Digitálne špecializované riešenia vo financiách
Automatizácia obchodných procesov a špecializované riešenia pre financie sú predpokladom efektívnosti a úspechu. Jeho potreba už nie je voliteľným luxusom, ale nevyhnutnosťou, aby zostala konkurencieschopná v dlhodobom horizonte.
Profesionálne tipy
Dôležité dokumenty v existujúcej papierovej forme, ako sú podania, výpisy z účtu, zmluvy, externé listy, zmenky, správy, sú vďaka digitalizácii nahradené elektronickými dokumentmi a optimalizujú tak všetky pracovné procesy na maximum.PaperOffice nielenže umožňuje správu dokumentov, ale tiež jej umožňuje okamžitý prístup k digitálnym zákazníckym a úverovým súborom.
Digitalizácia v oblasti financií a bankovníctva
S dnešnou záplavou digitálnych a papierových údajov sa musí zabezpečiť, aby sa dôležité dokumenty nestratili a boli k dispozícii v správnom čase, pretože finančné inštitúcie a banky výrazne profitujú z využívania vhodného spravovania údajov - dostávajú dôležité dokumenty s vysokou úrovňou utajenia a okamžitými požiadavkami na dokončenie.
Finančné inštitúcie a banky výrazne profitujú z využívania vhodnej správy údajov, ktorá spĺňa všetky požiadavky.
Dôležité dokumenty, ako sú podania, zmluvy, účty a externé listy, neprichádzajú len poštou. Mnoho zákazníckych listov prichádza aj e-mailom. Pritom sa musí zachovať úplný prehľad zodpovedností, termínov, nákladov a úloh a musia sa zaručiť bezpečnostné normy.
Všetky tieto dokumenty je potrebné digitalizovať, ak prídu v papierovej forme, vyžadujú štruktúrované podanie, priradenie úloh a pracovného postupu a musia byť okamžite k dispozícii na požiadanie.
Pretože všetky procesy vo financiách vyžadujú dokonalý tok informácií a štruktúrované vykonávanie. Potrebné výhody je možné dosiahnuť len vďaka digitalizácii.
Pretože archív digitálnych dokumentov umožňuje okamžitý prístup ku všetkým potrebným dokumentom a účasť na schvaľovacích procesoch. Nezáleží na tom, či ste v kancelárii, pracujete z domu alebo na služobnej ceste.
Je veľmi dôležité, aby boli dodržané dôležité lehoty a aby sa prijali právne opatrenia na uchovávanie dokumentov.
PaperOffice DMS vám poskytne jasnú štruktúru vo vašich dokumentoch a pomôže vám vyrovnať sa so záplavou informácií.
PaperOffice eliminuje všetky časovo náročné prekážky a vytvára jasný prehľad o dôležitých dokumentoch, ako sú zmluvy alebo listy, tým, že ich v budúcnosti spravuje digitálne v PaperOffice.
Konverzia dokumentov na riešenia
Vo finančnom priemysle a bankách sa každý deň používa veľa papiera a vyrába sa obrovské množstvo dokumentov. Na jednej strane, pretože procesy sú pomerne zložité, vedie to k veľkým horám papiera, obrovskému množstvu údajov, ale aj k dlhému procesu vyhľadávania. Okrem toho musia byť dokumenty uložené, indexované, klasifikované a v prípade potreby zdieľané s kolegami.
Systém správy dokumentov PaperOffice prináša organizáciu a ochranu údajov pod jednu kapotu. Inovatívny systém poskytuje zjednodušené nástroje vyhľadávania a vyhľadávania, ktoré skracujú čas odozvy a zabezpečujú, aby sa dokumenty nikdy nestratili, s čím sú finančné inštitúcie vždy spokojné.
To je PaperOffice DMS, softvér na správu dokumentov, ktorý dokáže oveľa viac ako len správu dokumentov.
PaperOffice nerozlišuje medzi typmi dokumentov bez ohľadu na to, či potrebujete pomoc pri správe zmlúv, podaní a e-mailovej korešpondencie: vďaka systému správy dokumentov PaperOffice sa vaše predchádzajúce procesy vo vašej spoločnosti digitalizovali, čím sa stali efektívnejšími, transparentnejšími a výrazne flexibilnejšími.
Pretože bez ohľadu na to, v akej forme dokumenty prichádzajú do spoločnosti, či už ako papierové dokumenty, súbory PDF, e-maily alebo fotografie, sú automaticky archivované a uložené v zabezpečenej databáze.
