Vývoj, procesy a podpora produktov Butterfly Engineers S.L.
Antonio Jesús Sánchez, výkonný riaditeľ a produktový a procesný inžinier spoločnosti Butterfly Engineers S.L.
Východisková pozícia
Spoločnosť, ktorá sa venuje výlučne vývoju produktov, procesnému inžinierstvu a podieľa sa na všetkých výrobných fázach - od prvého nápadu až po konečný produkt - je každý deň zaplavená súbormi a dokumentáciou, ako sú technické údaje, údaje o zákazníkoch, výpočty a plány.< /p>
Informácie o projekte, ktoré v priebehu rokov zaberajú čoraz viac úložného priestoru a už nie je ľahké ich nájsť, najmä v administratívnych kanceláriách, sa postupne stávajú osudnými.
Cieľom spoločnosti bolo digitalizovať existujúce papierové dokumenty, zaviesť optimalizáciu procesov a kontrolu pracovného postupu nad všetkými prichádzajúcimi a odchádzajúcimi dokumentmi, automatizovať veľkú časť procesov na pozadí a optimalizovať tak proces.
Existujúce problémy a úlohy
V minulosti boli informácie uložené iba v papierovej forme, ako napríklad návrh a plánovanie alebo špecifikácie vývoja produktu alebo produktu, ale dnes existujú v mnohých organizáciách rôzne informačné zdroje a dokumenty: e-maily, formuláre, náčrty sú rovnakou súčasťou ako elektronické faktúry a papierové potvrdenia, listová pošta, dodacie listy, zmluvy atď.
Našťastie, vďaka prebiehajúcemu vývoju IT je tento typ práce teraz digitálne riadený. Mnohé procesné kroky sa teraz stávajú súčasťou 100% digitálnej a automatizovanej praxe, ako potvrdzuje Priemysel 4.0.
Papier je však často nevyhnutný, pokiaľ ide o výkresy alebo nápady z voľnej ruky, ako aj administratívu, faktúry alebo informácie o zákazníkoch.
Okrem navrhovania a výroby musia špecialisti butterfly engineers tiež vytvoriť dokumentáciu, ako sú montážne príručky, bezpečnostné pokyny a technická dokumentácia, aby preskúmali uskutočniteľnosť projektov.
Agilita a rýchlosť pri manipulácii so súbormi sú základom moderných spoločností a ešte viac, keď od tejto dokumentácie závisí sledovanie projektov, analýza ich nákladov alebo rôzne štúdie, ktoré ich robia ziskovými.
Cieľom spoločnosti Butterfly Engineers bolo preto prispôsobiť sa odvetviu a byť schopný pôsobiť digitálne ako priemyselná spoločnosť 4.0.
"Mali sme preukázateľné náklady na ukladanie uložením dokumentov do priečinkov. Okrem toho bolo hľadanie dokumentov časovo náročné",
pripomína pána Antonia Jesúsa Sáncheza, výkonného riaditeľa a procesného inžiniera spoločnosti Butterfly Engineers.
Prečo si Motýlí inžinieri vybrali PaperOffice DMS
Spoločnosť Butterfly Engineers sa venuje vývoju produktov, procesnému inžinierstvu a podpornému inžinierstvu, spracováva veľké množstvo dokumentácie, ktorú je potrebné digitalizovať, ale najdôležitejšími bodmi pre implementáciu DMS, ako je PaperOffice, sú bezpečnosť a rýchlosť indexovania a procesu vyhľadávania.
Až na to, že majú úplnú dôveru v to, že je možná bezpapierová digitálna kancelária.
"Každý deň pracujeme s množstvom technických informácií. Ukladanie všetkých informácií v papierovom formáte je pre nás ťažkopádne a drahé. Budúce hľadanie je tiež veľmi únavné.
PaperOffice nám umožňuje ľahký prístup odkiaľkoľvek, ľahko nájsť konkrétne súbory alebo dokumenty a predovšetkým zaistiť ich bezpečnosť."
