Digitálne špecializované riešenia pre právnikov a advokátske kancelárie
Automatizácia obchodných procesov a optimalizácia procesov sú predpokladom efektívnosti a úspechu. Jeho potreba už nie je voliteľným luxusom, ale nevyhnutnosťou, aby zostala konkurencieschopná v dlhodobom horizonte.
Profesionálne tipy
Dôležité dokumenty v existujúcej papierovej forme, ako sú podania, dokumenty klientov, návrhy, externé súdne listy, výskum, znalecké posudky, sú vďaka digitalizácii nahradené elektronickými dokumentmi a optimalizujú tak všetky pracovné procesy na maximum.PaperOffice nielenže umožňuje správu dokumentov, ale umožňuje aj okamžitý prístup k aktuálnym a presným klientskym súborom.
Digitalizácia pre advokátske kancelárie, právnikov a konzultantov pre riadenie
Pri dnešnej záplave digitálnych a papierových údajov je dôležité zabezpečiť, aby sa dôležité dokumenty nestratili a aby boli k dispozícii v správnom čase.
Právnici, právne oddelenia, advokátske kancelárie a manažérski konzultanti, ako aj notári výrazne profitujú z využívania vhodnej správy údajov.
V advokátskych kanceláriách sa denne hromadia dôležité dokumenty: podania, dokumenty klientov, návrhy, externé súdne listy, výskum, znalecké posudky a mnoho ďalšieho. Tie neprichádzajú len poštou, mnohé klientske listy prichádzajú aj e-mailom.
Všetky tieto dokumenty je potrebné digitalizovať, ak prídu v papierovej forme, vyžadujú štruktúrované podanie, priradenie úloh a pracovného postupu a musia byť okamžite k dispozícii na požiadanie.
Pretože vysoko technické procesy v automobilovom priemysle vyžadujú dokonalý tok informácií a štruktúrované vykonávanie. Potrebné výhody je možné dosiahnuť len vďaka digitalizácii.
Je veľmi dôležité, aby boli dodržané dôležité lehoty a aby sa prijali právne opatrenia na uchovávanie dokumentov.
PaperOffice DMS vám poskytne jasnú štruktúru vo vašich dokumentoch a pomôže vám vyrovnať sa so záplavou informácií.
PaperOffice eliminuje všetky časovo náročné prekážky a vytvára jasný prehľad o dôležitých dokumentoch, ako sú zmluvy alebo listy, tým, že ich v budúcnosti spravuje digitálne v PaperOffice.
Pracujte efektívne vďaka digitalizácii
Mať pravdu a byť napravený nie je vždy jedno a to isté. Situácia je podobná pri podnikateľských rozhodnutiach o tom, ktorou cestou sa vydať pre úspešnú budúcnosť. Odvetvia, ktoré sa zaoberajú pomáhaním svojim zákazníkom získať ich práva alebo nájsť správnu cestu pre spoločnosť, sú právnici a manažérske poradenstvo.
Právnici ako členovia verejného práva majú osobitné postavenie, ale aj osobitnú zodpovednosť. Napríklad v poradenských spoločnostiach v oblasti riadenia sú často okrem inžinierov a obchodných ekonómov aj právnici. Vo veľmi zložitej sociálnej a hospodárskej štruktúre, ako je tá v Nemecku, je prakticky každý krok sprevádzaný možnými právnymi dôsledkami. Pravdepodobne najdôležitejším základom pre tieto štruktúry je v ideálnom prípade kompletná dokumentácia všetkých procesov.
To je presne to, čo PaperOffice DMS je softvér na správu dokumentov, ktorý dokáže oveľa viac ako len spravovať dokumenty.
PaperOffice nerozlišuje medzi typmi dokumentov bez ohľadu na to, či potrebujete pomoc pri správe klientskych zmlúv, briefov, výkazov poplatkov, úsudkov a e-mailovej korešpondencie: vďaka Systému správy dokumentov PaperOffice sú vaše predchádzajúce procesy vo vašej advokátskej kancelárii alebo spoločnosti digitalizované, čo ich robí efektívnejšími, transparentnejšími a výrazne flexibilnejšími. PaperOffice spĺňa najvyššie bezpečnostné normy , ako je správa autorizácií alebo udelenie prístupových práv.
