Lisabonský patriarchát
Pedro Silva, administratívny asistent lisabonského patriarchátu
Výzva
Patriarchát Lisabonu (latinsky: Patriarchatus Olisiponensis) je metropolitná arcidiecéza rímskeho obradu katolíckej cirkvi so sídlom v Lisabone, hlavnom meste Portugalska. Jeho arcibiskupskou katedrálou je patriarchálna katedrála sv. Márie Maggiore v Lisabone.
Lisabonská diecéza bola 10. novembra 1394 povýšená na arcibiskupstvo. 1716 ho dostal pápež Clemens XI. titul patriarchátu.
PaperOffice DMS používa Lisabonský patriarchát na centralizáciu a organizovanie informácií z viacerých zdrojov a na minimalizáciu času a nákladov na údržbu fyzického archívu. Prístup k informáciám je digitálny.
Patriarchátne dokumenty z oblastí osobných, realitných a účtovných dokumentov 285 farností patriacich patriarchátu Lisabonu a ďalších 450 inštitúcií, ktoré závisia od biskupa, boli postupne úplne digitalizované v PaperOffice DMS.
Počiatočná pozícia
Digitálna transformácia a pojem "digitalizácia" sú na perách každého najneskôr od pandémie a teraz už nie sú pre mnohé spoločnosti voliteľnou podmienkou, ale nevyhnutnosťou.
Téma ďalšieho digitálneho rozvoja je pevne zakotvená aj v komunitách a cirkvách. Pretože aj v cirkvi, akou je lisabonský patriarchát, čakajú na rozsiahle administratívne úlohy, ktoré sa predtým vykonávali manuálne a analogicky.
Existujúce problémy a úlohy
V minulosti bol celý systém patriarchátu založený na papieri. Ale s existujúcimi a denne prichádzajúcimi dokumentmi dosiahol manuálny systém svoje hranice.
Celá záplava informácií sa stala nekonzistentnejšou. Najdôležitejšou úlohou bolo spojiť analógové a digitálne jednotky. Papierové dokumenty bolo potrebné digitalizovať a spojiť s ďalšími informáciami, ako sú súvisiace e-maily.
Digitization is omnipresent - also in the church
"Chceli sme centralizovať a organizovať informácie z viacerých zdrojov, aby sme minimalizovali čas a náklady na údržbu fyzického archívu, ale s digitálnym prístupom."
pripomína pána Pedra Silvu, administratívneho zamestnanca lisabonského patriarchátu.
Prečo si lisabonský patriarchát vybral PaperOffice DMS
Vzhľadom na existujúce výzvy pán Pedro Silva, administratívny zamestnanec patriarchátu, hľadal systém správy dokumentov (DMS), ktorý by umožnil bezpečné a prispôsobiteľné ukladanie údajov. Jednoduchá integrácia všetkých pracovných staníc v administratívnej kancelárii vrátane tých, ktoré pracujú na diaľku, by sa mala riešiť nekomplikovaným softvérom.
"Hľadali sme nadčasové riešenie, ktoré by spočiatku mohlo implementovať všetky naše požiadavky, ale zároveň ponúkalo ľahkú škálovateľnosť a dobrý pomer nákladov a prínosov a v budúcnosti by sa mohlo upgradovať na ďalšie oddelenia."
Okrem PaperOffice DMS pán Pedro Silva testoval aj ďalšie softvérové produkty z iných systémových domov a spočiatku skúmal rôzne softvérové ponuky v súvislosti so správou dokumentov.
Pán Silva zdôrazňuje, že vhodný systém sa už dlho hľadá. Žiadny z predtým testovaných dodávateľov softvéru však nebol dostatočne škálovateľný alebo flexibilný na prácu, ktorú mal systém správy dokumentov vykonávať.
"Väčšina riešení neponúka jednoduchý spôsob, ako vytvoriť databázu, ako to robí PaperOffice DMS, pretože používajú iba cloudovú ponuku serverového riešenia."
Konečné rozhodnutie použiť PaperOffice na správu dokumentov v patriarcháte Lisabonu bolo rozhodnuté z týchto dôvodov:
1. Ukladanie a dostupnosť údajov. Centrálny a jednoduchý prístup ku všetkým relevantným dokumentom a možnosť spolupráce viacerých strán na tom istom dokumente.
