Automatizácia obchodných procesov pre záhradnícky a terénny priemysel
PaperOffice DMS pre záhradníctvo a terénne úpravy umožňuje plynulý tok informácií vďaka digitalizácii a automatizácii obchodných procesov.
Profesionálne tipy
Písomné dokumenty, zmluvy, návrhy, faktúry, dodacie listy a mnoho ďalšieho sú vďaka digitalizácii nahradené elektronickými dokumentmi, čím sa optimalizujú všetky pracovné procesy na maximum.Integrovaná umelá inteligencia umožňuje, aby boli obchodné procesy do značnej miery automatizované, urýchľovali vaše procesy a zvyšovali úspech a spokojnosť.
Digitalizácia v záhradníctve a terénnych úpravách
Záhradnícke a terénne spoločnosti výrazne profitujú z využívania vhodnej správy údajov, pretože každý deň dostávajú papierové dokumenty.
Takto záhradnícke a terénne spoločnosti denne akumulujú dôležité dokumenty:
Spisy, náčrty, návrhy, externé listy, výskum, znalecké posudky a mnoho ďalšieho. Tie prichádzajú nielen poštou, mnohé listy prichádzajú aj e-mailom.
Všetky tieto dokumenty je potrebné digitalizovať, ak prídu v papierovej forme, vyžadujú štruktúrované podanie, priradenie úloh a pracovného postupu a musia byť okamžite k dispozícii na požiadanie.
Je veľmi dôležité, aby boli dodržané dôležité lehoty a aby sa prijali právne opatrenia na uchovávanie dokumentov. PaperOffice DMS vám poskytne jasnú štruktúru vo vašich dokumentoch a pomôže vám vyrovnať sa so záplavou informácií.
PaperOffice eliminuje všetky časovo náročné prekážky a vytvára jasný prehľad o dôležitých dokumentoch, ako sú zmluvy alebo listy, tým, že ich v budúcnosti spravuje digitálne v PaperOffice.
Riešenia správy dokumentov sú dôležité v každom odvetví, pre spoločnosti v záhradníctve a terénnych úpravách môžu byť dôsledky nesprávneho rozhodnutia v správe dokumentov fatálne. Nesprávne predpisy, nesprávne výsledky testov alebo zastarané príbalové letáky môžu viesť k zdravotným rizikám. Nesprávne dotazovanie údajov počas auditu môže tiež viesť k zlyhaniu alebo strate certifikácie.
Vo farmaceutickom priemysle je teda potrebné zvážiť veľa vecí pre optimálne riadenie kvality a úroveň informačnej bezpečnosti.
V záhradníctve a terénnych úpravách sa každý deň používa veľa papiera. Na jednej strane, pretože procesy sú pomerne zložité, vedie to k veľkým horám papiera, obrovskému množstvu údajov, ale aj k dlhému procesu vyhľadávania.
Spolu s poradenskou spoločnosťou nezávislou od výrobcu bola ročná hodnota dodatočných dokumentov vyčíslená až na desať miliónov eur (od roku 2020).
S priemernou časovou investíciou päť minút na udržanie štruktúry priečinkov a podanie, desiatimi vyhľadávaniami na zamestnanca týždenne a desiatimi minútami pre každé vyhľadávanie to viedlo k nákladom na výskum až do výšky dvoch miliónov eur ročne.
Prečo je softvér na správu dokumentov ideálnym riešením?
Systém správy dokumentov PaperOffice prináša organizáciu a ochranu údajov pod jednu kapotu. Inovatívny systém poskytuje zjednodušené vyhľadávacie a vyhľadávanie nástrojov, ktoré skracujú čas odozvy a zabezpečujú, aby sa dokumenty nikdy nestratili, čo je pre podniky vždy zadosťučinením.
PaperOffice nerozlišuje medzi typmi dokumentov bez ohľadu na to, či potrebujete pomoc pri správe zmlúv, podaní, fakturácie a e-mailovej korešpondencie: vďaka systému správy dokumentov PaperOffice sa vaše predchádzajúce procesy prevedú na digitalizované vaše spoločnosti, čo vás robí efektívnejšími, transparentnejšími a oveľa flexibilnejšími.
Pretože bez ohľadu na to, v akej forme dokumenty prichádzajú do spoločnosti, či už ako papierové dokumenty, súbory PDF, e-maily alebo fotografie, sú automaticky archivované a uložené v zabezpečenej databáze.
Vďaka integrovanej umelej inteligencii sa spúšťajú automatické pravidlá. Táto umelá inteligencia automaticky zoradí dokumenty do priečinkov, ako sú "Faktúra" a "Dodacie poznámky", uloží príslušné kľúčové slová a spustí digitálny pracovný postup uložený pre príslušný typ dokumentu.
