Automatizácia podnikateľských procesov v obciach a obciach
PaperOffice DMS pre komunity a obce umožňuje plynulý tok informácií vďaka digitalizácii a automatizácii obchodných procesov.
Profesionálne tipy
Písomné dokumenty, zmluvy, návrhy, faktúry, dodacie listy a mnoho ďalšieho sú vďaka digitalizácii nahradené elektronickými dokumentmi, čím sa optimalizujú všetky pracovné procesy na maximum.Integrovaná umelá inteligencia umožňuje, aby boli obchodné procesy do značnej miery automatizované, urýchľovali vaše procesy a zvyšovali úspech a spokojnosť.
Digitalizácia v obciach a obciach
Cirkvi, farnosti a obce vo veľkej miere závisia od využívania vhodnej správy údajov.
Takto sa denne hromadia dôležité dokumenty v obciach a obecných združeniach:
Spisy, faktúry, návrhy, žiadosti, žiadosti, výskum, znalecké posudky a mnoho ďalšieho. Tie prichádzajú nielen poštou, mnohé listy prichádzajú aj e-mailom.
Všetky tieto dokumenty je potrebné digitalizovať, ak prídu v papierovej forme, vyžadujú štruktúrované podanie, priradenie úloh a pracovného postupu a musia byť okamžite k dispozícii na požiadanie.
Je veľmi dôležité, aby boli dodržané dôležité lehoty a aby sa prijali právne opatrenia na uchovávanie dokumentov. PaperOffice DMS vám poskytne jasnú štruktúru vo vašich dokumentoch a pomôže vám vyrovnať sa so záplavou informácií.
Spolu so systémom správy digitálnych dokumentov PaperOffice sa majú zjednodušiť pracovné procesy v kostoloch, farnostiach a obciach a ušetriť čas a náklady.
S bežným DMS je možné napríklad podávať naskenovanú poštu, uložiť dôležité e-maily a archivovať dokumenty. Okrem toho majú rôzni používatelia prístup k týmto dokumentom a pracovať na nich.
Ak sú dokumenty k dispozícii v digitalizovanej forme, nemusia byť vždy zasielané e-mailom spoločne v rámci prípravy na zasadnutia presbytéria a iné stretnutia.
Ako ísť bez papiera?
PaperOffice eliminuje všetky časovo náročné prekážky, vedie k úsporám nákladov, ako je odstránenie papierových dokumentov, a vytvára jasný prehľad o dôležitých dokumentoch, ako sú príjmy, zmluvy, dodacie listy alebo iné listy, tým, že ich v budúcnosti digitálne spravuje v PaperOffice .
Zachytenie, spracovanie, zdieľanie, vyhľadávanie a sledovanie dokumentov sa pomocou PaperOffice stáva veľmi jednoduchým.
Vďaka kontrolovanému prístupu, podrobným zoznamom úloh, ako aj schváleniam pomocou pracovných postupov a spoľahlivých e-mailových upozornení môžu zamestnanci efektívne dokončiť pridelené úlohy a oprávnené osoby môžu ľahko schváliť alebo odmietnuť schválenie.
So softvérovým riešením PaperOffice DMS sa už žiadne dokumenty nestratia. A bez ohľadu na to, kde sa nachádzate, môžete získať prístup k dôležitým dokumentom v priebehu niekoľkých sekúnd.
Samozrejme, vždy pracujete s našimi systémami v súlade so zákonom a úplne audit-proof.
Príjmy, účty a podobné dokumenty už nemusia byť zasielané poštou medzi cirkevnými obvodmi a farnosťami. Týmto spôsobom je možné posielať aj bezplatnú poštu. To šetrí papier, náklady na ďalšie ukladanie údajov a cesty do archívov. Dokumenty môžu byť poskytnuté s kľúčovými slovami (editor, téma, stav, dátum atď.) a potom sa ľahšie nájdu.
