Najvyššie možné zľavy
Exkluzívne vnútorné správy
Bezplatná bonusová aktualizácia
Najvyššie možné zľavy
Exkluzívne vnútorné správy
Bezplatná bonusová aktualizácia
Prietelstvo Dôvera Úprimnosť
Nikdy nebudeme poskytovať vašu e-mailovú adresu nikomu inému a každý e-mail obsahuje jedno kliknutie odhlásenia.
Priemysel
Zubná technika / zubné laboratórium / zubný priemysel
Región
Lipsko, Nemecko
Oddelenia
Kancelária, Účtovníctvo
Priemysel
Zubná technika / zubné laboratórium / zubný priemysel
Región
Lipsko, Nemecko
Oddelenia
Kancelária, Účtovníctvo
Lars R. Ludewig, majiteľ a konateľ spoločnosti ViaCreative Zahntechnik GmbH
Profesionálne tipy
Priemysel
Zubná technika / zubné laboratórium / zubný priemysel
Región
Lipsko, Nemecko
Oddelenia
Kancelária, Účtovníctvo
Zubné laboratórium ViaCreative je druhou generáciou pána Lars-R. Spoločnosť riadená Ludewigom v Lipsku. V laboratóriu sa výrobky na výmenu zubov vyrábajú hlavne v mene zubných lekárov.
Rozsah služieb spoločnosti je veľmi rozsiahly a vyznačuje sa využitím moderných procesov a techník. Napríklad výroba CAD-CAM, výroba zubných protéz alergikov alebo nadstavieb na implantátoch.
PaperOffice DMS sa na ViaCreative v Lipsku používa najmä na ukladanie dát, vyhľadávanie dokumentov a prípravu dokumentov na prenos daňovému úradu.
V laboratóriu pracuje niekoľko zubných technikov na rôzne vybavených pracovných staniciach s rôznymi úlohami. Spoločným základným segmentom je presné zaznamenávanie všetkých vykonaných prác, ako aj použitých procesov a materiálov.
Keďže práca je takmer výlučne objednaná zubnými lekármi pre pacientov, kompletná dokumentácia je rovnako dôležitá ako bezpečné ukladanie niekedy citlivých údajov.
Pred rozhodnutím o použití PaperOffice DMS boli údaje generované počas dennej práce väčšinou zaznamenané manuálne do analógového súboru, ktorý bol uchovávaný v závesnom súbore v kancelárii počas prebiehajúcich procesov a v samostatnej archívnej miestnosti pri dokončení prác. Na vytvorenie a odoslanie daňových dokladov boli údaje prenesené z analógových súborov do elektronického formulára DATEV zamestnancom.
Čas potrebný na túto formu administratívnej práce je na jednej strane veľmi vysoký a na druhej strane veľmi náchylný na chyby. Zákonom požadovaná bezpečnosť údajov sa zároveň poskytuje len v obmedzenom rozsahu.
Cieľom spoločnosti bolo digitalizovať existujúce papierové dokumenty, zaviesť optimalizáciu procesov a kontrolu pracovného postupu nad všetkými prichádzajúcimi a odchádzajúcich dokumentmi, automatizovať veľkú časť procesov na pozadí a optimalizovať tak proces.
Pán Lars-R. Vzhľadom na existujúce výzvy Ludewig hľadal systém správy dokumentov, ktorý by umožnil bezpečné a prispôsobivé ukladanie dát, ako aj jednoduchú integráciu všetkých pracovísk v dome s nekomplikovaným softvérom.
Softvér by sa zároveň mal vyznačovať dobrým pomerom nákladov a prínosov. Okrem PaperOffice DMS pán Ludewig testoval ďalšie štyri softvérové produkty z iných systémových domov a spočiatku skúmal rôzne softvérové ponuky v súvislosti so správou dokumentov.
O tom, že PaperOffice bol nakoniec použitý ako správa dokumentov v spoločnosti Via Creative, sa rozhodlo z týchto dôvodov:
1. Ukladanie a dostupnosť dát. Centrálny a jednoduchý prístup ku všetkým relevantným dokumentom a možnosť spolupráce viacerých strán na tom istom dokumente.
Interné centrálne úložisko, ku ktorému majú prístup všetci zamestnanci. Údaje by sa nemali ukladať v cloude tretej strany ani v počítači s jedným používateľom.
Centrálne úložisko, ku ktorému majú prístup všetci zamestnanci s príslušnými používateľskými právami.
Pán Lars-R. Ludewig si hneď na začiatku uvedomil, že digitalizácia v jeho praxi neexistuje.
2.Hodnota za peniaze. Softvér by mal mať dobrý pomer ceny a výkonu.
Týmto spôsobom sa ViaCreative dokázal vyhnúť nadmernému kapitálovému záväzku a stále má zodpovedajúco veľký rozpočet na potrebné nákupy materiálu a technológií, ktoré sú veľmi drahé, najmä v zubnej technike.
3. Ľahko sa s ním manipuluje. Softvér by mal vyžadovať čo najmenej školení a zároveň by mal byť pripravený na budúcnosť.
Týmto spôsobom sa dá vyhnúť externým konzultantom. Samozrejme, PaperOffice DMS ponúka aj individuálne školenie pre moduly, ak je to žiaduce. Podľa skúseností zamestnancov ViaCreative je však PaperOffice do značnej miery samozrejmý.
