Automatizácia obchodných procesov v stavebníctve
PaperOffice DMS pre stavebné firmy umožňuje plynulý tok informácií medzi oddeleniami vďaka digitalizácii a automatizácii obchodných procesov.
Profesionálne tipy
Písomné dokumenty, zmluvy, návrhy, výskum, dodacie listy a mnoho ďalšieho sú vďaka digitalizácii nahradené elektronickými dokumentmi a optimalizujú tak všetky pracovné procesy na maximum.Integrovaná umelá inteligencia umožňuje, aby boli obchodné procesy do značnej miery automatizované, urýchľovali vaše procesy a zvyšovali úspech a spokojnosť.
Digitalizácia v stavebníctve
Stavebné spoločnosti, korporácie, developeri nehnuteľností, projektoví manažéri, inžinieri a developeri projektov výrazne profitujú z využívania vhodnej správy dát.
Stavebné firmy denne generujú dôležité dokumenty: stavebné protokoly, fotodokumentáciu, bločky, faktúry, výkresy, dodacie listy, brífingy a mnoho ďalšieho.
Všetky tieto dokumenty je potrebné digitalizovať, ak prídu v papierovej forme, vyžadujú štruktúrované podanie, priradenie úloh a pracovného postupu a musia byť okamžite k dispozícii na požiadanie.
Najlepším riešením je použitie dobre premysleného softvéru na správu dokumentov, ako je PaperOffice DMS.
V stavebníctve často existujú procesy založené na projektoch. V každom z týchto projektov je veľké množstvo rôznych informácií vrátane súborov a dokumentov, ktoré môžu byť spravované centrálne vhodným DMS, ako je PaperOffice.
PaperOffice DMS ako riešenie pre stavebníctvo vám umožňuje vykonávať živé vyhľadávanie kľúčových slov prostredníctvom vašich projektov, údajov o zákazníkoch a dokumentov. Vďaka integrácii PaperOffice DMS v stavebnej spoločnosti môžete získať body nad konkurenciou s automatizáciou vašich procesov prostredníctvom digitálnych pracovných postupov alebo automatického podávania všetkých projektových dokumentov, riadenia pravidiel, pridávania úloh.
Ako môžem byť bezpapierový v stavebníctve?
PaperOffice eliminuje všetky časovo náročné úzke miesta a vytvára jasný prehľad o dôležitých dokumentoch, ako sú zmluvy, faktúry, objednávky, dodacie listy, ich digitálnou správou v PaperOffice v budúcnosti.
Zachytenie, spracovanie, zdieľanie, vyhľadávanie a sledovanie dokumentov sa pomocou PaperOffice stáva veľmi jednoduchým.
Vďaka kontrolovanému prístupu, podrobným zoznamom úloh, ako aj vydávaniu schválení pomocou pracovných postupov a spoľahlivých e-mailových upozornení môžu zamestnanci efektívne dokončiť zadané úlohy a oprávnené osoby ich môžu ľahko schváliť alebo odmietnuť uvoľnenie.
So softvérovým riešením PaperOffice DMS sa už žiadne dokumenty nestratia. A bez ohľadu na to, kde sa nachádzate, môžete získať prístup k dôležitým dokumentom v priebehu niekoľkých sekúnd.
Samozrejme, vždy pracujete s našimi systémami v súlade so zákonom a úplne audit-proof.
Procesne orientovaná správa dokumentov
Procesne orientovaná správa dokumentov zabezpečuje, že tieto dokumenty zostanú aktuálne s malým úsilím. PaperOffice vás tu podporuje rozsiahlym modulom úlohy a pracovného postupu.
Týmto spôsobom je možné vytvoriť určité procesné reťazce a existujúce prevádzkové procesy môžu byť definované na elektronických dokumentoch a čiastočne vykonané automaticky.
