PaperOffice Insiders Novinky
PaperOffice Insiders Novinky
Chceme sa stať priateľmi

Najvyššie možné zľavy

Exkluzívne vnútorné správy

Bezplatná bonusová aktualizácia

Najvyššie možné zľavy

Exkluzívne vnútorné správy

Bezplatná bonusová aktualizácia

Prietelstvo Dôvera Úprimnosť
Nikdy nebudeme poskytovať vašu e-mailovú adresu nikomu inému a každý e-mail obsahuje jedno kliknutie odhlásenia.

Certifikácia a úložisko dokumentov v súlade s normami GOBD

Certifikáciou a schválením pre oba najvyššie svetové štandardy digitalizácie - GOBD (dovtedy GDPDU) a DSGVO (EÚ-GDPR) sú s PaperOffice zaručene na bezpečnej strane.

Zvýraznenie

100% GOBD cez revíznu bezpečnosť

Vzhľadom na bezpečnosť prehľadnosti v dokumentácii procesu je možné získať prehľad a overiť ju kedykoľvek, je chránená pred manipuláciou a stratou, s cieľom splniť požiadavky na testy a revízie a zachovať ich dlhodobú platnosť.

100 % GDPR ako žiadne cloudové úložisko

Ukladanie údajov lokálne bez cloudového úložiska zjednodušuje dokumentáciu procesu, poskytuje väčšiu kontrolu nad prístupom k informáciám a umožňuje ľahší prístup k starším verziám, ako aj bezpečné zdieľanie dokumentácie a informácií pri spolupráci s inými členmi tímu.

100% Kontrola prístupu

Vďaka kontrole prístupu PaperOffice DMS je zaručené, že iba tí, ktorí majú oprávnenie na používanie systému na správu dokumentov, majú prístup k údajom, ktoré sú obmedzené na ich prístupové oprávnenie. Okrem toho je zabezpečené, že počas spracovania, používania a uchovávania osobné údaje nemôžu byť čítané, kopírované, menené alebo odoberané bez oprávnenia.

Dokumentarchivierung právne vysvetlená

Sprevádzame vás cez právny džungľa, odhaľujeme marketingové poloinformácie a vysvetľujeme, prečo je PaperOffice vaším perfektným dokumentovým základom pre všetky právne požiadavky.

Procedurálna dokumentácia

Potrebujete to: Procesná dokumentácia podľa GoBD

Vzorová dokumentácia postupu nahrazovania naskenovaných dokumentov, vydaná Nemeckou komorou daňových poradcov (BStBK) v spolupráci s Nemeckým združením daňových poradcov e.V. (DStV)

Povinnosť poskytnúť dôkaz

Čo hovorí procesná dokumentácia?

Že všetko prebieha podľa plánu

Pomocou postupovej dokumentácie môžu spoločnosti dokázať, že ich IT-podporované účtovníctvo a ukladanie údajov a dokumentov spĺňa zásady pravidelnosti definované v GoBD.

Že na požiadanie poskytnete akýkoľvek dokument

Cieľom je zabezpečiť, aby účtovníctvo a archivácia dokumentov v spoločnosti boli pochopiteľné a overiteľné v primeranej dobe pre odborníka, napríklad v priebehu auditu.

Na tento účel podrobne opisuje, ako sa zaznamenávajú, prijímajú, digitalizujú, spracovávajú, vydávajú a uchovávajú poukazy a doklady. Zdaniteľný používateľ IT riešenia, ktoré sa používa, alebo sám podnikateľ, je zodpovedný za vytvorenie procesnej dokumentácie.

Procesná dokumentácia

Čo by mala procedurálna dokumentácia zohľadniť?

Pre každý IT systém by mala byť k dispozícii jasne štruktúrovaná dokumentácia postupov. Obsah, štruktúra a výsledky IT procesov by mali byť úplne a presvedčivo zjavné.
Na overenie sledovateľnosti je potrebná podrobná a aktualizovaná procesná dokumentácia, ktorá dokumentuje všetky systémové a technologické zmeny v obsahu a čase bez akýchkoľvek medzier.

Procesná dokumentácia by tiež mala ukazovať, ako sa zaznamenávajú, spracovávajú, vydávajú a ukladajú elektronické dokumenty.
Popis postupka sigurnosne kopije podataka koji je integrisan u PaperOffice-u prilikom lokalne upotrebe baze podataka, također je važan deo dokumentacije postupka.

Procesná dokumentácia popisuje žiadaný organizačný a technický proces. Od vzniku informácií cez indexovanie, spracovanie a ukladanie až po jednoznačné opätovné nájdenie.

na bezpečnej strane

Riešenie: PaperOffice, ktorý je konformný s normou GOBD, na ukladanie dokumentov

PaperOffice spĺňa GOBD prostredníctvom certifikácie a testovania všetkých softvérových požiadaviek splnením všetkých požadovaných štandardov.

Požiadavka1/6

ZÁSADA DOHĽADNOSTI A OVERITEĽNOSTI (KAPITOLA 3.1 GOBD)

Podľa GoBD je daňový subjekt povinný zabezpečiť, že IT systém je chránený pred strátou (napr. nájdením) a neoprávneným vstupom a zmenami.

