Digitalizácia pre advokátske kancelárie, právnikov a konzultantov pre riadenie

Digitalizácia pre advokátske kancelárie, právnikov a konzultantov pre riadenie

Pri dnešnej záplave digitálnych a papierových údajov je dôležité zabezpečiť, aby sa dôležité dokumenty nestratili a aby boli k dispozícii v správnom čase.

Právnici, právne oddelenia, advokátske kancelárie a manažérski konzultanti, ako aj notári výrazne profitujú z využívania vhodnej správy údajov.

V advokátskych kanceláriách sa denne hromadia dôležité dokumenty: podania, dokumenty klientov, návrhy, externé súdne listy, výskum, znalecké posudky a mnoho ďalšieho. Tie neprichádzajú len poštou, mnohé klientske listy prichádzajú aj e-mailom.

Efficient work thanks to digitization

Všetky tieto dokumenty je potrebné digitalizovať, ak prídu v papierovej forme, vyžadujú štruktúrované podanie, priradenie úloh a pracovného postupu a musia byť okamžite k dispozícii na požiadanie.

Pretože vysoko technické procesy v automobilovom priemysle vyžadujú dokonalý tok informácií a štruktúrované vykonávanie. Potrebné výhody je možné dosiahnuť len vďaka digitalizácii.

Je veľmi dôležité, aby boli dodržané dôležité lehoty a aby sa prijali právne opatrenia na uchovávanie dokumentov.

PaperOffice DMS vám poskytne jasnú štruktúru vo vašich dokumentoch a pomôže vám vyrovnať sa so záplavou informácií.

PaperOffice eliminuje všetky časovo náročné prekážky a vytvára jasný prehľad o dôležitých dokumentoch, ako sú zmluvy alebo listy, tým, že ich v budúcnosti spravuje digitálne v PaperOffice.

Pracujte efektívne vďaka digitalizácii

Mať pravdu a byť napravený nie je vždy jedno a to isté. Situácia je podobná pri podnikateľských rozhodnutiach o tom, ktorou cestou sa vydať pre úspešnú budúcnosť. Odvetvia, ktoré sa zaoberajú pomáhaním svojim zákazníkom získať ich práva alebo nájsť správnu cestu pre spoločnosť, sú právnici a manažérske poradenstvo.

Právnici ako členovia verejného práva majú osobitné postavenie, ale aj osobitnú zodpovednosť. Napríklad v poradenských spoločnostiach v oblasti riadenia sú často okrem inžinierov a obchodných ekonómov aj právnici. Vo veľmi zložitej sociálnej a hospodárskej štruktúre, ako je tá v Nemecku, je prakticky každý krok sprevádzaný možnými právnymi dôsledkami. Pravdepodobne najdôležitejším základom pre tieto štruktúry je v ideálnom prípade kompletná dokumentácia všetkých procesov.

To je presne to, čo PaperOffice DMS je softvér na správu dokumentov, ktorý dokáže oveľa viac ako len spravovať dokumenty.

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Neexistuje žiadny spôsob, ako obísť automatizáciu pre právnikov a konzultantov manažmentu

Pre advokátske a manažérske poradenstvo to znamená vedenie veľmi rozsiahleho súboru klientov alebo zákazníkov, ktorý musí mať aj niekoľko špeciálnych vlastností. Musia sa napríklad dodržiavať zásady GDPR a, samozrejme, právnici sú viazaní absolútnou povinnosťou mlčanlivosti, ktorá sa nevzťahuje len na ústne vyhlásenia, ale aj na bezpečné uchovávanie dokumentov chránených pred neoprávnenými osobami. Existuje tiež povinnosť dodržiavať zákonné a zmluvne dohodnuté lehoty.

V niektorých prípadoch môže mať nedodržanie týchto lehôt trestnoprávne následky, ale väčšinou len občianskoprávne následky. Pre manažérske poradenstvo je mimoriadne dôležitá aj ochrana obchodného tajomstva ich klientov.

PaperOffice spĺňa najvyššie bezpečnostné štandardy , ako je správa autorizácií, rôzne úrovne prístupu a prideľovanie prístupových povolení. Užívateľ definuje jednotlivé pracovné kroky presne rovnakým spôsobom, ako sa vykonávajú v spoločnosti, napríklad "nahrávanie", "kontrola", "uvoľnenie" a "rezervácia" faktúr.

Zodpovednosť môže byť pridelená nielen jednotlivcom, ale aj skupinám používateľov, ako sú "Účtovníctvo" alebo "Nájomní právnici", aby kolega mohol okamžite zasiahnuť, ak je zamestnanec neprítomný.