Procesne orientovaná správa dokumentov
Procesne orientovaná správa dokumentov zabezpečuje, že tieto dokumenty zostanú aktuálne s malým úsilím. PaperOffice vás tu podporuje rozsiahlym modulom úlohy a pracovného postupu.
Týmto spôsobom je možné vytvoriť určité procesné reťazce a existujúce prevádzkové procesy môžu byť definované na elektronických dokumentoch a čiastočne vykonané automaticky.
To predstavuje bezchybnú optimalizáciu procesov, pretože úlohu možno priradiť nielen zamestnancom s konkrétnymi používateľskými právami a obdobiami dokončenia, vyžadovať digitálne uvoľnenie, ale aj automaticky spustiť ďalšie akcie, ako sú e-mailové upozornenia alebo zmeny stavu dokumentu.
Týmto spôsobom je možné zmapovať všetky procesy dokumentov.
PaperOffice nerozlišuje medzi typmi dokumentov bez ohľadu na to, či potrebujete pomoc pri správe zmlúv, faktúr, brífingov a e-mailovej korešpondencie: vďaka systému správy dokumentov PaperOffice sa vaše predchádzajúce procesy v spoločnostiach digitalizovali, čím sa stali efektívnejšími, transparentnejšími a výrazne flexibilnejšími.
Pretože bez ohľadu na to, v akej forme dokumenty prichádzajú do spoločnosti, či už ako papierové dokumenty, súbory PDF, e-maily alebo fotografie, sú automaticky archivované a uložené v zabezpečenej databáze.
Dôležité zmluvy tak možno včas uznať a ukončiť alebo opätovne prerokovať. Vydanie dokumentu s digitálnym podpisom a e-mailovým upozornením namiesto pomalej papierovej pošty, neistý e-mail prispieva k lojalite zákazníkov.
Riešenie: osvedčené know-how
Nemá zmysel okamžite používať softvér na správu v praxi? to nielen spĺňa všetky požiadavky, ale je tiež ľahko naučiteľné a lacné?
PaperOffice DMS je osvedčené kompletné riešenie pre digitálnu prácu a s viac ako 20-ročnými skúsenosťami na trhu jedným z prvých priekopníkov DMS.
Nie sú to len náboženské alebo sociálne štruktúry, keď hovoríme o cirkvách a komunitách. V mnohých oblastiach sú "samotným" spoločenským životom. Patria sem ľudia, často v dobrovoľníckej práci, ktorí sa starajú napríklad o iných ľudí v ťažkých podmienkach. Existujú aj rôzne úlohy, ktoré sú rozdelené na pastoračné povinnosti na jednej strane a administratívne činnosti na strane druhej.
V Nemecku je veľká cirkevná tradícia, rovnako ako starostlivosť o komunitu zabezpečuje súdržnosť obyvateľov dedín, ale aj miest. Najmä dnes, v čase rastúcej izolácie a anonymity, existujú kontaktné miesta pre širokú škálu obáv v cirkvách a komunitách. Samozrejme, nesmieme zabúdať na praktickú stránku kostola.
Matričný úrad, register obyvateľstva, pasový úrad, školy, materské školy, MHD, hasičský zbor, rozvojové priestory, cestný stavebný úrad, likvidácia odpadových vôd a zabezpečenie sladkej vody a niekedy aj dodávky elektrickej energie.
To sú povinné úlohy. V každej komunite je však aj freestyle. Ide napríklad o športoviská, detské ihriská, múzeá, kluby seniorov a mládežnícke centrá. Kostoly vykonávajú krsty, sprevádzajú ľudí na ich poslednej ceste a sú tiež miestom veľkej svadby v bielom, ktorá sa opäť teší veľkej popularite. To zďaleka nie je všetko.
V mnohých politických a cirkevných komunitách môže softvér na správu dokumentov, ako je PaperOffice DMS, poskytnúť cennú podporu pri plnení úloh. Týka sa to nadriadených štruktúr, ako aj zúčastnených klubov, úradov a spoločností.
