. Len asi polovica postihnutých však používa načúvací prístroj.
Každý, kto ho používa, zvyčajne prišiel do kontaktu so živnosťou, ktorá nie je dobre známa, odborníkom na starostlivosť o sluch, ktorý bol pred rokom 2017 ešte odborníkom na starostlivosť o sluch. Remeslo s trojročnou odbornou prípravou a možnosťou ďalšieho vzdelávania, aby sa stal majstrom remeselníkom a absolvovaním titulu v oblasti sluchovej techniky a audiológie. Sluchoví akustici sa zaoberajú výrobou načúvacích prístrojov a ochranou sluchu vo forme tzv. otoplastov, individuálne vyrobených na mieru. Pracovný profil akustika načúvacieho prístroja je porovnateľný s profilom zubného technika.
Pre odborníkov v oblasti starostlivosti o sluch to znamená aktualizovať údaje o svojich pacientoch alebo klientoch. Zároveň ide o veľmi citlivé údaje, pretože mnohí ľudia so sluchovým postihnutím to považujú za chybu, ktorú by ich osobné prostredie nemalo zažiť. Preto je ochrana údajov dôležitá pri ukladaní údajov. Vo väčšine prípadov sú prví zákazníci sprostredkovaní odborníkmi na starostlivosť o sluch od ORL lekárov, ktorí diagnostikovali stratu sluchu, a preto je tu veľmi dôležitá aj údržba údajov a dobre premyslený archív v konečnom dôsledku urýchľuje pracovný proces.
Softvér na správu dokumentov, ako napríklad PaperOffice DMS, je najvhodnejší pre tieto úlohy. Pretože je to softvér na správu dokumentov, ktorý dokáže oveľa viac ako len správu dokumentov.
PaperOffice nerozlišuje medzi typmi dokumentov bez ohľadu na to, či potrebujete pomoc pri správe zmlúv, podaní a e-mailovej korešpondencie: vďaka systému správy dokumentov PaperOffice sú vaše predchádzajúce procesy v spoločnosti digitalizované , čo ich robí efektívnejšími, transparentnejšími a výrazne flexibilnejšími.
Pretože bez ohľadu na to, v akej forme dokumenty prichádzajú do spoločnosti, či už ako papierové dokumenty, súbory PDF, e-maily alebo fotografie, sú automaticky archivované a uložené v zabezpečenej databáze.
Dôležité zmluvy tak možno včas uznať a ukončiť alebo opätovne prerokovať. Vydanie dokumentu s digitálnym podpisom a e-mailovým upozornením namiesto pomalej papierovej pošty, neistý e-mail prispieva k lojalite zákazníkov.
PaperOffice archivuje všetky dokumenty vygenerované vo vašej spoločnosti poskytujúcej starostlivosť o sluch a všetky relevantné informácie v súlade so zákonom a audítorským spôsobom
Po prvé, Paperoffice DMS môže byť použitý na konverziu analógového archívu, možno tradičného závesného súborového systému, do digitálneho archívu. Je to dôležitý krok, ktorý nielen urýchľuje administratívu vo firme, ale tiež zlepšuje prenos dát od ORL lekára a naopak. Napríklad údaje odoslané e-mailom je možné prečítať priamo a automaticky preniesť do elektronického súboru zákazníka.
V PaperOffice DMS sú citlivé údaje o pacientoch šifrované a chránené heslom, pričom je možné nastaviť, kto môže vidieť, koľko údajov v spoločnosti.
Volanie správneho priečinka sa tiež vykonáva veľmi rýchlo v PaperOffice DMS, pričom interný vyhľadávač zaznamenáva rôzne parametre, ktoré sú súčasťou vyhľadávania. Ak číslo zákazníka alebo dokonca meno už nie je známe alebo existuje viac ako raz, určité kľúčové slová môžu obmedziť vyhľadávanie na príslušný výsledok.
Vďaka integrovanej umelej inteligencii sa spúšťajú automatické pravidlá. Táto umelá inteligencia automaticky zoradí dokumenty do priečinkov, ako sú "Faktúra" a "Zmluva", uloží zodpovedajúce kľúčové slová a spustí digitálny pracovný postup uložený pre príslušný typ dokumentu.
PaperOffice spĺňa najvyššie bezpečnostné normy , ako je správa autorizácií alebo udeľovanie prístupových povolení. Používateľ definuje jednotlivé pracovné kroky presne tak, ako by bežali, napríklad "nahrávanie", "kontrola", "uvoľnenie" a "rezervácia" faktúr.
Zodpovednosť môže byť pridelená nielen jednotlivým ľuďom, ale aj skupinám používateľov, ako je "Účtovníctvo" alebo "Výroba", aby kolega mohol okamžite zasiahnuť, ak zamestnanec nie je prítomný.
