Najvyššie možné zľavy
Exkluzívne vnútorné správy
Bezplatná bonusová aktualizácia
Najvyššie možné zľavy
Exkluzívne vnútorné správy
Bezplatná bonusová aktualizácia
Prietelstvo Dôvera Úprimnosť
Nikdy nebudeme poskytovať vašu e-mailovú adresu nikomu inému a každý e-mail obsahuje jedno kliknutie odhlásenia.
Sektor
Priemysel a obchod
Región
Langenberg, Severné Porýnie-Vestfálsko, Nemecko
Oddelenia
Predaj
Účtovníctvo
Sektor
Priemysel a obchod
Región
Langenberg, Severné Porýnie-Vestfálsko, Nemecko
Oddelenia
Predaj
Účtovníctvo
Stephan Reichel, výkonný riaditeľ spoločnosti K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Profesionálne tipy
Sektor
Priemysel a obchod
Región
Langenberg, Severné Porýnie-Vestfálsko, Nemecko
Oddelenia
Predaj
Účtovníctvo
Ako výrobca roštov majú mriežkové systémy K60 veľa dôležitých dokumentov na správu:
Dodacie listy, faktúry, zmluvy, náčrty alebo plány a oveľa viac.
Mnoho otázok prichádza e-mailom a sú vytlačené, čo predstavuje obrovské množstvo papiera v priebehu roka. Objednávky sú vždy vytlačené s údajmi o dodávateľovi a potom uložené na poličke spolu s faktúrou po dodaní.
Tento kompletný proces znamená mimoriadne množstvo papiera a samozrejme nedostatok miesta.
S cieľom uľahčiť a zefektívniť vyhľadávanie a minimalizovať záplavu papiera plánovala spoločnosť K60 Gitterrostsysteme digitalizovať dokumentáciu a začleniť obsah do internej archívnej databázy - spoločnosť hľadala vhodný systém správy dokumentov.
Manuálne spracovanie sa časom stalo príliš časovo náročným, a preto sa hľadala automatizovaná archivácia a získavanie informácií.
Najväčšou výzvou pre spoločnosť bolo, aby boli informácie ľahko dostupné a predovšetkým použiteľné pre viac zamestnancov a skupiny zamestnancov a skupiny ľudí (zamestnanci, obchodní partneri, zákazníci, občania).
Cieľom spoločnosti bolo digitalizovať existujúce papierové dokumenty, zaviesť optimalizáciu procesov a kontrolu pracovného postupu nad všetkými prichádzajúcimi a odchádzajúcimi dokumentmi, automatizovať veľkú časť procesov na pozadí a optimalizovať tak proces.
V minulosti boli informácie uložené iba v papierovej forme, ale dnes existujú rôzne informačné zdroje a dokumenty v mnohých organizáciách: e-maily, formuláre, náčrty sú toho rovnakou súčasťou ako elektronické faktúry a papierové potvrdenia, listy, dodacie listy, zmluvy atď.
Celá záplava informácií sa stala nekonzistentnejšou. Preto je najdôležitejšou úlohou spojiť analógové a digitálne jednotky. Dokumenty, ktoré existujú v papierovej forme, musia byť digitalizované a spojené s ďalšími informáciami, ako sú súvisiace e-maily.
Prípadová štúdia, ktorá bola vykonaná spolu so systémom správy dokumentov PaperOffice, mala za cieľ minimalizovať spotrebu papiera s cieľom ušetriť náklady a úložný priestor.
Okrem toho bolo veľmi dôležité nájsť riešenie na archiváciu všetkých dokumentov výrobného procesu spoločne, aby bolo možné vykonať okamžité informácie o dokumentoch / objednávkach súvisiacich s projektom.
Rovnako ako vykonávanie automatizovanej archivácie dokumentov a prichádzajúcich e-mailov, ktoré by mali archivovať dokumenty v príslušných priečinkoch podľa určitých špecifikovaných kritérií a spustiť ďalšie pracovné postupy, ako je priradenie príslušnému úradníkovi.
Ďalším cieľom bolo vedieť rýchlo vyhľadávať dokumenty od kolegov v sieti.
Pripomína pána Stephana Reichela, výkonného riaditeľa spoločnosti K60 Gitterrostsysteme.
Reichel, výkonný riaditeľ spoločnosti K60 Gitterrostsysteme, najprv preskúmal rôzne softvérové ponuky v súvislosti so správou dokumentov a nakoniec sa rozhodol najprv otestovať PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS ponúka presne tie podmienky, ktoré pán Reichel hľadal. Patria medzi ne:
1. Riešenie internej centrálnej databázy, na ktorej je založený systém správy dokumentov. Údaje by sa nemali ukladať do počítača s jedným používateľom.Centrálne úložisko prístupné všetkým administratívnym pracovníkom.
Pánovi Stephanovi Reichelovi bolo jasné, že neexistuje spôsob, ako digitalizovať jeho spoločnosť:
2. Vybavovanie a automatizácia administratívnych úloh. Softvér musí umožňovať distribúciu úloh po sieti a ich spracovanie príslušným úradníkom.
Vrátane autorizácie digitálneho používateľa a potvrdenia hesla.
