Информационный бюллетень PaperOffice Insider
Информационный бюллетень PaperOffice Insider
Мы хотим быть друзьями

Самые высокие предложения скидок

Эксклюзивные инсайдерские новости

Бесплатные модернизации

Самые высокие предложения скидок

Эксклюзивные инсайдерские новости

Бесплатные модернизации

Дружба доверие по чести
Мы никогда не дадим ваш адрес электронной почты кому-либо еще, и каждое электронное письмо включает в себя ссылку на отписка на одном клике.

Оцифровка документов экономит время и деньги


Системы документооборота, сокращенно DMS, поддерживают вашу компанию в электронном и систематическом управлении деловыми документами. Таким образом, СМТН во многих отношениях является первым шагом на пути к безбумажному офису. Вместе со сканером вы создаете идеальную команду для оцифровки аналоговых файлов и ускорения процессов поиска и архивирования.

Профессиональный совет

Мы приводим вам по крайней мере 15 причин, по которым вы должны использовать систему управления документами (DMS) вместе со сканером. Сканирование и управление стали проще благодаря PaperOffice DMS

Существует дихотомия в большинстве офисов по всему миру. С одной стороны цифровая зона с индивидуальными и сетевыми компьютерами, с другой стороны документы в бумажном виде. Это иногда вызывает хаос и, прежде всего, теряется время. Время, затраченное на поиск контента.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

Согласно международному отчету McKinsey, офисные работники тратят 1,8 часа в день на поиск и сбор информации, что в среднем составляет 9,3 часа в неделю.

Бухгалтеры, секретари, покупатели, клерки, диспетчеры и многие другие профессиональные группы заняты обработкой административных процессов каждый день. Работа одного сотрудника часто зависит от работы другого.

Каждая компания теперь имеет многофункциональное устройство, которое также поддерживает функцию сканирования. Но для многих термин и использование системы управления документами до сих пор неизвестны.

В данной статье мы объясним, что стоит использовать систему документооборота со своим сканером. Мы дадим вам не менее 15 причин для его использования, которые позволят вам сделать ваш офис безбумажным и цифровым и как вы можете использовать его для повышения эффективности основного бизнеса вашей компании.

Прежде чем мы перейдем к причинам, почему, давайте ответим на вопрос:

Для чего нужна DMS в компании?

Счета-фактуры, коносаменты, сопроводительные письма, отгрузки или инструкции по эксплуатации для новых устройств и связанные с ними гарантийные сертификаты — вот лишь несколько примеров? Их оцифровка часто наступает давно, просто потому, что не хватает персонала и времени. В результате аналоговая гора растет.

Woman looks at the papers
Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

С DMS и сканером, который подходит для ваших нужд, вы можете получить дихотомию и ненужную потерю времени под контролем.

DMS также расшифровывается как программное обеспечение для управления документами и предназначен для управления документами, особенно цифровыми документами, что включает в себя преобразование из аналогового в цифровое. PaperOffice DMS является таким программным обеспечением.

Потому что PaperOffice DMS позволяет аналоговой бумаге становиться цифровым контентом там, где это происходит.

Интеллектуально структурированное индексирование присваивает каждому документу правильный процесс, вводя ключевое слово. С помощью собственной поисковой системы в PaperOffice все документы могут быть найдены и вызваны. В зависимости от требований записанные буквы преобразуются с помощью распознавания текста OCR, чтобы иметь возможность обрабатывать их с помощью совместимого программного обеспечения Office.

Мы признали необходимость, но:

В чем преимущества безбумажного офиса?

В современном мире сотрудники имеют дело с большим количеством различных документов: оригинальные бумажные документы, такие как письма или контракты, PDF-файлы и электронные документы, такие как файлы и электронные письма.

Во многих компаниях эти документы копируются, распечатываются, пересылаются, распространяются и подаются в разных местах. Поиск важной информации становится все более сложным и приводит к неэкономичным рабочим процессам и перегрузке сотрудников. У нас есть подробная статья, в которой описана необходимость систем документооборота и перечислены преимущества их использования.

