The PaperOffice Insider Newsletter
The PaperOffice Insider Newsletter
Chceme byť priateľmi

Najvyššie možné zľavové ponuky

Exkluzívne zasvätené novinky

Bezplatné bonusové aktualizácie

Najvyššie možné zľavové ponuky

Exkluzívne zasvätené novinky

Bezplatné bonusové aktualizácie

Čestné slovo priateľstva Dôvera
Nikdy neposkytneme vašu e-mailovú adresu nikomu inému a každý e-mail obsahuje odkaz na odhlásenie jedným kliknutím.

Digitalizácia v odvetví zubných technológií - úspešná správa dokumentov pre zubný priemysel


Lars R. Ludewig, majiteľ a konateľ spoločnosti ViaCreative Zahntechnik GmbH

Profesionálny tip

Priemysel
Zubná technika / zubné laboratórium / zubný priemysel

Región
Lipsko, Nemecko

Oddelenia
Kancelária, Účtovníctvo

Východisková pozícia

Zubné laboratórium ViaCreative je druhou generáciou pána Lars-R. Spoločnosť riadená Ludewigom v Lipsku. V laboratóriu sa výrobky na výmenu zubov vyrábajú hlavne v mene zubných lekárov.

Rozsah služieb spoločnosti je veľmi rozsiahly a vyznačuje sa využitím moderných procesov a techník. Napríklad výroba CAD-CAM, výroba zubných protéz alergikov alebo nadstavieb na implantátoch.

PaperOffice DMS sa na ViaCreative v Lipsku používa najmä na ukladanie dát, vyhľadávanie dokumentov a prípravu dokumentov na prenos daňovému úradu.

PaperOffice employee sits in front of a notebook
Digitization brings many advantages

Existujúce problémy a úlohy

V laboratóriu pracuje niekoľko zubných technikov na rôzne vybavených pracovných staniciach s rôznymi úlohami. Spoločným základným segmentom je presné zaznamenávanie všetkých vykonaných prác, ako aj použitých procesov a materiálov.

Keďže práca je takmer výlučne objednaná zubnými lekármi pre pacientov, kompletná dokumentácia je rovnako dôležitá ako bezpečné ukladanie niekedy citlivých údajov.

Pred rozhodnutím o použití PaperOffice DMS boli údaje generované počas dennej práce väčšinou zaznamenané manuálne do analógového súboru, ktorý bol uchovávaný v závesnom súbore v kancelárii počas prebiehajúcich procesov a v samostatnej archívnej miestnosti pri dokončení prác. Na vytvorenie a odoslanie daňových dokladov boli údaje prenesené z analógových súborov do elektronického formulára DATEV zamestnancom.

Čas potrebný na túto formu administratívnej práce je na jednej strane veľmi vysoký a na druhej strane veľmi náchylný na chyby. Zákonom požadovaná bezpečnosť údajov sa zároveň poskytuje len v obmedzenom rozsahu.

Cieľom spoločnosti bolo digitalizovať existujúce papierové dokumenty, zaviesť optimalizáciu procesov a kontrolu pracovného postupu nad všetkými prichádzajúcimi a odchádzajúcich dokumentmi, automatizovať veľkú časť procesov na pozadí a optimalizovať tak proces.

Obsah

Prečo si ViaCreative vybral PaperOffice DMS

Pán Lars-R. Vzhľadom na existujúce výzvy Ludewig hľadal systém správy dokumentov, ktorý by umožnil bezpečné a prispôsobivé ukladanie dát, ako aj jednoduchú integráciu všetkých pracovísk v dome s nekomplikovaným softvérom.

Softvér by sa zároveň mal vyznačovať dobrým pomerom nákladov a prínosov. Okrem PaperOffice DMS pán Ludewig testoval ďalšie štyri softvérové produkty z iných systémových domov a spočiatku skúmal rôzne softvérové ponuky v súvislosti so správou dokumentov.

