The PaperOffice Insider Newsletter
The PaperOffice Insider Newsletter
Chceme byť priateľmi

Najvyššie možné zľavové ponuky

Exkluzívne zasvätené novinky

Bezplatné bonusové aktualizácie

Najvyššie možné zľavové ponuky

Exkluzívne zasvätené novinky

Bezplatné bonusové aktualizácie

Čestné slovo priateľstva Dôvera
Nikdy neposkytneme vašu e-mailovú adresu nikomu inému a každý e-mail obsahuje odkaz na odhlásenie jedným kliknutím.

Automatizácia obchodných procesov pre papierenský a obalový priemysel


PaperOffice DMS pre papierenský a obalový priemysel umožňuje plynulý tok informácií vďaka digitalizácii a automatizácii obchodných procesov.

Profesionálny tip

Písomné dokumenty, zmluvy, návrhy, faktúry, dodacie listy a mnoho ďalšieho sú vďaka digitalizácii nahradené elektronickými dokumentmi, čím sa optimalizujú všetky pracovné procesy na maximum.

Integrovaná umelá inteligencia umožňuje, aby boli obchodné procesy do značnej miery automatizované, urýchľovali vaše procesy a zvyšovali úspech a spokojnosť.

Digitalizácia v papierenskom a obalovom priemysle

Spoločnosti z papierenského a obalového priemyslu výrazne profitujú z využívania vhodnej správy údajov, pretože každý deň dostávajú papierové dokumenty.

Takto firmy v papierenskom a obalovom priemysle denne generujú dôležité dokumenty:

Spisy, náčrty, návrhy, externé listy, výskum, znalecké posudky a mnoho ďalšieho. Tie prichádzajú nielen poštou, mnohé listy prichádzajú aj e-mailom.

Všetky tieto dokumenty je potrebné digitalizovať, ak prídu v papierovej forme, vyžadujú štruktúrované podanie, priradenie úloh a pracovného postupu a musia byť okamžite k dispozícii na požiadanie.

Je veľmi dôležité, aby boli dodržané dôležité lehoty a aby sa prijali právne opatrenia na uchovávanie dokumentov. PaperOffice DMS vám poskytne jasnú štruktúru vo vašich dokumentoch a pomôže vám vyrovnať sa so záplavou informácií.

PaperOffice DMS vám poskytne jasnú štruktúru vo vašich dokumentoch a pomôže vám vyrovnať sa so záplavou informácií.

Man balances delivery forwarding agency
Capturing, processing, sharing, searching and tracking your documents becomes very easy with the use of PaperOffice DMS

PaperOffice eliminuje všetky časovo náročné prekážky a vytvára jasný prehľad o dôležitých dokumentoch, ako sú zmluvy alebo listy, tým, že ich v budúcnosti spravuje digitálne v PaperOffice.

V posledných rokoch sa udržateľnosť etablovala ako jeden z najsilnejších trendov v papierenskom a obalovom priemysle. Pre budúce nákupy bude rozhodujúca environmentálna kompatibilita a viacúčelová vhodnosť. Ísť zelenou cestou však už neznamená, že zákazníci sú ochotní zaplatiť vyššiu cenu alebo kompromis v kvalite, skôr tieto dva aspekty kvality a udržateľnosti idú ruka v ruke, pokiaľ ide o flexibilné balenie.

Prečo je softvér na správu dokumentov ideálnym riešením?

Systém správy dokumentov PaperOffice prináša organizáciu a ochranu údajov pod jednu kapotu. Inovatívny systém poskytuje zjednodušené vyhľadávacie a vyhľadávanie nástrojov, ktoré skracujú čas odozvy a zabezpečujú, aby sa dokumenty nikdy nestratili, čo je pre podniky vždy zadosťučinením.

PaperOffice nerozlišuje medzi typmi dokumentov bez ohľadu na to, či potrebujete pomoc pri správe zmlúv, podaní, účtov, rozsudkov a e-mailovej korešpondencie: vďaka systému správy dokumentov PaperOffice sú vaše predchádzajúce procesy vo vašej spoločnosti digitalizované, čo ich robí efektívnejšími, transparentnejšími a výrazne flexibilnejšími.

