Automatizácia obchodných procesov v logistike a špedícii
PaperOffice DMS pre logistiku a špedíciu umožňuje plynulý tok informácií medzi oddeleniami vďaka digitalizácii a automatizácii obchodných procesov.
Profesionálne tipy
Písomné dokumenty, zmluvy, návrhy, výskum, dodacie listy a mnoho ďalšieho sú vďaka digitalizácii nahradené elektronickými dokumentmi a optimalizujú tak všetky pracovné procesy na maximum.Integrovaná umelá inteligencia umožňuje, aby boli obchodné procesy do značnej miery automatizované, urýchľovali vaše procesy a zvyšovali úspech a spokojnosť.
Digitalizácia v logistike a špedícii
Čoraz viac rastúce globálne dodávateľské reťazce predstavujú logistiku a špedíciu s novými výzvami. Umiestnenie a časovo nezávislá dostupnosť všetkých dôležitých údajov a dokumentov má zásadný význam v odvetví dopravy a logistiky, čo ovplyvňuje nielen čas, ale aj finančne.
Faktúry, zmluvy, objednávky, dodacie listy a oveľa viac - všetky dokumenty musia byť okamžite k dispozícii na požiadanie bez ohľadu na miesto. Preto sú spoločnosti v týchto odvetviach tie, ktoré významne profitujú z používania vhodného softvéru na správu dokumentov.
Každý deň sa v logistickom priemysle generuje veľké množstvo dokumentov. Veľká časť dokumentov, ako sú dodacie listy a prepravné doklady, sa stále vytvára v papierovej forme - ale manuálne spracovanie týchto dokumentov je veľmi časovo náročné, čo zase spôsobuje zbytočné náklady a niekedy beží nesprávne.
Aby boli informácie v nich obsiahnuté rýchlo prístupné a aby sa pripravili na následné automatizované procesy, tieto papierové dokumenty sa musia digitalizovať a obsah sa musí prečítať a sprístupniť.
Pre logistický priemysel je obzvlášť dôležité, aby boli dodržané lehoty a aby sa prijali právne opatrenia na uchovávanie dokumentov. S cieľom vyriešiť mnohé existujúce administratívne problémy v odvetví logistiky a špedície by sa mal zaviesť systém správy dokumentov PaperOffice.
Pomocou riešenia správy dokumentov ukladáte a archivujete všetky informácie na centrálnej platforme spôsobom odolným voči auditu.
Ako bezpapierové v špedičnom a logistickom priemysle?
PaperOffice eliminuje všetky časovo náročné úzke miesta a vytvára jasný prehľad o dôležitých dokumentoch, ako sú zmluvy, faktúry, objednávky, dodacie listy, ich digitálnou správou v PaperOffice v budúcnosti.
Zachytenie, spracovanie, zdieľanie, vyhľadávanie a sledovanie dokumentov sa pomocou PaperOffice stáva veľmi jednoduchým.
Vďaka kontrolovanému prístupu, podrobným zoznamom úloh, ako aj schváleniam pomocou pracovných postupov a spoľahlivých e-mailových upozornení môžu zamestnanci efektívne dokončiť pridelené úlohy a oprávnené osoby môžu ľahko schváliť alebo odmietnuť schválenie.
Systém správy dokumentov by mal zahŕňať tieto dôležité funkcie v špedičnom a logistickom priemysle:
Zrozumiteľnosť dôležitých vzťahov vďaka digitálnym priečinkom a priečinkom dokumentov
Pri manuálnej úprave dokumentov sa môžu rýchlo stratiť dôležité vzťahy, ako sú poznámky a poznámky. Takže je takmer nemožné pochopiť spojenie neskôr. Akonáhle je možné vzťahy vystopovať, spustia sa duplicitné procesy, čo je časovo náročné a nákladné.
Vďaka implementácii PaperOffice vo vašej logistickej spoločnosti sú dokumenty, informácie o nich a procesy logicky zhrnuté. Digitálne priečinky obsahujú popisné vlastnosti, majú vopred stanovenú vnútornú štruktúru alebo prehľad a poskytujú možnosť definovať povolenia na ochranu údajov. Virtuálne poznámky, anotácie a úlohy zabezpečujú, že dôležité informácie o procesoch sa už nestratia.
Automatizované podávanie
Manuálne skenovanie dokumentov je obzvlášť časovo náročný proces náchylný na chyby. Po tom, čo špedičné spoločnosti doručili hromadu dokumentov, začína skutočná práca: aký je najjednoduchší spôsob zaznamenávania a prideľovania dokumentov, ktoré sú v papierovej forme?
