The PaperOffice Insider Newsletter
The PaperOffice Insider Newsletter
Chceme byť priateľmi

Najvyššie možné zľavové ponuky

Exkluzívne zasvätené novinky

Bezplatné bonusové aktualizácie

Najvyššie možné zľavové ponuky

Exkluzívne zasvätené novinky

Bezplatné bonusové aktualizácie

Čestné slovo priateľstva Dôvera
Nikdy neposkytneme vašu e-mailovú adresu nikomu inému a každý e-mail obsahuje odkaz na odhlásenie jedným kliknutím.

Archivácia dokumentov vysvetlená legálne

Prevedieme vás legálnou džungľou, odhalíme marketingové polovičné znalosti a vysvetlíme, prečo je PaperOffice vaším dokonalým základom pre dokument pre všetky právne požiadavky.

Procesná dokumentácia

Čo potrebujete:Procedurálna dokumentácia podľa GoBD

Vzor procedurálnej dokumentácie pre náhradné skenovanie, ktorú vydala Nemecká spolková komora daňových poradcov (BStBK) v spolupráci s Nemeckým združením daňových poradcov (DStV).


Povinnosť poskytnúť dôkazy

Čo hovorí procesná dokumentácia?

Že všetko beží podľa plánu

Pomocou procesnej dokumentácie môžu spoločnosti preukázať, že ich účtovníctvo podporované IT a uchovávanie údajov a dokumentov sú v súlade so zásadami pravidelnosti definovanými v GoBD.

Že môžete poskytnúť akýkoľvek dokument na požiadanie

Cieľom je, aby účtovné a archivačné dokumenty vo firme boli zrozumiteľné a overiteľné v primeranej lehote pre odborníka, napríklad v priebehu auditu.

Na tento účel podrobne opisuje, ako sa poukážky a dokumenty zaznamenávajú, prijímajú, digitalizujú, spracúvajú, vydávajú a uchovávajú. Za vytvorenie procesnej dokumentácie zodpovedá zdaniteľný používateľ použitého IT riešenia, resp. samotný podnikateľ.

Procesná dokumentácia

Čo by mala procesná dokumentácia zohľadniť?

Pre každý informačný systém by mala byť k dispozícii jasne štruktúrovaná procesná dokumentácia. Obsah, štruktúra a výsledky IT procesu by mali byť úplne a presvedčivo zrejmé.
Na overenie vysledovateľnosti sa vyžaduje komplexná a aktuálna procesná dokumentácia, ktorá dokumentuje všetky systémové a technologické zmeny z hľadiska obsahu a času bez akýchkoľvek medzier.

V procesnej dokumentácii by sa malo uviesť aj to, ako sa elektronické dokumenty zachytávajú, spracúvajú, vydávajú a uchovávajú.
Dôležitou súčasťou postupnej dokumentácie postupu je aj opis postupu zálohovania údajov, ktorý je v prípade lokálnej databázovej aplikácie integrovaný do paperoffice.

Dokumentácia postupu popisuje zamýšľaný organizačný a technický proces. Od pôvodu informácií až po indexovanie, spracovanie a ukladanie, ako aj jednoznačné vyhľadávanie.


na bezpečnej strane

Riešenie:PaperOffice kompatibilný s GOBD na ukladanie dokumentov

PaperOffice je v súlade s GOBD prostredníctvom certifikácie, ako aj testovania všetkých softvérových požiadaviek tým, že spĺňa všetky požadované štandardy.

Požiadavka1/6

ZÁSADA VYSLEDOVATEĽNOSTI A OVERITEĽNOSTI (GOBD KAPITOLA 3.1)

Podľa GoBD je daňovník povinný zabezpečiť, aby bol IT systém zabezpečený proti strate (napr. nevystopovateľnosť) a chránený pred neoprávnenými vstupmi a zmenami.


Požiadavka2/6

PRINCÍPY PRAVDY, JASNOSTI A PRIEBEŽNÝCH ZÁZNAMOV S JEDNOTLIVÝMI SUBJEKTMI (GOBD KAPITOLA 3.2)

Komponenty servera DMS vo všeobecnosti podliehajú rovnakým bezpečnostným požiadavkám ako iné komponenty IT. Relevantnými témami sú monitorovanie a bezpečnosť údajov.