Neexistuje žiadny spôsob, ako obísť automatizáciu pre právnikov a konzultantov manažmentu
Pre advokátske a manažérske poradenstvo to znamená vedenie veľmi rozsiahleho súboru klientov alebo zákazníkov, ktorý musí mať aj niekoľko špeciálnych vlastností. Musia sa napríklad dodržiavať zásady GDPR a, samozrejme, právnici sú viazaní absolútnou povinnosťou mlčanlivosti, ktorá sa nevzťahuje len na ústne vyhlásenia, ale aj na bezpečné uchovávanie dokumentov chránených pred neoprávnenými osobami. Existuje tiež povinnosť dodržiavať zákonné a zmluvne dohodnuté lehoty.
V niektorých prípadoch môže mať nedodržanie týchto lehôt trestnoprávne následky, ale väčšinou len občianskoprávne následky. Pre manažérske poradenstvo je mimoriadne dôležitá aj ochrana obchodného tajomstva ich klientov.
PaperOffice spĺňa najvyššie bezpečnostné štandardy , ako je správa autorizácií, rôzne úrovne prístupu a prideľovanie prístupových povolení. Užívateľ definuje jednotlivé pracovné kroky presne rovnakým spôsobom, ako sa vykonávajú v spoločnosti, napríklad "nahrávanie", "kontrola", "uvoľnenie" a "rezervácia" faktúr.
Zodpovednosť môže byť pridelená nielen jednotlivcom, ale aj skupinám používateľov, ako sú "Účtovníctvo" alebo "Nájomní právnici", aby kolega mohol okamžite zasiahnuť, ak je zamestnanec neprítomný.
Technológia OCR rozpoznáva nielen obsah dokumentu, ale aj všetky daňovo relevantné dátové polia, ako je číslo dokumentu, dátum, čistá, daň a hrubá suma. Importované údaje sú k dispozícii na kontrolu hodnotení, platobných transakcií a finančného účtovníctva. To šetrí únavné vstupné práce a znižuje chyby zaúčtovania.
Jediným kliknutím myšou je možné údaje vrátane umiestnenia archivácie exportovať klientovi alebo naopak. Môžu byť tiež poskytnuté s heslami.
Riešenie: osvedčené know-how
Nemá zmysel okamžite používať softvér na správu v praxi? to nielen spĺňa všetky požiadavky, ale je tiež ľahko naučiteľné a lacné?
PaperOffice DMS je osvedčené kompletné riešenie pre digitálnu prácu a s viac ako 20-ročnými skúsenosťami na trhu jedným z prvých priekopníkov DMS.
Perfektné pracovné postupy pre právnikov a konzultantov manažmentu
V Nemecku v súčasnosti existuje približne 150 000 individuálnych nariadení z federálnych a štátnych zákonov a nariadení. Každá oblasť spoločenského a hospodárskeho života je regulovaná. S cieľom zvládnuť džungľu odsekov sa právnici špecializujú na určité oblasti, rovnako ako poradenské spoločnosti v oblasti riadenia, a napriek tomu neexistuje právnik alebo konzultant pre riadenie, ktorý by poznal všetky právne požiadavky svojej osobitnej oblasti. Najmä preto, že nové zákony alebo rozsudky neustále menia súčasnú situáciu kedykoľvek. Potrebuje správny softvér, schopný učiť sa, rýchlo a bezpečne.
PaperOffice DMS je ten správny softvér, pretože prichádza so všetkým, čo právnici a manažérske poradenstvo potrebujú, napríklad:
- Uchovávanie dokumentov vo všetkých digitálnych formátoch podľa zásad GDPR
- Funkcie na predkladanie a opätovné odoslanie oneskorených dokumentov, ktoré si vyžadujú akciu
- Funkcia samovzdelávania údajov s tagovaním a interným vyhľadávačom
- Automatické priradenie novo pridaných dokumentov do správneho priečinka
- Jednoduché vytváranie databázy a pripojenie databázy vrátane individuálne prispôsobiteľnej masky
- Automatizované vytváranie šablón pre opakujúce sa procesy a operácie
Digitálna transformácia s PaperOffice DMS prináša revolúciu v právnom sektore
Funkcia pracovného postupu PaperOffice zjednodušuje komunikáciu medzi sekretariátom a právnikmi. Procesne orientovaná správa dokumentov zabezpečuje, že tieto dokumenty zostanú aktuálne s malým úsilím.
