Automatizácia obchodných procesov v priemysle a obchode
PaperOffice DMS pre výrobu a obchod umožňuje plynulý tok informácií medzi výrobou a administratívou vďaka digitalizácii a automatizácii obchodných procesov.
Profesionálne tipy
Písomné dokumenty, zmluvy, návrhy, výskum, dodacie listy a mnoho ďalšieho sú vďaka digitalizácii nahradené elektronickými dokumentmi a optimalizujú tak všetky pracovné procesy na maximum.Pomocou riešenia správy dokumentov ukladáte a archivujete všetky informácie na centrálnej platforme spôsobom odolným voči auditu.
Digitalizácia v priemysle a obchode
Ako spoločnosť vo výrobe alebo výrobe, ako aj v obchodovaní, máte veľa dôležitých dokumentov na správu:
Faktúry, zmluvy, objednávky, dodacie listy a mnoho ďalšieho. Preto sú spoločnosti v tomto odvetví tie, ktoré výrazne profitujú z používania vhodného softvéru na správu dokumentov.
Takto sa každý deň vytvárajú dôležité dokumenty v priemysle a obchode. Všetky musia byť priradené správnemu oddeleniu, zákazníkovi, objektu, dodaniu.
Všetky tieto dokumenty musia byť digitalizované, ak prichádzajú v papierovej forme, vyžadujú štruktúrované podanie, priradenie úloh a pracovného postupu a musia byť okamžite k dispozícii na požiadanie.
Okrem toho je každý dokument klasifikovaný podľa svojho typu a môže byť priradený ľuďom a objektom, ku ktorým potom môžete pristupovať aj na cestách bez ohľadu na zariadenie.
Takže máte všetky informácie a dokumenty o všetkých výrobách, objektoch, zákazníkoch atď. jasne na jednom mieste, konkrétne vo vašej databáze.
Je veľmi dôležité, aby boli dodržané dôležité lehoty a aby sa prijali právne opatrenia na uchovávanie dokumentov. S cieľom vyriešiť mnohé existujúce administratívne problémy vo výrobe a obchode by sa mal zaviesť systém správy dokumentov PaperOffice.
Pomocou riešenia správy dokumentov ukladáte a archivujete všetky informácie na centrálnej platforme spôsobom odolným voči auditu.
PaperOffice eliminuje všetky časovo náročné úzke miesta a vytvára jasný prehľad o dôležitých dokumentoch, ako sú zmluvy, faktúry, objednávky, dodacie listy, ich digitálnou správou v PaperOffice v budúcnosti.
Zachytenie, spracovanie, zdieľanie, vyhľadávanie a sledovanie dokumentov sa pomocou PaperOffice stáva veľmi jednoduchým.
Vďaka kontrolovanému prístupu, podrobným zoznamom úloh, ako aj schváleniam pomocou pracovných postupov a spoľahlivých e-mailových upozornení môžu zamestnanci efektívne dokončiť pridelené úlohy a oprávnené osoby môžu ľahko schváliť alebo odmietnuť schválenie.
Digitalizácia je všetko a koniec v priemysle
S PaperOffice DMS môžu byť dokumenty digitalizované v priemysle a obchode a archivované centrálne tak, aby bolo možné získať prístup z akéhokoľvek počítača bez toho, aby ste museli ísť do archívu alebo najprv skúmať, ktorý / r kolega, ktorý v súčasnosti spracováva dokumenty alebo priečinky.
PaperOffice DMS nielen digitalizuje analógové dokumenty, ale softvér na správu dokumentov ukladá každú zmenu dokumentu v chronologickom poradí. Originál zostáva nedotknutý. Funkciu pracovného postupu možno použiť napríklad na priradenie určitých aktivít počas projektovej práce a každý zamestnanec si vedie prehľad o aktuálnom stave.
Zároveň je možné predkladať nápady alebo návrhy bez toho, aby ste museli zakaždým zvolávať schôdze. Archivované dokumenty je možné vyhľadávať podľa kľúčových slov alebo dátum alebo referenčné čísla a automatizované šablóny môžu byť vytvorené umelou inteligenciou v PaperOffice DMS.
