Automatizácia obchodných procesov pre poskytovateľov služieb a predajcov multifunkčných systémov
PaperOffice DMS pre poskytovateľov služieb a maloobchodníkov multifunkčných systémov umožňuje plynulý tok informácií vďaka digitalizácii a automatizácii obchodných procesov.
Profesionálne tipy
Písomné dokumenty, zmluvy, návrhy, faktúry, dodacie listy a mnoho ďalšieho sú vďaka digitalizácii nahradené elektronickými dokumentmi, čím sa optimalizujú všetky pracovné procesy na maximum.Integrovaná umelá inteligencia umožňuje, aby boli obchodné procesy do značnej miery automatizované, urýchľovali vaše procesy a zvyšovali úspech a spokojnosť.
Digitalizácia u poskytovateľov služieb a predajcov kopírovacích strojov
Špecializovaní predajcovia kancelárskych technológií, tlačových riešení a kancelárskych systémov výrazne profitujú z využívania vhodnej správy údajov.
Trend, ako aj hospodárska situácia a konkurenčná situácia sa čoraz viac posúvajú smerom k digitalizácii dokumentov namiesto toho, aby ich uchovávali výlučne v papierovej forme.
Takto väčšina špecializovaných predajcov kancelárskych technológií a tlačových riešení denne generuje dôležité dokumenty:
Písomnosti, zmluvy, dodacie listy, návrhy, dodávateľské faktúry a mnoho ďalšieho. Tie prichádzajú nielen poštou, mnohé listy prichádzajú aj e-mailom.
Ale v žiadnom prípade nie každá dodávateľská faktúra alebo každý dodací list je k dispozícii ako súbor od začiatku. Spoľahlivé, vysoko kvalitné a výkonné skenery a použitie vhodného riešenia správy dokumentov sú preto rozhodujúce pre úspešnú digitalizáciu.
Je veľmi dôležité, aby boli dodržané dôležité lehoty a aby sa prijali právne opatrenia na uchovávanie dokumentov. PaperOffice DMS vám poskytne jasnú štruktúru vo vašich dokumentoch a pomôže vám vyrovnať sa so záplavou informácií.
Odvetvie kancelárskych technológií a kancelárskych systémov je to odvetvie, ktoré ťaží zo systému správy dokumentov PaperOffice vo forme riešenia pre oblasť digitalizácie, ale aj ako partner.
Pretože ktoré médium je lepšie ako multifunkčné zariadenie na transformáciu papierových dokumentov z analógových na digitálne?
S bežným DMS je možné napríklad podávať naskenovanú poštu, uložiť dôležité e-maily a archivovať dokumenty. Okrem toho majú rôzni používatelia prístup k týmto dokumentom a pracovať na nich.
Ako ísť bez papiera?
PaperOffice eliminuje všetky časovo náročné prekážky, vedie k úsporám nákladov, ako je odstránenie papierových dokumentov, a vytvára jasný prehľad o dôležitých dokumentoch, ako sú príjmy, zmluvy, dodacie listy alebo iné listy, tým, že ich v budúcnosti digitálne spravuje v PaperOffice .
Zachytenie, spracovanie, zdieľanie, vyhľadávanie a sledovanie dokumentov sa pomocou PaperOffice stáva veľmi jednoduchým.
Vďaka kontrolovanému prístupu, podrobným zoznamom úloh, ako aj schváleniam pomocou pracovných postupov a spoľahlivých e-mailových upozornení môžu zamestnanci efektívne dokončiť pridelené úlohy a oprávnené osoby môžu ľahko schváliť alebo odmietnuť schválenie.
So softvérovým riešením PaperOffice DMS sa už žiadne dokumenty nestratia. A bez ohľadu na to, kde sa nachádzate, môžete získať prístup k dôležitým dokumentom v priebehu niekoľkých sekúnd.
Samozrejme, vždy pracujete s našimi systémami v súlade so zákonom a úplne audit-proof.
Príjmy, účty a podobné dokumenty už nemusia byť zasielané poštou medzi cirkevnými obvodmi a farnosťami. Týmto spôsobom je možné posielať aj bezplatnú poštu. To šetrí papier, náklady na ďalšie ukladanie údajov a cesty do archívov. Dokumenty môžu byť poskytnuté s kľúčovými slovami (editor, téma, stav, dátum atď.) a potom sa ľahšie nájdu.