Požiadavka2/6

ZÁSADY PRACHOSTINE A NEPRETRŽITÉ PSANIA S JEDNOTLIVÝMI POSTRATMI (KAPITOLA 3.2 GOBD)

DMS serverové komponenty obvykle podliehajú rovnakým bezpečnostným požiadavkám ako iné IT komponenty. Relevantné témy sú monitorovanie a bezpečnosť údajov.

Požiadavka3/6

KOMPLETNOSŤ (GOBD - KAPITOLA 3.2.1)

Zásadne je treba zaznamenávať každý dokument, ktorý treba uchovávať, individuálne a so všetkými jeho komponentmi (úplnosť a úplnosť medzier).

Požiadavka4/6

SPRÁVNOSŤ (GOBD-KAPITOLA 3.2.2)

Dodržiavaním zásady správnosti musí DMS zabezpečiť, aby dokumenty a údaje, ktoré sa majú archivovať, mali požadovanú mieru zhody s pôvodným dokumentom (či už ide o obraz alebo obsah).

Požiadavka5/6

OBJEDNÁVKA (KAPITOLA 3.2.4 GOBD)

Zásady účtovníctva pri používaní DMS sa považujú za trvalo splnené, ak sa dodržiavanie kritérií upravenosti zaručuje po celú dobu trvania uchovávania.

Požiadavka6/6

NEZMENITEĽNOSŤ (GOBD-KAPITOLA 3.2.5)

GoBD vyžaduje, aby bola použitá procedúra spracovania údajov navrhnutá takým spôsobom, že všetky informácie, ktoré vstúpili do procedúry spracovania, nemôžu byť potlačené alebo prepísané, vymazané, zmenené alebo falšované bez identifikácie (kapitola GoBD 3.1 ; 58-60).

Časté otázky
Kto pomáha s dokumentáciou procesov?

Ak máte absolútnu dôveru vo vlastné procesy, pravdepodobne sa bez daňového poradcu vyhnete. Avšak odporúčame získať pomoc od daňového poradcu vopred alebo aspoň raz počas tvorby dokumentácie procesu. Z vlastnej skúsenosti je vždy vhodné a užitočné otvorene komunikovať s audítorským orgánom, pretože napriek všetkým špecifikáciám a normám je nakoniec audítor ten, kto rozhoduje.

Kto schvaľuje dokumentáciu procesu?

Dávajte pozor na polovičné znalosti marketingu: Certifikáty akéhokoľvek druhu a od ktoréhokoľvek vydavateľa nie sú akceptované daňovými orgánmi! V prípade potreby jediná vec, ktorá sa počíta, je predloženie procesnej dokumentácie podľa GoBD a či skutočne všetko sedí, rozhoduje kontrolný orgán, napríklad váš daňový auditor alebo daňový úrad.

Prečo nie je len PaperOffice dosť?

Stručne a jasne informacije: Ak ste napr. v PaperOffice uložili faktúru s právnou istotou a revíznou istotou, mohlo dôjsť k manipulácii alebo úprave faktúry PRED naskenovaním. Ukladáte síce s revíznou istotou, ale celkový proces nie je revízne istý a nezodpovedá tým pádom požiadavkám GoBD.

Môžem vyhodiť originálne dokumenty?

Dokumenty s právnym významom, ako napríklad zmluvy, je stále potrebné uchovávať v origináli. Zhrnuté: Daňový úrad akceptuje elektronické dokumenty, ale súd pri sporoch akceptuje iba pôvodné dokumenty. Dôvodom je skutočnosť, že podpis je možné overiť iba na pôvodných dokumentoch. Odporúčame nikdy nevyhadzovať pôvodné dokumenty.

Prečo môžem vymazať dokumenty v PaperOffice?

Opäť ide o dokumentáciu procesu. Pretože je technicky nemožné úplne vylúčiť vymazanie, pokiaľ sú údaje uchovávané u vás. Nakoniec si môžete vymazať záznam priamo z databázy. Alebo vybrať pevný disk. Alebo sa zbaviť servera. Alebo vyhodiť budovu.

Ako nájdem technické odporúčania pre DMS?

Bitkom vypracoval kontrolný zoznam GOBD týkajúci sa systémov na riadenie dokumentov podľa najnovšej verzie GOBD z 28.11.2019, ktorý nájdete tu.

change me
Premiéra

Revolúcia v podnikovom riadení: Implementácia automatizácie podporovanej AI do podnikových procesov

PaperOffice Academy

Staňte sa profesionálom za 15 minút

Rýchly úvod do PaperOffice 2022

change me
Novinka

Správa dokumentov a ukladanie dát na NAS zariadeniach: Efektívne riešenia pre firmy a organizácie

Digitálne špecializované riešenia pre automatizáciu obchodných procesov

"Manuálne spracovanie dokumentov v takej veľkej komunite by nás stálo veľa času.
S automatizovaným riešením od PaperOffice DMS by sa manuálne úsilie mohlo výrazne znížiť, zároveň sa investovalo do technológie orientovanej na budúcnosť. Sme priekopníkmi v oblasti správy digitálnych nehnuteľností."

Case Study Image