Automatizácia obchodných procesov v gastronómii a hotelierstve
PaperOffice DMS pre gastronómiu umožňuje plynulý tok informácií medzi oddeleniami vďaka digitalizácii a automatizácii obchodných procesov.
Profesionálne tipy
Písomné dokumenty, zmluvy, návrhy, potvrdenia, dodacie listy a mnoho ďalšieho sa vďaka digitalizácii nahrádzajú elektronickými dokumentmi, čím sa optimalizujú všetky pracovné procesy na maximum.Integrovaná umelá inteligencia umožňuje, aby boli obchodné procesy do značnej miery automatizované, urýchľovali vaše procesy a zvyšovali úspech a spokojnosť.
Digitalizácia v gastronómii a hotelierstve
Ako cateringový a hotelový priemysel máte veľa dôležitých dokumentov, ktoré môžete spravovať:
Potvrdenia o zábave, faktúry, dodacie listy, zmluvy a oveľa viac. Preto sú stravovacie a hotelové podniky tie, ktoré výrazne profitujú z používania vhodného softvéru na správu dokumentov.
Bez vhodného systému správy dokumentov je veľa manuálneho úsilia.
Všetky tieto dokumenty je potrebné digitalizovať, ak prídu v papierovej forme, vyžadujú štruktúrované podanie, priradenie úloh a pracovného postupu a musia byť okamžite k dispozícii na požiadanie.
PaperOffice eliminuje všetky časovo náročné prekážky, vedie k úsporám nákladov, ako je odstránenie papierových dokumentov, a vytvára jasný prehľad o dôležitých dokumentoch, ako sú príjmy, zmluvy, dodacie listy alebo iné listy, tým, že ich v budúcnosti digitálne spravuje v PaperOffice .
Najlepším riešením je použitie dobre premysleného softvéru na správu dokumentov, ako je PaperOffice DMS.
Môžete tiež profitovať z digitálnych administratívnych úloh a sledovať všetky nájomné a servisné zmluvy, oficiálnu korešpondenciu, ktorá sa dáva na opätovné predloženie alebo je pridelená zamestnancom zadaním úlohy.
Digitálna a audítorská archivácia dokumentov a potvrdení v konečnom dôsledku vedie k právnej istote v súlade s ustanoveniami rámcovej smernice o vode.
Ako bezpapierové v gastronómii a hotelierstve?
PaperOffice eliminuje všetky časovo náročné prekážky, vedie k úsporám nákladov, ako je odstránenie papierových dokumentov, a vytvára jasný prehľad o dôležitých dokumentoch, ako sú príjmy, zmluvy, dodacie listy alebo iné listy, tým, že ich v budúcnosti digitálne spravuje v PaperOffice .
Zachytenie, spracovanie, zdieľanie, vyhľadávanie a sledovanie dokumentov sa pomocou PaperOffice stáva veľmi jednoduchým.
Vďaka kontrolovanému prístupu, podrobným zoznamom úloh, ako aj schváleniam pomocou pracovných postupov a spoľahlivých e-mailových upozornení môžu zamestnanci efektívne dokončiť pridelené úlohy a oprávnené osoby môžu ľahko schváliť alebo odmietnuť schválenie.
So softvérovým riešením PaperOffice DMS sa už žiadne dokumenty nestratia. A bez ohľadu na to, kde sa nachádzate, môžete získať prístup k dôležitým dokumentom v priebehu niekoľkých sekúnd.
Samozrejme, vždy pracujete s našimi systémami v súlade so zákonom a úplne audit-proof.
Procesne orientovaná správa dokumentov
Procesne orientovaná správa dokumentov zabezpečuje, že tieto dokumenty zostanú aktuálne s malým úsilím. PaperOffice vás tu podporuje rozsiahlym modulom úlohy a pracovného postupu.
Týmto spôsobom je možné vytvoriť určité procesné reťazce a existujúce prevádzkové procesy môžu byť definované na elektronických dokumentoch a čiastočne vykonané automaticky.
To predstavuje bezchybnú optimalizáciu procesov, pretože úlohu možno priradiť nielen zamestnancom s konkrétnymi používateľskými právami a obdobiami dokončenia, vyžadovať digitálne schválenie, ale aj automaticky spustiť ďalšie akcie, ako sú e-mailové upozornenia alebo zmeny stavu dokumentu.
Týmto spôsobom je možné zmapovať všetky procesy dokumentov.
Okrem celej škály ďalších výhod je PaperOffice DMS ideálnym nástrojom na kontrolu rôznych dokumentov.
