Komunita
Správa nehnuteľností
El Guijo
Alejandro Campos, IT špecialista a projektový manažér v správe nehnuteľností El Guijo
Východisková pozícia
Ako komunita v oblasti správy nehnuteľností má El Guijo veľa dôležitých dokumentov na správu: nájomné zmluvy, účty za energie, stavebné súbory, registrácie turnajov, obchodné dokumenty, oznámenia a oveľa viac.
Bohužiaľ, správa nehnuteľností doteraz výrazne neprofitovala z používania vhodného softvéru na správu dokumentov, pretože doteraz sa nenašlo žiadne vhodné riešenie, hoci správcovia nehnuteľností sú tí, ktorí výrazne profitujú z používania vhodného softvéru na správu dokumentov.
S cieľom vyriešiť mnohé existujúce administratívne problémy v správe majetku sa rozhodlo o zavedení systému správy dokumentov.
Cieľom El Guijo bolo digitalizovať existujúce papierové dokumenty, zaviesť optimalizáciu procesov a kontrolu pracovného postupu nad všetkými prichádzajúcimi a odchádzajúcich dokumentmi, automatizovať veľkú časť procesov na pozadí a optimalizovať tak proces správy nehnuteľností.
Existujúci problém
Správca nehnuteľnosti musel denne zbierať dôležité dokumenty. Všetky museli byť pridelené správnemu obytnému majetku, vlastníkovi, nájomcovi, prenajímateľovi. Každodenná práca v komunite sa však vyznačovala aj neefektívnosťou:
"Mali sme preukázateľné náklady na ukladanie podaním dokumentov do priečinkov. Okrem toho bolo hľadanie dokumentov časovo náročné a často zahŕňalo návštevu archívu,"
pripomína pána Alejandra Camposa, IT špecialistu komunity El Guijo.
Celkový priemer susedov teda niekedy presahuje 2500 obyvateľov, s častejšími vrcholmi v letnom a prázdninovom období. V dôsledku toho sa šesť zamestnancov ako konzultantov a stály manažér v kancelárii, ako aj externí záhradníci a administratívni pracovníci nedokázali vyrovnať s preťažením informácií.
Pred zavedením systému správy dokumentov bol celý systém založený na papieri. Dokumenty predložené vlastníkmi, protokoly a dôkazy o údržbárskych prácach, sťažnosti boli odovzdané administratíve a potom hromadne uložené v priečinkoch.
V priebehu digitalizácie sa správcovia nehnuteľností ako El Guijo vidia každý deň s nespočetnými otázkami o prenájme, sťažnosťami a inými obavami , ktoré sú teraz konfrontované aj prostredníctvom e-mailu. Táto záplava e-mailov sa však sotva dá riešiť manuálne.
Dôsledkom boli dlhočizné časy spracovania a neefektívnosť pri spracovaní, získavaní a zasielaní potrebnej dokumentácie . Preto sa komunita pustila do hľadania správy digitálnych dokumentov.
"Len sme posunuli prácu dopredu a teraz máme náskok."
Alejandro Campos, IT špecialista, samostatne zárobkovo činná osoba pre komunitu El Guijo hľadala riešenie tohto a všetkých problémov so správou majetku. Počítalo sa aj s digitalizáciou všetkých administratívnych úloh obce, ktoré boli predtým do značnej miery analogické.
Prečo si obec El Guijo vybrala PaperOffice DMS
Najdôležitejšími kritériami výberu boli spoľahlivosť, dostupnosť a bezpečnosť, pretože spravované dokumenty zahŕňali dôverný obsah, ako sú osobné dokumenty, ako aj faktúry, ktoré museli byť chránené pred neoprávneným prístupom prostredníctvom prístupových povolení a úrovní uvoľňovania .
Z dôvodu predpisov o ochrane osobných údajov v obci sa nezohľadnili rôzni poskytovatelia cloudu či open source riešenia, pretože nebolo možné zaručiť bezpečnosť osobných údajov GDPR a dlhodobú investičnú bezpečnosť.
Keďže PaperOffice DMS nie je cloudová aplikácia a ukladá všetky údaje do centrálnej databázy, ktorá je teraz na vyhradenom serveri, bolo nakoniec rozhodnuté otestovať požadovaný scenár testom.
"Už pri prvom stretnutí s PaperOffice si všimnete 20 rokov skúseností PaperOffice v oblasti správy dokumentov."
PaperOffice prekračuje všetky štandardy dokumentov a právne pokyny, najmä kvôli vysoko šifrovanému ukladaniu dokumentov priamo na vyhradenom serveri a nie v cloude.
Potreba používania systému správy dokumentov, ktorý má vyhovujúcu kontrolu verzií a verzie odolné voči auditu, je jasnejšia ako kedykoľvek predtým.
Obrovským dôvodom rozhodnutia bola dostupnosť a kompetentnosť podpory, keďže v minulosti sa urobili veľmi zlé skúsenosti s inými poskytovateľmi.
Najmä s cieľom zabezpečiť spoľahlivosť a simulovať skutočné problémy bola niekoľkokrát kontaktovaná podpora PaperOffice, aby sa posúdilo, či boli termíny dodržané a aká je kvalita podpory. Tu je PaperOffice pred všetkými ostatnými výrobcami.
Prejdite na automatizáciu cez PaperOffice. Ciele a načasovanie
S inovatívnym riešením správy dokumentov od paperoffice sa obec El Guijo rozhodla automatizovať väčšinu každodenných úloh a dokumentácie.