Ako ísť bez papiera?
PaperOffice eliminuje všetky časovo náročné prekážky, vedie k úsporám nákladov, ako je odstránenie papierových dokumentov, a vytvára jasný prehľad o dôležitých dokumentoch, ako sú príjmy, zmluvy, dodacie listy alebo iné listy, tým, že ich v budúcnosti digitálne spravuje v PaperOffice .
Zachytenie, spracovanie, zdieľanie, vyhľadávanie a sledovanie dokumentov sa pomocou PaperOffice stáva veľmi jednoduchým.
Vďaka kontrolovanému prístupu, podrobným zoznamom úloh, ako aj schváleniam pomocou pracovných postupov a spoľahlivých e-mailových upozornení môžu zamestnanci efektívne dokončiť pridelené úlohy a oprávnené osoby môžu ľahko schváliť alebo odmietnuť schválenie.
So softvérovým riešením PaperOffice DMS sa už žiadne dokumenty nestratia. A bez ohľadu na to, kde sa nachádzate, môžete získať prístup k dôležitým dokumentom v priebehu niekoľkých sekúnd.
Samozrejme, vždy pracujete so systémom správy dokumentov v súlade so zákonom a úplne audit-proof.
Potvrdenia, výpisy a podobné dokumenty už nie je potrebné zasielať poštou. Týmto spôsobom je možné posielať aj bezplatnú poštu. To šetrí papier, náklady na ďalšie ukladanie údajov a cesty do archívov. Dokumenty môžu byť poskytnuté s kľúčovými slovami (editor, téma, stav, dátum atď.) a potom sa ľahšie nájdu.
Procesne orientovaná správa dokumentov
Procesne orientovaná správa dokumentov zabezpečuje, že tieto dokumenty zostanú aktuálne s malým úsilím. PaperOffice vás tu podporuje rozsiahlym modulom úlohy a pracovného postupu.
Týmto spôsobom je možné vytvoriť určité procesné reťazce a existujúce prevádzkové procesy môžu byť definované na elektronických dokumentoch a čiastočne vykonané automaticky.
To predstavuje bezchybnú optimalizáciu procesov, pretože úlohu možno priradiť nielen zamestnancom s konkrétnymi používateľskými právami a obdobiami dokončenia, vyžadovať digitálne schválenie, ale aj automaticky spustiť ďalšie akcie, ako sú e-mailové upozornenia alebo zmeny stavu dokumentu.
Týmto spôsobom je možné zmapovať všetky procesy dokumentov.
Pretože bez ohľadu na to, v akej forme dokumenty prichádzajú do spoločnosti, či už ako papierové dokumenty, súbory PDF, e-maily alebo fotografie, sú automaticky archivované a uložené v zabezpečenej databáze.
Dôležité zmluvy tak možno včas uznať a ukončiť alebo opätovne prerokovať. Vydanie dokumentu s digitálnym podpisom a e-mailovým upozornením namiesto pomalej papierovej pošty, neistý e-mail prispieva k lojalite zákazníkov.
Riešenie: osvedčené know-how
Nemá zmysel okamžite používať softvér na správu v praxi? to nielen spĺňa všetky požiadavky, ale je tiež ľahko naučiteľné a lacné?
PaperOffice DMS je osvedčené kompletné riešenie pre digitálnu prácu a s viac ako 20-ročnými skúsenosťami na trhu jedným z prvých priekopníkov DMS.
Časový zisk pre dôležité veci, úspora nákladov odstránením papierových archívov, zlepšenie vašich služieb prostredníctvom schopnosti poskytovať informácie rýchlo a audit-proof a digitálna archivácia objemu dokumentov - to je zaručené PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS je správny softvér, pretože prichádza so všetkým, čo záhradnícky a terénny priemysel potrebuje, ako napríklad:
- Uchovávanie dokumentov vo všetkých digitálnych formátoch podľa zásad GDPR
- Funkcie na predkladanie a opätovné odoslanie oneskorených dokumentov, ktoré si vyžadujú akciu
- Funkcia samovzdelávania údajov s tagovaním a interným vyhľadávačom
- Automatické priradenie novo pridaných dokumentov do správneho priečinka
- Jednoduché vytváranie databázy a pripojenie databázy vrátane individuálne prispôsobiteľnej masky
- Automatizované vytváranie šablón pre opakujúce sa procesy a operácie
Samozrejme, PaperOffice DMS umožňuje migráciu a integráciu existujúcich digitálnych dát z existujúcich softvérových riešení. PaperOffice DMS je rozhranie medzi analógovým a digitálnym. Pomocou funkcie skenovania dokáže softvér čítať analógové dokumenty, plány a fotografie do systému a digitalizovať ich pomocou skenerov, ale aj nahrávok z mobilných telefónov, pričom texty sa prevádzajú na písanie pomocou OCR a je možné ich meniť v programoch balíka Office. Časové pečiatky a tvorba verzií zabezpečujú, že digitálny dokument zodpovedá analógovému originálu.