Paper documents are next to the scanner
Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

Однако, если ваши сотрудники начнут устранять или, по крайней мере, сокращать потребление бумаги в офисах или во всей компании, вы также улучшите процессы, повысите производительность за счет оцифровки данных, используете безбумажные методы и, таким образом, сократите расходы.

Многие другие преимущества и аспекты уже обсуждались в подробной статье «Внедрение в безбумажном офисе».

Какие сканеры подходят для идеальной совместной работы?

Например, многофункциональные устройства (МФУ), такие как устройства Brother или Konica Minolta и других производителей.

Принтер, сканер и копировальный аппарат «все в одном»: отсканированные документы поступают в центральный каталог через эти центральные устройства или через «прямое сканирование по почте» в качестве электронной почты в почтовый ящик в вашем Outlook, который контролируется PaperOffice, например, и, таким образом, автоматически входит в программное обеспечение для управления документами.

Или просто интегрируйте свой пользовательский адрес PaperOffice в сканер, так называемый адрес электронной почты DropMail, в качестве места хранения отсканированных файлов. PaperOffice легко архивирует все файлы по электронной почте.

Кончик

На тему «Полностью автоматизированное архивирование бумажных документов со сканера» на YouTube также есть видео, которое объясняет этот процесс простым и понятным способом:

Для тех, кто хочет сканировать бумажные документы обычным способом, идеально подходит модуль «ScanConnect», интегрированный по умолчанию в PaperOffice. Потому что это поддерживает каждый сканер, многофункциональное устройство или копировальный аппарат большой емкости со встроенным блоком сканирования и очень прост в использовании.

Тем не менее, неважно, как ваши бумажные документы попадают в PaperOffice, потому что благодаря автоматическому распознаванию текста OCR распознается содержимое всей вашей отсканированной документации.

Независимо от того, что сделано из бумаги, она сканируется и записывается с высокой точностью благодаря оптимизации на основе ИИ.

Как только документы записываются, их содержимое индексируется с помощью разложения необработанного текста. Проще говоря, содержание записывается слово за словом в специальный регистр, при этом алгоритм распознает отдельные слова в словосочетании и записывает их таким же образом.

Оцифровка и управление документами

Когда мы говорим о системах документооборота, нельзя забывать: чем выше уровень оцифровки информации, которая является частью процессов, тем выше уровень контроля и автоматизации, которого мы можем достичь. Мы уже писали статью о преимуществах цифровизации, нажмите здесь.

На первом этапе вы определяете, какие документы принадлежат нашим процессам, как мы интегрируем их в нашу систему управления документами и какая информация должна быть извлечена и сохранена вместе с документами в вашей базе данных. Как только информация включена, мы определяем ее жизненный цикл, как она будет взаимодействовать с другими процессами и как мы можем ее интегрировать.

Информация поступает из разных источников

Скорее всего, мы столкнемся с информацией, поступающей из разных источников и в разных форматах. Некоторые из них в цифровом виде, хранятся в файлах или базах данных, а некоторые в виде печатных документов.

Что мы делаем с цифровыми документами в формате pdf, doc и т.д.? Здесь процесс очень прост.

Перетащите цифровой документ в интерфейс PaperOffice. Или пусть ваши папки Windows легко отслеживаются после получения документов.

Кончик

Кстати, на YouTube есть видео на тему «Мониторинг каталогов и массовое архивирование», которое объясняет этот процесс в понятной форме:

Документы в бумажном виде могут быть легко отсканированы и преобразованы в цифровой формат благодаря встроенному сканеру.

Благодаря программе оптического распознавания символов (OCR = Optical Character Recognition) мы уже сделали важный шаг. Используя сканер или другое оцифровывающее устройство, мы не только конвертируем документ в изображение, но и можем «читать» его содержимое в электронном виде.

Мало того, что чистый текст OCR включен в базу данных, благодаря искусственному интеллекту (ИИ), называемому PIA, автоматизация может быть указана вручную или автоматически.

Именно так мы используем систему для распознавания и определения областей документа, которые должны быть прочитаны автоматически. Например, номер счета-фактуры, дата, продукты, суммы и т. Д. Соответственно, у нас есть вся необходимая информация в нашей системе документооборота.