Pretože bez ohľadu na to, v akej forme dokumenty prichádzajú do spoločnosti, či už ako papierové dokumenty, súbory PDF, e-maily alebo fotografie, sú automaticky archivované a uložené v zabezpečenej databáze.

Vďaka integrovanej umelej inteligencii sa spúšťajú automatické pravidlá. Táto umelá inteligencia automaticky zoradí dokumenty do priečinkov, ako sú "Faktúra" a "Dodacie poznámky", uloží príslušné kľúčové slová a spustí digitálny pracovný postup uložený pre príslušný typ dokumentu.

Drawings for the packaging material
The right document management software solves the analogue-digital problem

Ako ísť bez papiera?

PaperOffice eliminuje všetky časovo náročné prekážky, vedie k úsporám nákladov, ako je odstránenie papierových dokumentov, a vytvára jasný prehľad o dôležitých dokumentoch, ako sú príjmy, zmluvy, dodacie listy alebo iné listy, tým, že ich v budúcnosti digitálne spravuje v PaperOffice .

Zachytenie, spracovanie, zdieľanie, vyhľadávanie a sledovanie dokumentov sa pomocou PaperOffice stáva veľmi jednoduchým.

Vďaka kontrolovanému prístupu, podrobným zoznamom úloh, ako aj schváleniam pomocou pracovných postupov a spoľahlivých e-mailových upozornení môžu zamestnanci efektívne dokončiť pridelené úlohy a oprávnené osoby môžu ľahko schváliť alebo odmietnuť schválenie.

PaperOffice spĺňa najvyššie bezpečnostné normy, ako je správa autorizácií alebo udelenie prístupových práv.

Používateľ definuje jednotlivé pracovné kroky presne rovnakým spôsobom, ako sa vykonávajú v spoločnosti, napríklad "zaznamenávanie", "kontrola", "uvoľnenie" a "zaúčtovanie" faktúr. Zodpovednosť môže byť pridelená nielen jednotlivým ľuďom, ale aj skupinám používateľov, ako sú "Účtovníctvo" alebo "Správa výstavby", aby kolega mohol okamžite zasiahnuť, ak zamestnanec chýba.

Procesne orientovaná správa dokumentov

Procesne orientovaná správa dokumentov zabezpečuje, že tieto dokumenty zostanú aktuálne s malým úsilím. PaperOffice vás tu podporuje rozsiahlym modulom úlohy a pracovného postupu.

Týmto spôsobom je možné vytvoriť určité procesné reťazce a existujúce prevádzkové procesy môžu byť definované na elektronických dokumentoch a čiastočne vykonané automaticky.

To predstavuje bezchybnú optimalizáciu procesov, pretože úlohu možno priradiť nielen zamestnancom s konkrétnymi používateľskými právami a obdobiami dokončenia, vyžadovať digitálne uvoľnenie, ale aj automaticky spustiť ďalšie akcie, ako sú e-mailové upozornenia alebo zmeny stavu dokumentu.

Týmto spôsobom je možné zmapovať všetky procesy dokumentov.

Pretože bez ohľadu na to, v akej forme dokumenty prichádzajú do spoločnosti, či už ako papierové dokumenty, súbory PDF, e-maily alebo fotografie, sú automaticky archivované a uložené v zabezpečenej databáze.

Dôležité zmluvy tak možno včas uznať a ukončiť alebo opätovne prerokovať. Vydanie dokumentu s digitálnym podpisom a e-mailovým upozornením namiesto pomalej papierovej pošty, neistý e-mail prispieva k lojalite zákazníkov.

Woman's hands go through stacks of paper
Large amounts of business information can be captured digitally, stored securely and passed on

Riešenie: osvedčené know-how

Nemá zmysel okamžite používať softvér na správu v praxi? to nielen spĺňa všetky požiadavky, ale je tiež ľahko naučiteľné a lacné?

