Информационный бюллетень PaperOffice Insider
Информационный бюллетень PaperOffice Insider
Мы хотим быть друзьями

Самые высокие предложения скидок

Эксклюзивные инсайдерские новости

Бесплатные модернизации

Самые высокие предложения скидок

Эксклюзивные инсайдерские новости

Бесплатные модернизации

Дружба доверие по чести
Мы никогда не дадим ваш адрес электронной почты кому-либо еще, и каждое электронное письмо включает в себя ссылку на отписка на одном клике.

Автоматизация бизнес-процессов в управлении недвижимостью и недвижимостью


PaperOffice DMS для управления недвижимостью и менеджеров по недвижимости обеспечивает эффективную обработку электронного архивирования арендаторов и имущественных досье и быструю обработку запросов и является необходимым условием эффективности и успеха вашей компании.

Профессиональный совет

Важные документы в существующей бумажной форме, такие как договоры аренды, счета за коммунальные услуги, строительные файлы, события, коммерческие документы, уведомления заменяются электронными документами благодаря оцифровке и, таким образом, максимально оптимизируют все рабочие процессы.

Информация обо всех зданиях, деловых партнерах, арендаторах и т.д. доступна сразу же по запросу благодаря PaperOffice DMS.

Цифровизация в управлении недвижимостью и управлении недвижимостью

В рамках управления недвижимостью и управления недвижимостью существует большое количество различных документов, которыми необходимо управлять:

Договоры аренды, дополнительные отчеты о стоимости, строительные файлы, события, деловые документы, уведомления и многое другое. Таким образом, управляющие недвижимостью и компании по недвижимости - это те, кто получает значительную выгоду от использования подходящего программного обеспечения для управления документами.

Важные документы формируются каждый день менеджерами по недвижимости. Все они должны быть назначены правильной жилой недвижимости, арендатору, арендодателю, собственности.

Work table with house model, hard hat and computer
PaperOffice DMS enables easy recording of documents, their management and quick search and is ideal for property management

Все эти документы должны быть оцифрованы, если они поступают в бумажной форме, требуют структурированной подачи, назначения задач и рабочих процессов и должны быть немедленно доступны по требованию.

Кроме того, каждый документ классифицируется по своему типу и может быть назначен людям и объектам, к которым затем можно получить доступ на ходу, независимо от устройства. У вас есть вся информация и документы обо всех зданиях, деловых партнерах, арендаторах и т. Д. Четко в одном месте, а именно в вашей базе данных.

Очень важно, чтобы были соблюдены важные сроки и приняты правовые меры по хранению документов.

Для решения многих существующих административных проблем в управлении имуществом должна быть внедрена система документооборота PaperOffice.

PaperOffice DMS дает вам четкую структуру в ваших документах и помогает вам справиться с потоком информации.

PaperOffice устраняет все трудоемкие узкие места и создает четкий обзор важных документов, таких как контракты или письма, управляя ими в цифровом виде в PaperOffice в будущем.

Вы также можете воспользоваться цифровыми административными задачами и следить за всеми договорами аренды и обслуживания, официальной корреспонденцией, которая ставится на повторную подачу или назначается сотрудникам по назначению задач.

Автоматизируйте свои бизнес-процессы

Ни одна другая страна в ЕС не имеет больше жителей, чем Германия, и с 234 людьми на квадратный километр она имеет третью по величине плотность населения в Европе после Нидерландов и Бельгии, за исключением Монако. Около 37 миллионов зданий расположены на площади 357 588 квадратных километров. Чуть более половины объектов недвижимости используются в качестве жилой площади, все остальные объекты используются коммерчески или публично. По оценкам, 8 миллионов объектов недвижимости управляются управляющими недвижимостью или менеджерами по недвижимости.

