Lisabonský patriarchát

Prečo si lisabonský patriarchát vybral PaperOffice DMS

Vzhľadom na existujúce výzvy pán Pedro Silva, administratívny zamestnanec patriarchátu, hľadal systém správy dokumentov (DMS), ktorý by umožnil bezpečné a prispôsobiteľné ukladanie údajov. Jednoduchá integrácia všetkých pracovných staníc v administratívnej kancelárii vrátane tých, ktoré pracujú na diaľku, by sa mala riešiť nekomplikovaným softvérom.

"Hľadali sme nadčasové riešenie, ktoré by spočiatku mohlo implementovať všetky naše požiadavky, ale zároveň ponúkalo ľahkú škálovateľnosť a dobrý pomer nákladov a prínosov a v budúcnosti by sa mohlo upgradovať na ďalšie oddelenia."

Okrem PaperOffice DMS pán Pedro Silva testoval aj ďalšie softvérové produkty z iných systémových domov a spočiatku skúmal rôzne softvérové ponuky v súvislosti so správou dokumentov.

Pán Silva zdôrazňuje, že vhodný systém sa už dlho hľadá. Žiadny z predtým testovaných dodávateľov softvéru však nebol dostatočne škálovateľný alebo flexibilný na prácu, ktorú mal systém správy dokumentov vykonávať.

"Väčšina riešení neponúka jednoduchý spôsob, ako vytvoriť databázu, ako to robí PaperOffice DMS, pretože používajú iba cloudovú ponuku serverového riešenia."

1. Ukladanie a dostupnosť údajov. Centrálny a jednoduchý prístup ku všetkým relevantným dokumentom a možnosť spolupráce viacerých strán na tom istom dokumente.

Interné centrálne úložisko, ku ktorému majú prístup všetci zamestnanci. Údaje by sa nemali ukladať v cloude tretej strany ani v počítači s jedným používateľom.

2.Hodnota za peniaze. Softvér by mal mať dobrý pomer ceny a výkonu.

Pre lisabonský patriarchát bolo veľmi dôležité, aby sa po počiatočnej investícii dal softvér ľahko a ľahko škálovať na iné oddelenia a aby to nezahŕňalo vysoké náklady.

Počet zakúpených používateľských licencií je možné kedykoľvek zvýšiť. Týmto spôsobom sa patriarchát môže vyhnúť nadmernému kapitálovému záväzku.

3. Jednoduchá manipulácia. Softvér by mal byť samovysvetľujúci a vyžadovať čo najmenej školení, ale zároveň by mal byť pripravený na budúcnosť.

Týmto spôsobom sa dá vyhnúť externým konzultantom. PaperOffice DMS samozrejme ponúka aj individuálne školenie pre moduly, ak je to žiaduce. Na základe skúseností lisabonského patriarchátu je však PaperOffice do značnej miery samozrejmý.

Na mieste nie sú žiadni externí a drahí "konzultanti" a nikto nemusí nikam cestovať na školenie. Každý si môže určiť časový rámec pre učenie sa navigácie v menu sám podľa potreby a z hľadiska budúcnosti má PaperOffice DMS dobrú pozíciu vďaka svojej modulárnej štruktúre.

"Vybrali sme si PaperOffice DMS, pretože sme softvér osobne otestovali a boli sme ohromení jednoduchosťou používania Integrácia do prostredia Windows a čisté používateľské rozhranie na prácu s inšpiráciami."

4. Vyhľadateľnosť a úspora času. Hľadal sa jednoduchší spôsob digitalizácie analógových dokumentov a ich ľahkého nájdenia v prípade potreby.

Vďaka integrovanej funkcii AI je možné každý dokument učiť, všetok požadovaný obsah je možné cielene extrahovať a plne automatizovaným spôsobom ukladať s kľúčovými slovami.

PaperOffice DMS ponúka presne to, čo patriarchát hľadal.

Ako bol PaperOffice DMS integrovaný?

V čase pandémie sa patriarchát rozhodol archivovať každodenné dokumenty a e-maily v PaperOffice DMS.

Vďaka výkonnému skeneru a pripojeniu skenera v PaperOffice by sa mohla začať konverzia analógových papierov. Všetky dokumenty boli postupne čítané a digitalizované cez rozhranie skenera PaperOffice OCR. Pre každý dokument počas čítania sa vytvorí index kľúčových slov, ktorý sa dá použiť na jeho nájdenie bleskovo pomocou vyhľadávača PaperOffice.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Existujúce priečinky v závesných súboroch boli prevzaté v pomere 1: 1 a jednoducho prevedené na "digitálne priečinky".

Všetky existujúce e-maily boli uložené priamo v PaperOffice DMS, mohli byť prepojené s existujúcimi dokumentmi a v budúcnosti nebudú musieť byť vytlačené na papieri. A všetky prichádzajúce e-maily sa automaticky archivujú do PaperOffice monitorovaním priečinkov prostredníctvom nastavenej správy pravidiel

Aké sú ďalšie kroky?

Ďalším krokom, ktorý patriarchát Lisabonu plánuje, je digitalizácia existujúceho fyzického archívu pred rokom 2021 a rozšírenie používania PaperOffice DMS do ďalších oblastí / oddelení patriarchátu.

Patriarchát by okrem toho chcel do značnej miery automatizovať archiváciu dokumentov vďaka použitiu KI PIA.

"Sme nadšení, keď sme rok a pol spolupracovali s PaperOffice DMS, aj keď sme boli obmedzení iba na jedno oddelenie a toto fantastické majstrovské dielo sme úplne nepreskúmali."

Súhrn celkových skúseností

PaperOffice DMS splnil všetky potrebné kritériá a dnes mapuje kompletný tok digitálnych dokumentov v patriarcháte.

Zatiaľ boli všetky dokumenty zaznamenané pomocou vysokovýkonných skenerov a digitálne uložené v elektronickom archíve PaperOffice. Zároveň sa prichádzajúce a existujúce e-maily prenášajú priamo do PaperOffice DMS a prepájajú sa na archivované dokumenty.

Administratívni pracovníci patriarchátu majú potom prístup k dokumentom a e-mailom prostredníctvom používateľského rozhrania PaperOffice a zadaním rôznych hľadaných výrazov - k dispozícii je aj fulltextové vyhľadávanie.

Vďaka dôslednému používaniu DMS bol patriarchát schopný výrazne skrátiť čas spracovania potrebný pre faktúry a iné typy dokumentov.