Rozsiahla funkcia pracovného postupu PaperOffice DMS uľahčuje internú komunikáciu. Pojem interný zahŕňa aj pobočky alebo zahraničné lokality. Napríklad v prípade práce súvisiacej s projektom sa vždy zobrazí aktuálny stav a zároveň história. Samozrejmosťou je aj tímový a súkromný kalendár, do ktorého sa zadávajú termíny a udalosti súvisiace s časom.
V skutočnosti by sa väčšina operácií, procesov a komunikačných akcií v priemysle a obchode mohla uskutočňovať rýchlosťou svetla, čo zodpovedá digitálnemu veku 21. storočia.
Ak by neexistovali vždy medziľahlé stanice, v ktorých vytlačený papier spomaľuje tempo akcie na tempo chôdze. Má to svoje náklady, nehovoriac o vplyvoch na životné prostredie a udržateľnosť. Pomocou vhodného softvéru na správu dokumentov, ako je PaperOffice DMS, je možné mnohé procesy v priemyselných a obchodných spoločnostiach nielen urýchliť, ale aj zvýšiť bezpečnosť, napríklad v súvislosti s priemyselnou špionážou alebo pokusmi o vydieranie pomocou ransomvéru.
Softvér na správu dokumentov, ako napríklad PaperOffice DMS, je najvhodnejší pre tieto úlohy. Pretože je to softvér na správu dokumentov, ktorý dokáže oveľa viac ako len správu dokumentov.
PaperOffice nerozlišuje medzi typmi dokumentov bez ohľadu na to, či potrebujete pomoc pri správe zmlúv, podaní a e-mailovej korešpondencie: vďaka systému správy dokumentov PaperOffice sú vaše predchádzajúce procesy v spoločnosti digitalizované , čo ich robí efektívnejšími, transparentnejšími a výrazne flexibilnejšími.
Pretože bez ohľadu na to, v akej forme dokumenty prichádzajú do spoločnosti, či už ako papierové dokumenty, súbory PDF, e-maily alebo fotografie, sú automaticky archivované a uložené v zabezpečenej databáze.
Dôležité zmluvy tak možno včas uznať a ukončiť alebo opätovne prerokovať. Vydanie dokumentu s digitálnym podpisom a e-mailovým upozornením namiesto pomalej papierovej pošty, neistý e-mail prispieva k lojalite zákazníkov.
PaperOffice archivuje všetky dokumenty vytvorené v priemysle a obchode a všetky relevantné informácie v súlade so zákonom a audítorským spôsobom
PaperOffice DMS v súvislosti s NAS (Network Attached Storage) umožňuje výstavbu veľmi bezpečného intranetu pre internú komunikáciu a prenos dát. To vytvára dvojitú bezpečnosť proti útokom zvonku. Najprv firewall operačného systému a po druhé šifrovanie PaperOffice DMS. Zároveň sa prostredníctvom NAS vytvára samostatný cloud nezávislý od poskytovateľov tretích strán.
Rozsiahla funkcia pracovného postupu PaperOffice DMS uľahčuje internú komunikáciu. Pojem interný zahŕňa aj pobočky alebo zahraničné lokality. Napríklad v prípade práce súvisiacej s projektom sa vždy zobrazí aktuálny stav a zároveň história.
Samozrejmosťou je aj tímový a súkromný kalendár, do ktorého sa zadávajú termíny a udalosti súvisiace s časom.
Rozpoznávanie dokumentov vybavené umelou inteligenciou automaticky usporiada všetky dokumenty, ktoré sa majú uložiť do správneho priečinka, a vytvorí index kľúčových slov aj históriu zmien. Interný vyhľadávač PaperOffice DMS nájde každý dokument v zlomkoch sekundy.
Riešenie: osvedčené know-how
Nemá zmysel okamžite používať softvér na správu v praxi? to nielen spĺňa všetky požiadavky, ale je tiež ľahko naučiteľné a lacné?
PaperOffice DMS je osvedčené kompletné riešenie pre digitálnu prácu a s viac ako 20-ročnými skúsenosťami na trhu jedným z prvých priekopníkov DMS.
Digitálne spracovanie je základným základom pre zabezpečenie vysokej kvality služieb komunálnych služieb v budúcnosti
PaperOffice spĺňa najvyššie bezpečnostné normy , ako je správa autorizácií alebo udeľovanie prístupových povolení. Používateľ definuje jednotlivé pracovné kroky presne tak, ako by bežali, napríklad "nahrávanie", "kontrola", "uvoľnenie" a "rezervácia" faktúr.