To predstavuje bezchybnú optimalizáciu procesov, pretože úlohu možno priradiť nielen zamestnancom s konkrétnymi používateľskými právami a obdobiami dokončenia, vyžadovať digitálne uvoľnenie, ale aj automaticky spustiť ďalšie akcie, ako sú e-mailové oznámenia alebo zmeny stavu dokumentu .
Týmto spôsobom je možné zmapovať všetky procesy dokumentov.
Okrem celej škály ďalších výhod je PaperOffice DMS ideálnym nástrojom na kontrolu rôznych fáz výstavby.
Každý doklad, od faktúry cez balenie skrutiek zo železiarstva až po rôzne stavebné zámery, je možné uložiť v správnom chronologickom poradí a podľa potreby vyvolať.
Verzia je tu dôležitá. Napríklad pôvodný stavebný zámer, neskôr upravený stavebný zámer atď. PaperOffice DMS tiež umožňuje ukladanie ručne písaných záznamov a fotografií stavu stavby. S PaperOffice DMS je možná kompletná dokumentácia všetkých procesov a incidentov počas výstavby. Od prelomovej ceremónie až po odovzdanie kľúčov. A to všetko s minimálnym úsilím.
Softvér na správu dokumentov, ako napríklad PaperOffice DMS, je najvhodnejší pre tieto úlohy. Pretože je to softvér na správu dokumentov, ktorý dokáže oveľa viac ako len správu dokumentov.
PaperOffice nerozlišuje medzi typmi dokumentov bez ohľadu na to, či potrebujete pomoc pri správe zmlúv, podaní a e-mailovej korešpondencie: vďaka systému správy dokumentov PaperOffice sú vaše predchádzajúce procesy v spoločnosti digitalizované, čím sa stávajú efektívnejšími a transparentnejšími a oveľa flexibilnejšími.
Pretože bez ohľadu na to, v akej forme dokumenty prichádzajú do spoločnosti, či už ako papierové dokumenty, súbory PDF, e-maily alebo fotografie, sú automaticky archivované a uložené v zabezpečenej databáze.
Dôležité zmluvy tak možno včas uznať a ukončiť alebo opätovne prerokovať. Vydanie dokumentu s digitálnym podpisom a e-mailovým upozornením namiesto pomalej papierovej pošty, neistý e-mail prispieva k lojalite zákazníkov.
Riešenie: osvedčené know-how
Nemá zmysel okamžite používať softvér na správu v praxi? to nielen spĺňa všetky požiadavky, ale je tiež ľahko naučiteľné a lacné?
PaperOffice DMS je osvedčené kompletné riešenie pre digitálnu prácu a s viac ako 20-ročnými skúsenosťami na trhu jedným z prvých priekopníkov DMS.
Digitálne spracovanie je základným základom pre zabezpečenie vysokej kvality služieb všetkých služieb v budúcnosti
"Zákon o prútoch" bol jedným z prvých zákonov v stavebníctve a nespočetné množstvo ďalších malo nasledovať dodnes. Rodový zákon bol vlastne 5 m dlhý prút, ktorý sa v stredoveku používal na zaručenie uličiek a ulíc minimálnej šírky okolo 5 m tým, že umožnil človeku prechádzať sa ulicami s touto tyčou držanou na druhej strane. Všade tam, kde bola príliš úzka, budova, ktorá vyčnievala príliš ďaleko do ulice, musela byť zbúraná. To malo menej spoločného s premávkou v tom čase a viac s rizikom požiaru. Cieľom bolo zabrániť tomu, aby sa horiace domy na jednej strane ulice rozšírili na druhú stranu.
Federálny a štátny stavebný zákon dnes obsahuje približne 1 600 paragrafov. Okrem toho existujú normy a špecifikácie profesijných združení pre vlastnosti materiálu, typ použitia, spôsob inštalácie materiálov a dokonca aj obchodné predpisy, kto môže čo stavať a inštalovať. Pravdepodobne existuje len niekoľko krajín na zemi, ktoré majú podobne zložitý stavebný systém.