Bezpečnosť údajov je mimoriadne dôležitou otázkou, najmä v záhradníctve a terénnych úpravách. To je dôvod, prečo PaperOffice DMS pracuje so šifrovacím kódom 1024bit, ale nielen to.
Všetky údaje sú prevedené do vlastného formátu, ktorý je nezávislý od operačného systému. Výsledkom je, že hackeri a vydierači musia najprv rozlúsknuť firewall operačného systému, potom šifrovanie a nakoniec zahraničný formát, čo sa doteraz nestalo. PaperOffice DMS má veľmi efektívny systém správy hesiel, takže v konečnom dôsledku ľudská bytosť, ktorá má byť považovaná za najväčšie slabé miesto každého počítača, nemôže spôsobiť žiadne škody.
Všetky digitálne údaje sú šifrované v PaperOffice DMS s 1024 bitmi a formát sa konvertuje. To má za následok také veľké prekážky pre hackerov a špiónov, že všetci doteraz zlyhali s PaperOffice DMS. Hierarchický systém správy hesiel zároveň bráni každému v prístupe ku všetkému.
Dôležité argumenty pre zahrnutie PaperOffice DMS do rozpočtového plánovania. Nakoniec, PaperOffice DMS tiež presviedča tým, že sa zohľadňuje udržateľnosť a ochrana životného prostredia. Skôr či neskôr prebehne kompletná konverzia z analógových dokumentov do digitálnej formy a potom bude dobre pripravená verejná inštitúcia, ktorá už bude používať PaperOffice DMS.
Spracovanie digitálnych faktúr je výhodou aj pre mnohé spoločnosti v záhradníckom a terénnom priemysle. Došlé faktúry môžu byť automatizované vďaka PaperOffice DMS a sú postúpené zodpovednému zamestnancovi. Proces ovládania a uvoľňovania prostredníctvom digitálneho vydania je tiež možné zvládnuť rýchlo a efektívne prostredníctvom systému.
Jediným kliknutím myšou je možné údaje vrátane miesta archivácie exportovať vášmu daňovému poradcovi alebo naopak.
Revízna a bezpečná archivácia: PaperOffice DMS technicky spĺňa zákonné požiadavky GoBD, GDPdU a DSGVO
PaperOffice DMS umožňuje pripojenie iného softvéru, napríklad ERP, a samozrejme prenos dokumentov z balíka Microsoft Office prostredníctvom vhodných rozhraní. PaperOffice DMS urýchľuje komunikáciu.
Termíny a plánované činnosti sa monitorujú a akcie sa automaticky spúšťajú v závislosti od požadovaného nastavenia. Objednávkové procesy môžu byť automatizované a dokonca aj zmeny, ktoré sú naplánované do budúcnosti, môžu byť zadané tak, aby nadobudli účinnosť v požadovanom čase.
Vďaka rozsiahlym funkciám možno PaperOffice DMS určite zaradiť do vyššieho segmentu podnikovej správy obsahu (ECM).
ECM zahŕňa celkovú správu všetkého obsahu v organizácii so zodpovedajúcou hierarchiou prístupu. PaperOffice DMS je schopný uložiť akýkoľvek obsah v digitálnej forme, zmeniť jeho obsah a formát a sprístupniť ho.
PaperOffice DMS má všetky funkcie ECM, a to vo vynikajúcom pomere ceny a výkonu, ako aj intuitívne naučiteľnú formu prevádzky, ktorá robí drahé externé alebo interné školenie zbytočným. Namiesto toho sú k dispozícii bezplatné videonávody, aby ste si zvykli na rôzne ponuky. PaperOffice DMS sa môže stať organizačným centrom v každej spoločnosti, a to takmer rýchlosťou svetla.
Spoločnosti zo záhradkárskeho a terénneho priemyslu profitujú zo správy digitálnych dokumentov
38% všetkých spoločností, ktoré sa zúčastnili prieskumu, jednoducho nemá čas na digitalizáciu svojich procesov. Odporúčame postup, ktorý začína základným procesom, skenovaním analógových dokumentov súčasne so spracovaním. Týmto spôsobom by skupina ľudí, ktorí pracujú s kopírovacím strojom každý deň, mohla byť tiež poučená, pokiaľ je to možné, aby skenovali archív kúsok po kúsku.