O tom, že PaperOffice bol nakoniec použitý ako správa dokumentov v spoločnosti Via Creative, sa rozhodlo z týchto dôvodov:

1. Ukladanie a dostupnosť dát. Centrálny a jednoduchý prístup ku všetkým relevantným dokumentom a možnosť spolupráce viacerých strán na tom istom dokumente.

Interné centrálne úložisko, ku ktorému majú prístup všetci zamestnanci. Údaje by sa nemali ukladať v cloude tretej strany ani v počítači s jedným používateľom.

Riešenie: Databáza bola zriadená na NAS, Network Attached Storage, synology v praxi. Táto databáza bola integrovaná do PaperOffice DMS a všetky údaje boli uložené spoločnosťou Via Creative. To úplne spĺňa zákonné požiadavky na zálohovanie údajov. Pán Ludewig bol veľmi spokojný s riešením bez externého cloudu a teda bez poskytovateľov tretích strán, ktorí môžu podliehať vládnym zásahom a zvýšiť riziko hackerských útokov.

Centrálne úložisko, ku ktorému majú prístup všetci zamestnanci s príslušnými používateľskými právami.

Pán Lars-R. Ludewig si hneď na začiatku uvedomil, že digitalizácia v jeho praxi neexistuje.

"Manuálne prehľadávať a nachádzať priečinky, faktúry, dodacie listy, stavy zmlúv a ďalšie dôležité dokumenty, čo je veľmi časovo náročné, je veľmi presná funkcia Vyhľadávania v PaperOffice konečne minulosťou..."

2.Hodnota za peniaze. Softvér by mal mať dobrý pomer ceny a výkonu.

Riešenie: PaperOffice DMS je ponúkaný v rôznych cenových modeloch, ktoré umožňujú používateľom získať pre nich najvýhodnejšiu formu.

Týmto spôsobom sa ViaCreative dokázal vyhnúť nadmernému kapitálovému záväzku a stále má zodpovedajúco veľký rozpočet na potrebné nákupy materiálu a technológií, ktoré sú veľmi drahé, najmä v zubnej technike.

Hand hält ein Ersatzkiefer
PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen

3. Ľahko sa s ním manipuluje. Softvér by mal vyžadovať čo najmenej školení a zároveň by mal byť pripravený na budúcnosť.

Riešenie: PaperOffice DMS je v podstate veľmi štruktúrovaný a má grafické rozhranie, ktoré krok za krokom vedie používateľa. Okrem toho existujú ďalšie návody a videá pre všetky funkcie, ktoré je možné zavolať priamo na podporu.

Týmto spôsobom sa dá vyhnúť externým konzultantom. Samozrejme, PaperOffice DMS ponúka aj individuálne školenie pre moduly, ak je to žiaduce. Podľa skúseností zamestnancov ViaCreative je však PaperOffice do značnej miery samozrejmý.

Žiadni externí a drahí "konzultanti" na mieste a nikto nemusí nikam cestovať na školenie. Každý si môže definovať časový rámec pre samotné učenie navigácie menu podľa potreby a z hľadiska budúcnosti je PaperOffice DMS vďaka svojej modulárnej štruktúre dobre umiestnený.

"PaperOffice nás zaujal nielen svojou grafikou, okrem iného aj tým, že má veľmi dobré videonávody na jednotlivé témy. Takto sme sa mohli trénovať samostatne a v prípade potreby."

4. Vyhľadateľnosť a úspora času. Hľadal sa jednoduchší spôsob digitalizácie analógových dokumentov a ich jednoduchého opätovného nájdenia, keď je to potrebné.

Riešenie: Základným segmentom PaperOffice DMS je digitalizácia analógových dokumentov. Všetko, čo potrebujete, je skener s rozhraním k počítaču a PaperOffice DMS. Dokumenty nie sú len skenované. Integrovaným softvérom OCR sú prevedené na editovateľný text a automaticky sa správne ukladajú.

Vďaka integrovanej funkcii umelej inteligencie je možné každý dokument naučiť, všetok požadovaný obsah je možné cielene extrahovať a plne automatizovane uložiť pomocou kľúčových slov.