Interné centrálne úložisko, ku ktorému majú prístup všetci zamestnanci. Údaje by sa nemali ukladať v cloude tretej strany ani v počítači s jedným používateľom.
Riešenie: Na NAS bola vytvorená databáza, Network Attached Storage. Táto databáza bola integrovaná do PaperOffice DMS a všetky údaje patriarchátu boli uložené.
To úplne spĺňa zákonné požiadavky na zálohovanie údajov.
Ako 3-členný tím v administratívnej kancelárii, vďaka integrácii PaperOffice DMS, dvaja administratívni zamestnanci pracujú na diaľku a majú spoľahlivý prístup k dokumentácii jednoduchým a prehľadným spôsobom.Pán Pedro Silva bol s riešením veľmi spokojný bez externého cloudu a teda bez poskytovateľov tretích strán, ktorí môžu byť predmetom zásahu vlády a zvyšujú riziko hackerských útokov.
Ako 3-členný tím v administratívnej kancelárii, vďaka integrácii PaperOffice DMS, dvaja administratívni zamestnanci pracujú na diaľku a majú spoľahlivý prístup k dokumentácii jednoduchým a prehľadným spôsobom.Pán Pedro Silva bol s riešením veľmi spokojný bez externého cloudu a teda bez poskytovateľov tretích strán, ktorí môžu byť predmetom zásahu vlády a zvyšujú riziko hackerských útokov.
2.Hodnota za peniaze. Softvér by mal mať dobrý pomer ceny a výkonu.
Pre lisabonský patriarchát bolo veľmi dôležité, aby sa po počiatočnej investícii dal softvér ľahko a ľahko škálovať na iné oddelenia a aby to nezahŕňalo vysoké náklady.
Riešenie: PaperOffice DMS je ponúkaný v rôznych cenových modeloch, ktoré umožňujú používateľom využiť pre nich najvýhodnejšiu formu.
Týmto spôsobom môžu používatelia spočiatku používať testovaciu verziu nezáväzne a bezplatne a potom ju v prípade potreby rozšíriť na svoju vlastnú spoločnosť / obec bez straty existujúcich údajov.
Týmto spôsobom môžu používatelia spočiatku používať testovaciu verziu nezáväzne a bezplatne a potom ju v prípade potreby rozšíriť na svoju vlastnú spoločnosť / obec bez straty existujúcich údajov.
Počet zakúpených používateľských licencií je možné kedykoľvek zvýšiť. Týmto spôsobom sa patriarchát môže vyhnúť nadmernému kapitálovému záväzku.
3. Jednoduchá manipulácia. Softvér by mal byť samovysvetľujúci a vyžadovať čo najmenej školení, ale zároveň by mal byť pripravený na budúcnosť.
Riešenie: PaperOffice DMS je v podstate veľmi štruktúrovaný a má grafické rozhranie, ktoré vedie používateľa krok za krokom. Okrem toho existujú ďalšie návody a videá pre všetky funkcie, ktoré je možné vyvolať priamo na podporu.
Týmto spôsobom sa dá vyhnúť externým konzultantom. PaperOffice DMS samozrejme ponúka aj individuálne školenie pre moduly, ak je to žiaduce. Na základe skúseností lisabonského patriarchátu je však PaperOffice do značnej miery samozrejmý.
Na mieste nie sú žiadni externí a drahí "konzultanti" a nikto nemusí nikam cestovať na školenie. Každý si môže určiť časový rámec pre učenie sa navigácie v menu sám podľa potreby a z hľadiska budúcnosti má PaperOffice DMS dobrú pozíciu vďaka svojej modulárnej štruktúre.
"Vybrali sme si PaperOffice DMS, pretože sme softvér osobne otestovali a boli sme ohromení jednoduchosťou používania Integrácia do prostredia Windows a čisté používateľské rozhranie na prácu s inšpiráciami."
4. Vyhľadateľnosť a úspora času. Hľadal sa jednoduchší spôsob digitalizácie analógových dokumentov a ich ľahkého nájdenia v prípade potreby.