V prvom rade je PaperOffice DMS praktickým riešením pre uvedenie analógových archívov, či už archívu miestneho hasičského zboru alebo cirkevného archívu s krstmi, svadbami a pohrebmi, do digitálneho veku. PaperOffice DMS je štruktúrovaný tak, aby boli dodržané všetky usmernenia GDPR, všeobecného nariadenia o ochrane údajov.
PaperOffice DMS vytvára jasné výhody pre komunity, cirkvi a obce
Vďaka vynikajúcej databázovej technológii a ľahko naučiteľnej prevádzke je možné PaperOffice DMS používať všade tam, kde sa údaje, ako sú dokumenty alebo fotografie, nielen uložiť, ale aj chronologicky usporiadať a používať s rôznymi filtrami, aby sa automaticky vytvorili formuláre alebo štatistiky.
Za to je zodpovedná umelá inteligencia (AI) integrovaná v PaperOffice DMS s pekným názvom PIA. Vytvára širokú škálu šablón z existujúcej databázy a vypĺňa ich predtým definovanými hlavnými údajmi. Môžu to byť členské karty, gratulačné listy k narodeninám míľnika alebo dátové masky pre prebiehajúce alebo kľúčové súpisy dátumov v komunálnych službách.
Softvér OCR integrovaný v PaperOffice DMS rozlišuje medzi logom a normálnym textom. Faktúry alebo potvrdenia možno nájsť rýchlo kedykoľvek, napríklad pri výskume pomocou vyhľadávania OCR, čím sa zabezpečí čo najväčšia transparentnosť a právna istota.
Archivácia môže byť tiež vykonaná tak, aby boli všetky nasledujúce dokumenty od odosielateľa rozpoznané a automaticky priradené.
Dôležité argumenty pre zahrnutie PaperOffice DMS do rozpočtového plánovania. Nakoniec, PaperOffice DMS tiež presviedča tým, že sa zohľadňuje udržateľnosť a ochrana životného prostredia. Skôr či neskôr prebehne kompletná konverzia z analógových dokumentov do digitálnej formy a potom bude dobre pripravená verejná inštitúcia, ktorá už bude používať PaperOffice DMS.
Spracovanie digitálnych faktúr je výhodné aj pre mnohé obce a obce. Došlé faktúry môžu byť automatizované vďaka PaperOffice DMS a sú postúpené zodpovednému zamestnancovi. Proces ovládania a uvoľňovania prostredníctvom digitálneho vydania je tiež možné zvládnuť rýchlo a efektívne prostredníctvom systému.
Jediným kliknutím myšou je možné údaje vrátane miesta archivácie exportovať vášmu daňovému poradcovi alebo naopak.
Revízna a bezpečná archivácia: PaperOffice DMS technicky spĺňa zákonné požiadavky GoBD, GDPdU a DSGVO
PaperOffice DMS umožňuje pripojenie iného softvéru, napríklad ERP, a samozrejme prenos dokumentov z balíka Microsoft Office prostredníctvom vhodných rozhraní. PaperOffice DMS urýchľuje komunikáciu.
Termíny a plánované činnosti sa monitorujú a akcie sa automaticky spúšťajú v závislosti od požadovaného nastavenia. Objednávkové procesy môžu byť automatizované a dokonca aj zmeny, ktoré sú naplánované do budúcnosti, môžu byť zadané tak, aby nadobudli účinnosť v požadovanom čase.
Vďaka rozsiahlym funkciám možno PaperOffice DMS určite zaradiť do vyššieho segmentu podnikovej správy obsahu (ECM).
ECM zahŕňa celkovú správu všetkého obsahu v organizácii so zodpovedajúcou hierarchiou prístupu. PaperOffice DMS je schopný uložiť akýkoľvek obsah v digitálnej forme, zmeniť jeho obsah a formát a sprístupniť ho.
PaperOffice DMS má všetky funkcie ECM, a to vo vynikajúcom pomere ceny a výkonu, ako aj intuitívne naučiteľnú formu prevádzky, ktorá robí drahé externé alebo interné školenie zbytočným. Namiesto toho sú k dispozícii bezplatné videonávody, aby ste si zvykli na rôzne ponuky. PaperOffice DMS sa tak môže stať organizačným oporným bodom v každej spoločnosti v obchode a výrobe, a to takmer rýchlosťou svetla.
