Výrobca mriežky
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Stephan Reichel, výkonný riaditeľ spoločnosti K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Východisková pozícia
Ako výrobca roštov majú mriežkové systémy K60 veľa dôležitých dokumentov na správu:
Dodacie listy, faktúry, zmluvy, náčrty alebo plány a oveľa viac.
Mnoho otázok prichádza e-mailom a sú vytlačené, čo predstavuje obrovské množstvo papiera v priebehu roka. Objednávky sú vždy vytlačené s údajmi o dodávateľovi a potom uložené na poličke spolu s faktúrou po dodaní.
Tento kompletný proces znamená mimoriadne množstvo papiera a samozrejme nedostatok miesta.
S cieľom uľahčiť a zefektívniť vyhľadávanie a minimalizovať záplavu papiera plánovala spoločnosť K60 Gitterrostsysteme digitalizovať dokumentáciu a začleniť obsah do internej archívnej databázy - spoločnosť hľadala vhodný systém správy dokumentov.
Manuálne spracovanie sa časom stalo príliš časovo náročným, a preto sa hľadala automatizovaná archivácia a získavanie informácií.
Najväčšou výzvou pre spoločnosť bolo, aby boli informácie ľahko dostupné a predovšetkým použiteľné pre viac zamestnancov a skupiny zamestnancov a skupiny ľudí (zamestnanci, obchodní partneri, zákazníci, občania).
Cieľom spoločnosti bolo digitalizovať existujúce papierové dokumenty, zaviesť optimalizáciu procesov a kontrolu pracovného postupu nad všetkými prichádzajúcimi a odchádzajúcimi dokumentmi, automatizovať veľkú časť procesov na pozadí a optimalizovať tak proces.
Existujúce problémy a úlohy
V minulosti boli informácie uložené iba v papierovej forme, ale dnes existujú rôzne informačné zdroje a dokumenty v mnohých organizáciách: e-maily, formuláre, náčrty sú toho rovnakou súčasťou ako elektronické faktúry a papierové potvrdenia, listy, dodacie listy, zmluvy atď.
Celá záplava informácií sa stala nekonzistentnejšou. Preto je najdôležitejšou úlohou spojiť analógové a digitálne jednotky. Dokumenty, ktoré existujú v papierovej forme, musia byť digitalizované a spojené s ďalšími informáciami, ako sú súvisiace e-maily.
Prípadová štúdia, ktorá bola vykonaná spolu so systémom správy dokumentov PaperOffice, mala za cieľ minimalizovať spotrebu papiera s cieľom ušetriť náklady a úložný priestor.
Okrem toho bolo veľmi dôležité nájsť riešenie na archiváciu všetkých dokumentov výrobného procesu spoločne, aby bolo možné vykonať okamžité informácie o dokumentoch / objednávkach súvisiacich s projektom.
Rovnako ako vykonávanie automatizovanej archivácie dokumentov a prichádzajúcich e-mailov, ktoré by mali archivovať dokumenty v príslušných priečinkoch podľa určitých špecifikovaných kritérií a spustiť ďalšie pracovné postupy, ako je priradenie príslušnému úradníkovi.
Ďalším cieľom bolo vedieť rýchlo vyhľadávať dokumenty od kolegov v sieti.
"Mali sme preukázateľné náklady na ukladanie uložením dokumentov do priečinkov. Okrem toho bolo hľadanie dokumentov časovo náročné",
Pripomína pána Stephana Reichela, výkonného riaditeľa spoločnosti K60 Gitterrostsysteme.
"Len sme posunuli prácu dopredu a teraz máme náskok."
Prečo si K60 Gitterrostsysteme vybral PaperOffice DMS
Reichel, výkonný riaditeľ spoločnosti K60 Gitterrostsysteme, najprv preskúmal rôzne softvérové ponuky v súvislosti so správou dokumentov a nakoniec sa rozhodol najprv otestovať PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS ponúka presne tie podmienky, ktoré pán Reichel hľadal. Patria medzi ne:
1. Riešenie internej centrálnej databázy, na ktorej je založený systém správy dokumentov. Údaje by sa nemali ukladať do počítača s jedným používateľom.Riešenie: Bol nastavený dedikovaný server MAX s maximálnym výkonom pre mriežkovacie systémy K60, na ktorom bola vytvorená databáza. To umožnilo centrálny a jednoduchý prístup ku všetkej tejto príslušnej dokumentácii a schopnosť viacerých strán spolupracovať na tom istom dokumente.
Centrálne úložisko prístupné všetkým administratívnym pracovníkom.
Pánovi Stephanovi Reichelovi bolo jasné, že neexistuje spôsob, ako digitalizovať jeho spoločnosť:
"Dlho som si uvedomoval, že digitalizácia sa nedá obísť, ale dlho sme sa jej bránili. Zmeny vo firemných procesoch sa zvyčajne tlačia ďalej a ďalej do diaľky, napríklad ísť k zubárovi. Po uskutočnení integrácie systému správy dokumentov môžem s určitosťou povedať, že som to mal urobiť oveľa skôr."
2. Vybavovanie a automatizácia administratívnych úloh. Softvér musí umožňovať distribúciu úloh po sieti a ich spracovanie príslušným úradníkom.