Butterfly Engineers si tiež uvedomuje, že šifrovacia metóda PaperOffice umožňuje chrániť najcitlivejšie dokumenty pred možnými únikmi, špionážou alebo nehodami. Najmä keď spoločnosť s týmito vlastnosťami prechádza normami a patentmi a chráni prvky, ktoré sú pre spoločnosť nevyhnutné.
Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success
Prevádzkové detaily softvéru sa navyše stávajú ešte atraktívnejšími, keď máte podporný tím najvyššej kvality, ktorý dodržiava všetky najprísnejšie právne európske smernice (GDPR, RGPD a GoBD) a šifrovanie súborov je absolútne nezraniteľné. Je tiež pozoruhodné, že údaje môžu kedykoľvek exportovať oprávnené osoby a databáza je kedykoľvek prístupná IT pracovníkom a správcom spoločnosti.
Prechod na automatizáciu prostredníctvom PaperOffice: ciele a harmonogram
Pre Butterfly Engineers bolo jasné, že skôr či neskôr budú musieť prejsť na digitalizáciu, aby vytvorili konkurenčnú výhodu.
Ako spoločnosť, ktorá je viac spojená s technologickým rozvojom ako iné odvetvia, Butterfly Engineers verili v pozitívny vplyv zavedenia DMS a úspešnej implementácie v bezpapierovej kancelárii.
"Systém správy dokumentov nám umožňuje efektívne spravovať informácie o spoločnostiach rýchlo a jednoducho. V tomto zmysle je PaperOffice veľmi rozsiahly a pomerne zrozumiteľný systém. Je ľahko použiteľný a prístupný pre malé a stredné podniky, ako je ten náš."
Úspešná implementácia: výhody digitalizácie s PaperOffice DMS
Vďaka zavedeniu digitalizácie PaperOffice bola spoločnosť schopná:
- Minimalizovanie používania papiera
- Úspora nákladov a úložného priestoru
- Automatizácia administratívnych úloh
- Vykonávanie optimalizácie procesov vďaka monitorovaniu priečinkov
- Zabezpečenie bezpečného doručovania dokumentov
Ale vďaka digitalizácii PaperOffice, Butterfly Engineers boli tiež schopní:
- Šetrite čas a zdroje
- Zabezpečenie kontroly a overovania administratívnych procesov
- Umožnenie jednoduchého prístupu k dokumentom a súborom
- Dostupnosť dokumentov pre každého oprávneného zamestnanca
- Umožniť bezpečnú a dlhodobú archiváciu dokumentov, citlivých údajov, patentov, priemyselných príručiek alebo vývoja
"Bezpečnosť údajov, digitalizácia dokumentov a jednoduchá integrácia PaperOffice do priemyselného prostredia dali spoločnosti to, čo potrebovala na indexovanie súborov a vyhľadávanie dokumentov."
Jednoduchšia a rýchlejšia dostupnosť dát a dokumentov zásadne a trvalo mení procesy spoločnosti. Administratívne znalosti sú teraz organizované transparentne a dostupné v správnom čase.
Konečný výsledok
PaperOffice našiel spôsob, ako ukončiť jeden z hlavných problémov, ktorým spoločnosti v súčasnosti čelia:
Správa dokumentov (správa dokumentov) a digitalizácia procesov.
Nepríjemnosti objemu údajov boli obmedzené na odstránenie administratívnych prekážok, aby sa zabezpečilo, že iba oprávnení zamestnanci budú mať prístup k PaperOffice a aby sa zabránilo úprave dokumentov alebo dokonca úniku technických informácií.
Spoločnosť tiež plánuje túto úspešnú spoluprácu ďalej rozširovať, pretože PaperOffice dokonale spĺňa možnosti, ktoré má k dispozícii.
Vďaka integrite PaperOffice DMS sa rýchlo nájdu technické listy, plány, údaje, faktúry a náčrty - to umožňuje spoločnosti Butterfly Engineers lokalizovať údaje o projekte v priebehu niekoľkých sekúnd a pomôcť svojim zákazníkom s veľkou presnosťou.