Preto bolo rozhodnuté naskenovať dokumenty, ktoré už existovali v papierovej forme a digitálne ich archivovať v PaperOffice. Po ich sprístupnení v digitálnej forme je možné digitálne vyriešiť aj ďalšie administratívne procesy v rámci komunitnej siete.
Začala sa optimalizácia procesu. Odteraz budú dokumenty navrhnuté digitálne tak, že sa čo najviac vyhnete papieru. Schôdze, zápisnice, prichádzajúca pošta, odchádzajúce faktúry a poznámky vytvorené priamo v PaperOffice. Úlohy a pracovné postupy sú implementované digitálne.
So systémom správy dokumentov je možné ľahko predložiť všetky dôležité dôkazy - a samozrejme v súlade s GDPR. Dlhé čakanie a cesta na poštu bola zrušená.
Konverzia prebehla veľmi dobre od prvej prezentácie softvéru spoločnosťou PaperOffice až po prebiehajúcu prevádzku:
"Aj po ukážke produktu sme boli z PaperOffice absolútne nadšení. Okamžite sme videli pridanú hodnotu a takmer o tri týždne neskôr sa na schôdzi vlastníkov na 100% hlasovalo o uznesení o použití PaperOffice v komunite."
Výhody prostredníctvom digitalizácie s PaperOffice
Medzitým sú všetky digitalizované nájomné zmluvy, korešpondencia, protokoly, plány, poistné dokumenty atď. uložené v PaperOffice. To je veľká pridaná hodnota pre našich majiteľov a nájomcov, hovorí pán Campos z administratívy El Guijo. To je jeden z dôvodov, prečo si je pán Campos istý:
"Budúcnosť odvetvia správy nehnuteľností jednoducho spočíva v digitalizácii."
Vďaka zavedeniu digitalizácie PaperOffice DMS sa komunite El Guijo už podarilo:
- Šetrite čas a zdroje
- Zjednodušenie prístupu k dokumentu
- Zabezpečiť dostupnosť dokumentov pre každého oprávneného zamestnanca
Teraz jednoduchšia a rýchlejšia dostupnosť údajov a dokumentov zásadne a udržateľne mení procesy komunity. Administratívne znalosti sú teraz organizované transparentne a dostupné v správnom čase.
"Bezpečnosť údajov, automatizované pracovné postupy, digitalizácia dokumentov a jednoduchosť integrácie PaperOffice DMS do administratívneho prostredia priniesli to, čo táto komunita potrebovala na urýchlenie papierových procesov a získanie priestoru vo svojich závislostiach."
Každý so svojimi špecifikáciami a špecifikami, ktoré vo všeobecnosti zahŕňajú kontrolu a overovanie administratívnych operácií, odstránenie papiera, indexáciu všetkých typov dokumentov týkajúcich sa interných objednávok, automatizácie a metodiky, bezpečnosti (GoBD, GDPR a ochranu údajov), optimalizáciu a monitorovanie procesov, uľahčenie odosielania súborov používateľom (v tomto prípade vlastníkom) a Samozrejme, šetrenie miesta v administratívnych kanceláriách.
Táto dohoda o spolupráci bola uzavretá z dôvodu veľkého množstva záznamov a nahrávok, ktoré má komunita v držbe, a na zabezpečenie toho, aby bol vytvorený spôsob organizácie všetkej dokumentácie pre všetkých obyvateľov a správcov komunity.
Konečný výsledok
PaperOffice vytvorila riešenie súčasných komunitných problémov odstránením objemu údajov, zefektívnením administratívnych prekážok a zabezpečením toho, aby k PaperOffice mali prístup len oprávnení zamestnanci, aby sa zabránilo úprave dokumentov alebo dokonca možnej sprenevere finančných prostriedkov.
Vďaka integrácii systému správy dokumentov PaperOffice môže teraz komunita nájsť dokumenty a ich rozsiahle informácie v priebehu niekoľkých sekúnd a dokončiť ďalšie úlohy a pracovné postupy.
Okrem toho môže administratíva reagovať rýchlejšie a cielenejšie na otázky, listy a spätnú väzbu od obyvateľov: To uľahčuje každodennú prácu.
O komunite El Guijo
El Guijo je urbanizácia / komunita nachádzajúca sa na severozápade obce Galapagar vedľa cesty M-510, len 40 minút jazdy od centra Madridu cez A-6.
Privilegované miesto v Sierra de Guadarrama, ktoré sa nachádza v populačnom spojení v blízkosti Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial a galapagar sám, ako aj v blízkosti nádrže Valmayor a hranice s autonómnym spoločenstvom Castilla y León.
Výstavba urbanizácie sa začala v 70. rokoch 20. storočia a bola založená v roku 1977 zákonom ako susedská komunita. Má rozlohu takmer 140 000 metrov štvorcových s celkovým počtom 1 104 pozemkov medzi chatami, bytmi, komunitnými budovami (niekoľko športovísk, tri bazény, sociálne kluby a administratívne kancelárie) a tromi detskými parkmi: asi polovica krajiny sú upravené oblasti s veľkou prírodnou rozmanitosťou.
Celkový priemer presahuje 2 500 jednotiek, pričom častejšie vrcholy sú v letnom a dovolenkovom období. Okrem toho má urbanizácia šesť správcov, jedného administratívneho a troch zamestnancov údržby (trvalo zamestnaných), ako aj externých záhradkárskych a administratívnych pracovníkov.