Pre dodávateľov, občianskych aj štrukturálnych, to znamená konzultovať príslušné špecifikácie pre každú prácu a znamená to zakaždým vykonať viac či menej rozsiahle papierovanie. Nie je nezvyčajné, že stavebníci idú ešte o krok ďalej a žiadajú zmeny, ktoré neboli predpokladané v pôvodnom stavebnom pláne. V pláne je niekedy rukou písaná poznámka o tom, čo je potrebné zmeniť a ako. To môže viesť k reťazovej reakcii, ktorá ovplyvňuje všetky obchody a dokonca narúša plánovanie materiálu.
Ako sledovať papierový chaos?
Samozrejme, vďaka použitiu PaperOffice DMS.
Pretože PaperOffice archivuje všetky dokumenty vygenerované v stavebníctve a všetky relevantné informácie v súlade so zákonom a audítorským spôsobom.
PaperOffice DMS v súvislosti s NAS (Network Attached Storage) umožňuje výstavbu veľmi bezpečného intranetu pre internú komunikáciu a prenos dát. To vytvára dvojitú bezpečnosť proti útokom zvonku. Najprv firewall operačného systému a po druhé šifrovanie PaperOffice DMS. Zároveň sa prostredníctvom NAS vytvára samostatný cloud nezávislý od poskytovateľov tretích strán.
Rozsiahla funkcia pracovného postupu od spoločnosti PaperOffice DMS výrazne uľahčuje internú komunikáciu. Pojem interný zahŕňa aj pobočky alebo zahraničné lokality. Napríklad v prípade práce súvisiacej s projektom sa vždy zobrazí aktuálny stav a zároveň história.
Samozrejmosťou je aj tímový a súkromný kalendár, do ktorého sa zadávajú termíny a udalosti súvisiace s časom.
Rozpoznávanie dokumentov vybavené umelou inteligenciou automaticky usporiada všetky dokumenty, ktoré sa majú uložiť do správneho priečinka, a vytvorí index kľúčových slov aj históriu zmien. Interný vyhľadávač PaperOffice DMS nájde každý dokument v zlomkoch sekundy.
PaperOffice spĺňa najvyššie bezpečnostné normy , ako je správa autorizácií alebo udeľovanie prístupových povolení. Používateľ definuje jednotlivé pracovné kroky presne tak, ako by bežali, napríklad "nahrávanie", "kontrola", "uvoľnenie" a "rezervácia" faktúr.
Zodpovednosť môže byť pridelená nielen jednotlivým ľuďom, ale aj skupinám používateľov, ako je "Účtovníctvo" alebo "Výroba", aby kolega mohol okamžite zasiahnuť, ak zamestnanec nie je prítomný.
Technológia OCR rozpoznáva nielen obsah dokumentu, ale aj všetky daňovo relevantné dátové polia, ako je číslo dokumentu, dátum, čistá, daň a hrubá suma. Importované údaje sú k dispozícii na kontrolu hodnotení, platobných transakcií a finančného účtovníctva. To šetrí únavné vstupné práce a znižuje chyby zaúčtovania.
Dôležité argumenty pre zahrnutie PaperOffice DMS do rozpočtového plánovania. Nakoniec, PaperOffice DMS tiež presviedča tým, že sa zohľadňuje udržateľnosť a ochrana životného prostredia. Skôr či neskôr prebehne kompletná konverzia z analógových dokumentov do digitálnej formy a potom bude dobre pripravená verejná inštitúcia, ktorá už bude používať PaperOffice DMS.
Jediným kliknutím myšou je možné údaje vrátane miesta archivácie exportovať vášmu zákazníkovi, daňovému poradcovi alebo naopak.