Dôležité zmluvy tak možno včas uznať a ukončiť alebo opätovne prerokovať. Vydanie dokumentu s digitálnym podpisom a e-mailovým upozornením namiesto pomalej papierovej pošty, neistý e-mail prispieva k lojalite zákazníkov.
Kontrola prístupu a väčšia transparentnosť
Vďaka integrovanej umelej inteligencii sa spúšťajú automatické pravidlá. Táto umelá inteligencia automaticky zoradí dokumenty do priečinkov, ako sú "Faktúra" a "Bankové výpisy", uloží zodpovedajúce kľúčové slová a spustí digitálny pracovný postup uložený pre príslušný typ dokumentu.
Pre finančné inštitúcie a banky to znamená vedenie veľmi rozsiahleho súboru klientov alebo klientov, ktorý musí mať aj niekoľko špeciálnych funkcií. Musia sa napríklad dodržiavať zásady GDPR a samozrejme finančné inštitúcie podliehajú bezpodmienečnej povinnosti mlčanlivosti, ktorá sa netýka len ústnych vyhlásení, ale aj bezpečného uchovávania dokumentov chránených pred neoprávnenými osobami. Existuje tiež povinnosť dodržiavať zákonné a zmluvne dohodnuté lehoty.
V niektorých prípadoch môže mať nedodržanie týchto lehôt trestnoprávne následky, ale väčšinou len občianskoprávne následky. Ochrana obchodného tajomstva ich klientov má tiež prvoradý význam pre finančné inštitúcie.
PaperOffice spĺňa najvyššie bezpečnostné normy , ako je správa autorizácií alebo udeľovanie prístupových povolení. Používateľ definuje jednotlivé pracovné kroky presne tak, ako by bežali, napríklad "nahrávanie", "kontrola", "uvoľnenie" a "rezervácia" faktúr.
Zodpovednosť môže byť pridelená nielen jednotlivým ľuďom, ale aj skupinám používateľov, ako je "Účtovníctvo" alebo "IT oddelenie", aby kolega mohol okamžite zasiahnuť, ak zamestnanec chýba.
Technológia OCR rozpoznáva nielen obsah dokumentu, ale aj všetky daňovo relevantné dátové polia, ako je číslo dokumentu, dátum, čistá, daň a hrubá suma. Importované údaje sú k dispozícii na kontrolu hodnotení, platobných transakcií a finančného účtovníctva. To šetrí únavné vstupné práce a znižuje chyby zaúčtovania.
Jediným kliknutím myšou je možné údaje vrátane umiestnenia archivácie exportovať k zákazníkovi alebo naopak.
Riešenie: osvedčené know-how
Nemá zmysel okamžite používať softvér na správu v praxi? to nielen spĺňa všetky požiadavky, ale je tiež ľahko naučiteľné a lacné?
PaperOffice DMS je osvedčené kompletné riešenie pre digitálnu prácu a s viac ako 20-ročnými skúsenosťami na trhu jedným z prvých priekopníkov DMS.
Perfektné finančné pracovné postupy
Finančné inštitúcie, ako aj poskytovatelia služieb a banky musia spracovávať dokumenty pre všetky obchodné transakcie. Neustály ďalší rozvoj obchodných modelov neustále vytvára nové výzvy. To, čo potrebujú, je dobrý systém správy dokumentov.
PaperOffice DMS je správny softvér, pretože prichádza so všetkým, čo finančné inštitúcie a banky potrebujú, ako napríklad:
- Uchovávanie dokumentov vo všetkých digitálnych formátoch podľa zásad GDPR/li>
- Funkcie na predkladanie a opätovné odoslanie oneskorených dokumentov, ktoré si vyžadujú akciu
- Funkcia samovzdelávania údajov s tagovaním a interným vyhľadávačom
- Automatické priradenie novo pridaných dokumentov do správneho priečinka
- Jednoduché vytváranie databázy a pripojenie databázy vrátane individuálne prispôsobiteľnej masky
- Automatizované vytváranie šablón pre opakujúce sa procesy a operácie
Integrácia digitálnych pracovných postupov do obchodných procesov
Funkcia pracovného postupu PaperOffice zjednodušuje komunikáciu. Procesne orientovaná správa dokumentov zabezpečuje, že tieto dokumenty zostanú aktuálne s malým úsilím. PaperOffice DMS vám umožňuje ľahko zohľadniť príslušné obdobia uchovávania a vymazania. Digitálne pracovné postupy sú integrované do obchodných procesov, čo zabezpečuje dodržiavanie základných procesných krokov a tým aj dodržiavanie predpisov.