Vďaka regulárnym výrazom (REGEX) je možné obsah dokumentu automaticky čítať a ukladať ako informácie o dokumente.

"Získať chronologické výsledky super rýchlo pre ročnú účtovnú závierku a zásoby na určenie najlacnejšej kúpnej ceny pre každú jednotlivú položku. To, čo kedysi trvalo niekoľko dní, sa teraz dá stihnúť za pár hodín!"

Top zoznam hlavných problémov vyriešených spoločnosťou PaperOffice DMS

  • Neustále vyhľadávanie a prehliadanie konkrétnych dokumentov
  • Už žiadne zošívačky a stohy papiera
  • Už žiadny fyzický archív
  • Zníženie nákladov na pracovnú silu a skladovanie
  • Každý január sa už nepresťahuje do nových spojiva a archívov
  • Nadbytočné zálohovanie trojitých dát

Pán Lars-R. Ludewig vysvetľuje:

"Každý, kto sa zapojí do celej témy DMS, bude dostatočne odmenený veľkou úsporou času. Nadšenie, nakláňanie sa a poznanie všetkého je bezpečné a ľahké pre každého.
Špičkoví programátori implementujú žiadosti brilantne a niekedy rekordnou rýchlosťou a implementujú ich prostredníctvom aktualizácií. Automaticky a s nadšením odporúčate..."

Hand drückt auf einen Knopf auf einem Scanner
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

Top zoznam hlavných funkcií, vďaka ktorým je PaperOffice DMS lepší ako všetky ostatné

  • Rýchle prispôsobenie sa individuálnym požiadavkám zákazníkov prostredníctvom aktualizácií
  • Priamy kontakt s vývojármi
  • Ľahká integrita NAS pre ukladanie dát na vlastnom serveri na mieste. Je na užívateľovi, aby rozhodol o rozsahu implementácie
  • Vyhľadávanie kľúčových slov, konkrétnych častí, slov atď., Aby ste rýchlo získali relevantné údaje

Pán Lars-R. Ludewig zdôrazňuje:

"V mnohých zložkách, bez ERP systému, pre komplexné účtovníctvo alebo pre zásoby s cenovým určením určitých článkov alebo čísel objednávok na jeden určitý čas s určením celkovej sumy, sa už nikdy nechcete zaobísť bez PaperOffice."

Ako bola spoločnosť PaperOffice DMS integrovaná?

Pán Ludewig bol tiež nadšený záväzkom tímu PaperOffice DMS pri implementácii úprav požiadaviek na správu ViaCreative.

On a jeho tím boli rovnako spokojní s grafickým rozhraním PaperOffice DMS. To dokazuje, že vývoj PaperOffice berie do úvahy normálne vnímanie ľudí, ktoré uprednostňuje obrázky a farby bez toho, aby vyzeralo hravo. To platí rovnako pre návody a videá vytvorené spoločnosťou PaperOffice pre určité segmenty softvéru na správu dokumentov.

"Manuálne prehľadávať a nachádzať priečinky, faktúry, dodacie listy, stavy zmlúv a ďalšie dôležité dokumenty, čo je veľmi časovo náročné, je veľmi presná funkcia Vyhľadávania v PaperOffice je konečne minulosťou..."

V priebehu prechodu na euro bol a postupne sa skenuje a číta analógový archív ViaCreative prostredníctvom softvéru OCR integrovaného v PaperOffice DMS. Vďaka použitiu regulárnych výrazov, ktoré generujú zamestnanci PaperOffice, je možné všetky prichádzajúce analógové dokumenty ľahko a špecificky pre zákazníka prečítať.

Všetky informácie vo všetkých dátových formátoch je možné vyvolať v zlomkoch sekundy prostredníctvom interného vyhľadávača a automatického indexu.

Pán Lars-R. Na začiatku úvodu Ludewig odporúča:

"Pomalý prístup, najprv experimentujte, žiadny tvrdý prechod do termínu, zistite, ktorá štruktúra priečinkov nám vyhovuje. Vytvorenie základnej štruktúry, prvé podanie, vypracovanie kategórií podľa toho, čo je podané a označené, to všetko v pokoji, aby sme spoločne prišli do tímu."

