Digitalizácia pre papierenský a obalový priemysel

Prečo je PaperOffice DMS tým správnym softvérom

Časový zisk pre dôležité veci, úspora nákladov odstránením papierových archívov, zlepšenie vašich služieb prostredníctvom schopnosti poskytovať informácie rýchlo a audit-proof a digitálna archivácia objemu dokumentov - to je zaručené PaperOffice DMS.

PaperOffice DMS je správny softvér, pretože prichádza so všetkým, čo spoločnosti z papierenského a obalového priemyslu potrebujú, ako napríklad:

Technológia OCR rozpoznáva nielen obsah dokumentu, ale aj všetky daňovo relevantné dátové polia, ako je číslo dokumentu, dátum, čistá, daň a hrubá suma. Importované údaje sú k dispozícii na kontrolu hodnotení, platobných transakcií a finančného účtovníctva. To šetrí únavné vstupné práce a znižuje chyby zaúčtovania.

Údaje vrátane miesta archivácie je možné exportovať k daňovému poradcovi jediným kliknutím.

• Uchovávanie dokumentov vo všetkých digitálnych formátoch podľa zásad GDPR
• Funkcie na predkladanie a opätovné odoslanie oneskorených dokumentov, ktoré si vyžadujú akciu
• Funkcia samovzdelávania údajov s tagovaním a interným vyhľadávačom
• Automatické priradenie novo pridaných dokumentov do správneho priečinka
• Jednoduché vytváranie databázy a pripojenie databázy vrátane individuálne prispôsobiteľnej masky
• Automatizované vytváranie šablón pre opakujúce sa procesy a operácie

Samozrejme, PaperOffice DMS umožňuje migráciu a integráciu existujúcich digitálnych dát z existujúcich softvérových riešení. PaperOffice DMS je rozhranie medzi analógovým a digitálnym.

Pomocou funkcie skenovania môže softvér používať skener alebo mobilný telefón na čítanie analógových dokumentov, plánov a fotografií do systému a ich digitalizáciu, pričom texty sa konvertujú na písma pomocou rozpoznávania OCR a môžu sa meniť v programoch balíka Office. Časové pečiatky a tvorba verzií zabezpečujú, že digitálny dokument zodpovedá analógovému originálu.

Bezpečnosť údajov je mimoriadne dôležitou otázkou, najmä v papierenskom a obalovom priemysle. To je dôvod, prečo PaperOffice DMS pracuje so šifrovacím kódom 1024bit, ale nielen to.

Všetky údaje sú prevedené do vlastného formátu, ktorý je nezávislý od operačného systému. Výsledkom je, že hackeri a vydierači musia najprv rozlúsknuť firewall operačného systému, potom šifrovanie a nakoniec zahraničný formát, čo sa doteraz nestalo. PaperOffice DMS má veľmi efektívny systém správy hesiel, takže v konečnom dôsledku ľudská bytosť, ktorá má byť považovaná za najväčšie slabé miesto každého počítača, nemôže spôsobiť žiadne škody.

Všetky digitálne údaje sú šifrované v PaperOffice DMS s 1024 bitmi a formát sa konvertuje. To má za následok také veľké prekážky pre hackerov a špiónov, že všetci doteraz zlyhali s PaperOffice DMS. Hierarchický systém správy hesiel zároveň bráni každému v prístupe ku všetkému.

Traceability of important relationships thanks to digital folders and document folders

Dôležité argumenty pre zahrnutie PaperOffice DMS do rozpočtového plánovania. Nakoniec, PaperOffice DMS tiež presviedča tým, že sa zohľadňuje udržateľnosť a ochrana životného prostredia. Skôr či neskôr prebehne kompletná konverzia z analógových dokumentov do digitálnej formy a potom bude dobre pripravená verejná inštitúcia, ktorá už bude používať PaperOffice DMS.

Spracovanie digitálnych faktúr je výhodné aj pre mnohé spoločnosti v papierenskom a obalovom priemysle. Došlé faktúry môžu byť automatizované vďaka PaperOffice DMS a sú postúpené zodpovednému zamestnancovi. Proces ovládania a uvoľňovania prostredníctvom digitálneho vydania je tiež možné zvládnuť rýchlo a efektívne prostredníctvom systému.

Jediným kliknutím myšou je možné údaje vrátane miesta archivácie exportovať vášmu daňovému poradcovi alebo naopak.

