The PaperOffice Insider Newsletter
The PaperOffice Insider Newsletter
Chceme byť priateľmi

Najvyššie možné zľavové ponuky

Exkluzívne zasvätené novinky

Bezplatné bonusové aktualizácie

Najvyššie možné zľavové ponuky

Exkluzívne zasvätené novinky

Bezplatné bonusové aktualizácie

Čestné slovo priateľstva Dôvera
Nikdy neposkytneme vašu e-mailovú adresu nikomu inému a každý e-mail obsahuje odkaz na odhlásenie jedným kliknutím.

Digitálna zmena vo vývoji produktov - úspešná správa dokumentov


Antonio Jesús Sánchez, výkonný riaditeľ a produktový a procesný inžinier spoločnosti Butterfly Engineers S.L.

Profesionálny tip

Sektor
Priemysel a obchod

Región
Córdoba, Andalúzia, Španielsko

Oddelenia
Oddelenie výskumu a vývoja
Účtovníctvo

Východisková pozícia

Spoločnosť, ktorá sa venuje výlučne vývoju produktov, procesnému inžinierstvu a podieľa sa na všetkých výrobných fázach - od prvého nápadu až po konečný produkt - je každý deň zaplavená súbormi a dokumentáciou, ako sú technické údaje, údaje o zákazníkoch, výpočty a plány.< /p>

Informácie o projekte, ktoré v priebehu rokov zaberajú čoraz viac úložného priestoru a už nie je ľahké ich nájsť, najmä v administratívnych kanceláriách, sa postupne stávajú osudnými.

Cieľom spoločnosti bolo digitalizovať existujúce papierové dokumenty, zaviesť optimalizáciu procesov a kontrolu pracovného postupu nad všetkými prichádzajúcimi a odchádzajúcimi dokumentmi, automatizovať veľkú časť procesov na pozadí a optimalizovať tak proces.

Industrial engineer putting on a headset work PC with two monitors
Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Existujúce problémy a úlohy

V minulosti boli informácie uložené iba v papierovej forme, ako napríklad návrh a plánovanie alebo špecifikácie vývoja produktu alebo produktu, ale dnes existujú v mnohých organizáciách rôzne informačné zdroje a dokumenty: e-maily, formuláre, náčrty sú rovnakou súčasťou ako elektronické faktúry a papierové potvrdenia, listová pošta, dodacie listy, zmluvy atď.

Našťastie, vďaka prebiehajúcemu vývoju IT je tento typ práce teraz digitálne riadený. Mnohé procesné kroky sa teraz stávajú súčasťou 100% digitálnej a automatizovanej praxe, ako potvrdzuje Priemysel 4.0.

Papier je však často nevyhnutný, pokiaľ ide o výkresy alebo nápady z voľnej ruky, ako aj administratívu, faktúry alebo informácie o zákazníkoch.

Okrem navrhovania a výroby musia špecialisti butterfly engineers tiež vytvoriť dokumentáciu, ako sú montážne príručky, bezpečnostné pokyny a technická dokumentácia, aby preskúmali uskutočniteľnosť projektov.

Agilita a rýchlosť pri manipulácii so súbormi sú základom moderných spoločností a ešte viac, keď od tejto dokumentácie závisí sledovanie projektov, analýza ich nákladov alebo rôzne štúdie, ktoré ich robia ziskovými.

Cieľom spoločnosti Butterfly Engineers bolo preto prispôsobiť sa odvetviu a byť schopný pôsobiť digitálne ako priemyselná spoločnosť 4.0.

"Mali sme preukázateľné náklady na ukladanie uložením dokumentov do priečinkov. Okrem toho bolo hľadanie dokumentov časovo náročné",

pripomína pána Antonia Jesúsa Sáncheza, výkonného riaditeľa a procesného inžiniera spoločnosti Butterfly Engineers.

Obsah

Prečo si Motýlí inžinieri vybrali PaperOffice DMS

Spoločnosť Butterfly Engineers sa venuje vývoju produktov, procesnému inžinierstvu a podpornému inžinierstvu, spracováva veľké množstvo dokumentácie, ktorú je potrebné digitalizovať, ale najdôležitejšími bodmi pre implementáciu DMS, ako je PaperOffice, sú bezpečnosť a rýchlosť indexovania a procesu vyhľadávania.

Až na to, že majú úplnú dôveru v to, že je možná bezpapierová digitálna kancelária.

"Každý deň pracujeme s množstvom technických informácií. Ukladanie všetkých informácií v papierovom formáte je pre nás ťažkopádne a drahé. Budúce hľadanie je tiež veľmi únavné.
PaperOffice nám umožňuje ľahký prístup odkiaľkoľvek, ľahko nájsť konkrétne súbory alebo dokumenty a predovšetkým zaistiť ich bezpečnosť."

Butterfly Engineers si tiež uvedomuje, že šifrovacia metóda PaperOffice umožňuje chrániť najcitlivejšie dokumenty pred možnými únikmi, špionážou alebo nehodami. Najmä keď spoločnosť s týmito vlastnosťami prechádza normami a patentmi a chráni prvky, ktoré sú pre spoločnosť nevyhnutné.

Sketches and plans of a product development
Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

Prevádzkové detaily softvéru sa navyše stávajú ešte atraktívnejšími, keď máte podporný tím najvyššej kvality, ktorý dodržiava všetky najprísnejšie právne európske smernice (GDPR, RGPD a GoBD) a šifrovanie súborov je absolútne nezraniteľné. Je tiež pozoruhodné, že údaje môžu kedykoľvek exportovať oprávnené osoby a databáza je kedykoľvek prístupná IT pracovníkom a správcom spoločnosti.

