PaperOffice Insiders Novinky
PaperOffice Insiders Novinky
Chceme sa stať priateľmi

Najvyššie možné zľavy

Exkluzívne vnútorné správy

Bezplatná bonusová aktualizácia

Najvyššie možné zľavy

Exkluzívne vnútorné správy

Bezplatná bonusová aktualizácia

Prietelstvo Dôvera Úprimnosť
Nikdy nebudeme poskytovať vašu e-mailovú adresu nikomu inému a každý e-mail obsahuje jedno kliknutie odhlásenia.

Certifikované a GOBD kompatibilné úložisko dokumentov

Certifikáciou a schválením pre dva najvyššie digitálne štandardy, GOBD (dokonca GDPDU) a DSGVO (EU-GDPR), je s PaperOffice zaručené, že ste na bezpečnej strane.

Významné body

100% GOBD cez revíznu bezpečnosť

Vzhľadom na bezpečnosť prehľadnosti v dokumentácii procesu je možné získať prehľad a overiť ju kedykoľvek, je chránená pred manipuláciou a stratou, s cieľom splniť požiadavky na testy a revízie a zachovať ich dlhodobú platnosť.

100 % GDPR ako žiadne cloudové úložisko

Ukladanie údajov lokálne bez cloudového úložiska zjednodušuje dokumentáciu procesu, poskytuje väčšiu kontrolu nad prístupom k informáciám a umožňuje ľahší prístup k starším verziám, ako aj bezpečné zdieľanie dokumentácie a informácií pri spolupráci s inými členmi tímu.

100% kontrola prístupu

Vďaka kontrole prístupu PaperOffice DMS je zaručené, že iba tí, ktorí majú oprávnenie na používanie systému na správu dokumentov, majú prístup k údajom, ktoré sú obmedzené na ich prístupové oprávnenie. Okrem toho je zabezpečené, že počas spracovania, používania a uchovávania osobné údaje nemôžu byť čítané, kopírované, menené alebo odoberané bez oprávnenia.

Vysvetlenie zákonného archivovania dokumentov

Vedú vás cez právnu džungľu, odhaľujú polovičné marketingové znalosti a vysvetľujú, prečo je PaperOffice vaša perfektná dokumentácia pre všetky právne požiadavky.

Procedurálna dokumentácia

To, čo potrebujete: Procedurálna dokumentácia podľa GoBD

Vzorová procedurálna dokumentácia pre náhradné skenovanie, vydaná Nemeckou federálnou komorou daňových poradcov (BStBK) v spolupráci s Nemeckou asociáciou daňových poradcov (DStV).

Povinnosť poskytnúť dôkaz

Čo hovorí procesná dokumentácia?

Že všetko prebieha podľa plánu

Pomocou postupovej dokumentácie môžu spoločnosti dokázať, že ich IT-podporované účtovníctvo a ukladanie údajov a dokumentov spĺňa zásady pravidelnosti definované v GoBD.

Že môžete poskytnúť akýkoľvek dokument na požiadanie

Cieľom je zabezpečiť, aby účtovníctvo a archivácia dokumentov v spoločnosti boli pochopiteľné a overiteľné v primeranej dobe pre odborníka, napríklad v priebehu auditu.

Na tento účel podrobne opisuje, ako sa zaznamenávajú, prijímajú, digitalizujú, spracovávajú, vydávajú a uchovávajú poukazy a doklady. Zdaniteľný používateľ IT riešenia, ktoré sa používa, alebo sám podnikateľ, je zodpovedný za vytvorenie procesnej dokumentácie.

Spracovanie dokumentácie

Čo by mala procedurálna dokumentácia zohľadniť?

Pre každý IT systém by mala byť dostupná jasne štruktúrovaná metodická dokumentácia. Obsah, štruktúra a výsledky IT procesu by mali byť úplne a presvedčivo zrejmé.
Na overenie sledovateľnosti je potrebná podrobná a aktualizovaná procesná dokumentácia, ktorá dokumentuje všetky systémové a technologické zmeny v obsahu a čase bez akýchkoľvek medzier.

Procesná dokumentácia by tiež mala ukazovať, ako sa zaznamenávajú, spracovávajú, vydávajú a ukladajú elektronické dokumenty.
Opis postupu zálohovania údajov, ktorý je v PaperOffice zapracovaný v prípade lokálneho použitia databázových aplikácií, je tiež dôležitou súčasťou dokumentácie postupov.

Dokumentácia postupu opisuje zamýšľaný organizačný a technický proces. Od pôvodu informácií až po indexovanie, spracovanie a ukladanie, ako aj jednoznačné získavanie.

na bezpečnej strane

Riešenie: PaperOffice dodržiavajúca normu GOBD na uchovávanie dokumentov

PaperOffice spĺňa GOBD prostredníctvom certifikácie a testovania všetkých softvérových požiadaviek splnením všetkých požadovaných štandardov.

Požiadavka1/6

ZÁSADA DOHĽADNOSTI A OVERITEĽNOSTI (KAPITOLA 3.1 GOBD)

Podľa smernice GoBD je daňový poplatník povinný zabezpečiť, aby IT systém bol chránený pred strátou (napríklad nesledovateľnosťou) a chránený pred neoprávnenými vstupmi a zmenami.