Každý doklad, od faktúry za balenie nápojov zo supermarketu až po rôzne rezervácie, servisné exekúcie a zrušenie - všetko je možné uložiť v správnom chronologickom poradí a podľa potreby vyvolať.
Softvér na správu dokumentov, ako napríklad PaperOffice DMS, je najvhodnejší pre tieto úlohy. Pretože je to softvér na správu dokumentov, ktorý dokáže oveľa viac ako len správu dokumentov.
PaperOffice nerozlišuje medzi typmi dokumentov bez ohľadu na to, či potrebujete pomoc pri správe zmlúv, podaní a e-mailovej korešpondencie: vďaka systému správy dokumentov PaperOffice sú vaše predchádzajúce procesy v spoločnosti digitalizované , čo ich robí efektívnejšími, transparentnejšími a výrazne flexibilnejšími.
Pretože bez ohľadu na to, v akej forme dokumenty prichádzajú do spoločnosti, či už ako papierové dokumenty, súbory PDF, e-maily alebo fotografie, sú automaticky archivované a uložené v zabezpečenej databáze.
Dôležité zmluvy tak možno včas uznať a ukončiť alebo opätovne prerokovať. Vydanie dokumentu s digitálnym podpisom a e-mailovým upozornením namiesto pomalej papierovej pošty, neistý e-mail prispieva k lojalite zákazníkov.
Riešenie: osvedčené know-how
Nemá zmysel okamžite používať softvér na správu v praxi? to nielen spĺňa všetky požiadavky, ale je tiež ľahko naučiteľné a lacné?
PaperOffice DMS je osvedčené kompletné riešenie pre digitálnu prácu a s viac ako 20-ročnými skúsenosťami na trhu jedným z prvých priekopníkov DMS.
Oslavovať večierky, dobre sa stravovať bez toho, aby ste sa museli variť, zažiť niečo výnimočné, stretnúť sa s priateľmi, to je v krvi ľudí.
Nie nadarmo zaznamenalo reštauračné združenie DEHOGA za rok 2020 v reštauračnom priemysle celkovo takmer 158 000 firiem, vrátane nocľahu ubytovania, ako sú hotely či penzióny. Napríklad v Nemecku pripadá na 518 obyvateľov jedna spoločnosť zo sektora Gastro & Event.
Žiadny iný obchod v Nemecku sa nemôže pochváliť takou vysokou hustotou.
Aj keď je stravovacie odvetvie veľmi populárne ako podnikanie, nie je to v žiadnom prípade jednoduché, najmä preto, že právny rámec je spojený s čoraz viac predpismi, ako je povinnosť poskytnúť potvrdenie alebo povinnosť používať registračnú pokladnicu. Spravidla to majú "dospelé" rodinné podniky o niečo jednoduchšie a Nemecko má v tomto ohľade dlhú tradíciu.
Čo sa týka obsahu, z hľadiska gastronómie a udalostí v dnešnom globalizovanom svete, odvtedy až po 21. storočie, sa toho udialo veľa. Rovnako ako existujú rôzne gastronomické ponuky, konajú sa aj podujatia všetkého druhu. Preto je organizačné úsilie obrovské a vyžaduje si primeranú administratívu, aby sa udržal prehľad.
Existuje široká škála gastronomického softvéru, ktorý sa používa hlavne na rezerváciu objednávok, vytváranie príjmov a správny výpočet daní. Ale čo všetko ostatné? Nie je nezvyčajné, že organizátori podujatí alebo reštaurátori nájdu správu zásuvky s pomerne chaotickým vzhľadom.
Jedným z dôvodov je, že papier stále zohráva významnú úlohu v gastronómii a riadení udalostí. Dodacie listy, faktúry, zmluvy, ponuky a iné veci doslova vlečú do domu, jednoducho preto, že v stravovacom priemysle je osobný kontakt s reštaurátorom dôležitejší pre dodávateľov a zástupcov ako v ktoromkoľvek inom odvetví. Dodacie listy a podobne si môžete priniesť so sebou hneď. Ale aký je najjednoduchší spôsob, ako vytvoriť poriadok a udržať si prehľad? PaperOffice DMS je odpoveďou na túto otázku.
PaperOffice DMS vytvára jasné výhody v gastronómii
Vďaka PaperOffice DMS je možné bez problémov realizovať bezproblémovú integráciu softvéru DMS do existujúcej IT infraštruktúry hotelového a stravovacieho priemyslu, čo znamená aj optimalizáciu obchodných procesov.