Technológia OCR rozpoznáva nielen obsah dokumentu, ale aj všetky daňovo relevantné dátové polia, ako je číslo dokumentu, dátum, čistá, daň a hrubá suma. Importované údaje sú k dispozícii na kontrolu hodnotení, platobných transakcií a finančného účtovníctva. To šetrí únavné vstupné práce a znižuje chyby zaúčtovania.

Jediným kliknutím myšou je možné údaje vrátane umiestnenia archivácie exportovať klientovi alebo naopak. Môžu byť tiež poskytnuté s heslami.

The process-oriented DMS supports you with digital workflow solutions and task management functions

Perfektné pracovné postupy pre právnikov a konzultantov manažmentu

V Nemecku v súčasnosti existuje približne 150 000 individuálnych nariadení z federálnych a štátnych zákonov a nariadení. Každá oblasť spoločenského a hospodárskeho života je regulovaná. S cieľom zvládnuť džungľu odsekov sa právnici špecializujú na určité oblasti, rovnako ako poradenské spoločnosti v oblasti riadenia, a napriek tomu neexistuje právnik alebo konzultant pre riadenie, ktorý by poznal všetky právne požiadavky svojej osobitnej oblasti. Najmä preto, že nové zákony alebo rozsudky neustále menia súčasnú situáciu kedykoľvek. Potrebuje správny softvér, schopný učiť sa, rýchlo a bezpečne.

PaperOffice DMS je ten správny softvér, pretože prichádza so všetkým, čo právnici a manažérske poradenstvo potrebujú, napríklad:

• Uchovávanie dokumentov vo všetkých digitálnych formátoch podľa zásad GDPR
• Funkcie na predkladanie a opätovné odoslanie oneskorených dokumentov, ktoré si vyžadujú akciu
• Funkcia samovzdelávania údajov s tagovaním a interným vyhľadávačom
• Automatické priradenie novo pridaných dokumentov do správneho priečinka
• Jednoduché vytváranie databázy a pripojenie databázy vrátane individuálne prispôsobiteľnej masky
• Automatizované vytváranie šablón pre opakujúce sa procesy a operácie

Digitálna transformácia s PaperOffice DMS prináša revolúciu v právnom sektore

Paperless law firm - there is no way around automation for lawyers and management consultants

Funkcia pracovného postupu PaperOffice zjednodušuje komunikáciu medzi sekretariátom a právnikmi. Procesne orientovaná správa dokumentov zabezpečuje, že tieto dokumenty zostanú aktuálne s malým úsilím.

PaperOffice to podporuje rozsiahlym modulom úlohy a pracovného postupu.

Týmto spôsobom je možné vytvoriť určité procesné reťazce a existujúce prevádzkové procesy môžu byť definované na elektronických dokumentoch a čiastočne vykonané automaticky.

To predstavuje bezchybnú optimalizáciu procesov, pretože úlohu možno priradiť nielen zamestnancom s konkrétnymi používateľskými právami a obdobiami dokončenia, vyžadovať digitálne uvoľnenie, ale aj automaticky spustiť ďalšie akcie, ako sú e-mailové upozornenia alebo zmeny stavu dokumentu. Čo je v právnom sektore absolútna nevyhnutnosť.

Digitalizácia s PaperOffice prináša obrovské výhody

Optimalizujte svoj pracovný čas až o 7,5% v porovnaní s papierovou prácou vďaka použitiu PaperOffice DMS.

Ušetrite čas hľadaním, smerovaním a zdieľaním dokumentov.

Samozrejme, PaperOffice DMS umožňuje migráciu a integráciu existujúcich digitálnych dát z existujúcich softvérových riešení.

PaperOffice DMS je rozhranie medzi analógovým a digitálnym. Pomocou funkcie skenovania dokáže softvér čítať analógové dokumenty, plány a fotografie do systému a digitalizovať ich pomocou skenerov, ale aj nahrávok z mobilných telefónov, pričom texty sa prevádzajú na písanie pomocou OCR a je možné ich meniť v programoch balíka Office.

Časové pečiatky a tvorba verzií zabezpečujú, že digitálny dokument zodpovedá analógovému originálu.

PaperOffice DMS je nielen rozsiahly vo svojich funkciách, ale aj ľahko sa učí, riadi sa videonávodmi, ale v prípade potreby aj individuálnym poradenstvom a školením. To všetko za veľmi dobrý pomer ceny a výkonu.