The PaperOffice Insider Newsletter
The PaperOffice Insider Newsletter
Chceme byť priateľmi

Najvyššie možné zľavové ponuky

Exkluzívne zasvätené novinky

Bezplatné bonusové aktualizácie

Najvyššie možné zľavové ponuky

Exkluzívne zasvätené novinky

Bezplatné bonusové aktualizácie

Čestné slovo priateľstva Dôvera
Nikdy neposkytneme vašu e-mailovú adresu nikomu inému a každý e-mail obsahuje odkaz na odhlásenie jedným kliknutím.

Digitálne špecializované riešenia pre automatizáciu obchodných procesov


Alejandro Campos, IT špecialista a projektový manažér v správe nehnuteľností El Guijo

Profesionálny tip

Priemysel
Správa domu

Región
Madrid, Španielsko

Oddelenia
Účtovníctvo, administratíva, manažment

Východisková pozícia

Ako komunita v oblasti správy nehnuteľností má El Guijo veľa dôležitých dokumentov na správu: nájomné zmluvy, účty za energie, stavebné súbory, registrácie turnajov, obchodné dokumenty, oznámenia a oveľa viac.

Bohužiaľ, správa nehnuteľností doteraz výrazne neprofitovala z používania vhodného softvéru na správu dokumentov, pretože doteraz sa nenašlo žiadne vhodné riešenie, hoci správcovia nehnuteľností sú tí, ktorí výrazne profitujú z používania vhodného softvéru na správu dokumentov.

S cieľom vyriešiť mnohé existujúce administratívne problémy v správe majetku sa rozhodlo o zavedení systému správy dokumentov.

Cieľom El Guijo bolo digitalizovať existujúce papierové dokumenty, zaviesť optimalizáciu procesov a kontrolu pracovného postupu nad všetkými prichádzajúcimi a odchádzajúcich dokumentmi, automatizovať veľkú časť procesov na pozadí a optimalizovať tak proces správy nehnuteľností.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

Existujúci problém

Správca nehnuteľnosti musel denne zbierať dôležité dokumenty. Všetky museli byť pridelené správnemu obytnému majetku, vlastníkovi, nájomcovi, prenajímateľovi. Každodenná práca v komunite sa však vyznačovala aj neefektívnosťou:

"Mali sme preukázateľné náklady na ukladanie podaním dokumentov do priečinkov. Okrem toho bolo hľadanie dokumentov časovo náročné a často zahŕňalo návštevu archívu,"

pripomína pána Alejandra Camposa, IT špecialistu komunity El Guijo.

Celkový priemer susedov teda niekedy presahuje 2500 obyvateľov, s častejšími vrcholmi v letnom a prázdninovom období. V dôsledku toho sa šesť zamestnancov ako konzultantov a stály manažér v kancelárii, ako aj externí záhradníci a administratívni pracovníci nedokázali vyrovnať s preťažením informácií.

Pred zavedením systému správy dokumentov bol celý systém založený na papieri. Dokumenty predložené vlastníkmi, protokoly a dôkazy o údržbárskych prácach, sťažnosti boli odovzdané administratíve a potom hromadne uložené v priečinkoch.

V priebehu digitalizácie sa správcovia nehnuteľností ako El Guijo vidia každý deň s nespočetnými otázkami o prenájme, sťažnosťami a inými obavami , ktoré sú teraz konfrontované aj prostredníctvom e-mailu. Táto záplava e-mailov sa však sotva dá riešiť manuálne.

Dôsledkom boli dlhočizné časy spracovania a neefektívnosť pri spracovaní, získavaní a zasielaní potrebnej dokumentácie . Preto sa komunita pustila do hľadania správy digitálnych dokumentov.

"Len sme posunuli prácu dopredu a teraz máme náskok."

Alejandro Campos, IT špecialista, samostatne zárobkovo činná osoba pre komunitu El Guijo hľadala riešenie tohto a všetkých problémov so správou majetku. Počítalo sa aj s digitalizáciou všetkých administratívnych úloh obce, ktoré boli predtým do značnej miery analogické.

Obsah

Prečo si obec El Guijo vybrala PaperOffice DMS

Najdôležitejšími kritériami výberu boli spoľahlivosť, dostupnosť a bezpečnosť, pretože spravované dokumenty zahŕňali dôverný obsah, ako sú osobné dokumenty, ako aj faktúry, ktoré museli byť chránené pred neoprávneným prístupom prostredníctvom prístupových povolení a úrovní uvoľňovania .

Z dôvodu predpisov o ochrane osobných údajov v obci sa nezohľadnili rôzni poskytovatelia cloudu či open source riešenia, pretože nebolo možné zaručiť bezpečnosť osobných údajov GDPR a dlhodobú investičnú bezpečnosť.

