ASUSTOR Система Управления Документами (DMS) для NAS

Системы управления документами, также известные как DMS, поддерживают вашу организацию в электронном и структурированном организации деловых документов. DMS является важным шагом к бесбумажному офису.

В сочетании с вашим ASUSTOR NAS вы образуете идеальный дуэт для цифровизации аналогового хранилища и повышения эффективности процессов поиска и архивации.

Система управления документами PaperOffice - единственная система DMS в мире, официально утвержденная ASUSTOR для ваших устройств ASUSTOR.

Что такое NAS?

Тайваньская компания ASUSTOR продает различные устройства сетевого хранения данных (устройства NAS) под названием “ASUSTOR NAS”. Эти устройства позволяют как компаниям, так и частным пользователям эффективно защищать свои данные и организовывать их использование.

NAS - это файловый сервер с собственной операционной системой, который предоставляет свое пространство хранения по сети.

ASUSTOR NAS предлагает идеальные условия для всех компаний, особенно для малых и средних предприятий, чтобы быстро и легко хранить корпоративные данные.

В следующей статье мы покажем вам, как получить максимум от вашего ASUSTOR NAS для вашей компании и как работает управление документами очень легко и без Docker.

Почему использовать NAS вместо облачных решений?

Есть несколько причин, почему вы должны использовать решение NAS (сетевое хранилище данных) вместо облачного решения, вот несколько примеров:

• 1. Контроль и безопасность: NAS находится под физическим контролем компании, что означает, что вы, как компания, имеете полный контроль над своими данными и можете обеспечить их безопасность. Однако в облачной среде ваши данные передаются внешнему провайдеру и не подвергаются тем же стандартам безопасности, что и компания сама.


• 2. Защита данных: Компании должны соблюдать законодательные нормы при хранении персональных данных в соответствии с Общим регламентом по защите данных Европейского союза (GDPR). Поэтому при выборе технологий хранения и услуг компании должны убедиться, что они соответствуют нормам защиты данных.
  Устройство NAS (сетевое хранилище данных) более подходящий выбор, чем облачное решение, если речь идет о соблюдении GDPR.
  Поскольку оно остается собственностью компании, данные могут быть обработаны и защищены напрямую компанией в контролируемой среде. NAS также предлагает высокий уровень гибкости, поскольку данные не обязательно должны храниться во внешнем центре обработки данных. Компании также могут шифровать данные на NAS, чтобы защитить их от несанкционированного доступа.
• 3. Интернет-подключение: NAS можно использовать независимо от интернет-соединения, что делает его идеальным для бизнеса, работающего в сельских районах или районах с нестабильным интернет-подключением.


• 4. Стоимость: Стоимость - важное преимущество, которое предлагает NAS по сравнению с облачным хранилищем. NAS дешевле приобрести, чем облачный сервис, потому что вы платите за него только один раз и он всецело ваш.
  Кроме того, ежемесячные затраты на NAS значительно ниже, чем на облачный сервис. Поскольку за NAS нет необходимости платить ежемесячные абонентские платы. Кроме того, NAS не вызывает дополнительных расходов на пропускную способность, которые могут быть применимы к облачному сервису.


• 5. Гибкость: NAS предоставляет компаниям большую гибкость в выборе аппаратных средств и объема хранения. Он также позволяет расширять объем хранения для удовлетворения растущих потребностей бизнеса.

Сочетание ASUSTOR NAS и PaperOffice DMS предлагает вашей компании простое и надежное решение для управления документами.

PaperOffice DMS - это простое в использовании программное обеспечение, которое позволяет бизнесам организовывать, хранить, категоризировать и управлять своими документами, чтобы они могли быть легко доступны в любое время и в любом месте.

Сочетая NAS и эффективное управление PaperOffice DMS, вы можете повысить производительность вашего бизнеса, обеспечивая быстрый и надежный доступ к документам. Это также обеспечивает дополнительную защиту данных, так как они хранятся на NAS, а не на локальных компьютерах или внешних облачных серверах.

Насколько сложна установка и настройка базы данных?

Установка и настройка базы данных на вашем ASUSTOR NAS вовсе несложны и не требуют специалиста по ИТ.

Настройка с помощью видеороликов на YouTube PaperOffice можно выполнить всего за несколько минут, даже для неспециалистов.

Как данные попадают на ASUSTOR NAS?