Technológia OCR rozpoznáva nielen obsah dokumentu, ale aj všetky daňovo relevantné dátové polia, ako je číslo dokumentu, dátum, čistá, daň a hrubá suma. Importované údaje sú k dispozícii na kontrolu hodnotení, platobných transakcií a finančného účtovníctva. To šetrí únavné vstupné práce a znižuje chyby zaúčtovania.
Dôležité argumenty pre zahrnutie PaperOffice DMS do rozpočtového plánovania. Nakoniec, PaperOffice DMS tiež presviedča tým, že sa zohľadňuje udržateľnosť a ochrana životného prostredia. Skôr či neskôr prebehne kompletná konverzia z analógových dokumentov do digitálnej formy a potom bude dobre pripravená verejná inštitúcia, ktorá už bude používať PaperOffice DMS.
Samozrejme, PaperOffice DMS umožňuje migráciu a integráciu existujúcich digitálnych dát z existujúcich softvérových riešení. PaperOffice DMS je rozhranie medzi analógovým a digitálnym. Pomocou funkcie skenovania dokáže softvér čítať analógové dokumenty, plány a fotografie do systému a digitalizovať ich pomocou skenerov, ale aj nahrávok z mobilných telefónov, pričom texty sa prevádzajú na písanie pomocou OCR a je možné ich meniť v programoch balíka Office. Časové pečiatky a tvorba verzií zabezpečujú, že digitálny dokument zodpovedá analógovému originálu.
Jediným kliknutím myšou je možné údaje vrátane miesta archivácie exportovať vášmu zákazníkovi, daňovému poradcovi alebo naopak.
Riešenie: osvedčené know-how
Nemá zmysel okamžite používať softvér na správu v praxi? to nielen spĺňa všetky požiadavky, ale je tiež ľahko naučiteľné a lacné?
PaperOffice DMS je osvedčené kompletné riešenie pre digitálnu prácu a s viac ako 20-ročnými skúsenosťami na trhu jedným z prvých priekopníkov DMS.
Digitálne spracovanie je základným základom pre zabezpečenie vysokej kvality služieb komunálnych služieb v budúcnosti
Skutočnosť, že akustika načúvacích prístrojov nie je na perách každého a určite nie na ušiach každého, je preto, že v Nemecku je len 6 600 spoločností tohto typu. To je niečo viac ako 1% všetkých remeselných podnikov v Nemecku.
Napriek tomu ich klientela zahŕňa približne 8 miliónov ľudí, čo je dôvod, prečo priemerný zákaznícky spis odborníka na starostlivosť o sluch zahŕňa viac ako 1200 ľudí. Pre každého zákazníka je potrebné zaznamenať veľa rôznych údajov, pretože sluch je veľmi zložitá záležitosť a poškodenie neovplyvňuje len ucho alebo uši. Každý, kto mal niekedy zvukovod upchatý ušným mazom, môže mať hrubú predstavu o tom, čo to znamená byť ťažko počujúci. Dôsledky môžu byť:
- Vyčerpanie
- Bolesť hlavy
- Stres
- Depresia
- Závrat
- Poruchy spánku
Aby sa to napravilo, audiometrické údaje sa zaznamenávajú od pacienta a na základe toho sa vyrába individuálny načúvací prístroj. Hluchota podlieha zmenám. Stupeň straty sluchu sa zvyčajne zvyšuje s vekom, čo zase spôsobuje, že je potrebné prispôsobiť načúvací prístroj novým podmienkam. Samotné ucho je tiež vystavené anatomickým zmenám v priebehu života v dôsledku relaxácie spojivového tkaniva.
Spoločnosti zaoberajúce sa akustikou sluchu musia spracovávať dokumenty vo všetkých obchodných transakciách. Neustály ďalší rozvoj obchodných modelov neustále vytvára nové výzvy. To, čo potrebujú, je dobrý systém správy dokumentov.
PaperOffice DMS je správny softvér, pretože prichádza so všetkým, čo odvetvie starostlivosti o sluch potrebuje, ako napríklad:
- Uchovávanie dokumentov vo všetkých digitálnych formátoch podľa zásad GDPR/li>
- Funkcie na predkladanie a opätovné odoslanie oneskorených dokumentov, ktoré si vyžadujú akciu
- Funkcia samovzdelávania údajov s tagovaním a interným vyhľadávačom
- Automatické priradenie novo pridaných dokumentov do správneho priečinka
- Jednoduché vytváranie databázy a pripojenie databázy vrátane individuálne prispôsobiteľnej masky
- Automatizované vytváranie šablón pre opakujúce sa procesy a operácie
Revízna a bezpečná archivácia: PaperOffice DMS technicky spĺňa zákonné požiadavky GoBD, GDPdU a DSGVO
Rozsiahle funkcie pracovného postupu PaperOffice sú pre spoločnosti poskytujúce načúvacie prístroje veľmi zaujímavé. Obsah projektových stretnutí sa zaznamenáva a účastníci ho môžu kedykoľvek doplniť, a to všetko na obrazovke a z rôznych miest. Audit-proof archivácia je zaručená po celú dobu, rovnako ako optimalizácia organizačných procesov.