Keďže PaperOffice DMS nie je cloudová aplikácia a ukladá všetky údaje do centrálnej databázy, ktorá je teraz na vyhradenom serveri, bolo nakoniec rozhodnuté otestovať požadovaný scenár testom.

"Už pri prvom stretnutí s PaperOffice si všimnete 20 rokov skúseností PaperOffice v oblasti správy dokumentov."

PaperOffice prekračuje všetky štandardy dokumentov a právne pokyny, najmä kvôli vysoko šifrovanému ukladaniu dokumentov priamo na vyhradenom serveri a nie v cloude.

Potreba používania systému správy dokumentov, ktorý má vyhovujúcu kontrolu verzií a verzie odolné voči auditu, je jasnejšia ako kedykoľvek predtým.

Obrovským dôvodom rozhodnutia bola dostupnosť a kompetentnosť podpory, keďže v minulosti sa urobili veľmi zlé skúsenosti s inými poskytovateľmi.

Najmä s cieľom zabezpečiť spoľahlivosť a simulovať skutočné problémy bola niekoľkokrát kontaktovaná podpora PaperOffice, aby sa posúdilo, či boli termíny dodržané a aká je kvalita podpory. Tu je PaperOffice pred všetkými ostatnými výrobcami.

Prejdite na automatizáciu cez PaperOffice. Ciele a načasovanie

S inovatívnym riešením správy dokumentov od paperoffice sa obec El Guijo rozhodla automatizovať väčšinu každodenných úloh a dokumentácie.

Preto bolo rozhodnuté naskenovať dokumenty, ktoré už existovali v papierovej forme a digitálne ich archivovať v PaperOffice. Po ich sprístupnení v digitálnej forme je možné digitálne vyriešiť aj ďalšie administratívne procesy v rámci komunitnej siete.

Začala sa optimalizácia procesu. Odteraz budú dokumenty navrhnuté digitálne tak, že sa čo najviac vyhnete papieru. Schôdze, zápisnice, prichádzajúca pošta, odchádzajúce faktúry a poznámky vytvorené priamo v PaperOffice. Úlohy a pracovné postupy sú implementované digitálne.

So systémom správy dokumentov je možné ľahko predložiť všetky dôležité dôkazy - a samozrejme v súlade s GDPR. Dlhé čakanie a cesta na poštu bola zrušená.

Konverzia prebehla veľmi dobre od prvej prezentácie softvéru spoločnosťou PaperOffice až po prebiehajúcu prevádzku:

"Aj po ukážke produktu sme boli z PaperOffice absolútne nadšení. Okamžite sme videli pridanú hodnotu a takmer o tri týždne neskôr sa na schôdzi vlastníkov na 100% hlasovalo o uznesení o použití PaperOffice v komunite."

Výhody prostredníctvom digitalizácie s PaperOffice

Medzitým sú všetky digitalizované nájomné zmluvy, korešpondencia, protokoly, plány, poistné dokumenty atď. uložené v PaperOffice. To je veľká pridaná hodnota pre našich majiteľov a nájomcov, hovorí pán Campos z administratívy El Guijo. To je jeden z dôvodov, prečo si je pán Campos istý:

"Budúcnosť odvetvia správy nehnuteľností jednoducho spočíva v digitalizácii."

Vďaka zavedeniu digitalizácie PaperOffice DMS sa komunite El Guijo už podarilo:

  • Šetrite čas a zdroje
  • Zjednodušenie prístupu k dokumentu
  • Zabezpečiť dostupnosť dokumentov pre každého oprávneného zamestnanca
Teraz jednoduchšia a rýchlejšia dostupnosť údajov a dokumentov zásadne a udržateľne mení procesy komunity. Administratívne znalosti sú teraz organizované transparentne a dostupné v správnom čase.

"Bezpečnosť údajov, automatizované pracovné postupy, digitalizácia dokumentov a jednoduchosť integrácie PaperOffice DMS do administratívneho prostredia priniesli to, čo táto komunita potrebovala na urýchlenie papierových procesov a získanie priestoru vo svojich závislostiach."

Každý so svojimi špecifikáciami a špecifikami, ktoré vo všeobecnosti zahŕňajú kontrolu a overovanie administratívnych operácií, odstránenie papiera, indexáciu všetkých typov dokumentov týkajúcich sa interných objednávok, automatizácie a metodiky, bezpečnosti (GoBD, GDPR a ochranu údajov), optimalizáciu a monitorovanie procesov, uľahčenie odosielania súborov používateľom (v tomto prípade vlastníkom) a Samozrejme, šetrenie miesta v administratívnych kanceláriách.