Požiadavka2/6

ZÁSADY PRACHOSTINE A NEPRETRŽITÉ PSANIA S JEDNOTLIVÝMI POSTRATMI (KAPITOLA 3.2 GOBD)

Komponenty servera DMS sú všeobecne podrobené rovnakým bezpečnostným požiadavkám ako iné IT komponenty. Relevantné témy sú monitorovanie a bezpečnosť dát.

Požiadavka3/6

KOMPLETNOSŤ (KAPITOLA 3.2.1 GOBD)

Zásadne je treba zaznamenávať každý dokument, ktorý treba uchovávať, individuálne a so všetkými jeho komponentmi (úplnosť a úplnosť medzier).

Požiadavka4/6

SPRÁVNOSŤ (HLAVA 3.2.2 V GOBD)

Dodržiavaním zásady správnosti musí DMS zabezpečiť, aby dokumenty a údaje, ktoré sa majú archivovať, mali požadovanú mieru zhody s pôvodným dokumentom (či už ide o obraz alebo obsah).

Požiadavka5/6

OBJEDNÁVKA (KAPITOLA 3.2.4 GOBD)

Zásady účtovníctva pri používaní DMS sa považujú za trvalo splnené, ak sa dodržiavanie kritérií upravenosti zaručuje po celú dobu trvania uchovávania.

Požiadavka6/6

NEZMENITEĽNOSŤ (KAPITOLA 3.2.5 GOBD)

GoBD vyžaduje, aby bola použitá procedúra spracovania údajov navrhnutá takým spôsobom, že všetky informácie, ktoré vstúpili do procedúry spracovania, nemôžu byť potlačené alebo prepísané, vymazané, zmenené alebo falšované bez identifikácie (kapitola GoBD 3.1 ; 58-60).

Časté otázky
Kto pomáha s dokumentáciou procesov?

Ak máte absolútnu dôveru vo vlastné procesy, pravdepodobne sa bez daňového poradcu vyhnete. Avšak odporúčame získať pomoc od daňového poradcu vopred alebo aspoň raz počas tvorby dokumentácie procesu. Z vlastnej skúsenosti je vždy vhodné a užitočné otvorene komunikovať s audítorským orgánom, pretože napriek všetkým špecifikáciám a normám je nakoniec audítor ten, kto rozhoduje.

Kto schvaľuje dokumentáciu procesu?

Dávajte pozor na polovičné znalosti marketingu: Certifikáty akéhokoľvek druhu a od ktoréhokoľvek vydavateľa nie sú akceptované daňovými orgánmi! V prípade potreby jediná vec, ktorá sa počíta, je predloženie procesnej dokumentácie podľa GoBD a či skutočne všetko sedí, rozhoduje kontrolný orgán, napríklad váš daňový auditor alebo daňový úrad.

Prečo nie je len PaperOffice dosť?

Stručne a vecne vysvetlené: Ak ste napríklad archivovanou faktúru v PaperOffice uložili právne zabezpečeným a audítorky schváleným spôsobom, faktúra mohla byť pred skenovaním aj napriek tomu manipulovaná alebo zmenená. Môžete ukladať audítne, ale celkový proces sám o sebe nie je audítne preskúmateľný a nezodpovedá GoBD.

Môžem vyhodiť originálne dokumenty?

Dokumenty s právnym významom, ako napríklad zmluvy, je stále potrebné uchovávať v origináli. Zhrnuté: Daňový úrad akceptuje elektronické dokumenty, ale súd pri sporoch akceptuje iba pôvodné dokumenty. Dôvodom je skutočnosť, že podpis je možné overiť iba na pôvodných dokumentoch. Odporúčame nikdy nevyhadzovať pôvodné dokumenty.

Prečo môžem vymazať dokumenty v PaperOffice?

Opäť ide o dokumentáciu procesu. Pretože je technicky nemožné úplne vylúčiť vymazanie, pokiaľ sú údaje uchovávané u vás. Nakoniec si môžete vymazať záznam priamo z databázy. Alebo vybrať pevný disk. Alebo sa zbaviť servera. Alebo vyhodiť budovu.

Ako nájdem technické odporúčania pre DMS?

Bitkom vypracoval kontrolný zoznam GOBD týkajúci sa systémov na riadenie dokumentov podľa najnovšej verzie GOBD z 28.11.2019, ktorý nájdete tu.

change me
Premiéra

S PaperOfficem automatizujte dokumentáciu procesov a pracujte efektívnejšie.

PaperOffice Academy

Staňte sa profesionálom za 15 minút

Rýchly úvod do PaperOffice 2022

change me
Nový

Použite regulárne výrazy REGEX pre automatizované zaznamenávanie a extrahovanie údajov (časť 2)

PaperOffice vyrieši každý problém: Garantujeme.

Štúdia prípadu

Digitálna zmena vo vývoji produktov - úspešná správa dokumentov

"V priemysle je téma digitalizácie čoraz viditeľnejšia. Týka sa to napríklad našich technických dátových listov, údajov o zákazníkoch, výpočtov alebo našich plánov, výkresov a konfigurácií. Po zavedení PaperOffice DMS by sa manuálne úsilie mohlo znížiť. Teraz sme priekopníkmi v digitalizácii vo výrobných spoločnostiach, Industry 4.0."

Antonio Jesús Sánchez
výkonný riaditeľ a produktový a procesný inžinier spoločnosti Butterfly Engineers S.L.