Riešenie: Hlavným segmentom PaperOffice DMS je digitalizácia analógových dokumentov. Všetko, čo potrebujete, je skener s rozhraním k počítaču a PaperOffice DMS. Dokumenty nie sú len skenované. Konvertujú sa na upraviteľný text pomocou integrovaného softvéru OCR a automaticky sa správne ukladajú.
Vďaka integrovanej funkcii AI je možné každý dokument učiť, všetok požadovaný obsah je možné cielene extrahovať a plne automatizovaným spôsobom ukladať s kľúčovými slovami.
PaperOffice DMS ponúka presne to, čo patriarchát hľadal.
Top 3 zoznam funkcií,
že PaperOffice DMS sa darí lepšie ako iné
- 1. Rozpoznávanie textu (OCR) a vyhľadávanie dokumentov
- 2. Integrácia a pripojenie k databáze na NAS
- 3. Jednoduché použitie a samovysvetľujúce rozhranie
Ako bol PaperOffice DMS integrovaný?
V čase pandémie sa patriarchát rozhodol archivovať každodenné dokumenty a e-maily v PaperOffice DMS.
Vďaka výkonnému skeneru a pripojeniu skenera v PaperOffice by sa mohla začať konverzia analógových papierov. Všetky dokumenty boli postupne čítané a digitalizované cez rozhranie skenera PaperOffice OCR. Pre každý dokument počas čítania sa vytvorí index kľúčových slov, ktorý sa dá použiť na jeho nájdenie bleskovo pomocou vyhľadávača PaperOffice.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
Existujúce priečinky v závesných súboroch boli prevzaté v pomere 1: 1 a jednoducho prevedené na "digitálne priečinky".
Všetky existujúce e-maily boli uložené priamo v PaperOffice DMS, mohli byť prepojené s existujúcimi dokumentmi a v budúcnosti nebudú musieť byť vytlačené na papieri. A všetky prichádzajúce e-maily sa automaticky archivujú do PaperOffice monitorovaním priečinkov prostredníctvom nastavenej správy pravidiel
Od použitia PaperOffice DMS sa spotreba papiera výrazne znížila.
Aké sú ďalšie kroky?
Ďalším krokom, ktorý patriarchát Lisabonu plánuje, je digitalizácia existujúceho fyzického archívu pred rokom 2021 a rozšírenie používania PaperOffice DMS do ďalších oblastí / oddelení patriarchátu.
Patriarchát by okrem toho chcel do značnej miery automatizovať archiváciu dokumentov vďaka použitiu KI PIA.
"Sme nadšení, keď sme rok a pol spolupracovali s PaperOffice DMS, aj keď sme boli obmedzení iba na jedno oddelenie a toto fantastické majstrovské dielo sme úplne nepreskúmali."
Top 3 zoznam hlavných problémov,
PaperOffice DMS vyriešený
- 1. Zdieľajte, spracovávajte a lepšie organizujte dokumenty
- 2. Zníženie nákladov na tlač a fyzickej veľkosti archívu, pretože takmer každá kópia bola predtým vytlačená
- 3. Lepšie riadenie času a riadenie úloh vďaka interným oznámeniam od PaperOffice prostredníctvom brífingu
Súhrn celkových skúseností
PaperOffice DMS splnil všetky potrebné kritériá a dnes mapuje kompletný tok digitálnych dokumentov v patriarcháte.
Zatiaľ boli všetky dokumenty zaznamenané pomocou vysokovýkonných skenerov a digitálne uložené v elektronickom archíve PaperOffice. Zároveň sa prichádzajúce a existujúce e-maily prenášajú priamo do PaperOffice DMS a prepájajú sa na archivované dokumenty.
Administratívni pracovníci patriarchátu majú potom prístup k dokumentom a e-mailom prostredníctvom používateľského rozhrania PaperOffice a zadaním rôznych hľadaných výrazov - k dispozícii je aj fulltextové vyhľadávanie.
Vďaka dôslednému používaniu DMS bol patriarchát schopný výrazne skrátiť čas spracovania potrebný pre faktúry a iné typy dokumentov.