Táto dohoda o spolupráci bola uzavretá z dôvodu veľkého množstva záznamov a nahrávok, ktoré má komunita v držbe, a na zabezpečenie toho, aby bol vytvorený spôsob organizácie všetkej dokumentácie pre všetkých obyvateľov a správcov komunity.

Konečný výsledok

PaperOffice vytvorila riešenie súčasných komunitných problémov odstránením objemu údajov, zefektívnením administratívnych prekážok a zabezpečením toho, aby k PaperOffice mali prístup len oprávnení zamestnanci, aby sa zabránilo úprave dokumentov alebo dokonca možnej sprenevere finančných prostriedkov.

Vďaka integrácii systému správy dokumentov PaperOffice môže teraz komunita nájsť dokumenty a ich rozsiahle informácie v priebehu niekoľkých sekúnd a dokončiť ďalšie úlohy a pracovné postupy.

Okrem toho môže administratíva reagovať rýchlejšie a cielenejšie na otázky, listy a spätnú väzbu od obyvateľov: To uľahčuje každodennú prácu.

O komunite El Guijo

El Guijo je urbanizácia / komunita nachádzajúca sa na severozápade obce Galapagar vedľa cesty M-510, len 40 minút jazdy od centra Madridu cez A-6.

Privilegované miesto v Sierra de Guadarrama, ktoré sa nachádza v populačnom spojení v blízkosti Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial a galapagar sám, ako aj v blízkosti nádrže Valmayor a hranice s autonómnym spoločenstvom Castilla y León.

Comunidad El Guijo
Comunidad El Guijo

Výstavba urbanizácie sa začala v 70. rokoch 20. storočia a bola založená v roku 1977 zákonom ako susedská komunita. Má rozlohu takmer 140 000 metrov štvorcových s celkovým počtom 1 104 pozemkov medzi chatami, bytmi, komunitnými budovami (niekoľko športovísk, tri bazény, sociálne kluby a administratívne kancelárie) a tromi detskými parkmi: asi polovica krajiny sú upravené oblasti s veľkou prírodnou rozmanitosťou.

Celkový priemer presahuje 2 500 jednotiek, pričom častejšie vrcholy sú v letnom a dovolenkovom období. Okrem toho má urbanizácia šesť správcov, jedného administratívneho a troch zamestnancov údržby (trvalo zamestnaných), ako aj externých záhradkárskych a administratívnych pracovníkov.

FAQs

Na záver odpovedáme na niekoľko často kladených otázok na túto tému "Komunita
Správa nehnuteľností
El Guijo":

Aké tipy by ste dali budúcim používateľom PaperOffice?

Nikdy nie je príliš skoro alebo príliš neskoro zaoberať sa témou digitalizácie.

Najdôležitejšie je získať predstavu o softvéri, ale aj o samotnej spoločnosti. Bolo dôležité, aby sme sa necítili nútení kúpiť si softvér alebo sa zaregistrovať na akékoľvek balíky služieb a podpory.

Ešte predtým, ako sme získali PaperOffice DMS, sme hovorili so všetkými oddeleniami spoločnosti a nikdy sme sa necítili zle zaobchádzané. Naopak: PaperOffice má pekný, zdvorilý a kompetentný tím.

Pre nás ako cirkev bolo veľmi dôležité, aby bol softvér ľahko zrozumiteľný, ale komplexný.

Komu by ste odporučili PaperOffice?

PaperOffice odporúčame všetkým ostatným komunitám a spoločnostiam, ktoré by chceli digitalizovať a automatizovať.

Čo sa vám najviac páči na paperoffice?

So všetkým sme veľmi spokojní.

Záver

PaperOffice je ľahký, ale výkonný systém správy dokumentov.

Funkcie, ktoré sa na prvý pohľad zdajú bezvýznamné, ako napríklad automatické čítanie obsahu dokumentu, sa ukážu ako najdôležitejšie funkcie, ktoré už nechcete vynechať počas dlhšieho časového obdobia.

"Sme radi, že sme si vybrali PaperOffice, pretože nakoniec sme dostali optimálny systém, ktorý môžeme spravovať nielen sami, ale aj za zlomok toho, čo si účtujú iní výrobcovia."

To hovoria naši zákazníci

Prípadová štúdia

Optimalizácia pracovných postupov vďaka PaperOffice DMS

"Už pri prvom stretnutí s PaperOffice si všimnete 20 rokov skúseností PaperOffice v oblasti správy dokumentov."

Alexander Staruk
finančný riaditeľ Mennonitského bratstva Bielefeld e. V.