PaperOffice DMS je osvedčené kompletné riešenie pre digitálnu prácu a s viac ako 20-ročnými skúsenosťami na trhu jedným z prvých priekopníkov DMS.

Obsah

Prečo je PaperOffice DMS tým správnym softvérom

Časový zisk pre dôležité veci, úspora nákladov odstránením papierových archívov, zlepšenie vašich služieb prostredníctvom schopnosti poskytovať informácie rýchlo a audit-proof a digitálna archivácia objemu dokumentov - to je zaručené PaperOffice DMS.

PaperOffice DMS je správny softvér, pretože prichádza so všetkým, čo spoločnosti z papierenského a obalového priemyslu potrebujú, ako napríklad:

Technológia OCR rozpoznáva nielen obsah dokumentu, ale aj všetky daňovo relevantné dátové polia, ako je číslo dokumentu, dátum, čistá, daň a hrubá suma. Importované údaje sú k dispozícii na kontrolu hodnotení, platobných transakcií a finančného účtovníctva. To šetrí únavné vstupné práce a znižuje chyby zaúčtovania.

Údaje vrátane miesta archivácie je možné exportovať k daňovému poradcovi jediným kliknutím.

  • Uchovávanie dokumentov vo všetkých digitálnych formátoch podľa zásad GDPR
  • Funkcie na predkladanie a opätovné odoslanie oneskorených dokumentov, ktoré si vyžadujú akciu
  • Funkcia samovzdelávania údajov s tagovaním a interným vyhľadávačom
  • Automatické priradenie novo pridaných dokumentov do správneho priečinka
  • Jednoduché vytváranie databázy a pripojenie databázy vrátane individuálne prispôsobiteľnej masky
  • Automatizované vytváranie šablón pre opakujúce sa procesy a operácie

Samozrejme, PaperOffice DMS umožňuje migráciu a integráciu existujúcich digitálnych dát z existujúcich softvérových riešení. PaperOffice DMS je rozhranie medzi analógovým a digitálnym.

Pomocou funkcie skenovania môže softvér používať skener alebo mobilný telefón na čítanie analógových dokumentov, plánov a fotografií do systému a ich digitalizáciu, pričom texty sa konvertujú na písma pomocou rozpoznávania OCR a môžu sa meniť v programoch balíka Office. Časové pečiatky a tvorba verzií zabezpečujú, že digitálny dokument zodpovedá analógovému originálu.

Bezpečnosť údajov je mimoriadne dôležitou otázkou, najmä v papierenskom a obalovom priemysle. To je dôvod, prečo PaperOffice DMS pracuje so šifrovacím kódom 1024bit, ale nielen to.

Všetky údaje sú prevedené do vlastného formátu, ktorý je nezávislý od operačného systému. Výsledkom je, že hackeri a vydierači musia najprv rozlúsknuť firewall operačného systému, potom šifrovanie a nakoniec zahraničný formát, čo sa doteraz nestalo. PaperOffice DMS má veľmi efektívny systém správy hesiel, takže v konečnom dôsledku ľudská bytosť, ktorá má byť považovaná za najväčšie slabé miesto každého počítača, nemôže spôsobiť žiadne škody.

Všetky digitálne údaje sú šifrované v PaperOffice DMS s 1024 bitmi a formát sa konvertuje. To má za následok také veľké prekážky pre hackerov a špiónov, že všetci doteraz zlyhali s PaperOffice DMS. Hierarchický systém správy hesiel zároveň bráni každému v prístupe ku všetkému.

Notebook in the Spediton warehouse with PaperOffice DMS
Traceability of important relationships thanks to digital folders and document folders

Dôležité argumenty pre zahrnutie PaperOffice DMS do rozpočtového plánovania. Nakoniec, PaperOffice DMS tiež presviedča tým, že sa zohľadňuje udržateľnosť a ochrana životného prostredia. Skôr či neskôr prebehne kompletná konverzia z analógových dokumentov do digitálnej formy a potom bude dobre pripravená verejná inštitúcia, ktorá už bude používať PaperOffice DMS.