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Celkové zhrnutie skúseností

PaperOffice DMS splnila všetky potrebné kritériá a dnes mapuje kompletný tok digitálnych dokumentov v praxi.

Zatiaľ sa všetky fakturačné doklady zaznamenávajú vysokovýkonnými skenermi, Paper-Office automaticky rozpozná kontaktné údaje a dokumenty podľa toho uloží do elektronického archívu.

Zamestnanci potom majú prístup k dokumentom prostredníctvom jednoduchého používateľského rozhrania a zadávania rôznych hľadaných výrazov - k dispozícii je aj plnotextové vyhľadávanie.

Vďaka dôslednému využívaniu DMS dokázala ViaCreative výrazne skrátiť čas spracovania potrebný pre faktúry a počet nesplatených účtov sa zároveň výrazne znížil.

Pán Denis K. z "Účtovníctvo a účtovníctvo" zdôrazňuje:

"Triedenie, podrobné vyhľadávanie, zostavovanie dátových balíkov pre spoluprácu s daňovým poradcom sa už nedá porovnať s tými z minulosti," veľmi zložitá manuálna práca s tonami papiera a priečinkov. Všetko sa rýchlo spojí na jednom mieste kedykoľvek."

FAQs

Na záver odpovedáme na niekoľko často kladených otázok na túto tému "Zubná technológia / Zubné laboratórium ViaCreative
Zahntechnik GmbH":

Aké tipy by ste dali budúcim používateľom PaperOffice?

Nikdy nie je príliš skoro alebo príliš neskoro zaoberať sa témou digitalizácie.

Najdôležitejšie je získať predstavu o softvéri, ale aj o samotnej spoločnosti. Bolo dôležité, aby sme sa necítili nútení kúpiť si softvér alebo sa zaregistrovať na akékoľvek balíky služieb a podpory.

Ešte predtým, ako sme získali PaperOffice DMS, sme hovorili so všetkými oddeleniami spoločnosti a nikdy sme sa necítili zle zaobchádzané. Naopak: PaperOffice má pekný, zdvorilý a kompetentný tím.

Pre nás ako priemyselnú spoločnosť sú procesy čoraz komplikovanejšie a zahŕňajú veľa byrokracie. Preto bola dôvera v systém a softvér veľmi dôležitá. Samozrejme, bolo tiež veľmi dôležité, aby bol softvér ľahko pochopiteľný.

Komu by ste odporučili PaperOffice?

PaperOffice odporúčame všetkým ostatným spoločnostiam, ktoré by chceli digitalizovať a automatizovať. Kto to chce mať ľahké, nepotrebuje kompletné riešenie s automatickým vedením účtovníctva, pokladňou atď., Kto už nechce žiadne zošívačky a neustále vyhľadávanie.

Čo sa vám najviac páči na paperoffice?

So všetkým sme veľmi spokojní.

Záver

PaperOffice je ľahký, ale výkonný systém správy dokumentov.

Funkcie, ktoré sa na prvý pohľad zdajú bezvýznamné, ako napríklad automatické čítanie obsahu dokumentu, sa ukážu ako najdôležitejšie funkcie, ktoré už nechcete vynechať.

"Každý, kto sa zapojí do celej témy DMS, bude dostatočne odmenený veľkou úsporou času. Nadšenie, nakláňanie sa a poznanie, že všetko je pre každého bezpečné a jednoduché, želania implementujú špičkoví programátori, niekedy rekordnou rýchlosťou a implementujú sa prostredníctvom aktualizácie. Voľný čas podpory mesačne a používateľ, aby sa neustále zlepšoval a učil sa spoločne. Automaticky a s nadšením odporúčate."

To hovoria naši zákazníci

Prípadová štúdia

Digitálna cesta patriarchátu s PaperOffice DMS

"Sme po roku a pol práce nadšení a napriek tomu sme toto fantastické majstrovské dielo ešte naplno nevyužili."

Pedro Silva
administratívny asistent lisabonského patriarchátu