Softvér na správu dokumentov prevádza analógové dokumenty na digitálne dáta, a to aj pomocou fotoaparátu mobilného telefónu. Pretože správa potvrdení o pohostinstve a dodacích listov by sa v tomto odvetví nemala podceňovať.
Vďaka použitiu PaperOffice DMS a pripojeniu skenera dostupného z továrne môžu zamestnanci bez veľkého úsilia digitalizovať prichádzajúce analógové dokumenty. Tým sa zabezpečí, že všetky dôležité dokumenty sa dajú kedykoľvek nájsť.
Okrem toho je možné papierové dokumenty nahrávať pomocou smartfónu alebo tabletu a tieto je možné posielať priamo do notebooku s operačným systémom Windows, napríklad vďaka integrovanej funkcii pošty "Dropmail". Tu zase PaperOffice DMS umožňuje import obrázkov a prevádza ich do textových formátov, samozrejme, formát fotografie je zachovaný.
Softvér OCR integrovaný v PaperOffice DMS rozlišuje medzi logom a normálnym textom. Dodacie listy od partnerských spoločností alebo potvrdenia o pohostinstve možno nájsť rýchlo kedykoľvek, napríklad počas výskumu, pomocou vyhľadávania OCR, čím sa zabezpečí čo najväčšia transparentnosť a právna istota.
Archivácia môže byť tiež vykonaná tak, aby boli všetky nasledujúce dokumenty od odosielateľa rozpoznané a automaticky priradené.
Okrem toho paperoffice DMS ponúka reštaurátorom a manažérom udalostí ďalšie praktické nástroje, ako je funkcia pracovného postupu, ideálna na kontrolu udalostí, automatizované vytváranie šablón, ako sú ponuky, a štatistické hodnotenia, ako je frekvencia zákazníkov alebo spotreba nápojov.< /p>
Dôležité argumenty pre zahrnutie PaperOffice DMS do rozpočtového plánovania. Nakoniec, PaperOffice DMS tiež presviedča tým, že sa zohľadňuje udržateľnosť a ochrana životného prostredia. Skôr či neskôr prebehne kompletná konverzia z analógových dokumentov do digitálnej formy a potom bude dobre pripravená verejná inštitúcia, ktorá už bude používať PaperOffice DMS.
Spracovanie digitálnych faktúr je výhodné aj pre mnohé spoločnosti v gastronómii a hotelierstve. Došlé faktúry môžu byť automatizované vďaka PaperOffice DMS a sú postúpené zodpovednému zamestnancovi. Proces ovládania a uvoľňovania prostredníctvom digitálneho vydania je tiež možné zvládnuť rýchlo a efektívne prostredníctvom systému.
Jediným kliknutím myšou je možné údaje vrátane miesta archivácie exportovať vášmu zákazníkovi, daňovému poradcovi alebo naopak.
Revízna a bezpečná archivácia: PaperOffice DMS technicky spĺňa zákonné požiadavky GoBD, GDPdU a DSGVO
PaperOffice DMS umožňuje pripojenie iného softvéru, napríklad ERP, a samozrejme prenos dokumentov z balíka Microsoft Office prostredníctvom vhodných rozhraní. PaperOffice DMS urýchľuje komunikáciu v obchode a výrobe s dodávateľmi a zákazníkmi.
Termíny a plánované činnosti sa monitorujú a akcie sa automaticky spúšťajú v závislosti od požadovaného nastavenia. Objednávkové procesy môžu byť automatizované a dokonca aj zmeny, ktoré sú naplánované do budúcnosti, môžu byť zadané tak, aby nadobudli účinnosť v požadovanom čase.
Vďaka rozsiahlym funkciám možno PaperOffice DMS určite zaradiť do vyššieho segmentu podnikovej správy obsahu (ECM).
ECM zahŕňa celkovú správu všetkého obsahu v organizácii so zodpovedajúcou hierarchiou prístupu. PaperOffice DMS je schopný uložiť akýkoľvek obsah v digitálnej forme, zmeniť jeho obsah a formát a sprístupniť ho.
PaperOffice DMS má všetky funkcie ECM, a to vo vynikajúcom pomere ceny a výkonu, ako aj intuitívne naučiteľnú formu prevádzky, ktorá robí drahé externé alebo interné školenie zbytočným. Namiesto toho sú k dispozícii bezplatné videonávody, aby ste si zvykli na rôzne ponuky. PaperOffice DMS sa tak môže stať organizačným oporným bodom v každej spoločnosti v obchode a výrobe, a to takmer rýchlosťou svetla.