За внушительным числом в 8 миллионов управляемых объектов стоит значительный объем ремонтных работ, которые являются результатом не только мероприятий, необходимых для поддержания здания в рабочем состоянии, но и положений, постановлений и законов, которые являются новыми почти каждый год. Недвижимость в Германии частично подчиняется законодательству штата, а частично федеральному законодательству. Но список вещей, которые являются частью повседневного бизнеса по управлению недвижимостью, удивительно обширен, например:

  • Прокат
  • Аренда
  • Справка о плате за обслуживание
  • Взыскание задолженности
  • Управление депозитами
  • Управление доходом от аренды
  • Продажа / Покупка
  • Обновление
  • Обновление
  • Ремонт
  • Техническое обслуживание объектов
  • Обслуживание недвижимости
  • Зимнее обслуживание
  • Отопление / Электричество / Вода / Отходы
  • Налоговое право
  • Страхование
  • Земельная книга

За каждым отдельным термином в этом списке часто стоит большое количество очень разных процессов. Конечно, есть компании по управлению недвижимостью, которые ограничены только одной областью, такой как эксклюзивное управление арендуемой недвижимостью или чистая купля-продажа или управление имуществом, принадлежащим сообществу владельцев. Но независимо от того, какой сегмент, задачи настолько разнообразны, что каждый управляющий недвижимостью нуждается в эффективном документообороте.

Это PaperOffice DMS, программное обеспечение для управления документами, которое может делать гораздо больше, чем просто управлять документами.

Но что означает эффективность для управляющих недвижимостью?

Крупнейшим сектором из 8 миллионов объектов недвижимости, находящихся под управлением, упомянутых выше, являются арендуемые квартиры, за которыми следуют офисные помещения. Это означает, что, в зависимости от типа, существуют постоянные расходы, которые должны оплачиваться ежеквартально, раз в полгода или ежегодно. Доход, с другой стороны, обычно ежемесячный. В зависимости от управляемого инвентаря это означает ведение от сотен до тысяч учетных записей, каждый из которых имеет определенные сроки и требует дополнительного администрирования при возникновении чрезвычайных изменений. Кроме того, существует надлежащий учет доходов и расходов.

К чрезвычайным событиям относятся, например, задолженность по арендной плате. Смысл здесь в том, чтобы рассчитать проценты, понесенные до тех пор, пока не будет произведена выплата, а также соблюдать сроки исковой давности и принимать соответствующие меры.

  • Администрация может также включить планы, которые показывают площадь участка для масштабирования и, при необходимости, предоставляются строительным компаниям для реконструкции или реконструкции.
  • Доказательство правильного инвестирования депозитных средств также требует правильного учета и представления в любое время.
  • Своевременно вносите изменения в закон об аренде или приобретении земли и, таким образом, будьте готовы к тому времени, когда они вступят в силу.

Это всего лишь четыре примера того, что может сделать хорошая система управления документами, такая как PaperOffice DMS.

PaperOffice не различает типы документов, независимо от того, нужна ли вам помощь в управлении контрактами, состязательными бумагами и электронной корреспонденцией: благодаря системе управления документами PaperOffice ваши предыдущие процессы в вашей компании оцифрованы, что делает их более эффективными, прозрачными и значительно более гибкими.

Потому что независимо от того, в какой форме документы поступают в компанию, будь то бумажные документы, PDF-файлы, электронные письма или фотографии, они автоматически архивируются и хранятся в защищенной базе данных.

Таким образом, важные контракты могут быть своевременно признаны и расторгнуты или пересмотрены. Выпуск документов с цифровой подписью и уведомлением по электронной почте вместо медленной бумажной почты, небезопасная электронная почта способствует лояльности клиентов.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

Базовая основа цифровой трансформации в управлении недвижимостью и недвижимостью

Благодаря встроенному ИИ срабатывают автоматические правила. Этот ИИ автоматически сортирует документы по папкам, таким как «Счет-фактура» и «Заметки о доставке», сохраняет соответствующие ключевые слова и запускает цифровой рабочий процесс, хранящийся для соответствующего типа документа.