Samozrejme, PaperOffice DMS umožňuje migráciu a integráciu existujúcich digitálnych dát z existujúcich softvérových riešení. PaperOffice DMS je rozhranie medzi analógovým a digitálnym. Pomocou funkcie skenovania dokáže softvér čítať analógové dokumenty, plány a fotografie do systému a digitalizovať ich pomocou skenerov, ale aj nahrávok z mobilných telefónov, pričom texty sa prevádzajú na písanie pomocou OCR a je možné ich meniť v programoch balíka Office. Časové pečiatky a tvorba verzií zabezpečujú, že digitálny dokument zodpovedá analógovému originálu.
Spoločnosti v stavebníctve musia spracovávať dokumenty pre všetky obchodné transakcie. Neustály ďalší rozvoj obchodných modelov neustále vytvára nové výzvy. To, čo potrebujú, je dobrý systém správy dokumentov.
PaperOffice DMS je správny softvér, pretože prichádza so všetkým, čo potrebujete, napríklad:
- Uchovávanie dokumentov vo všetkých digitálnych formátoch podľa zásad GDPR/li>
- Funkcie na predkladanie a opätovné odoslanie oneskorených dokumentov, ktoré si vyžadujú akciu
- Funkcia samovzdelávania údajov s tagovaním a interným vyhľadávačom
- Automatické priradenie novo pridaných dokumentov do správneho priečinka
- Jednoduché vytváranie databázy a pripojenie databázy vrátane individuálne prispôsobiteľnej masky
- Automatizované vytváranie šablón pre opakujúce sa procesy a operácie
Revízna a bezpečná archivácia: PaperOffice DMS technicky spĺňa zákonné požiadavky GoBD, GDPdU a DSGVO
PaperOffice DMS umožňuje pripojenie iného softvéru, napríklad ERP, a samozrejme prenos dokumentov z balíka Microsoft Office prostredníctvom vhodných rozhraní. PaperOffice DMS urýchľuje komunikáciu v obchode a výrobe s dodávateľmi a zákazníkmi.
Termíny a plánované činnosti sa monitorujú a akcie sa automaticky spúšťajú v závislosti od požadovaného nastavenia. Objednávkové procesy môžu byť automatizované a dokonca aj zmeny, ktoré sú naplánované do budúcnosti, môžu byť zadané tak, aby nadobudli účinnosť v požadovanom čase.
Vďaka rozsiahlym funkciám možno PaperOffice DMS určite zaradiť do vyššieho segmentu podnikovej správy obsahu (ECM).
ECM zahŕňa celkovú správu všetkého obsahu v organizácii so zodpovedajúcou hierarchiou prístupu. PaperOffice DMS je schopný uložiť akýkoľvek obsah v digitálnej forme, zmeniť jeho obsah a formát a sprístupniť ho.
PaperOffice DMS má všetky funkcie ECM, a to vo vynikajúcom pomere ceny a výkonu, ako aj intuitívne naučiteľnú formu prevádzky, ktorá robí drahé externé alebo interné školenie zbytočným. Namiesto toho sú k dispozícii bezplatné videonávody, aby ste si zvykli na rôzne ponuky. PaperOffice DMS sa tak môže stať organizačným oporným bodom v každej spoločnosti v obchode a výrobe, a to takmer rýchlosťou svetla.
Firmy zo stavebníctva profitujú zo správy digitálnych dokumentov
S PaperOffice DMS je však pre stavebné firmy oveľa viac možností. Napríklad správa zásob vrátane trvalého alebo kľúčového inventára dátumu. Základom pre PaperOffice DMS sú prepojené používateľské účty v sieti. Ukladanie údajov týchto používateľských účtov je kombinované v centrálnej databáze. Dokumenty je možné ovládať prostredníctvom umelej inteligencie s rôznymi algoritmami, ktoré možno použiť na spustenie automatizovaných procesov.
Optimalizujte svoj pracovný čas až o 7,5% v porovnaní s papierovou prácou vďaka použitiu PaperOffice DMS.
Ušetrite čas hľadaním, smerovaním a zdieľaním dokumentov.