PaperOffice to podporuje rozsiahlym modulom úlohy a pracovného postupu.
Spoločnosti zaoberajúce sa akustikou sluchu profitujú zo správy digitálnych dokumentov
Systém správy dokumentov umožňuje samostatné vytváranie databáz pre každú jednotlivú oblasť a zároveň môže vytvárať prepojenia. Analógové dokumenty, ako napríklad predložené faktúry, sa naskenujú pomocou služby PaperOffice DMS a uložia sa ako fotografia aj ako prevedený text pomocou softvéru OCR. Všetky existujúce údaje môžu byť zobrazené jasne a jednoznačne, čo je dôvod, prečo sa nemusia vykonávať žiadne súbory pre externé schôdzky. Správa databáz riadená umelou inteligenciou vytvára šablóny z hlavných údajov alebo štatisticky použiteľných zoznamov podľa potreby.
Zároveň je zachovaná potrebná ochrana údajov prostredníctvom hierarchickej správy hesiel a 1024-bitového šifrovania.
Optimalizujte svoj pracovný čas až o 7,5% v porovnaní s papierovou prácou vďaka použitiu PaperOffice DMS.
Ušetrite čas hľadaním, smerovaním a zdieľaním dokumentov.
S digitálnymi pečiatkami môžu byť dokumenty doplnené o ďalšie informácie a dokonca ovládať podrobné pracovné postupy. Funkcia úlohy a pracovného postupu zase zabezpečuje, že termíny sú dodržané a dokončené.
PaperOffice DMS je nielen rozsiahly vo svojich funkciách, ale aj ľahko sa učí, riadi sa videonávodmi, ale v prípade potreby aj individuálnym poradenstvom a školením. To všetko za veľmi dobrý pomer ceny a výkonu.
FAQs
Nakoniec odpovedáme na niekoľko ďalších často kladených otázok na danú tému. "Digitalizácia pre spoločnosti poskytujúce načúvacie prístroje":
Ako môžu zamestnanci získať prístup k paperoffice?
Vďaka decentralizovanej a modernej programovej architektúre môže byť PaperOffice použitý na takmer akomkoľvek zariadení - od klasických počítačov cez smartfóny / tablety až po televízory.
Čo sa stane s údajmi, ak PaperOffice neexistuje?
Nestane sa to, ale aby sme vás uistili: Svoje údaje môžete exportovať kedykoľvek, pretože PaperOffice je založený na otvorenej databázovej štruktúre, k svojim údajom máte kedykoľvek prístup.
Ochrana údajov o téme: Kde sú uložené všetky dokumenty?
PaperOffice bude ukladať všetky dokumenty interne so šifrovaním na vysokej úrovni, čím sa stane imúnnym voči krádeži údajov, napríklad, a prekročí všetky požiadavky GDPR a GOBD.
Vyhnite sa chybám: NIKDY neukladajte údaje do cloudu tretích strán!
Dá sa PaperOffice prispôsobiť presne špecifikáciám?
Áno, PaperOffice môže byť 100% prispôsobený zamýšľanému použitiu, aby sa zabezpečila bezproblémová integrácia do existujúcich procesov a systémov. Dokonca aj programové rozhranie môže byť plne navrhnuté a voľne prispôsobené.
Záver
PaperOffice DMS podporuje spoločnosti poskytujúce načúvacie prístroje a ponúka vhodné rozhrania pre iný softvér, pripojenie API a je možné ho kedykoľvek rozšíriť podľa vašich predstáv. Softvér sa ľahko učí a dá sa ľahko integrovať do každodennej praxe bez toho, aby spôsoboval absencie na tréningové účely.
PaperOffice DMS odporúča používať NAS (sieťou podporované dátové úložisko) s funkciou zálohovania, aby sa dôležité údaje nestratili ani nesledovali v cloudoch tretích strán.
PaperOffice DMS v konečnom dôsledku zaujme veľmi dobrým pomerom ceny a výkonu a obrovským know-how prostredníctvom viac ako 20 rokov praktických skúseností.