PaperOffice соответствует самым высоким стандартам безопасности , таким как управление авторизацией или предоставление разрешений на доступ. Пользователь определяет отдельные этапы работы точно так же, как они будут выполняться, например, «запись», «проверка», «выпуск» и «бронирование» счетов-фактур.

Ответственность может быть возложена не только на отдельных людей, но и на группы пользователей, такие как «Бухгалтерия» или «Производство», чтобы коллега мог немедленно вмешаться, если сотрудник отсутствует.

Технология OCR распознает не только содержимое документа, но и все поля данных, связанные с налогообложением, такие как номер документа, дата, нетто, налог и валовая сумма. Импортированные данные доступны для контроля оценок, платежных операций и финансового учета. Это экономит утомительную работу по вводу и уменьшает количество ошибок при размещении.

Всего одним щелчком мыши данные, включая место архивации, могут быть экспортированы вашему клиенту, налоговому консультанту или наоборот.

Woman stands over the table with sketches
Digitization or digital transformation of your paper documents is the prerequisite for efficiency and the success of your company.

Решение: проверенные ноу-хау

Разве не имеет смысла сразу использовать программное обеспечение для управления на практике? что не только отвечает всем требованиям, но и легко освоить и недорого?

PaperOffice DMS является проверенным и проверенным комплексным решением для цифровой работы и, с более чем 20-летним опытом работы на рынке, одним из первых пионеров DMS.

Содержание

Решения для рабочих процессов и целостность ИИ - решение «ВСЕ-В-ОДНОМ» с PaperOffice DMS

Компании по управлению недвижимостью и управляющие недвижимостью должны обрабатывать документы во всех деловых операциях. Постоянное дальнейшее развитие бизнес-моделей постоянно создает новые вызовы. Что им нужно, так это хорошая система управления документами.

PaperOffice DMS является правильным программным обеспечением, потому что в нем есть все, что нужно мебельной и обрабатывающей промышленности, например:

  • Хранение документов во всех цифровых форматах в соответствии с принципами GDPR/li>
  • Функции по представлению и повторной отправке просроченных документов, требующих действий
  • Самообучающаяся функция хранения данных с тегами и внутренней поисковой системой
  • Автоматическое назначение вновь добавленных документов в правильную папку
  • Простое создание базы данных и подключение к ней, включая индивидуально настраиваемую маску
  • Автоматическое создание шаблонов для повторяющихся процессов и операций

Совместимое с ревизиями и безопасное архивирование: PaperOffice DMS технически соответствует юридическим требованиям GoBD, GDPdU и DSGVO

Woman from the construction company is standing in front of a new building
Access to the necessary information at any time

Функция рабочего процесса PaperOffice упрощает общение. Процессно-ориентированное управление документами гарантирует, что эти документы остаются актуальными без особых усилий. PaperOffice DMS позволяет легко учитывать применимые периоды хранения и удаления . Цифровые рабочие процессы интегрированы в бизнес-процессы, что обеспечивает соблюдение основных этапов процесса и, следовательно, соответствие.

PaperOffice поддерживает это с помощью обширного модуля задач и рабочих процессов.

Таким образом, могут быть созданы определенные технологические цепочки и существующие операционные процессы могут быть определены в электронных документах и частично выполнены автоматически.

Это представляет собой безошибочную оптимизацию процесса, поскольку задача может быть не только назначена сотрудникам с определенными правами пользователя и периодами завершения, требует цифрового освобождения, но и автоматически инициировать дальнейшие действия, такие как уведомления по электронной почте или изменения состояния документа.

Таким образом, соответствующие метаданные также могут храниться после процесса архивирования документов. В дополнение к типу документа можно указать период архивации и связанную с ним информацию о клиенте.