Prechod na automatizáciu prostredníctvom PaperOffice: ciele a harmonogram

Pre Butterfly Engineers bolo jasné, že skôr či neskôr budú musieť prejsť na digitalizáciu, aby vytvorili konkurenčnú výhodu.

Ako spoločnosť, ktorá je viac spojená s technologickým rozvojom ako iné odvetvia, Butterfly Engineers verili v pozitívny vplyv zavedenia DMS a úspešnej implementácie v bezpapierovej kancelárii.

"Systém správy dokumentov nám umožňuje efektívne spravovať informácie o spoločnostiach rýchlo a jednoducho. V tomto zmysle je PaperOffice veľmi rozsiahly a pomerne zrozumiteľný systém. Je ľahko použiteľný a prístupný pre malé a stredné podniky, ako je ten náš."

Úspešná implementácia: výhody digitalizácie s PaperOffice DMS

Vďaka zavedeniu digitalizácie PaperOffice bola spoločnosť schopná:

  • Minimalizovanie používania papiera
  • Úspora nákladov a úložného priestoru
  • Automatizácia administratívnych úloh
  • Vykonávanie optimalizácie procesov vďaka monitorovaniu priečinkov
  • Zabezpečenie bezpečného doručovania dokumentov

Ale vďaka digitalizácii PaperOffice, Butterfly Engineers boli tiež schopní:

  • Šetrite čas a zdroje
  • Zabezpečenie kontroly a overovania administratívnych procesov
  • Umožnenie jednoduchého prístupu k dokumentom a súborom
  • Dostupnosť dokumentov pre každého oprávneného zamestnanca
  • Umožniť bezpečnú a dlhodobú archiváciu dokumentov, citlivých údajov, patentov, priemyselných príručiek alebo vývoja

"Bezpečnosť údajov, digitalizácia dokumentov a jednoduchá integrácia PaperOffice do priemyselného prostredia dali spoločnosti to, čo potrebovala na indexovanie súborov a vyhľadávanie dokumentov."

Jednoduchšia a rýchlejšia dostupnosť dát a dokumentov zásadne a trvalo mení procesy spoločnosti. Administratívne znalosti sú teraz organizované transparentne a dostupné v správnom čase.

Konečný výsledok

PaperOffice našiel spôsob, ako ukončiť jeden z hlavných problémov, ktorým spoločnosti v súčasnosti čelia:

Správa dokumentov (správa dokumentov) a digitalizácia procesov.

Nepríjemnosti objemu údajov boli obmedzené na odstránenie administratívnych prekážok, aby sa zabezpečilo, že iba oprávnení zamestnanci budú mať prístup k PaperOffice a aby sa zabránilo úprave dokumentov alebo dokonca úniku technických informácií.

Spoločnosť tiež plánuje túto úspešnú spoluprácu ďalej rozširovať, pretože PaperOffice dokonale spĺňa možnosti, ktoré má k dispozícii.

Vďaka integrite PaperOffice DMS sa rýchlo nájdu technické listy, plány, údaje, faktúry a náčrty - to umožňuje spoločnosti Butterfly Engineers lokalizovať údaje o projekte v priebehu niekoľkých sekúnd a pomôcť svojim zákazníkom s veľkou presnosťou.

FAQs

Na záver odpovedáme na niekoľko často kladených otázok na túto tému "Vývoj, procesy a podpora produktov Butterfly Engineers S.L.":

Aké tipy by ste dali budúcim používateľom PaperOffice?

Nikdy nie je príliš skoro alebo príliš neskoro zaoberať sa témou digitalizácie.

Najdôležitejšie je získať predstavu o softvéri, ale aj o samotnej spoločnosti. Bolo dôležité, aby sme sa necítili nútení kúpiť si softvér alebo sa zaregistrovať na akékoľvek balíky služieb a podpory.

Ešte predtým, ako sme získali PaperOffice DMS, sme hovorili so všetkými oddeleniami spoločnosti a nikdy sme sa necítili zle zaobchádzané. Naopak: PaperOffice má pekný, zdvorilý a kompetentný tím.

Pre nás ako verejnú inštitúciu je tento proces čoraz komplikovanejší a zahŕňa veľa byrokracie. Preto bola dôvera v systém a softvér veľmi dôležitá. Samozrejme, bolo tiež veľmi dôležité, aby bol softvér ľahko pochopiteľný.

Komu by ste odporučili PaperOffice?

PaperOffice odporúčame všetkým ostatným spoločnostiam, ktoré by chceli digitalizovať a automatizovať.

Čo sa vám najviac páči na paperoffice?

So všetkým sme veľmi spokojní.

Záver

PaperOffice je ľahký, ale výkonný systém správy dokumentov.

Funkcie, ktoré sa na prvý pohľad zdajú bezvýznamné, ako napríklad automatické čítanie obsahu dokumentu, sa ukážu ako najdôležitejšie funkcie, ktoré už nechcete vynechať počas dlhšieho časového obdobia.

"Som rád, že som si vybral PaperOffice, pretože nakoniec sme dostali optimálny systém. Môžeme si to spravovať sami a sme na dobrej ceste stať sa digitálnou kanceláriou."

To hovoria naši zákazníci

Prípadová štúdia

Optimalizácia pracovných postupov vďaka PaperOffice DMS

"Už pri prvom stretnutí s PaperOffice si všimnete 20 rokov skúseností PaperOffice v oblasti správy dokumentov."

Alexander Staruk
finančný riaditeľ Mennonitského bratstva Bielefeld e. V.