Оцифровка информации с помощью OCR упрощает интеграцию широкого спектра документации в управление процессами и рабочими процессами.

Все это звучит неплохо, но как осуществляется массовое архивирование со сканера?

PaperOffice DMS также учитывает массовое архивирование с вашего сканера для наиболее важных функций, связанных с распознаванием текста, интеграцией ИИ и ключевыми словами.

Модуль ScanConnect обеспечивает не только прямое соединение между сканером и PaperOffice DMS. ScanConnect - это мощный инструмент сканера для ручного сканирования и скрывает другие интересные функции, которые помогут вам с массовым сканированием.

Сначала подготовьте все страницы документа к сканированию, а затем поместите разделительные страницы между отдельными документами, которые требуется разделить.

PaperOffice распознает страницы-разделители и сохраняет документы по отдельности.

Содержание

15 причин использовать сканер вместе с PaperOffice DMS

  • Причина 1 - Быстрый поиск документов в PaperOffice DMS

    Полнотекстовое индексирование и поиск, подобный Google: в системе управления документами, такой как PaperOffice DMS, вы можете найти отсканированные документы, квитанции и информацию за считанные секунды. Это возможно, потому что ваши документы анализируются и индексируются с полнотекстовым распознаванием, как только они сохраняются.

    Вы просто вводите поисковый запрос, как в Google, и PaperOffice перечисляет все результаты. Да, так же, как и с Google: потому что вы можете найти любое текстовое содержимое любого документа за считанные секунды, используя интегрированную поисковую систему, полнотекстовый поиск и дополнительные функции фильтрации.

    Вы никогда не захотите снова отказаться от поиска по ключевым словам в PaperOffice, и с помощью фильтра поиска вы найдете каждый документ, независимо от того, насколько он подробный - включая отправку электронных писем, экспорт в Excel или файловую систему!

  • Причина 2 – Автоматическая версия бумажных документов

    PaperOffice автоматически выполняет версии каждого измененного документа, создает теневую копию и сохраняет ее отдельно, чтобы вы могли в любое время снова открыть нужную версию.

    Благодаря встроенному VersionControl каждое изменение документа распознается и сохраняется как теневая копия как новая версия документа. Вы можете открывать, экспортировать и редактировать каждую версию независимо друг от друга.

  • Причина 3 – Разделители для пакетного сканирования нескольких документов

    Просто поместите разделительную страницу PaperOffice перед каждым документом, который должен быть разделен. PaperOffice распознает страницы-разделители в процессе сканирования и сохраняет документы отдельно.

  • Причина 4 – Умный разделитель страниц для прямой подачи со сканера

    PaperOffice предлагает вам возможность ручной подачи в полностью автоматизированную подачу без какого-либо вмешательства. Все поля заполняются автоматически, и даже путь хранения может быть сгенерирован и использован динамически в зависимости от даты.

  • Причина 5 – QR-коды с поддержкой XML/JSON на страницах-разделителях

    Храните QR-коды с поддержкой XML/JSON с ключевыми словами на страницах-разделителях и сканируйте стек документов - PaperOffice распознает страницы-разделители и QR-коды с помощью команд XML/JSON и ключевых слов документы при их хранении.

    Таким образом, вы можете сохранить отдельные страницы-разделители с типом документа, например «счет-фактура» и специальное место хранения для массового сканирования, и, таким образом, сохранить файлы сканирования целевым образом.

  • Причина 6 - Мониторинг каталога папок сканирования

    Ваш копир может хранить сканы в определенной папке? Отлично, просто следите за этой папкой, и у вас будет полностью автоматическая подача за считанные секунды!

    Пусть PaperOffice автоматически отслеживает любую папку. Как только в этой папке появляются новые файлы, они архивируются в соответствии с вашими спецификациями и обрабатываются полностью автономно.

  • Причина 7 - Настройка правил подачи заявок для мониторов каталогов

    Вы хотите автоматически захватывать бумажные документы после сканирования, а также автоматически помечать их до мельчайших деталей? Сначала отсканируйте все документы в папку, затем настройте мониторинг каталогов. Затем укажите, что конкретная маска для подачи используется, как только что-то окажется в папке.