Существует несколько способов передачи данных в систему управления документами PaperOffice (DMS), работающую на устройстве хранения ASUSTOR NAS (Network Attached Storage). Вот несколько примеров:

Сканирование документов

Процесс прост: если данные еще не доступны в цифровом виде, документы на бумаге сначала необходимо отсканировать или сфотографировать.

Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

С помощью вашего сканера или другого устройства для цифровизации документы не только преобразуются в изображение, но и их содержимое также может быть "прочитано" электронно. Функция сканера, интегрированная в PaperOffice DMS, подключается к вашему сканеру и тем самым передает цифровой носитель в программное обеспечение для управления документами.

Мы уже обсуждали, как лучше интегрировать ваш сканер для цифровизации документов в другой статье.

Хранение цифровых документов

Данные в цифровом виде, такие как электронные письма или цифровые файлы, легко перетащить и отпустить в интерфейс PaperOffice. Если вы хотите архивировать несколько документов без ручного вмешательства, подходит мониторинг папок, встроенный в PaperOffice. Это обеспечивает плавную архивацию в фоновом режиме.

Существующие данные

Система управления документами PaperOffice также упрощает перенос цифровых данных, которые ранее хранились на жестких дисках ноутбуков или настольных ПК, на общую систему хранения данных - ASUSTOR NAS.

Все существующие данные могут быть импортированы в систему управления документами всего одним щелчком мыши.

Добавленная ценность и преимущества ASUSTOR NAS в сочетании с PaperOffice DMS

Использование ASUSTOR NAS (сетевого накопителя) в сочетании с системой управления документами (DMS) PaperOffice предлагает ряд преимуществ, некоторые из которых:

• 1. Централизованное управление данными: Система DMS позволяет хранить и организовывать все документы и файлы в центральном месте, что упрощает совместную работу и доступ к данным, поскольку каждый сотрудник может получить доступ к необходимым файлам, не копируя их на флеш-накопитель.
  Это экономит время и предотвращает ошибки, которые могут возникнуть при ручной передаче.


• 2. Увеличенная безопасность: NAS предлагает дополнительные функции безопасности, такие как шифрование и резервное копирование, чтобы защитить данные от потери или несанкционированного доступа. Также обеспечивается высокий уровень безопасности данных благодаря различным вариантам резервного копирования.
  Можно создавать автоматические резервные копии, чтобы важные файлы можно было восстановить в случае отказа или случайного удаления. Существует также возможность шифрования данных для защиты конфиденциальной информации от несанкционированного доступа.


• 3. Увеличение скорости доступа: NAS позволяет получать доступ к данным и редактировать их быстрее, что повышает производительность.


• 4. Простое обслуживание и обновление: Системы DMS и NAS независимы друг от друга и могут обслуживаться и обновляться независимо, что упрощает обслуживание.


• 5. Увеличенная гибкость: Комбинация ASUSTOR NAS и PaperOffice DMS предлагает различные варианты конфигурации и настройки, чтобы удовлетворить потребности бизнеса.


• 6. Простое расширение хранилища: Поскольку бизнесы часто растут и нуждаются в дополнительном хранилище, ASUSTOR NAS можно легко расширить, чтобы удовлетворить растущие потребности. Это более экономически эффективно и легче внедрить по сравнению с другими решениями хранения, такими как внешние жесткие диски или облачные решения.


• 7. Поддержка мобильного доступа и удаленной работы: Используя ASUSTOR NAS и PaperOffice DMS, вы можете получать доступ к данным и редактировать их из любой точки, расширяя возможности удаленной работы и мобильного сотрудничества.


• 8. Повышенная эффективность: Использование PaperOffice DMS и ASUSTOR NAS позволяет быстрее находить данные, организовывать и автоматизировать процессы, что повышает эффективность.


• 9. Расширенное управление пользователями: Возможность создания и управления несколькими учетными записями пользователей.
  Это означает, что компании могут устанавливать различные права доступа для различных сотрудников или отделов. Например, сотрудник финансового отдела может иметь доступ к финансовым документам, тогда как сотрудник отдела маркетинга может иметь доступ только к маркетинговым документам.

DMS позволяет компаниям хранить и управлять своими документами и файлами в центре. Это упрощает поиск и сотрудничество, поскольку сотрудники могут получать доступ к нужным файлам откуда угодно. Также предоставляется возможность автоматизировать рабочие процессы для экономии времени и ресурсов.

Система управления документами (DMS), совмещенная с сетевым накопителем ASUSTOR (NAS), предлагает компаниям мощное и надежное решение для управления и хранения корпоративных документов и файлов, а также доступ к вашим документам и файлам.