Požiadavka3/6

ÚPLNOSŤ (GOBD KAPITOLA 3.2.1)

V zásade musí byť každý dokument, ktorý sa musí uchovávať, zaznamenaný individuálne a so všetkými jeho zložkami (úplnosť a úplnosť medzier).


Požiadavka4/6

SPRÁVNOSŤ (GOBD KAPITOLA 3.2.2)

V súlade so zásadou správnosti musí DMS zabezpečiť, aby dokumenty a údaje, ktoré sa majú archivovať, mali požadovaný stupeň zhody s originálom (z hľadiska obrazu alebo obsahu).

Požiadavka5/6

PORADIE (GOBD KAPITOLA 3.2.4)

Zásady riadneho účtovníctva pri používaní DMS sa považujú za dôsledne splnené, ak je možné zabezpečiť dodržiavanie kritérií riadnosti počas celého obdobia uchovávania.


Požiadavka6/6

NEMENNOSŤ (GOBD KAPITOLA 3.2.5)

Čínska smernica o vode vyžaduje, aby použitý postup spracovania údajov bol navrhnutý tak, aby všetky informácie, ktoré vstúpili do postupu spracovania, už nemohli byť potlačené alebo prepísané, vymazané, zmenené alebo sfalšované bez toho, aby boli identifikované (kapitola GoBD 3.1; 58 - 60).

Časté otázky
Kto pomáha s procesnou dokumentáciou?

Ak máte absolútnu dôveru vo svoje vlastné procesy, pravdepodobne sa zaobídete bez daňového poradcu. Odporúčame však získať pomoc od daňového poradcu vopred alebo aspoň raz pri tvorbe procesnej dokumentácie. Z vlastnej skúsenosti je vždy vhodné a užitočné otvorene hovoriť s audítorským orgánom, pretože napriek všetkým špecifikáciám a štandardom rozhoduje v konečnom dôsledku audítor.

Kto schvaľuje procesnú dokumentáciu?

Pozor na marketingové polovičné znalosti: Certifikáty akéhokoľvek druhu a od žiadneho emitenta daňové úrady neakceptujú! V prípade potreby sa počíta len predloženie procesnej dokumentácie podľa GoBD a o tom, či sa všetko naozaj hodí, rozhoduje kontrolný orgán, napr. váš daňový audítor alebo daňový úrad.

Prečo nestačí len papier?

Stručne a stručne vysvetlené: Ak ste napríklad archivovali faktúru v PaperOffice právne bezpečným a overeným spôsobom, faktúra mohla byť napriek tomu zmanipulovaná alebo zmenená PRED jej naskenovaním. Možno šetríte spôsobom odolným voči auditu, ale samotný celkový proces nie je odolný voči auditu, a preto nie je v súlade s GoBD.

Môžem vyhodiť originálne dokumenty?

Dokumenty s právnou relevanciou, napríklad zmluvy, musia byť stále uchovávané v origináli. Stručne povedané: Daňový úrad akceptuje elektronické dokumenty, ale súd akceptuje originály len v prípade sporu. Je to spôsobené tým, že podpis je možné skontrolovať iba na pravosť originálnych dokumentov. Odporúčame nikdy nevyhadzovať originály.

Prečo môžem odstrániť dokumenty PaperOffice?

Opäť je tu procesná dokumentácia. Pretože je technicky nemožné úplne vylúčiť vymazanie, pokiaľ sú údaje uložené u vás. Nakoniec môžete záznam odstrániť sami priamo z databázy. Alebo odstráňte pevný disk. Alebo sa zbavte servera. Alebo vyhodiť budovu do vzduchu.

Ako nájdem technické odporúčania DMS?

Bitkom vyvinul kontrolný zoznam GOBD týkajúci sa systémov správy dokumentov podľa najnovšej verzie GOBD z 28. 11. 2019, ktorý nájdete tu

PaperOffice Academy

Určite ste to videli

To hovoria naši zákazníci

Prípadová štúdia

Digitálna cesta patriarchátu s PaperOffice DMS

"Sme po roku a pol práce nadšení a napriek tomu sme toto fantastické majstrovské dielo ešte naplno nevyužili."

Pedro Silva
administratívny asistent lisabonského patriarchátu