PaperOffice to podporuje rozsiahlym modulom úlohy a pracovného postupu.
Týmto spôsobom je možné vytvoriť určité procesné reťazce a existujúce prevádzkové procesy môžu byť definované na elektronických dokumentoch a čiastočne vykonané automaticky.
To predstavuje bezchybnú optimalizáciu procesov, pretože úlohu možno priradiť nielen zamestnancom s konkrétnymi používateľskými právami a obdobiami dokončenia, vyžadovať digitálne uvoľnenie, ale aj automaticky spustiť ďalšie akcie, ako sú e-mailové upozornenia alebo zmeny stavu dokumentu. Čo je vo finančnom sektore absolútna nevyhnutnosť.
Týmto spôsobom môžu byť príslušné metaúdaje uložené aj po procese archivácie dokumentov. Okrem typu dokumentu je možné zadať obdobie archivácie a súvisiace informácie o zákazníkoch.
Poskytovatelia finančných služieb profitujú zo správy digitálnych dokumentov
Optimalizujte svoj pracovný čas až o 7,5% v porovnaní s papierovou prácou vďaka použitiu PaperOffice DMS.
Ušetrite čas hľadaním, smerovaním a zdieľaním dokumentov.
Samozrejme, PaperOffice DMS umožňuje migráciu a integráciu existujúcich digitálnych dát z existujúcich softvérových riešení.
PaperOffice DMS je rozhranie medzi analógovým a digitálnym. Pomocou funkcie skenovania dokáže softvér čítať analógové dokumenty, plány a fotografie do systému a digitalizovať ich pomocou skenerov, ale aj nahrávok z mobilných telefónov, pričom texty sa prevádzajú na písanie pomocou OCR a je možné ich meniť v programoch balíka Office.
Časové pečiatky a tvorba verzií zabezpečujú, že digitálny dokument zodpovedá analógovému originálu.
PaperOffice DMS je nielen rozsiahly vo svojich funkciách, ale aj ľahko sa učí, riadi sa videonávodmi, ale v prípade potreby aj individuálnym poradenstvom a školením. To všetko za veľmi dobrý pomer ceny a výkonu.
FAQs
Nakoniec odpovedáme na niekoľko ďalších často kladených otázok na danú tému. "Digitalizácia v oblasti financií a bankovníctva":
Ako môžu zamestnanci získať prístup k paperoffice?
Vďaka decentralizovanej a modernej programovej architektúre môže byť PaperOffice použitý na takmer akomkoľvek zariadení - od klasických počítačov cez smartfóny / tablety až po televízory.
Čo sa stane s údajmi, ak PaperOffice neexistuje?
Nestane sa to, ale aby sme vás uistili: Svoje údaje môžete exportovať kedykoľvek, pretože PaperOffice je založený na otvorenej databázovej štruktúre, k svojim údajom máte kedykoľvek prístup.
Ochrana údajov o téme: Kde sú uložené všetky dokumenty?
PaperOffice bude ukladať všetky dokumenty interne so šifrovaním na vysokej úrovni, čím sa stane imúnnym voči krádeži údajov, napríklad, a prekročí všetky požiadavky GDPR a GOBD.
Vyhnite sa chybám: NIKDY neukladajte údaje do cloudu tretích strán!
Dá sa PaperOffice prispôsobiť presne špecifikáciám?
Áno, PaperOffice môže byť 100% prispôsobený zamýšľanému použitiu, aby sa zabezpečila bezproblémová integrácia do existujúcich procesov a systémov. Dokonca aj programové rozhranie môže byť plne navrhnuté a voľne prispôsobené.
Záver
PaperOffice DMS podporuje poskytovateľov finančných služieb a banky a ponúka vhodné rozhrania pre iný softvér, pripojenie API a je možné ho kedykoľvek rozšíriť podľa vašich predstáv. Softvér sa ľahko učí a dá sa ľahko integrovať do každodennej praxe bez toho, aby spôsoboval absencie na tréningové účely.
PaperOffice DMS odporúča používať NAS (sieťou podporované dátové úložisko) s funkciou zálohovania, aby sa dôležité údaje nestratili ani nesledovali v cloudoch tretích strán.
PaperOffice DMS v konečnom dôsledku zaujme veľmi dobrým pomerom ceny a výkonu a obrovským know-how prostredníctvom viac ako 20 rokov praktických skúseností.