Мебельная промышленность и производственные профессии выигрывают от цифрового управления документами

Система документооборота позволяет отдельно создавать базы данных для каждой отдельной области и может создавать ссылки одновременно. Аналоговые документы, такие как представленные счета-фактуры, сканируются с помощью PaperOffice DMS и сохраняются как в виде фотографии, так и в виде преобразованного текста с помощью программного обеспечения OCR. Все существующие данные, например, о клиенте, могут отображаться четко и однозначно, поэтому никакие файлы не должны носить с собой для внедомовых встреч. Управление базами данных, контролируемое ИИ, создает шаблоны из основных данных или статистически используемых списков по мере необходимости.

При этом необходимая защита данных поддерживается за счет иерархического управления паролями и 1024-битного шифрования.

Оптимизируйте свое рабочее время до 7,5% по сравнению с бумажной работой благодаря использованию PaperOffice DMS.

Экономьте время на поиск, маршрутизацию и совместное использование документов.

С помощью цифровых штампов документы можно дополнить дополнительной информацией и даже контролировать подробные рабочие процессы. В свою очередь, функция задачи и рабочего процесса гарантирует, что сроки соблюдены и завершены.

Отличное соотношение цены и производительности PaperOffice DMS, а также простая реализация в существующих операционных системах Microsoft и интуитивно понятное обучение делают программное обеспечение незаменимым помощником в управлении каждым домом или недвижимостью в короткие сроки, независимо от того, насколько велик управляемый запас.

FAQs

Наконец, мы отвечаем на несколько чаще задаваемых вопросов по этому вопросу "Цифровизация в управлении недвижимостью и управлением недвижимостью":

Как сотрудники могут получить доступ к PaperOffice?

Благодаря децентрализованной и современной программной архитектуре, PaperOffice можно использовать практически на любом устройстве – от классических ПК до смартфонов/планшетов и телевизоров.

Что произойдет с данными, если PaperOffice не существует?

Этого не произойдет, но чтобы успокоить вас: вы можете экспортировать свои данные в любое время, поскольку PaperOffice основан на открытой структуре базы данных, вы можете получить доступ к своим данным в любое время.

Защита данных по теме: Где хранятся все документы?

PaperOffice будет хранить все документы внутри компании с высокоуровневым шифрованием, что делает его невосприимчивым к краже данных, например, и превышает все требования GDPR и GOBD.
Избегайте ошибок: НИКОГДА не сохраняйте данные в стороннем облаке!

Можно ли адаптировать PaperOffice именно к спецификациям?

Да, PaperOffice может быть на 100% адаптирован к предполагаемому использованию, чтобы обеспечить бесшовную интеграцию в существующие процессы и системы. Даже интерфейс программы может быть полностью спроектирован и свободно адаптирован.

Вывод

PaperOffice DMS поддерживает управление недвижимостью и управление недвижимостью и предлагает соответствующие интерфейсы к другому программному обеспечению, API-соединениям и может быть расширен в любое время в соответствии с вашими пожеланиями. Программное обеспечение легко освоить и может быть легко интегрировано в повседневную практику, не вызывая пропусков в учебных целях.

PaperOffice DMS рекомендует использовать NAS (сетевое хранилище данных) с функцией резервного копирования, чтобы важные данные не терялись и не отслеживались в сторонних облаках.

В конечном счете, PaperOffice DMS впечатляет очень хорошим соотношением цены и качества и огромным ноу-хау благодаря более чем 20-летнему практическому опыту.

Это то, что говорят наши клиенты

Тематическое исследование

Цифровые специализированные решения для автоматизации бизнес-процессов

«Ручная обработка документов в таком большом сообществе стоила бы нам много времени.
С помощью автоматизированного решения от PaperOffice DMS ручные усилия могут быть значительно сокращены, в то же время были сделаны инвестиции в технологии, ориентированные на будущее. Мы являемся пионерами в области цифрового управления недвижимостью».

Г-н Алехандро Кампос
ИТ-специалист и менеджер проектов в управлении недвижимостью El Guijo