Vďaka funkcii integrovaného skenera a rozpoznávaniu QR kódov môžu zasielateľské a logistické spoločnosti umiestniť do skenera celú hromadu dodacích listov a ďalších dokumentov - PaperOffice rozpozná cieľové podanie buď na základe rozpoznaného kontaktu, naučenej šablóny dokumentu alebo uložením informácií o QR kódoch.
Týmto spôsobom môžu byť celé šarže dokumentov automatizované naraz a postupne spracované integrovaným vzdelávacím režimom alebo iným spôsobom, podľa želania, takmer bez ľudských zdrojov.
Procesne orientovaná správa dokumentov
Procesne orientovaná správa dokumentov zabezpečuje, že tieto dokumenty zostanú aktuálne s malým úsilím. PaperOffice vás tu podporuje rozsiahlym modulom úlohy a pracovného postupu.
Týmto spôsobom je možné vytvoriť určité procesné reťazce a existujúce prevádzkové procesy môžu byť definované na elektronických dokumentoch a čiastočne vykonané automaticky.
To predstavuje bezchybnú optimalizáciu procesov, pretože úlohu možno priradiť nielen zamestnancom s konkrétnymi používateľskými právami a obdobiami dokončenia, vyžadovať digitálne schválenie, ale aj automaticky spustiť ďalšie akcie, ako sú e-mailové upozornenia alebo zmeny stavu dokumentu.
Týmto spôsobom je možné zmapovať všetky procesy dokumentov.
Softvér na správu dokumentov, ako napríklad PaperOffice DMS, je najvhodnejší pre tieto úlohy. Pretože je to softvér na správu dokumentov, ktorý dokáže oveľa viac ako len správu dokumentov.
PaperOffice nerozlišuje medzi typmi dokumentov bez ohľadu na to, či potrebujete pomoc pri správe zmlúv, podaní a e-mailovej korešpondencie: vďaka systému správy dokumentov PaperOffice sú vaše predchádzajúce procesy v spoločnosti digitalizované , čo ich robí efektívnejšími, transparentnejšími a výrazne flexibilnejšími.
Pretože bez ohľadu na to, v akej forme dokumenty prichádzajú do spoločnosti, či už ako papierové dokumenty, súbory PDF, e-maily alebo fotografie, sú automaticky archivované a uložené v zabezpečenej databáze.
Dôležité zmluvy tak možno včas uznať a ukončiť alebo opätovne prerokovať. Vydanie dokumentu s digitálnym podpisom a e-mailovým upozornením namiesto pomalej papierovej pošty, neistý e-mail prispieva k lojalite zákazníkov.
Digitálne spracovanie je základným základom pre zabezpečenie vysokej kvality služieb komunálnych služieb v budúcnosti
PaperOffice spĺňa najvyššie bezpečnostné normy , ako je správa autorizácií alebo udeľovanie prístupových povolení. Používateľ definuje jednotlivé pracovné kroky presne tak, ako by bežali, napríklad "nahrávanie", "kontrola", "uvoľnenie" a "rezervácia" faktúr.
Zodpovednosť môže byť pridelená nielen jednotlivým ľuďom, ale aj skupinám používateľov, ako je "Účtovníctvo" alebo "Výroba", aby kolega mohol okamžite zasiahnuť, ak zamestnanec nie je prítomný.
Technológia OCR rozpoznáva nielen obsah dokumentu, ale aj všetky daňovo relevantné dátové polia, ako je číslo dokumentu, dátum, čistá, daň a hrubá suma. Importované údaje sú k dispozícii na kontrolu hodnotení, platobných transakcií a finančného účtovníctva. To šetrí únavné vstupné práce a znižuje chyby zaúčtovania.
PaperOffice archivuje všetky dokumenty získané v logistike a zasielaní a všetky relevantné informácie v súlade so zákonom a audítorským spôsobom
PaperOffice DMS v súvislosti s NAS (Network Attached Storage) umožňuje výstavbu veľmi bezpečného intranetu pre internú komunikáciu a prenos dát. To vytvára dvojitú bezpečnosť proti útokom zvonku. Najprv firewall operačného systému a po druhé šifrovanie PaperOffice DMS. Zároveň sa prostredníctvom NAS vytvára samostatný cloud nezávislý od poskytovateľov tretích strán.