Zodpovednosť môže byť pridelená nielen jednotlivým ľuďom, ale aj skupinám používateľov, ako je "Účtovníctvo" alebo "Výroba", aby kolega mohol okamžite zasiahnuť, ak zamestnanec nie je prítomný.
Technológia OCR rozpoznáva nielen obsah dokumentu, ale aj všetky daňovo relevantné dátové polia, ako je číslo dokumentu, dátum, čistá, daň a hrubá suma. Importované údaje sú k dispozícii na kontrolu hodnotení, platobných transakcií a finančného účtovníctva. To šetrí únavné vstupné práce a znižuje chyby zaúčtovania.
Dôležité argumenty pre zahrnutie PaperOffice DMS do rozpočtového plánovania. Nakoniec, PaperOffice DMS tiež presviedča tým, že sa zohľadňuje udržateľnosť a ochrana životného prostredia. Skôr či neskôr prebehne kompletná konverzia z analógových dokumentov do digitálnej formy a potom bude dobre pripravená verejná inštitúcia, ktorá už bude používať PaperOffice DMS.
Jediným kliknutím myšou je možné údaje vrátane miesta archivácie exportovať vášmu zákazníkovi, daňovému poradcovi alebo naopak.
Samozrejme, PaperOffice DMS umožňuje migráciu a integráciu existujúcich digitálnych dát z existujúcich softvérových riešení. PaperOffice DMS je rozhranie medzi analógovým a digitálnym. Pomocou funkcie skenovania dokáže softvér čítať analógové dokumenty, plány a fotografie do systému a digitalizovať ich pomocou skenerov, ale aj nahrávok z mobilných telefónov, pričom texty sa prevádzajú na písanie pomocou OCR a je možné ich meniť v programoch balíka Office. Časové pečiatky a tvorba verzií zabezpečujú, že digitálny dokument zodpovedá analógovému originálu.
Spoločnosti z priemyslu a obchodu musia spracovávať dokumenty pre všetky obchodné transakcie. Neustály ďalší rozvoj obchodných modelov neustále vytvára nové výzvy. To, čo potrebujú, je dobrý systém správy dokumentov.
PaperOffice DMS je správny softvér, pretože prichádza so všetkým, čo výrobný priemysel potrebuje, napríklad:
- Uchovávanie dokumentov vo všetkých digitálnych formátoch podľa zásad GDPR/li>
- Funkcie na predkladanie a opätovné odoslanie oneskorených dokumentov, ktoré si vyžadujú akciu
- Funkcia samovzdelávania údajov s tagovaním a interným vyhľadávačom
- Automatické priradenie novo pridaných dokumentov do správneho priečinka
- Jednoduché vytváranie databázy a pripojenie databázy vrátane individuálne prispôsobiteľnej masky
- Automatizované vytváranie šablón pre opakujúce sa procesy a operácie
Revízna a bezpečná archivácia: PaperOffice DMS technicky spĺňa zákonné požiadavky GoBD, GDPdU a DSGVO
PaperOffice DMS umožňuje pripojenie iného softvéru, napríklad ERP, a samozrejme prenos dokumentov z balíka Microsoft Office prostredníctvom vhodných rozhraní. PaperOffice DMS urýchľuje komunikáciu v obchode a výrobe s dodávateľmi a zákazníkmi.
Termíny a plánované činnosti sa monitorujú a akcie sa automaticky spúšťajú v závislosti od požadovaného nastavenia. Objednávkové procesy môžu byť automatizované a dokonca aj zmeny, ktoré sú naplánované do budúcnosti, môžu byť zadané tak, aby nadobudli účinnosť v požadovanom čase.
Vďaka rozsiahlym funkciám možno PaperOffice DMS určite zaradiť do vyššieho segmentu podnikovej správy obsahu (ECM).
ECM zahŕňa celkovú správu všetkého obsahu v organizácii so zodpovedajúcou hierarchiou prístupu. PaperOffice DMS je schopný uložiť akýkoľvek obsah v digitálnej forme, zmeniť jeho obsah a formát a sprístupniť ho.
