Enterprise Content Management (ECM) – Definícia, výhody a štruktúra s PaperOffice

Aký je cieľ Enterprise Content Management?

Cieľom ECM je poskytovať funkcie na zlepšenie efektivity v podniku, zníženie nákladov a vytváranie rozhraní medzi rôznymi systémovými riešeniami. Okrem toho ECM zahŕňa nasledujúce podciele:

• Vyhnutie sa redundancii dokumentov
• Jednotný prístup k dokumentom
• Poskytovanie informácií (bez ohľadu na zdroj a použitie)
• Eliminácia rizík súvisiacich s dodržiavaním predpisov pri spracovávaní informácií

Referencie zákazníkov: V PaperOffice sme hrdí na to, že máme mnoho spokojných zákazníkov z rôznych odvetví. Všetky naše zákaznícke referencie a prípadové štúdie si môžete pozrieť na našej webovej stránke.

Integrácia a kompatibilita: PaperOffice pracuje dokonale s databázami NAS, čo ho robí exkluzívnym partnerom DMS pre QNAP NAS. Táto bezproblémová integrácia umožňuje plynulú správu a ukladanie dát v spojení so systémami QNAP.

Bezpečnostné funkcie: Bezpečnosť vašich údajov je pre nás najvyššou prioritou. PaperOffice ponúka vedúce bezpečnostné funkcie v odvetví, vrátane prvotriedneho šifrovania, opatrení na ochranu osobných údajov a ďalších. Naše bezpečnostné štandardy sú neprekonateľné a zaručujú maximálnu ochranu vašich podnikových informácií.

Aké sú výhody Enterprise Content Management?

Teória je jasná, ale ako konkrétne ovplyvňuje ECM systém podnik? Dodávatelia ECM umožňujú podnikom s konceptom ECM tieto výhody:

Digitalizácia sa stáva hnacou silou rastu: Analógové a neštruktúrované digitálne riešenia majú jedno spoločné: potrebujú čas. Nakoniec je jedno, či je dokument nesprávne zaradený alebo Word súbor umiestnený v nesprávnom zákazníckom priečinku.

Proti tomu ponúka Enterprise Content Management System výrazné zníženie priebežných časov. Informácie sa dajú rýchlejšie nájsť, zbytočné pracovné kroky jednoducho automatizovať a čakacie doby sa využívajú na vykonávanie úloh. V opačnom prípade získate čas, ktorý môžete využiť ako produktívny čas – a začína vaša fáza rastu.

Žiadna informácia sa v chaose papierov nestratí: Mnoho priebežných časov vzniká vďaka dátovým silám. Oddelenia majú vlastné systémy ukladania a pracujú so svojimi vlastnými ostrovnými riešeniami. Pri tom je ťažké udržať si prehľad, zistiť aktuálny stav dokumentu alebo nájsť hľadanú informáciu.

Práve tu nadväzuje ECM software a spája tieto ostrovné riešenia cez centrálny prístupový bod s jednotným a automatizovaným systémom ukladania. Vďaka inteligentnému vyhľadávaniu nájdete každý dokument v priebehu sekundy.

Kolaborácia je nový tímová práca: Takmer všetky dokumenty sú zaznamenávané, kontrolované alebo spracované minimálne dvoma osobami, preto je tímová práca potrebná v každom podniku. Patrí sem aj poskytovanie a zrozumiteľná príprava relevantných informácií pre ďalších zamestnancov.

Situácia sa však stáva neprehľadnou, keď sú prizvaní externí zamestnanci ako partneri, účtovníci, právnici alebo dokonca zákazníci. Vďaka ECM systému sa opäť zavádza poriadok do spolupráce – aj mimo organizáciu.

Zostanete konkurencieschopní: Rok 2020 bol rokom, ktorý nemecké podniky nevyhnutne motivoval k činom. Slabosti spôsobené nedostatočnou alebo nesprávnou digitalizáciou boli jasne zreteľné a objavili sa nové príležitosti. To mnohých povzbudilo, aby investovali do digitálnych technológií a ďalej sa rozvíjali. Homeoffice a práca na diaľku už patria k štandardnému repertoáru mnohých podnikov. Požiadavky však idú nad rámec jednoduchého práce z domu.

V roku 2024 bude Enterprise Content Management (ECM) vďaka integrácii AI hnacou silou efektívnych procesov a bezšvovej spolupráce, a PaperOffice stojí v popredí tejto digitálnej transformácie.

Zistite, ako môže ECM posunúť váš podnik vpred a ako vám PaperOffice pomôže plne využiť jeho výhody.

Čo patrí do systému ECM s PaperOffice?

ECM zahŕňa päť hlavných komponentov, ktoré sú s PaperOffice dokonale realizované:

Systém správy dokumentov s PaperOffice: PaperOffice umožňuje jednoduché a efektívne zachytenie, správu, ukladanie, archiváciu a zničenie dokumentov. Digitálny systém správy dokumentov od PaperOffice je predpokladom pre bezpapierovú kanceláriu.

Riadenie podnikových procesov (BPM) s PaperOffice: PaperOffice podporuje BPM tým, že umožňuje navrhovanie, riadenie a optimalizáciu podnikových procesov. S PaperOffice môžete svoje pracovné postupy plynulo a flexibilne navrhovať.

Riadenie záznamov s PaperOffice: PaperOffice ponúka správu záznamov v súlade s predpismi, ktorá vyhovuje legislatívnym požiadavkám. Vaše dokumenty sú s PaperOffice bezpečne a transparentne archivované.

Spolupráca s PaperOffice: PaperOffice podporuje digitálnu spoluprácu vo vašej firme. Tímy môžu pracovať na dokumentoch súčasne a spravovať svoje projekty transparentne. Integrovaná chatová funkcia PaperOffice umožňuje jednoduchú komunikáciu medzi členmi tímu.

AI automatizácia s PaperOffice

Budúcnosť Enterprise Content Managementu je charakterizovaná AI automatizáciou a PaperOffice je v popredí tohto vývoja. S PaperOffice môžete vďaka pokročilým AI technológiám automatizovať opakujúce sa úlohy, rýchlejšie nájsť informácie a prijímať inteligentnejšie rozhodnutia.

AI od PaperOffice umožňuje automatickú klasifikáciu a označovanie dokumentov, rozpoznávanie textového obsahu v rôznych jazykoch a mnoho ďalšieho. Vďaka tejto AI automatizácii optimalizujete svoje pracovné postupy a výrazne zvýšite efektivitu vo svojej firme.

Je Enterprise Content Management s PaperOffice ešte aktuálny?

Áno, jednoznačne! V stále sa meniacom obchodnom prostredí má Enterprise Content Management s PaperOffice väčší význam ako kedykoľvek predtým.

S PaperOffice môžete optimalizovať svoje procesy, zvýšiť efektivitu a vyhovieť požiadavkám digitálnej transformácie. S PaperOffice budete na budúcnosť dokonale pripravení a môžete plne využiť príležitosti digitalizácie.