Rozsiahla funkcia pracovného postupu PaperOffice DMS uľahčuje internú komunikáciu. Pojem interný zahŕňa aj pobočky alebo zahraničné lokality. Napríklad v prípade práce súvisiacej s projektom sa vždy zobrazí aktuálny stav a zároveň história.
Samozrejmosťou je aj tímový a súkromný kalendár, do ktorého sa zadávajú termíny a udalosti súvisiace s časom.
Rozpoznávanie dokumentov vybavené umelou inteligenciou automaticky usporiada všetky dokumenty, ktoré sa majú uložiť do správneho priečinka, a vytvorí index kľúčových slov aj históriu zmien. Interný vyhľadávač PaperOffice DMS nájde každý dokument v zlomkoch sekundy.
Riešenie: osvedčené know-how
Nemá zmysel okamžite používať softvér na správu v praxi? to nielen spĺňa všetky požiadavky, ale je tiež ľahko naučiteľné a lacné?
PaperOffice DMS je osvedčené kompletné riešenie pre digitálnu prácu a s viac ako 20-ročnými skúsenosťami na trhu jedným z prvých priekopníkov DMS.
Dôležité argumenty pre zahrnutie PaperOffice DMS do rozpočtového plánovania. Nakoniec, PaperOffice DMS tiež presviedča tým, že sa zohľadňuje udržateľnosť a ochrana životného prostredia. Skôr či neskôr prebehne kompletná konverzia z analógových dokumentov do digitálnej formy a potom bude dobre pripravená verejná inštitúcia, ktorá už bude používať PaperOffice DMS.
Jediným kliknutím myšou je možné údaje vrátane miesta archivácie exportovať vášmu zákazníkovi, daňovému poradcovi alebo naopak.
Samozrejme, PaperOffice DMS umožňuje migráciu a integráciu existujúcich digitálnych dát z existujúcich softvérových riešení. PaperOffice DMS je rozhranie medzi analógovým a digitálnym. Pomocou funkcie skenovania dokáže softvér čítať analógové dokumenty, plány a fotografie do systému a digitalizovať ich pomocou skenerov, ale aj nahrávok z mobilných telefónov, pričom texty sa prevádzajú na písanie pomocou OCR a je možné ich meniť v programoch balíka Office. Časové pečiatky a tvorba verzií zabezpečujú, že digitálny dokument zodpovedá analógovému originálu.
Logistické a špedičné spoločnosti musia spracovávať dokumenty pre všetky obchodné transakcie. Neustály ďalší rozvoj obchodných modelov neustále vytvára nové výzvy. To, čo potrebujú, je dobrý systém správy dokumentov.
PaperOffice DMS je správny softvér, pretože prichádza so všetkým, čo potrebujete, napríklad:
- Uchovávanie dokumentov vo všetkých digitálnych formátoch podľa zásad GDPR/li>
- Funkcie na predkladanie a opätovné odoslanie oneskorených dokumentov, ktoré si vyžadujú akciu
- Funkcia samovzdelávania údajov s tagovaním a interným vyhľadávačom
- Automatické priradenie novo pridaných dokumentov do správneho priečinka
- Jednoduché vytváranie databázy a pripojenie databázy vrátane individuálne prispôsobiteľnej masky
- Automatizované vytváranie šablón pre opakujúce sa procesy a operácie
Revízna a bezpečná archivácia: PaperOffice DMS technicky spĺňa zákonné požiadavky GoBD, GDPdU a DSGVO
PaperOffice DMS umožňuje pripojenie iného softvéru, napríklad ERP, a samozrejme prenos dokumentov z balíka Microsoft Office prostredníctvom vhodných rozhraní. PaperOffice DMS urýchľuje komunikáciu v obchode a výrobe s dodávateľmi a zákazníkmi.
Termíny a plánované činnosti sa monitorujú a akcie sa automaticky spúšťajú v závislosti od požadovaného nastavenia. Objednávkové procesy môžu byť automatizované a dokonca aj zmeny, ktoré sú naplánované do budúcnosti, môžu byť zadané tak, aby nadobudli účinnosť v požadovanom čase.
Vďaka rozsiahlym funkciám možno PaperOffice DMS určite zaradiť do vyššieho segmentu podnikovej správy obsahu (ECM).
ECM zahŕňa celkovú správu všetkého obsahu v organizácii so zodpovedajúcou hierarchiou prístupu. PaperOffice DMS je schopný uložiť akýkoľvek obsah v digitálnej forme, zmeniť jeho obsah a formát a sprístupniť ho.