Procesne orientovaná správa dokumentov
Procesne orientovaná správa dokumentov zabezpečuje, že tieto dokumenty zostanú aktuálne s malým úsilím. PaperOffice vás tu podporuje rozsiahlym modulom úlohy a pracovného postupu.
Týmto spôsobom je možné vytvoriť určité procesné reťazce a existujúce prevádzkové procesy môžu byť definované na elektronických dokumentoch a čiastočne vykonané automaticky.
To predstavuje bezchybnú optimalizáciu procesov, pretože úlohu možno priradiť nielen zamestnancom s konkrétnymi používateľskými právami a obdobiami dokončenia, vyžadovať digitálne schválenie, ale aj automaticky spustiť ďalšie akcie, ako sú e-mailové upozornenia alebo zmeny stavu dokumentu.
Týmto spôsobom je možné zmapovať všetky procesy dokumentov.
PaperOffice nerozlišuje medzi typmi dokumentov bez ohľadu na to, či potrebujete pomoc pri správe zmlúv, faktúr, brífingov a e-mailovej korešpondencie: vďaka systému správy dokumentov PaperOffice sa vaše predchádzajúce procesy v spoločnostiach digitalizovali, čím sa stali efektívnejšími, transparentnejšími a výrazne flexibilnejšími.
Pretože bez ohľadu na to, v akej forme dokumenty prichádzajú do spoločnosti, či už ako papierové dokumenty, súbory PDF, e-maily alebo fotografie, sú automaticky archivované a uložené v zabezpečenej databáze.
Dôležité zmluvy tak možno včas uznať a ukončiť alebo opätovne prerokovať. Vydanie dokumentu s digitálnym podpisom a e-mailovým upozornením namiesto pomalej papierovej pošty, neistý e-mail prispieva k lojalite zákazníkov.
Riešenie: osvedčené know-how
Nemá zmysel okamžite používať softvér na správu v praxi? to nielen spĺňa všetky požiadavky, ale je tiež ľahko naučiteľné a lacné?
PaperOffice DMS je osvedčené kompletné riešenie pre digitálnu prácu a s viac ako 20-ročnými skúsenosťami na trhu jedným z prvých priekopníkov DMS.
Dnes, v 21. storočí, nezostali takmer žiadne kopírovacie stroje. Kopírovací stroj sa stal multifunkčným zariadením vo firmách, administratívach a súkromných domácnostiach. Okrem funkcie kopírovacieho stroja sú zariadenia schopné tlačiť a faxovať, konvertovať digitálny obsah priamo do analógovej formy prostredníctvom rozhrania do počítača a tiež naopak skenovaním.
Práve v tejto funkcii budú mať kopírovacie stroje najväčší potenciál na použitie teraz, ale čoraz viac v blízkej budúcnosti. Skenovanie a konverzia analógových na digitálne informácie.
Podľa prieskumu DIHK na vzorke 3 500 spoločností z roku 2020 je ich stupeň digitalizácie v priemere okolo 50 %. Všetky spoločnosti si uvedomujú výhody, ktoré so sebou digitalizácia prináša. Firmy vidia najväčšie problémy v týchto oblastiach:
- Zložitosť ponúkaných systémov a procesov
- Vysoké náklady
- Bezpečnostné riziká
- Nedostatok času
- Rozsiahle školenie
- Uchovávanie dokumentov vo všetkých digitálnych formátoch podľa zásad GDPR
- Funkcie na predkladanie a opätovné odoslanie oneskorených dokumentov, ktoré si vyžadujú akciu
- Funkcia samovzdelávania údajov s tagovaním a interným vyhľadávačom
- Automatické priradenie novo pridaných dokumentov do správneho priečinka
- Jednoduché vytváranie databázy a pripojenie databázy vrátane individuálne prispôsobiteľnej masky
- Automatizované vytváranie šablón pre opakujúce sa procesy a operácie
Prakticky všetky spoločnosti majú aspoň základný hardvér, kopírovací stroj alebo multifunkčné zariadenie so skenerom a jeden alebo viac počítačov. To, čo je stále potrebné, je správny softvér a možno ho nájsť v PaperOffice DMS.
