Banská spoločnosť
KUMUL Minerals Holdings Limited

Kumul Minerals Holding Limited (KMHL), vedúca banská spoločnosť so sídlom v Papue-Novej Guinei, je v popredí ťažby surovín.

So svojou širokou prítomnosťou a silným záväzkom k výnimočnosti si KMHL vybudovala významné postavenie v banskom priemysle. Vďaka jasnej vízií, strategickým inováciám a udržateľnému riadeniu prevádzky je KMHL priekopníkom v tvorbe hodnoty pre svojich zainteresovaných a región.

Východisková pozícia a výzvy

Rovnako ako mnohé spoločnosti v banskom priemysle, aj KMHL čelila výzvam v správe a organizácii dôležitých dokumentov a záznamov v každodennom obchodnom procese.

Vysoká zložitosť a objem dokumentácie, od schvaľovacích procesov až po prevádzkové protokoly a environmentálne požiadavky, robili efektívnu správu dokumentov nevyhnutnou.

V tomto kontexte hľadala KMHL systém správy dokumentov, ktorý nielen centralizuje dokumenty, ale tiež uľahčuje spoluprácu medzi rôznymi oddeleniami a lokalitami, zároveň zabezpečuje bezpečnosť a ochranu údajov a podporuje dodržiavanie zákonných predpisov.

Prečo si KMHL vybrala PaperOffice DMS

Po dôkladnom preskúmaní rôznych systémov na správu dokumentov sa KMHL rozhodla pre PaperOffice DMS. Systém bol zvolený, pretože spoločnosti umožnil urobiť minimálne zmeny v existujúcich pracovných postupoch, pričom však stále vyhovoval ich požiadavkám.

"Rozhodli sme sa pre PaperOffice DMS, pretože investícia bola v súlade s cieľmi našej spoločnosti, a to zvýšiť efektivitu, zlepšiť bezpečnosť dokumentov a využiť digitálnu transformáciu. Okrem toho sú náklady v porovnaní s inými poskytovateľmi veľmi atraktívne,"

spomína Loi Joseph, IT manažér Kumul Minerals Holdings Limited.

Finančná analýza, ktorú vykonal IT tím, ukázala, že PaperOffice DMS je nákladovo efektívny a spĺňa potreby KMHL.

Preskúmali sa tri potenciálne systémy správy dokumentov, pre ktoré spoločnosti získali ponuky: PaperOffice, Docuware a M-Files.

Implementácia

Na začatie implementácie bolo najprv 80 pracovných miest vybavených systémom správy dokumentov, pričom ako databáza bol zvolený Synology NAS.

Táto počiatočná skupina bola východiskovým bodom pre rozšírenie systému a ďalšie pracovné miesta boli postupne integrované.

Dva mesiace po udelení zákazky bola dokončená migrácia existujúcich dát a o mesiac neskôr bol úspešne spustený výrobný provoz, pričom archívne riešenie od Kumul bolo prijaté.

Implementácia prebehla hladko a zamestnanci boli úspešne vyškolení.

Prostredníctvom prispôsobených školení, interaktívnych dielní a praktických príkladov používania boli všetci zamestnanci schopní spoznať a optimálne využiť všetky funkcie systému. Okrem toho boli poskytnuté školiace materiály, ktoré slúžia zamestnancom ako referenčný materiál aj po ukončení školení.

To umožnilo plynulý prechod na používanie nového systému a zaistilo rýchlu integráciu do každodenných pracovných postupov.

Konečný výsledok

Implementácia PaperOffice DMS umožnila KMHL zlepšiť správu dokumentov.

Spoločnosť bola ohromená prispôsobivosťou používateľského rozhrania, zlepšeným vyhľadávaním dokumentov a kontrolou verzií dokumentov.

Implementácia nového systému prebehla hladko a KMHL odporučil PaperOffice DMS každému, kto hľadá riešenie pre správu dokumentov.

Celkové skúsenosti KMHL s PaperOffice DMS boli mimoriadne uspokojivé a prekonali ich očakávania.