Žiadni externí a drahí "konzultanti" na mieste a nikto nemusí nikam cestovať na školenie. Každý si môže definovať časový rámec pre samotné učenie navigácie menu podľa potreby a z hľadiska budúcnosti je PaperOffice DMS vďaka svojej modulárnej štruktúre dobre umiestnený.
4. Vyhľadateľnosť a úspora času. Hľadal sa jednoduchší spôsob digitalizácie analógových dokumentov a ich jednoduchého opätovného nájdenia, keď je to potrebné.
Vďaka integrovanej funkcii umelej inteligencie je možné každý dokument naučiť, všetok požadovaný obsah je možné cielene extrahovať a plne automatizovane uložiť pomocou kľúčových slov.
Vďaka regulárnym výrazom (REGEX) je možné obsah dokumentu automaticky čítať a ukladať ako informácie o dokumente.
Pán Lars-R. Ludewig vysvetľuje:
Pán Lars-R. Ludewig zdôrazňuje:
Pán Ludewig bol tiež nadšený záväzkom tímu PaperOffice DMS pri implementácii úprav požiadaviek na správu ViaCreative.
On a jeho tím boli rovnako spokojní s grafickým rozhraním PaperOffice DMS. To dokazuje, že vývoj PaperOffice berie do úvahy normálne vnímanie ľudí, ktoré uprednostňuje obrázky a farby bez toho, aby vyzeralo hravo. To platí rovnako pre návody a videá vytvorené spoločnosťou PaperOffice pre určité segmenty softvéru na správu dokumentov.
V priebehu prechodu na euro bol a postupne sa skenuje a číta analógový archív ViaCreative prostredníctvom softvéru OCR integrovaného v PaperOffice DMS. Vďaka použitiu regulárnych výrazov, ktoré generujú zamestnanci PaperOffice, je možné všetky prichádzajúce analógové dokumenty ľahko a špecificky pre zákazníka prečítať.
Pán Lars-R. Na začiatku úvodu Ludewig odporúča:
PaperOffice DMS splnila všetky potrebné kritériá a dnes mapuje kompletný tok digitálnych dokumentov v praxi.
Zatiaľ sa všetky fakturačné doklady zaznamenávajú vysokovýkonnými skenermi, Paper-Office automaticky rozpozná kontaktné údaje a dokumenty podľa toho uloží do elektronického archívu.
Zamestnanci potom majú prístup k dokumentom prostredníctvom jednoduchého používateľského rozhrania a zadávania rôznych hľadaných výrazov - k dispozícii je aj plnotextové vyhľadávanie.
Vďaka dôslednému využívaniu DMS dokázala ViaCreative výrazne skrátiť čas spracovania potrebný pre faktúry a počet nesplatených účtov sa zároveň výrazne znížil.
Pán Denis K. z "Účtovníctvo a účtovníctvo" zdôrazňuje:
Nakoniec odpovedáme na niekoľko ďalších často kladených otázok na danú tému. "Zubná technológia / Zubné laboratórium ViaCreative
Zahntechnik GmbH":
Aké tipy by ste dali budúcim používateľom PaperOffice?
Nikdy nie je príliš skoro alebo príliš neskoro zaoberať sa témou digitalizácie.
Najdôležitejšie je získať predstavu o softvéri, ale aj o samotnej spoločnosti. Bolo dôležité, aby sme sa necítili nútení kúpiť si softvér alebo sa zaregistrovať na akékoľvek balíky služieb a podpory.
Ešte predtým, ako sme získali PaperOffice DMS, sme hovorili so všetkými oddeleniami spoločnosti a nikdy sme sa necítili zle zaobchádzané. Naopak: PaperOffice má pekný, zdvorilý a kompetentný tím.
Pre nás ako priemyselnú spoločnosť sú procesy čoraz komplikovanejšie a zahŕňajú veľa byrokracie. Preto bola dôvera v systém a softvér veľmi dôležitá. Samozrejme, bolo tiež veľmi dôležité, aby bol softvér ľahko pochopiteľný.
Komu by ste odporučili PaperOffice?
PaperOffice odporúčame všetkým ostatným spoločnostiam, ktoré by chceli digitalizovať a automatizovať. Kto to chce mať ľahké, nepotrebuje kompletné riešenie s automatickým vedením účtovníctva, pokladňou atď., Kto už nechce žiadne zošívačky a neustále vyhľadávanie.
Čo sa vám najviac páči na paperoffice?
So všetkým sme veľmi spokojní.
PaperOffice je ľahký, ale výkonný systém správy dokumentov.
Funkcie, ktoré sa na prvý pohľad zdajú bezvýznamné, ako napríklad automatické čítanie obsahu dokumentu, sa ukážu ako najdôležitejšie funkcie, ktoré už nechcete vynechať.
"V priemysle je téma digitalizácie čoraz viditeľnejšia. Týka sa to napríklad našich technických dátových listov, údajov o zákazníkoch, výpočtov alebo našich plánov, výkresov a konfigurácií. Po zavedení PaperOffice DMS by sa manuálne úsilie mohlo znížiť. Teraz sme priekopníkmi v digitalizácii vo výrobných spoločnostiach, Industry 4.0."
Antonio Jesús Sánchez
výkonný riaditeľ a produktový a procesný inžinier spoločnosti Butterfly Engineers S.L.