Revízna a bezpečná archivácia: PaperOffice DMS technicky spĺňa zákonné požiadavky GoBD, GDPdU a DSGVO

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

PaperOffice DMS umožňuje pripojenie iného softvéru, napríklad ERP, a samozrejme prenos dokumentov z balíka Microsoft Office prostredníctvom vhodných rozhraní. PaperOffice DMS urýchľuje komunikáciu.

Termíny a plánované činnosti sa monitorujú a akcie sa automaticky spúšťajú v závislosti od požadovaného nastavenia. Objednávkové procesy môžu byť automatizované a dokonca aj zmeny, ktoré sú naplánované do budúcnosti, môžu byť zadané tak, aby nadobudli účinnosť v požadovanom čase.

Vďaka rozsiahlym funkciám možno PaperOffice DMS určite zaradiť do vyššieho segmentu podnikovej správy obsahu (ECM).

ECM zahŕňa celkovú správu všetkého obsahu v organizácii so zodpovedajúcou hierarchiou prístupu. PaperOffice DMS je schopný uložiť akýkoľvek obsah v digitálnej forme, zmeniť jeho obsah a formát a sprístupniť ho.

PaperOffice DMS má všetky funkcie ECM, a to vo vynikajúcom pomere ceny a výkonu, ako aj intuitívne naučiteľnú formu prevádzky, ktorá robí drahé externé alebo interné školenie zbytočným. Namiesto toho sú k dispozícii bezplatné videonávody, aby ste si zvykli na rôzne ponuky. PaperOffice DMS sa môže stať organizačným centrom v každej spoločnosti, a to takmer rýchlosťou svetla.

Spoločnosti z papierenského a obalového priemyslu profitujú zo správy digitálnych dokumentov

38% všetkých spoločností, ktoré sa zúčastnili prieskumu, jednoducho nemá čas na digitalizáciu svojich procesov. Odporúčame postup, ktorý začína základným procesom, skenovaním analógových dokumentov súčasne so spracovaním. Týmto spôsobom by skupina ľudí, ktorí pracujú s kopírovacím strojom každý deň, mohla byť tiež poučená, pokiaľ je to možné, aby skenovali archív kúsok po kúsku.

Vďaka automatickému rozpoznávaniu dokumentov s konzistentnými vlastnosťami môže PaperOffice DMS vždy priradiť všetky naskenované dokumenty k správnemu miestu uloženia v digitálnej pamäti. Má zmysel začať skenovať archív s najnovšími položkami, aby sa ďalej zmenšila veľkosť analógového archívu, keď uplynie doba uchovávania. Okrem toho máme veľa návodov, ako vďaka skeneru dosiahnuť bezpapierovú kanceláriu.

PaperOffice DMS je rozhranie medzi analógovým a digitálnym. Pomocou funkcie skenovania môže softvér čítať analógové dokumenty, plány a fotografie do systému prostredníctvom skenera a digitalizovať ich, pričom texty sa konvertujú na písma pomocou rozpoznávania OCR, ktoré je možné meniť v programoch balíka Office. Časové pečiatky a tvorba verzií zabezpečujú, že digitálny dokument zodpovedá analógovému originálu.

Optimalizujte svoj pracovný čas až o 7,5% v porovnaní s papierovou prácou vďaka použitiu PaperOffice DMS.

Ušetrite čas hľadaním, smerovaním a zdieľaním dokumentov.

S digitálnymi pečiatkami môžu byť dokumenty doplnené o ďalšie informácie a dokonca ovládať podrobné pracovné postupy. Funkcia úlohy a pracovného postupu zase zabezpečuje, že termíny sú dodržané a dokončené.

Dostupné hodnotiace mechanizmy, kontrolované umelou inteligenciou integrovanou v PaperOffice DMS, umožňujú hodnotenia a štatistické zisťovania materiálnych tokov vyskytujúcich sa v spoločnosti.

PaperOffice DMS so svojimi mnohými nástrojmi na správu je ideálnym softvérom pre papierenský a obalový priemysel, ktorý umožňuje bezpečný a bleskurýchly prístup ku všetkým údajom potrebným pre čo najlepšie poradenstvo zákazníkom. Zároveň môže byť PaperOffice DMS použitý na riadenie všetkých záležitostí, ktoré inak vznikajú v obchodných operáciách.

Aby nedošlo len k rozmanitosti v správe dokumentov a ochrane údajov, PaperOffice DMS odporúča používať interné sieťové úložisko (NAS) so záložnou funkciou, čo znižuje pravdepodobnosť úplnej straty na minimum a zároveň predstavuje interný cloud, ktorý na rozdiel od cloudov od externých poskytovateľov skutočne chráni pred nechceným prístupom vládnych alebo mimovládnych orgánov.