Vďaka funkcii PaperOffice DMS je navigácia v menu intuitívna a ľahko sa učí. Ponuky Pomocníka vás prevedú každou aplikáciou a zároveň sú k dispozícii videonávody, ktoré krok za krokom vysvetľujú určité procesy. Školenie zamestnancov mimo pracoviska nie je potrebné, ale školenie sa môže v prípade potreby uskutočniť priamo vo firme.
PaperOffice DMS vytvára jasné výhody pre predajcov a poskytovateľov služieb multifunkčných zariadení
PaperOffice DMS je správny softvér, pretože obsahuje všetko, čo špecializovaní predajcovia potrebujú pre kancelárske technológie a tlačové riešenia, ako napríklad:
PaperOffice DMS má veľmi výhodný pomer ceny a výkonu, a to s možnosťou pripojenia až 800 terminálov (zobrazovacie pracovné stanice).
Všetky digitálne údaje sú šifrované v PaperOffice DMS s 1024 bitmi a formát sa konvertuje. To má za následok také veľké prekážky pre hackerov a špiónov, že všetci doteraz zlyhali s PaperOffice DMS. Hierarchický systém správy hesiel zároveň bráni každému v prístupe ku všetkému.
Dôležité argumenty pre zahrnutie PaperOffice DMS do rozpočtového plánovania. Nakoniec, PaperOffice DMS tiež presviedča tým, že sa zohľadňuje udržateľnosť a ochrana životného prostredia. Skôr či neskôr prebehne kompletná konverzia z analógových dokumentov do digitálnej formy a potom bude dobre pripravená verejná inštitúcia, ktorá už bude používať PaperOffice DMS.
Spracovanie digitálnych faktúr je výhodou aj pre mnohých poskytovateľov služieb a maloobchodníkov kopírovacích systémov. Došlé faktúry môžu byť automatizované vďaka PaperOffice DMS a sú postúpené zodpovednému zamestnancovi. Proces ovládania a uvoľňovania prostredníctvom digitálneho vydania je tiež možné zvládnuť rýchlo a efektívne prostredníctvom systému.
Jediným kliknutím myšou je možné údaje vrátane miesta archivácie exportovať vášmu daňovému poradcovi alebo naopak.
Revízna a bezpečná archivácia: PaperOffice DMS technicky spĺňa zákonné požiadavky GoBD, GDPdU a DSGVO
PaperOffice DMS umožňuje pripojenie iného softvéru, napríklad ERP, a samozrejme prenos dokumentov z balíka Microsoft Office prostredníctvom vhodných rozhraní. PaperOffice DMS urýchľuje komunikáciu.
Termíny a plánované činnosti sa monitorujú a akcie sa automaticky spúšťajú v závislosti od požadovaného nastavenia. Objednávkové procesy môžu byť automatizované a dokonca aj zmeny, ktoré sú naplánované do budúcnosti, môžu byť zadané tak, aby nadobudli účinnosť v požadovanom čase.
Vďaka rozsiahlym funkciám možno PaperOffice DMS určite zaradiť do vyššieho segmentu podnikovej správy obsahu (ECM).
ECM zahŕňa celkovú správu všetkého obsahu v organizácii so zodpovedajúcou hierarchiou prístupu. PaperOffice DMS je schopný uložiť akýkoľvek obsah v digitálnej forme, zmeniť jeho obsah a formát a sprístupniť ho.
PaperOffice DMS má všetky funkcie ECM, a to vo vynikajúcom pomere ceny a výkonu, ako aj intuitívne naučiteľnú formu prevádzky, ktorá robí drahé externé alebo interné školenie zbytočným. Namiesto toho sú k dispozícii bezplatné videonávody, aby ste si zvykli na rôzne ponuky. PaperOffice DMS sa tak môže stať organizačným oporným bodom v každej spoločnosti v obchode a výrobe, a to takmer rýchlosťou svetla.