Cirkvi, komunity a obce profitujú zo správy digitálnych dokumentov
S PaperOffice DMS však existuje oveľa viac možností pre komunity. Napríklad správa zásob vrátane trvalého alebo kľúčového inventára dátumu. Základom pre PaperOffice DMS sú prepojené používateľské účty v sieti. Ukladanie údajov týchto používateľských účtov je kombinované v centrálnej databáze. Dokumenty je možné ovládať prostredníctvom umelej inteligencie s rôznymi algoritmami, ktoré možno použiť na spustenie automatizovaných procesov.
Optimalizujte svoj pracovný čas až o 7,5% v porovnaní s papierovou prácou vďaka použitiu PaperOffice DMS.
Ušetrite čas hľadaním, smerovaním a zdieľaním dokumentov.
S digitálnymi pečiatkami môžu byť dokumenty doplnené o ďalšie informácie a dokonca ovládať podrobné pracovné postupy. Funkcia úlohy a pracovného postupu zase zabezpečuje, že termíny sú dodržané a dokončené.
PaperOffice DMS je rovnako prispôsobivý, ako sú úlohy vo farnostiach a kostoloch. Projekty je možné spracovávať spoločne z rôznych miest pomocou funkcie pracovného postupu. Dokumenty, ktoré sa v súčasnosti spracúvajú, nie sú blokované pre ostatných, ale ukladajú sa v príslušnej verzii s časovou pečiatkou.
Nakoniec je vždy k dispozícii posledná uložená verzia vrátane všetkých zmien.
FAQs
Nakoniec odpovedáme na niekoľko ďalších často kladených otázok na danú tému. "Digitalizácia v komunitách, cirkvách a obciach":
Ako môžu zamestnanci získať prístup k paperoffice?
Vďaka decentralizovanej a modernej programovej architektúre môže byť PaperOffice použitý na takmer akomkoľvek zariadení - od klasických počítačov cez smartfóny / tablety až po televízory.
Čo sa stane s údajmi, ak PaperOffice neexistuje?
Nestane sa to, ale aby sme vás uistili: Svoje údaje môžete exportovať kedykoľvek, pretože PaperOffice je založený na otvorenej databázovej štruktúre, k svojim údajom máte kedykoľvek prístup.
Ochrana údajov o téme: Kde sú uložené všetky dokumenty?
PaperOffice bude ukladať všetky dokumenty interne so šifrovaním na vysokej úrovni, čím sa stane imúnnym voči krádeži údajov, napríklad, a prekročí všetky požiadavky GDPR a GOBD.
Vyhnite sa chybám: NIKDY neukladajte údaje do cloudu tretích strán!
Dá sa PaperOffice prispôsobiť presne špecifikáciám?
Áno, PaperOffice môže byť 100% prispôsobený zamýšľanému použitiu, aby sa zabezpečila bezproblémová integrácia do existujúcich procesov a systémov. Dokonca aj programové rozhranie môže byť plne navrhnuté a voľne prispôsobené.
Záver
PaperOffice DMS podporuje komunity, cirkvi a obce a ponúka vhodné rozhrania pre iný softvér, pripojenie API a môže sa kedykoľvek rozšíriť podľa vašich predstáv. Softvér sa ľahko učí a dá sa ľahko integrovať do každodennej praxe bez toho, aby spôsoboval absencie na tréningové účely.
PaperOffice DMS odporúča používať NAS (sieťou podporované dátové úložisko) s funkciou zálohovania, aby sa dôležité údaje nestratili ani nesledovali v cloudoch tretích strán.
PaperOffice DMS v konečnom dôsledku zaujme veľmi dobrým pomerom ceny a výkonu a obrovským know-how prostredníctvom viac ako 20 rokov praktických skúseností.