    В дополнение к мониторингу вы также можете указать всю соответствующую информацию, такую как имя, место хранения, тип документа и т. Д. PaperOffice позаботится обо всей заявке за вас.

  • Причина 8 – Мощный сканер для ручного сканирования

    Одиночные страницы, массовое сканирование или сканирование фотографий: Независимо от того, что сделано из бумаги, она сканируется и записывается с высокой точностью благодаря оптимизации на основе ИИ.

    Встроенный ScanConnect поддерживает любой сканер, многофункциональное устройство или копировальный аппарат большой емкости со встроенным блоком сканирования и очень прост в использовании.

  • Причина 9 – Поддержка Scan2Folder

    Если ваш сканер не является сканером WIA или TWAIN, PaperOffice предлагает опцию Scan2Folder. Отсканированные документы сохраняются в папке, которая отслеживается PaperOffice.

  • Причина 10 - Распознавание текста OCR аналоговых документов на более чем 100 языках

    PaperOffice надежно преобразует аналоговый текст из более чем 100 языков, включая кириллические и азиатские наборы символов.

    Именно так можно сканировать международные документы в вашей компании - PaperOffice DMS распознает язык и осуществляет распознавание текста. Это позволяет выполнить поиск документа в базе данных и найти его в течение нескольких секунд.

  • Причина 11 – Автоматическое преобразование в PDF/A для долгосрочного архивирования

    Бумажные документы автоматически сохраняются в юридически действующем стандарте ISO 19005 PDF/A. Формат PDF/A-1 является наиболее ограничительным форматом, который состоит из 2 уровней: PDF/A-1b для визуальной воспроизводимости и PDF/A-1a для сопоставления Unicode и структурирования контента.
  • Причина 12 – Нет развернутого и/или требуемого облака

    PaperOffice полагается на базы данных, используемые локально или на NAS, такие как Synology или QNAP. Таким образом, вся информация о ваших документах, такая как миниатюры и распознавание текста, которые были выполнены, а также другие ключевые слова, хранится в вашей базе данных.

    Таким образом, данные не попадают к сторонним облачным провайдерам, и вам не нужно платить ежемесячные расходы на хранение данных.

  • Причина 13 – Хранение GDPR и GOBD

    Независимо от того, удаляете ли вы страницы, поворачиваете их или затемняете области с помощью PaperOffice - все версионируется в соответствии с GOBD для идеальной подачи.

    PaperOffice автоматически выполняет версии каждого измененного документа, создает теневую копию и сохраняет ее отдельно, чтобы вы могли в любое время снова открыть нужную версию.

  • Причина 14 – Вызов цифровых документов с помощью QR-кода (сканирование камеры)

    Использование QR-кодов PaperOffice открывает отличные возможности, такие как автоматическое управление версиями уже заархивированных и измененных бумажных документов, содержащих один и тот же QR-код.

    Вы также можете легко искать документы в PaperOffice с помощью QR-кода - откройте поиск QR-кода и удерживайте QR-код документа PaperOffice в веб-камере, чтобы отобразить его в PaperOffice.

  • Причина 15 - Непревзойденное соотношение цены и качества

    Лицензии на покупку PaperOffice имеют пожизненный срок действия без последующих затрат и с опциональным PaperOffice PLUS даже все последующие обновления, новые годовые версии и бесплатную персональную поддержку по телефону и Teamviewer по расчетной фиксированной цене без каких-либо неприятных сюрпризов.

    Это были всего лишь 15 причин, по которым вы должны использовать свой сканер с системой управления документами. Помимо перечисленных выше, PaperOffice предлагает вам гораздо больше причин: управление жизненными циклами (сроками хранения), протоколирование доступа, защита от несанкционированного доступа и шифрования, интуитивно понятная интеграция в Outlook/Office, индексация документов (метаданных), решения для документооборота и многое другое.

    Вы можете увидеть функции, перейдя на наш сайт и перейдя на «Что может сделать PaperOffice».

Сканирование документов и их архивирование в DMS дает компаниям огромные преимущества. Оптимизированы все процессы, связанные с документами. Защита данных и безопасность данных остаются гарантированными.