Poskytovatelia služieb a maloobchodníci multifunkčných systémov profitujú zo správy digitálnych dokumentov
38% všetkých spoločností, ktoré sa zúčastnili prieskumu, jednoducho nemá čas na digitalizáciu svojich procesov. Odporúčame postup, ktorý začína základným procesom, skenovaním analógových dokumentov súčasne so spracovaním. Týmto spôsobom by skupina ľudí, ktorí pracujú s kopírovacím strojom každý deň, mohla byť tiež poučená, pokiaľ je to možné, aby skenovali archív kúsok po kúsku.
Vďaka automatickému rozpoznávaniu dokumentov s konzistentnými vlastnosťami môže PaperOffice DMS vždy priradiť všetky naskenované dokumenty k správnemu miestu uloženia v digitálnej pamäti. Má zmysel začať skenovať archív s najnovšími položkami, aby sa ďalej zmenšila veľkosť analógového archívu, keď uplynie doba uchovávania. Okrem toho máme veľa návodov, ako vďaka skeneru dosiahnuť bezpapierovú kanceláriu.
PaperOffice DMS je rozhranie medzi analógovým a digitálnym. Pomocou funkcie skenovania môže softvér čítať analógové dokumenty, plány a fotografie do systému prostredníctvom skenera a digitalizovať ich, pričom texty sa konvertujú na písma pomocou rozpoznávania OCR, ktoré je možné meniť v programoch balíka Office. Časové pečiatky a tvorba verzií zabezpečujú, že digitálny dokument zodpovedá analógovému originálu.
Optimalizujte svoj pracovný čas až o 7,5% v porovnaní s papierovou prácou vďaka použitiu PaperOffice DMS.
Ušetrite čas hľadaním, smerovaním a zdieľaním dokumentov.
S digitálnymi pečiatkami môžu byť dokumenty doplnené o ďalšie informácie a dokonca ovládať podrobné pracovné postupy. Funkcia úlohy a pracovného postupu zase zabezpečuje, že termíny sú dodržané a dokončené.
Takže všetko, čo potrebujete, je kopírovací stroj a PaperOffice DMS na urýchlenie prevádzkovej digitalizácie alebo dokonca na začatie. Cesta, ktorá rozhodne stojí za to.
FAQs
Nakoniec odpovedáme na niekoľko ďalších často kladených otázok na danú tému. "Digitalizácia u poskytovateľov služieb a predajcov multifunkčných zariadení":
Ako môžu zamestnanci získať prístup k paperoffice?
Vďaka decentralizovanej a modernej programovej architektúre môže byť PaperOffice použitý na takmer akomkoľvek zariadení - od klasických počítačov cez smartfóny / tablety až po televízory.
Čo sa stane s údajmi, ak PaperOffice neexistuje?
Nestane sa to, ale aby sme vás uistili: Svoje údaje môžete exportovať kedykoľvek, pretože PaperOffice je založený na otvorenej databázovej štruktúre, k svojim údajom máte kedykoľvek prístup.
Ochrana údajov o téme: Kde sú uložené všetky dokumenty?
PaperOffice bude ukladať všetky dokumenty interne so šifrovaním na vysokej úrovni, čím sa stane imúnnym voči krádeži údajov, napríklad, a prekročí všetky požiadavky GDPR a GOBD.
Vyhnite sa chybám: NIKDY neukladajte údaje do cloudu tretích strán!
Dá sa PaperOffice prispôsobiť presne špecifikáciám?
Áno, PaperOffice môže byť 100% prispôsobený zamýšľanému použitiu, aby sa zabezpečila bezproblémová integrácia do existujúcich procesov a systémov. Dokonca aj programové rozhranie môže byť plne navrhnuté a voľne prispôsobené.
Záver
PaperOffice DMS podporuje poskytovateľov služieb a predajcov kopírovacích strojov a ponúka vhodné rozhrania pre iný softvér, pripojenie API a môže byť kedykoľvek rozšírený podľa vašich predstáv. Softvér sa ľahko učí a dá sa ľahko integrovať do každodennej praxe bez toho, aby spôsoboval absencie na tréningové účely.
PaperOffice DMS odporúča používať NAS (sieťou podporované dátové úložisko) s funkciou zálohovania, aby sa dôležité údaje nestratili ani nesledovali v cloudoch tretích strán.
PaperOffice DMS v konečnom dôsledku zaujme veľmi dobrým pomerom ceny a výkonu a obrovským know-how prostredníctvom viac ako 20 rokov praktických skúseností.