Riešenie: PaperOffice DMS má komplexnú funkciu pracovného postupu, ktorá umožňuje odosielanie pripomienok, správ a informácií do a z akéhokoľvek pripojeného počítača do predtým určenej skupiny zamestnancov .
Vrátane autorizácie digitálneho používateľa a potvrdenia hesla.
Zároveň sú všetci dotknutí zamestnanci informovaní o stave spracovania. Ukladanie verzií umožňuje zistiť, ktoré kroky spracovania sa vykonali, kedy a kým.
"Už pri prvom stretnutí s PaperOffice si všimnete 20 rokov skúseností PaperOffice v oblasti správy dokumentov."
3. Vyhľadateľnosť a úspora času. Hľadal sa jednoduchší spôsob digitalizácie analógových dokumentov a ich jednoduchého vyhľadania v prípade potreby.
Riešenie: Je to základný segment PaperOffice DMS, digitalizácia analógových dokumentov. Všetko, čo potrebujete, je skener s rozhraním k počítaču a PaperOffice DMS. Dokumenty nie sú len skenované. V prípade potreby sa integrovaným softvérom OCR skonvertujú na editovateľný text a automaticky sa správne uložia.
4. Zlúčenie projektových dokumentov / objednávok. Softvér by mal byť schopný ukladať dokumenty súvisiace s procesmi spolu alebo povoliť vzájomné prepojenia.
Všetky dokumenty pre obchodnú transakciu, ako je nákupný proces alebo inštalácia s príslušným dodacím listom, faktúrou, náčrtmi, plánmi a akýmikoľvek sťažnosťami na chyby, by sa mali spravovať centrálne.
Riešenie: PaperOffice má digitálne priečinky, kde je možné uložiť všetky dokumenty výrobného procesu do digitálneho priečinka. Štruktúra priečinka pozostávajúca z hlavného priečinka a podpriečinkov zaisťuje optimálny prehľad.
Týmto spôsobom sa dodacie listy, faktúry a všetko, čo patrí do obchodného procesu, uložia do priečinka alebo podpriečinka. Prístupové oprávnenia môžu byť priradené pre každý priečinok, a to buď pre skupiny zamestnancov, alebo pre jednotlivých zamestnancov.
Okrem toho je možné vytvoriť a odoslať zamestnancom hypertextové odkazy na priečinok.
Týmto spôsobom k nemu majú oprávnení zamestnanci a spolupracujúci partneri prístup odkiaľkoľvek a kedykoľvek. Vďaka ovládaniu verzií je možné transparentne sledovať pôvodcu a čas každej jednotlivej zmeny dokumentu: Dotazy sa rýchlo objasňujú a predíde sa zbytočným chybám.
"Téma digitalizácie je čoraz viditeľnejšia v odvetví strúhania. Týka sa to napríklad našich zoznamov dielov alebo našich plánov, výkresov a konfigurátorov. Po zavedení PaperOffice DMS by sa manuálne úsilie mohlo znížiť. Teraz sme priekopníkmi ako výrobca digitálnych roštov."
PaperOffice má tiež virtuálne zastúpenie dokumentov v iných priečinkoch. Týmto spôsobom sa dokument (dokumenty) môžu zobrazovať prakticky v rôznych priečinkoch bez toho, aby sa pôvodný dokument musel duplikovať. Táto funkcia je veľmi užitočná, ak by sa napríklad dokument mal zobrazovať v rôznych projektoch, ale nechcete dokument duplikovať.
Možnosť prístupu k informáciám z rôznych perspektív zabezpečuje vyššiu úroveň prehľadnosti pre všetkých účastníkov projektu a zlepšuje schopnosť zamestnancov poskytovať informácie.
PaperOffice DMS splnil všetky požadované kritériá.
Výhody prostredníctvom digitalizácie s PaperOffice
Vďaka digitalizácii PaperOffice už K60 Grating Systems dokázal:
- Šetrite čas a zdroje
- Jednoduchý prístup k dokumentu
- Dostupnosť dokumentov pre každého oprávneného zamestnanca
- Poskytnite jasné podanie
Jednoduchšia a rýchlejšia dostupnosť dát a dokumentov zásadne a trvalo mení procesy spoločnosti. Administratívne znalosti sú teraz organizované transparentne a dostupné v správnom čase.
V tomto zmysle je základ digitalizácie všetkých procesov založených na dokumentoch položený s PaperOffice DMS.
Okrem všeobecného procesu archivácie:
- Archivácia odolná voči revízii
- Optimalizácia organizačných procesov
- Lepšia organizácia dokumentácie
- Rýchlejšie vyhľadávanie dokumentov
- Zjednodušená komunikácia a riešenie úloh
zaručený.
Konečný výsledok
PaperOffice DMS dnes mapuje celý pracovný postup digitálne.
Zatiaľ sa všetky dodacie a fakturačné doklady zaznamenávajú výkonnými skenermi, PaperOffice automaticky rozpozná kontaktné údaje a dokumenty podľa toho uloží do elektronického archívu.
Zamestnanci potom majú prístup k dokumentom prostredníctvom jednoduchého používateľského rozhrania a zadávania rôznych hľadaných výrazov - k dispozícii je aj plnotextové vyhľadávanie.
Vďaka dôslednému využívaniu DMS dokázal výrobca roštov výrazne skrátiť čas spracovania potrebný na faktúru a zároveň sa výrazne znížil počet neuhradených pohľadávok.