Безбумажный офис освобождает сотрудников. Вы экономите много усилий и затрат на поиск. И вы повышаете правовую определенность ваших административных процессов.

Для многих компаний PaperOffice DMS является первым шагом на пути к цифровизации. Сканируя документы и архивируя их в цифровом виде, вы создаете гораздо больше, чем просто цифровую копию оригинала. Сканирование превращает неструктурированную информацию в структурированные данные.

Обязательно избегайте этой ошибки

В то время как крупные компании уже давно назначают сотрудников по оцифровке, которые занимаются темой преобразования аналоговых документов на полный рабочий день, малым и средним компаниям обычно не хватает человеческих ресурсов, тем более что требуется соответствующая профессиональная квалификация.
Однако это распространенная ошибка и приводит к плохим инвестициям, потому что многие производители пользуются этим невежеством.

Промежуточное заключение

Вам не нужен IT-специалист или квалифицированный библиотекарь!

Все, что вам действительно нужно, это

  • правильное программное обеспечение
  • надежный ИТ-партнер
  • соответствующее оборудование
Иногда аппаратное обеспечение часто уже есть, имеет больший потенциал, чем раньше, и может быть использовано немедленно.

Кончик

Кстати, есть специальная статья на тему «Цифровая обработка счетов-фактур», в которой сообщается о преимуществах оцифровки или цифровой обработки счетов-фактур:

Notebook with PaperOffice interface for digital invoice processing
Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

FAQs

Наконец, мы отвечаем на несколько чаще задаваемых вопросов по этому вопросу "Сканеры и управление документами: преимущества и применение":

Для кого подходит безбумажный офис?

Быстрый и простой ответ на вопрос: для каждой компании. Все сектора бизнеса и размеры получают выгоду от безбумажного офиса, от МСП и стартапов до крупных компаний. Однако конверсия особенно ценна для малых и средних компаний: Сокращение усилий и затрат на переработку высвобождает бюджет, необходимый для дальнейших стимулов роста.

Могу ли я использовать облачного поставщика DMS для моего безбумажного офиса?

Нет. Еще одним фактором, который был у всех на устах с момента вступления в силу GDPR не позднее 2018 года, является защита данных. Решения DMS и программное обеспечение DMS используются для обработки, управления и хранения документов, которые часто содержат конфиденциальные персональные данные. В случае нарушения GDPR законодатель предусматривает высокие штрафы.

Вывод

  • Преимущества оправдывают усилия и затраты

    Работа в цифровом формате и перенос старых документов в новую эпоху будут лучшей ключевой инвестицией для экономии невероятного количества времени, денег и нервов в будущем.

  • Вам нужен кто-то, кто знает

    Вам не нужен собственный ИТ-специалист, чтобы воспользоваться всеми преимуществами оцифровки.
    Что вам нужно, так это правильный партнер на вашей стороне, который, благодаря своему опыту, может реализовать именно то, что вам нужно. Избегайте запугивания и выбирайте тестовые позиции вместо причудливых презентаций PowerPoint, не проверив их по-настоящему.

  • Оборудование обычно уже доступно

    Опыт показал, что практически каждая операция, компания и компания имеют большой копировальный аппарат, который не использует свой потенциал. Эти устройства любят массовое сканирование, терпимы к скрепкам и могут стать основой для цифрового старта без инвестиций в сканер.

  • Дешевле, чем ожидалось, с правильным DMS

    Избегайте ловушек затрат с системами DMS / ECM, где вы беспощадно находитесь во власти производителей. Не идите на какие-либо компромиссы, когда дело доходит до ваших собственных вариантов администрирования, таких как учебные документы и создание настроек самостоятельно. Если вам нужна помощь, производитель будет рад вам помочь, но останется независимым.

  • Цифровая автоматизация – это будущее

    Процедуры будут полностью идентичны в будущем, но полностью автоматизированы.
    Приходит счет-фактура? Рабочий процесс запускается, и все идет своим определенным путем.
    Поиск по всем 1000 папкам? Нет проблем, потому что у вас есть свой собственный Google!

Это то, что говорят наши клиенты

Тематическое исследование