S digitálnymi pečiatkami môžu byť dokumenty doplnené o ďalšie informácie a dokonca ovládať podrobné pracovné postupy. Funkcia úlohy a pracovného postupu zase zabezpečuje, že termíny sú dodržané a dokončené.
PaperOffice DMS má šikovnú navigáciu menu, ktorá je logicky štruktúrovaná a umožňuje intuitívne ovládanie v mnohých oblastiach. Videonávody dostupné bezplatne na internete poskytujú dodatočnú podporu a samozrejme školenia sa môžu v prípade potreby konať aj priamo v sídle spoločnosti zákazníka.
Okrem dokumentácie stavebných fáz je PaperOffice DMS rovnako vhodný na podporu logistických úloh pri obstarávaní materiálu. Vďaka možnostiam nastavenia databáz v PaperOffice DMS je možné monitorovať nákup materiálu a spotrebu materiálu a priradiť mu úrovne varovania. Interná umelá inteligencia sa môže použiť na vytvorenie šablón, ktoré automaticky reagujú, ak existujú úzke miesta alebo nedostatky, napríklad ak sa zadávajú opakované objednávky, hoci existujúce množstvo by malo byť v skutočnosti dostatočné. Na tento účel je možné použiť funkciu pracovného postupu, s ktorou môžu zodpovední zamestnanci spoločnosti porovnať plnenie svojich úloh.
PaperOffice DMS môže urýchliť stavebný projekt, zabrániť nesprávnym rozhodnutiam a znížiť náklady. Možno spoločnostiam, ktoré postavili BER a stále stavajú Stuttgart21, jednoducho chýbal správny softvér PaperOffice DMS.
FAQs
Nakoniec odpovedáme na niekoľko ďalších často kladených otázok na danú tému. "Digitalizácia v stavebníctve a stavebníctve":
Ako môžu zamestnanci získať prístup k paperoffice?
Vďaka decentralizovanej a modernej programovej architektúre môže byť PaperOffice použitý na takmer akomkoľvek zariadení - od klasických počítačov cez smartfóny / tablety až po televízory.
Čo sa stane s údajmi, ak PaperOffice neexistuje?
Nestane sa to, ale aby sme vás uistili: Svoje údaje môžete exportovať kedykoľvek, pretože PaperOffice je založený na otvorenej databázovej štruktúre, k svojim údajom máte kedykoľvek prístup.
Ochrana údajov o téme: Kde sú uložené všetky dokumenty?
PaperOffice bude ukladať všetky dokumenty interne so šifrovaním na vysokej úrovni, čím sa stane imúnnym voči krádeži údajov, napríklad, a prekročí všetky požiadavky GDPR a GOBD.
Vyhnite sa chybám: NIKDY neukladajte údaje do cloudu tretích strán!
Dá sa PaperOffice prispôsobiť presne špecifikáciám?
Áno, PaperOffice môže byť 100% prispôsobený zamýšľanému použitiu, aby sa zabezpečila bezproblémová integrácia do existujúcich procesov a systémov. Dokonca aj programové rozhranie môže byť plne navrhnuté a voľne prispôsobené.
Záver
PaperOffice DMS podporuje stavebný priemysel a ponúka zodpovedajúce rozhrania pre iný softvér, pripojenie API a je možné ho kedykoľvek rozšíriť podľa vašich predstáv. Softvér sa ľahko učí a dá sa ľahko integrovať do každodennej praxe bez toho, aby spôsoboval absencie na tréningové účely.
PaperOffice DMS odporúča používať NAS (sieťou podporované dátové úložisko) s funkciou zálohovania, aby sa dôležité údaje nestratili ani nesledovali v cloudoch tretích strán.
PaperOffice DMS v konečnom dôsledku zaujme veľmi dobrým pomerom ceny a výkonu a obrovským know-how prostredníctvom viac ako 20 rokov praktických skúseností.