Zároveň sú všetci dotknutí zamestnanci informovaní o stave spracovania. Ukladanie verzií umožňuje zistiť, ktoré kroky spracovania sa vykonali, kedy a kým.
3. Vyhľadateľnosť a úspora času. Hľadal sa jednoduchší spôsob digitalizácie analógových dokumentov a ich jednoduchého vyhľadania v prípade potreby.
4. Zlúčenie projektových dokumentov / objednávok. Softvér by mal byť schopný ukladať dokumenty súvisiace s procesmi spolu alebo povoliť vzájomné prepojenia.
Všetky dokumenty pre obchodnú transakciu, ako je nákupný proces alebo inštalácia s príslušným dodacím listom, faktúrou, náčrtmi, plánmi a akýmikoľvek sťažnosťami na chyby, by sa mali spravovať centrálne.
Týmto spôsobom sa dodacie listy, faktúry a všetko, čo patrí do obchodného procesu, uložia do priečinka alebo podpriečinka. Prístupové oprávnenia môžu byť priradené pre každý priečinok, a to buď pre skupiny zamestnancov, alebo pre jednotlivých zamestnancov.
Okrem toho je možné vytvoriť a odoslať zamestnancom hypertextové odkazy na priečinok.
Týmto spôsobom k nemu majú oprávnení zamestnanci a spolupracujúci partneri prístup odkiaľkoľvek a kedykoľvek. Vďaka ovládaniu verzií je možné transparentne sledovať pôvodcu a čas každej jednotlivej zmeny dokumentu: Dotazy sa rýchlo objasňujú a predíde sa zbytočným chybám.
PaperOffice má tiež virtuálne zastúpenie dokumentov v iných priečinkoch. Týmto spôsobom sa dokument (dokumenty) môžu zobrazovať prakticky v rôznych priečinkoch bez toho, aby sa pôvodný dokument musel duplikovať. Táto funkcia je veľmi užitočná, ak by sa napríklad dokument mal zobrazovať v rôznych projektoch, ale nechcete dokument duplikovať.
Možnosť prístupu k informáciám z rôznych perspektív zabezpečuje vyššiu úroveň prehľadnosti pre všetkých účastníkov projektu a zlepšuje schopnosť zamestnancov poskytovať informácie.
PaperOffice DMS splnil všetky požadované kritériá.
Vďaka digitalizácii PaperOffice už K60 Grating Systems dokázal:
Jednoduchšia a rýchlejšia dostupnosť dát a dokumentov zásadne a trvalo mení procesy spoločnosti. Administratívne znalosti sú teraz organizované transparentne a dostupné v správnom čase.
V tomto zmysle je základ digitalizácie všetkých procesov založených na dokumentoch položený s PaperOffice DMS.
Okrem všeobecného procesu archivácie:
zaručený.
PaperOffice DMS dnes mapuje celý pracovný postup digitálne.
Zatiaľ sa všetky dodacie a fakturačné doklady zaznamenávajú výkonnými skenermi, PaperOffice automaticky rozpozná kontaktné údaje a dokumenty podľa toho uloží do elektronického archívu.
Zamestnanci potom majú prístup k dokumentom prostredníctvom jednoduchého používateľského rozhrania a zadávania rôznych hľadaných výrazov - k dispozícii je aj plnotextové vyhľadávanie.
Vďaka dôslednému využívaniu DMS dokázal výrobca roštov výrazne skrátiť čas spracovania potrebný na faktúru a zároveň sa výrazne znížil počet neuhradených pohľadávok.
Nakoniec odpovedáme na niekoľko ďalších často kladených otázok na danú tému. "Výrobca mriežky
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG":
Aké tipy by ste dali budúcim používateľom PaperOffice?
Nikdy nie je príliš skoro alebo príliš neskoro zaoberať sa témou digitalizácie.
Najdôležitejšie je získať predstavu o softvéri, ale aj o samotnej spoločnosti. Bolo dôležité, aby sme sa necítili nútení kúpiť si softvér alebo sa zaregistrovať na akékoľvek balíky služieb a podpory.
Ešte predtým, ako sme získali PaperOffice DMS, sme hovorili so všetkými oddeleniami spoločnosti a nikdy sme sa necítili zle zaobchádzané. Naopak: PaperOffice má pekný, zdvorilý a kompetentný tím.
Pre nás ako verejnú inštitúciu je tento proces čoraz komplikovanejší a zahŕňa veľa byrokracie. Preto bola dôvera v systém a softvér veľmi dôležitá. Samozrejme, bolo tiež veľmi dôležité, aby bol softvér ľahko pochopiteľný.
Komu by ste odporučili PaperOffice?
PaperOffice odporúčame všetkým ostatným spoločnostiam, ktoré by chceli digitalizovať a automatizovať.
Čo sa vám najviac páči na paperoffice?
So všetkým sme veľmi spokojní.
PaperOffice je ľahký, ale výkonný systém správy dokumentov.
Funkcie, ktoré sa na prvý pohľad zdajú bezvýznamné, ako napríklad automatické čítanie obsahu dokumentu, sa ukážu ako najdôležitejšie funkcie, ktoré už nechcete vynechať počas dlhšieho časového obdobia.