Spoločnosti zo stravovacieho a hotelierskeho priemyslu profitujú zo správy digitálnych dokumentov
S PaperOffice DMS však existuje oveľa viac možností pre reštaurátorov. Napríklad správa zásob vrátane trvalého alebo kľúčového inventára dátumu. Základom pre PaperOffice DMS sú prepojené používateľské účty v sieti. Ukladanie údajov týchto používateľských účtov je kombinované v centrálnej databáze. Dokumenty je možné ovládať prostredníctvom umelej inteligencie s rôznymi algoritmami, ktoré možno použiť na spustenie automatizovaných procesov.
Optimalizujte svoj pracovný čas až o 7,5% v porovnaní s papierovou prácou vďaka použitiu PaperOffice DMS.
Ušetrite čas hľadaním, smerovaním a zdieľaním dokumentov.
S digitálnymi pečiatkami môžu byť dokumenty doplnené o ďalšie informácie a dokonca ovládať podrobné pracovné postupy. Funkcia úlohy a pracovného postupu zase zabezpečuje, že termíny sú dodržané a dokončené.
PaperOffice DMS má šikovnú navigáciu menu, ktorá je logicky štruktúrovaná a umožňuje intuitívne ovládanie v mnohých oblastiach. Videonávody dostupné bezplatne na internete poskytujú dodatočnú podporu a samozrejme školenia sa môžu v prípade potreby konať aj priamo v sídle spoločnosti zákazníka.
Okrem dokumentovania rôznych typov fáz je PaperOffice DMS rovnako vhodný na podporu logistických úloh pri obstarávaní materiálu. Vďaka možnostiam nastavenia databáz v PaperOffice DMS je možné monitorovať nákup materiálu a spotrebu materiálu a priradiť mu úrovne varovania. Interná umelá inteligencia sa môže použiť na vytvorenie šablón, ktoré automaticky reagujú, ak existujú úzke miesta alebo nedostatky, napríklad ak sa zadávajú opakované objednávky, hoci existujúce množstvo by malo byť v skutočnosti dostatočné. Na tento účel je možné použiť funkciu pracovného postupu, s ktorou môžu zodpovední zamestnanci spoločnosti porovnať plnenie svojich úloh.
PaperOffice DMS v gastronómii a hotelierstve, aby kontakt s hosťom nebol zanedbaný kvôli všetkým papierom.
FAQs
Nakoniec odpovedáme na niekoľko ďalších často kladených otázok na danú tému. "Digitalizácia v gastronómii a hotelierstve":
Ako môžu zamestnanci získať prístup k paperoffice?
Vďaka decentralizovanej a modernej programovej architektúre môže byť PaperOffice použitý na takmer akomkoľvek zariadení - od klasických počítačov cez smartfóny / tablety až po televízory.
Čo sa stane s údajmi, ak PaperOffice neexistuje?
Nestane sa to, ale aby sme vás uistili: Svoje údaje môžete exportovať kedykoľvek, pretože PaperOffice je založený na otvorenej databázovej štruktúre, k svojim údajom máte kedykoľvek prístup.
Ochrana údajov o téme: Kde sú uložené všetky dokumenty?
PaperOffice bude ukladať všetky dokumenty interne so šifrovaním na vysokej úrovni, čím sa stane imúnnym voči krádeži údajov, napríklad, a prekročí všetky požiadavky GDPR a GOBD.
Vyhnite sa chybám: NIKDY neukladajte údaje do cloudu tretích strán!
Dá sa PaperOffice prispôsobiť presne špecifikáciám?
Áno, PaperOffice môže byť 100% prispôsobený zamýšľanému použitiu, aby sa zabezpečila bezproblémová integrácia do existujúcich procesov a systémov. Dokonca aj programové rozhranie môže byť plne navrhnuté a voľne prispôsobené.
Záver
PaperOffice DMS podporuje cateringový a hotelový priemysel a ponúka vhodné rozhrania pre iný softvér, API pripojenia a je možné ho kedykoľvek rozšíriť podľa vašich predstáv. Softvér sa ľahko učí a dá sa ľahko integrovať do každodennej praxe bez toho, aby spôsoboval absencie na tréningové účely.
PaperOffice DMS odporúča používať NAS (sieťou podporované dátové úložisko) s funkciou zálohovania, aby sa dôležité údaje nestratili ani nesledovali v cloudoch tretích strán.
PaperOffice DMS v konečnom dôsledku zaujme veľmi dobrým pomerom ceny a výkonu a obrovským know-how prostredníctvom viac ako 20 rokov praktických skúseností.