PaperOffice to podporuje rozsiahlym modulom úlohy a pracovného postupu.
Týmto spôsobom je možné vytvoriť určité procesné reťazce a existujúce prevádzkové procesy môžu byť definované na elektronických dokumentoch a čiastočne vykonané automaticky.
To predstavuje bezchybnú optimalizáciu procesov, pretože úlohu možno priradiť nielen zamestnancom s konkrétnymi používateľskými právami a obdobiami dokončenia, vyžadovať digitálne uvoľnenie, ale aj automaticky spustiť ďalšie akcie, ako sú e-mailové upozornenia alebo zmeny stavu dokumentu. Čo je v právnom sektore absolútna nevyhnutnosť.
Digitalizácia s PaperOffice prináša obrovské výhody
Optimalizujte svoj pracovný čas až o 7,5% v porovnaní s papierovou prácou vďaka použitiu PaperOffice DMS.
Ušetrite čas hľadaním, smerovaním a zdieľaním dokumentov.
Samozrejme, PaperOffice DMS umožňuje migráciu a integráciu existujúcich digitálnych dát z existujúcich softvérových riešení.
PaperOffice DMS je rozhranie medzi analógovým a digitálnym. Pomocou funkcie skenovania dokáže softvér čítať analógové dokumenty, plány a fotografie do systému a digitalizovať ich pomocou skenerov, ale aj nahrávok z mobilných telefónov, pričom texty sa prevádzajú na písanie pomocou OCR a je možné ich meniť v programoch balíka Office.
Časové pečiatky a tvorba verzií zabezpečujú, že digitálny dokument zodpovedá analógovému originálu.
PaperOffice DMS je nielen rozsiahly vo svojich funkciách, ale aj ľahko sa učí, riadi sa videonávodmi, ale v prípade potreby aj individuálnym poradenstvom a školením. To všetko za veľmi dobrý pomer ceny a výkonu.
FAQs
Nakoniec odpovedáme na niekoľko ďalších často kladených otázok na danú tému. "Digitalizácia pre advokátske kancelárie, právnikov a konzultantov pre riadenie":
Ako môžu zamestnanci získať prístup k paperoffice?
Vďaka decentralizovanej a modernej programovej architektúre môže byť PaperOffice použitý na takmer akomkoľvek zariadení - od klasických počítačov cez smartfóny / tablety až po televízory.
Čo sa stane s údajmi, ak PaperOffice neexistuje?
Nestane sa to, ale aby sme vás uistili: Svoje údaje môžete exportovať kedykoľvek, pretože PaperOffice je založený na otvorenej databázovej štruktúre, k svojim údajom máte kedykoľvek prístup.
Ochrana údajov o téme: Kde sú uložené všetky dokumenty?
PaperOffice bude ukladať všetky dokumenty interne so šifrovaním na vysokej úrovni, čím sa stane imúnnym voči krádeži údajov, napríklad, a prekročí všetky požiadavky GDPR a GOBD.
Vyhnite sa chybám: NIKDY neukladajte údaje do cloudu tretích strán!
Dá sa PaperOffice prispôsobiť presne špecifikáciám?
Áno, PaperOffice môže byť 100% prispôsobený zamýšľanému použitiu, aby sa zabezpečila bezproblémová integrácia do existujúcich procesov a systémov. Dokonca aj programové rozhranie môže byť plne navrhnuté a voľne prispôsobené.
Záver
PaperOffice DMS podporuje právnikov a konzultantov pre správu a ponúka vhodné rozhrania pre iný softvér, pripojenie API a môže byť kedykoľvek rozšírený podľa vašich predstáv. Softvér sa ľahko učí a dá sa ľahko integrovať do každodennej praxe bez toho, aby spôsoboval absencie na tréningové účely.
PaperOffice DMS odporúča používať NAS (sieťou podporované dátové úložisko) s funkciou zálohovania, aby sa dôležité údaje nestratili ani nesledovali v cloudoch tretích strán.
PaperOffice DMS v konečnom dôsledku zaujme veľmi dobrým pomerom ceny a výkonu a obrovským know-how prostredníctvom viac ako 20 rokov praktických skúseností.