PaperOffice DMS má všetky funkcie ECM, a to vo vynikajúcom pomere ceny a výkonu, ako aj intuitívne naučiteľnú formu prevádzky, ktorá robí drahé externé alebo interné školenie zbytočným. Namiesto toho sú k dispozícii bezplatné videonávody, aby ste si zvykli na rôzne ponuky. PaperOffice DMS sa tak môže stať organizačným oporným bodom v každej spoločnosti v obchode a výrobe, a to takmer rýchlosťou svetla.
Logistické a špedičné spoločnosti profitujú zo správy digitálnych dokumentov
S PaperOffice DMS však existuje oveľa viac možností pre logistické spoločnosti, ako aj pre spoločnosti s pridruženou logistikou alebo skladovaním. Napríklad správa zásob vrátane trvalého alebo kľúčového inventára dátumu. Základom pre PaperOffice DMS sú prepojené používateľské účty v sieti. Ukladanie údajov týchto používateľských účtov je kombinované v centrálnej databáze. Dokumenty je možné ovládať prostredníctvom umelej inteligencie s rôznymi algoritmami, ktoré možno použiť na spustenie automatizovaných procesov.
Optimalizujte svoj pracovný čas až o 7,5% v porovnaní s papierovou prácou vďaka použitiu PaperOffice DMS.
Ušetrite čas hľadaním, smerovaním a zdieľaním dokumentov.
S digitálnymi pečiatkami môžu byť dokumenty doplnené o ďalšie informácie a dokonca ovládať podrobné pracovné postupy. Funkcia úlohy a pracovného postupu zase zabezpečuje, že termíny sú dodržané a dokončené.
Vyskúšajte, ako môžete prepojiť tok informácií medzi výrobou a správou digitalizáciou a automatizáciou dokumentov a obchodných procesov.
PaperOffice DMS sa môže stať zdrojom rôznych údajov, ktoré zohrávajú osobitnú úlohu v nákladnej doprave. Napríklad špecifikácie pre leteckú nákladnú alebo námornú dopravu. V konečnom dôsledku zodpovedajúce integrované rozhrania umožňujú pripojenie k iným logistickým softvérovým riešeniam, podmienečne aj k "ATLAS", automatizovanému tarifnému a miestnemu systému colného odbavenia.
FAQs
Nakoniec odpovedáme na niekoľko ďalších často kladených otázok na danú tému. "Digitalizácia v logistike a špedícii":
Ako môžu zamestnanci získať prístup k paperoffice?
Vďaka decentralizovanej a modernej programovej architektúre môže byť PaperOffice použitý na takmer akomkoľvek zariadení - od klasických počítačov cez smartfóny / tablety až po televízory.
Čo sa stane s údajmi, ak PaperOffice neexistuje?
Nestane sa to, ale aby sme vás uistili: Svoje údaje môžete exportovať kedykoľvek, pretože PaperOffice je založený na otvorenej databázovej štruktúre, k svojim údajom máte kedykoľvek prístup.
Ochrana údajov o téme: Kde sú uložené všetky dokumenty?
PaperOffice bude ukladať všetky dokumenty interne so šifrovaním na vysokej úrovni, čím sa stane imúnnym voči krádeži údajov, napríklad, a prekročí všetky požiadavky GDPR a GOBD.
Vyhnite sa chybám: NIKDY neukladajte údaje do cloudu tretích strán!
Dá sa PaperOffice prispôsobiť presne špecifikáciám?
Áno, PaperOffice môže byť 100% prispôsobený zamýšľanému použitiu, aby sa zabezpečila bezproblémová integrácia do existujúcich procesov a systémov. Dokonca aj programové rozhranie môže byť plne navrhnuté a voľne prispôsobené.
Záver
PaperOffice DMS podporuje odvetvie logistiky a špedície a ponúka vhodné rozhrania pre iný softvér, API pripojenia a môže byť kedykoľvek rozšírený podľa vašich predstáv. Softvér sa ľahko učí a dá sa ľahko integrovať do každodennej praxe bez toho, aby spôsoboval absencie na tréningové účely.
PaperOffice DMS odporúča používať NAS (sieťou podporované dátové úložisko) s funkciou zálohovania, aby sa dôležité údaje nestratili ani nesledovali v cloudoch tretích strán.
PaperOffice DMS v konečnom dôsledku zaujme veľmi dobrým pomerom ceny a výkonu a obrovským know-how prostredníctvom viac ako 20 rokov praktických skúseností.