Spracovanie digitálnych faktúr je výhodné aj pre mnohé spoločnosti v papierenskom a obalovom priemysle. Došlé faktúry môžu byť automatizované vďaka PaperOffice DMS a sú postúpené zodpovednému zamestnancovi. Proces ovládania a uvoľňovania prostredníctvom digitálneho vydania je tiež možné zvládnuť rýchlo a efektívne prostredníctvom systému.

Jediným kliknutím myšou je možné údaje vrátane miesta archivácie exportovať vášmu daňovému poradcovi alebo naopak.

Revízna a bezpečná archivácia: PaperOffice DMS technicky spĺňa zákonné požiadavky GoBD, GDPdU a DSGVO

Woman stamps a document
With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

PaperOffice DMS umožňuje pripojenie iného softvéru, napríklad ERP, a samozrejme prenos dokumentov z balíka Microsoft Office prostredníctvom vhodných rozhraní. PaperOffice DMS urýchľuje komunikáciu.

Termíny a plánované činnosti sa monitorujú a akcie sa automaticky spúšťajú v závislosti od požadovaného nastavenia. Objednávkové procesy môžu byť automatizované a dokonca aj zmeny, ktoré sú naplánované do budúcnosti, môžu byť zadané tak, aby nadobudli účinnosť v požadovanom čase.

Vďaka rozsiahlym funkciám možno PaperOffice DMS určite zaradiť do vyššieho segmentu podnikovej správy obsahu (ECM).

ECM zahŕňa celkovú správu všetkého obsahu v organizácii so zodpovedajúcou hierarchiou prístupu. PaperOffice DMS je schopný uložiť akýkoľvek obsah v digitálnej forme, zmeniť jeho obsah a formát a sprístupniť ho.

PaperOffice DMS má všetky funkcie ECM, a to vo vynikajúcom pomere ceny a výkonu, ako aj intuitívne naučiteľnú formu prevádzky, ktorá robí drahé externé alebo interné školenie zbytočným. Namiesto toho sú k dispozícii bezplatné videonávody, aby ste si zvykli na rôzne ponuky. PaperOffice DMS sa môže stať organizačným centrom v každej spoločnosti, a to takmer rýchlosťou svetla.

Spoločnosti z papierenského a obalového priemyslu profitujú zo správy digitálnych dokumentov

38% všetkých spoločností, ktoré sa zúčastnili prieskumu, jednoducho nemá čas na digitalizáciu svojich procesov. Odporúčame postup, ktorý začína základným procesom, skenovaním analógových dokumentov súčasne so spracovaním. Týmto spôsobom by skupina ľudí, ktorí pracujú s kopírovacím strojom každý deň, mohla byť tiež poučená, pokiaľ je to možné, aby skenovali archív kúsok po kúsku.

Vďaka automatickému rozpoznávaniu dokumentov s konzistentnými vlastnosťami môže PaperOffice DMS vždy priradiť všetky naskenované dokumenty k správnemu miestu uloženia v digitálnej pamäti. Má zmysel začať skenovať archív s najnovšími položkami, aby sa ďalej zmenšila veľkosť analógového archívu, keď uplynie doba uchovávania. Okrem toho máme veľa návodov, ako vďaka skeneru dosiahnuť bezpapierovú kanceláriu.

PaperOffice DMS je rozhranie medzi analógovým a digitálnym. Pomocou funkcie skenovania môže softvér čítať analógové dokumenty, plány a fotografie do systému prostredníctvom skenera a digitalizovať ich, pričom texty sa konvertujú na písma pomocou rozpoznávania OCR, ktoré je možné meniť v programoch balíka Office. Časové pečiatky a tvorba verzií zabezpečujú, že digitálny dokument zodpovedá analógovému originálu.

Optimalizujte svoj pracovný čas až o 7,5% v porovnaní s papierovou prácou vďaka použitiu PaperOffice DMS.

Ušetrite čas hľadaním, smerovaním a zdieľaním dokumentov.