PaperOffice DMS má všetky funkcie ECM, a to vo vynikajúcom pomere ceny a výkonu, ako aj intuitívne naučiteľnú formu prevádzky, ktorá robí drahé externé alebo interné školenie zbytočným. Namiesto toho sú k dispozícii bezplatné videonávody, aby ste si zvykli na rôzne ponuky. PaperOffice DMS sa tak môže stať organizačným oporným bodom v každej spoločnosti v obchode a výrobe, a to takmer rýchlosťou svetla.
Spoločnosti z výrobného priemyslu a obchodu profitujú zo správy digitálnych dokumentov
Systém správy dokumentov umožňuje samostatné vytváranie databáz pre každú jednotlivú oblasť a zároveň môže vytvárať prepojenia. Analógové dokumenty, ako napríklad predložené faktúry, sa naskenujú pomocou služby PaperOffice DMS a uložia sa ako fotografia aj ako prevedený text pomocou softvéru OCR. Všetky existujúce údaje môžu byť zobrazené jasne a jednoznačne, čo je dôvod, prečo sa nemusia vykonávať žiadne súbory pre externé schôdzky. Správa databáz riadená umelou inteligenciou vytvára šablóny z hlavných údajov alebo štatisticky použiteľných zoznamov podľa potreby.
Zároveň je zachovaná potrebná ochrana údajov prostredníctvom hierarchickej správy hesiel a 1024-bitového šifrovania.
Optimalizujte svoj pracovný čas až o 7,5% v porovnaní s papierovou prácou vďaka použitiu PaperOffice DMS.
Ušetrite čas hľadaním, smerovaním a zdieľaním dokumentov.
S digitálnymi pečiatkami môžu byť dokumenty doplnené o ďalšie informácie a dokonca ovládať podrobné pracovné postupy. Funkcia úlohy a pracovného postupu zase zabezpečuje, že termíny sú dodržané a dokončené.
Vyskúšajte, ako môžete prepojiť tok informácií medzi výrobou a správou digitalizáciou a automatizáciou dokumentov a obchodných procesov.
S PaperOffice urýchlite svoje výrobné procesy, ako aj všetky medzirezortné pracovné postupy. V časoch stále prísnejších zákonov o zodpovednosti za produkt môžete tiež zvýšiť právnu istotu vašej spoločnosti s riešením pre správu dokumentov a automatizáciu pracovných postupov.
FAQs
Nakoniec odpovedáme na niekoľko ďalších často kladených otázok na danú tému. "Digitalizácia v priemysle a obchode":
Ako môžu zamestnanci získať prístup k paperoffice?
Vďaka decentralizovanej a modernej programovej architektúre môže byť PaperOffice použitý na takmer akomkoľvek zariadení - od klasických počítačov cez smartfóny / tablety až po televízory.
Čo sa stane s údajmi, ak PaperOffice neexistuje?
Nestane sa to, ale aby sme vás uistili: Svoje údaje môžete exportovať kedykoľvek, pretože PaperOffice je založený na otvorenej databázovej štruktúre, k svojim údajom máte kedykoľvek prístup.
Ochrana údajov o téme: Kde sú uložené všetky dokumenty?
PaperOffice bude ukladať všetky dokumenty interne so šifrovaním na vysokej úrovni, čím sa stane imúnnym voči krádeži údajov, napríklad, a prekročí všetky požiadavky GDPR a GOBD.
Vyhnite sa chybám: NIKDY neukladajte údaje do cloudu tretích strán!
Dá sa PaperOffice prispôsobiť presne špecifikáciám?
Áno, PaperOffice môže byť 100% prispôsobený zamýšľanému použitiu, aby sa zabezpečila bezproblémová integrácia do existujúcich procesov a systémov. Dokonca aj programové rozhranie môže byť plne navrhnuté a voľne prispôsobené.
Záver
PaperOffice DMS podporuje priemysel a obchod a ponúka vhodné rozhrania pre iný softvér, pripojenie API a môže byť kedykoľvek rozšírený podľa vašich predstáv. Softvér sa ľahko učí a dá sa ľahko integrovať do každodennej praxe bez toho, aby spôsoboval absencie na tréningové účely.
PaperOffice DMS odporúča používať NAS (sieťou podporované dátové úložisko) s funkciou zálohovania, aby sa dôležité údaje nestratili ani nesledovali v cloudoch tretích strán.
PaperOffice DMS v konečnom dôsledku zaujme veľmi dobrým pomerom ceny a výkonu a obrovským know-how prostredníctvom viac ako 20 rokov praktických skúseností.