Vďaka automatickému rozpoznávaniu dokumentov s konzistentnými vlastnosťami môže PaperOffice DMS vždy priradiť všetky naskenované dokumenty k správnemu miestu uloženia v digitálnej pamäti. Má zmysel začať skenovať archív s najnovšími položkami, aby sa ďalej zmenšila veľkosť analógového archívu, keď uplynie doba uchovávania. Okrem toho máme veľa návodov, ako vďaka skeneru dosiahnuť bezpapierovú kanceláriu.
PaperOffice DMS je rozhranie medzi analógovým a digitálnym. Pomocou funkcie skenovania môže softvér čítať analógové dokumenty, plány a fotografie do systému prostredníctvom skenera a digitalizovať ich, pričom texty sa konvertujú na písma pomocou rozpoznávania OCR, ktoré je možné meniť v programoch balíka Office. Časové pečiatky a tvorba verzií zabezpečujú, že digitálny dokument zodpovedá analógovému originálu.
Optimalizujte svoj pracovný čas až o 7,5% v porovnaní s papierovou prácou vďaka použitiu PaperOffice DMS.
Ušetrite čas hľadaním, smerovaním a zdieľaním dokumentov.
S digitálnymi pečiatkami môžu byť dokumenty doplnené o ďalšie informácie a dokonca ovládať podrobné pracovné postupy. Funkcia úlohy a pracovného postupu zase zabezpečuje, že termíny sú dodržané a dokončené.
Dostupné hodnotiace mechanizmy, kontrolované umelou inteligenciou integrovanou v PaperOffice DMS, umožňujú hodnotenia a štatistické zisťovania materiálnych tokov vyskytujúcich sa v spoločnosti.
PaperOffice DMS so svojimi mnohými nástrojmi na správu je ideálnym softvérom pre záhradníctvo a terénne úpravy, ktorý umožňuje bezpečný aj bleskový prístup ku všetkým údajom potrebným pre čo najlepšie poradenstvo zákazníkom. Zároveň môže byť PaperOffice DMS použitý na riadenie všetkých záležitostí, ktoré inak vznikajú v obchodných operáciách.
Aby nedošlo len k rozmanitosti v správe dokumentov a ochrane údajov, PaperOffice DMS odporúča používať interné sieťové úložisko (NAS) so záložnou funkciou, čo znižuje pravdepodobnosť úplnej straty na minimum a zároveň predstavuje interný cloud, ktorý na rozdiel od cloudov od externých poskytovateľov skutočne chráni pred nechceným prístupom vládnych alebo mimovládnych orgánov.
FAQs
Nakoniec odpovedáme na niekoľko ďalších často kladených otázok na danú tému. "Digitalizácia pre záhradníctvo a terénne úpravy":
Ako môžu zamestnanci získať prístup k paperoffice?
Vďaka decentralizovanej a modernej programovej architektúre môže byť PaperOffice použitý na takmer akomkoľvek zariadení - od klasických počítačov cez smartfóny / tablety až po televízory.
Čo sa stane s údajmi, ak PaperOffice neexistuje?
Nestane sa to, ale aby sme vás uistili: Svoje údaje môžete exportovať kedykoľvek, pretože PaperOffice je založený na otvorenej databázovej štruktúre, k svojim údajom máte kedykoľvek prístup.
Ochrana údajov o téme: Kde sú uložené všetky dokumenty?
PaperOffice bude ukladať všetky dokumenty interne so šifrovaním na vysokej úrovni, čím sa stane imúnnym voči krádeži údajov, napríklad, a prekročí všetky požiadavky GDPR a GOBD.
Vyhnite sa chybám: NIKDY neukladajte údaje do cloudu tretích strán!
Dá sa PaperOffice prispôsobiť presne špecifikáciám?
Áno, PaperOffice môže byť 100% prispôsobený zamýšľanému použitiu, aby sa zabezpečila bezproblémová integrácia do existujúcich procesov a systémov. Dokonca aj programové rozhranie môže byť plne navrhnuté a voľne prispôsobené.
Záver
PaperOffice DMS podporuje digitalizáciu v záhradníckom a terénnom priemysle a ponúka vhodné rozhrania pre iný softvér, API pripojenia a môže byť kedykoľvek rozšírený podľa vašich predstáv. Softvér sa ľahko učí a dá sa ľahko integrovať do každodennej praxe bez toho, aby spôsoboval absencie na tréningové účely.
PaperOffice DMS odporúča používať NAS (sieťou podporované dátové úložisko) s funkciou zálohovania, aby sa dôležité údaje nestratili ani nesledovali v cloudoch tretích strán.
PaperOffice DMS v konečnom dôsledku zaujme veľmi dobrým pomerom ceny a výkonu a obrovským know-how prostredníctvom viac ako 20 rokov praktických skúseností.