S digitálnymi pečiatkami môžu byť dokumenty doplnené o ďalšie informácie a dokonca ovládať podrobné pracovné postupy. Funkcia úlohy a pracovného postupu zase zabezpečuje, že termíny sú dodržané a dokončené.

Dostupné hodnotiace mechanizmy, kontrolované umelou inteligenciou integrovanou v PaperOffice DMS, umožňujú hodnotenia a štatistické zisťovania materiálnych tokov vyskytujúcich sa v spoločnosti.

PaperOffice DMS so svojimi mnohými nástrojmi na správu je ideálnym softvérom pre papierenský a obalový priemysel, ktorý umožňuje bezpečný a bleskurýchly prístup ku všetkým údajom potrebným pre čo najlepšie poradenstvo zákazníkom. Zároveň môže byť PaperOffice DMS použitý na riadenie všetkých záležitostí, ktoré inak vznikajú v obchodných operáciách.

Aby nedošlo len k rozmanitosti v správe dokumentov a ochrane údajov, PaperOffice DMS odporúča používať interné sieťové úložisko (NAS) so záložnou funkciou, čo znižuje pravdepodobnosť úplnej straty na minimum a zároveň predstavuje interný cloud, ktorý na rozdiel od cloudov od externých poskytovateľov skutočne chráni pred nechceným prístupom vládnych alebo mimovládnych orgánov.

FAQs

Na záver odpovedáme na niekoľko často kladených otázok na túto tému "Digitalizácia pre papierenský a obalový priemysel":

Ako môžu zamestnanci získať prístup k paperoffice?

Vďaka decentralizovanej a modernej programovej architektúre môže byť PaperOffice použitý na takmer akomkoľvek zariadení - od klasických počítačov cez smartfóny / tablety až po televízory.

Čo sa stane s údajmi, ak PaperOffice neexistuje?

Nestane sa to, ale aby sme vás uistili: Svoje údaje môžete exportovať kedykoľvek, pretože PaperOffice je založený na otvorenej databázovej štruktúre, k svojim údajom máte kedykoľvek prístup.

Ochrana údajov o téme: Kde sú uložené všetky dokumenty?

PaperOffice bude ukladať všetky dokumenty interne so šifrovaním na vysokej úrovni, je napríklad imúnny voči krádežiam údajov a prekračuje všetky požiadavky GDPR a GOBD.
Vyhnite sa chybám: NIKDY neukladajte údaje do cloudu tretích strán!

Dá sa PaperOffice prispôsobiť presne špecifikáciám?

Áno, PaperOffice môže byť 100% prispôsobený zamýšľanému použitiu, aby sa zabezpečila bezproblémová integrácia do existujúcich procesov a systémov. Dokonca aj programové rozhranie môže byť plne navrhnuté a voľne prispôsobené.

Záver

PaperOffice DMS podporuje spoločnosti z papierenského a obalového priemyslu a ponúka zodpovedajúce rozhrania pre iný softvér, pripojenie API a môže byť kedykoľvek rozšírený podľa vašich predstáv. Softvér sa ľahko učí a dá sa ľahko integrovať do každodennej praxe bez toho, aby spôsoboval absencie na tréningové účely.

PaperOffice DMS odporúča používať NAS (sieťou podporované dátové úložisko) s funkciou zálohovania, aby sa dôležité údaje nestratili ani nesledovali v cloudoch tretích strán.

PaperOffice DMS v konečnom dôsledku zaujme veľmi dobrým pomerom ceny a výkonu a obrovským know-how prostredníctvom viac ako 20 rokov praktických skúseností.

To hovoria naši zákazníci

Prípadová štúdia

Automatizované spracovanie faktúr

15 dôvodov, prečo by ste mali používať správu dokumentov so skenerom

Spracovanie digitálnych faktúr v kombinácii so systémom správy dokumentov (DMS) významne prispieva k efektivite a úspechu vašej spoločnosti a k bezpapierovej kancelárii. Potreba spracovania digitálnych faktúr je teraz dôležitým aspektom pre každého.