Автоматизация бизнес-процессов в сообществах и муниципалитетах
PaperOffice DMS для сообществ и муниципалитетов обеспечивает бесперебойный поток информации благодаря оцифровке и автоматизации бизнес-процессов.
Профессиональный совет
Письменные документы, контракты, черновики, счета-фактуры, накладные и многое другое заменяются электронными документами благодаря цифровизации, тем самым максимально оптимизируя все рабочие процессы.Интегрированный ИИ позволяет в значительной степени автоматизировать бизнес-процессы, ускоряя ваши процессы и повышая успех и удовлетворенность.
Оцифровка в общинах и муниципалитетах
Церкви, приходы и муниципалитеты в значительной степени зависят от использования подходящего управления данными.
Вот как ежедневно накапливаются важные документы в муниципалитетах и муниципальных объединениях:
Письма, счета-фактуры, черновики, заявки, исследования, экспертные заключения и многое другое. Они не только приходят по почте, многие письма также приходят по электронной почте.
Все эти документы должны быть оцифрованы, если они поступают в бумажной форме, требуют структурированной подачи, назначения задач и рабочих процессов и должны быть немедленно доступны по требованию.
Очень важно, чтобы были соблюдены важные сроки и приняты правовые меры для хранения документов. PaperOffice DMS дает вам четкую структуру в ваших документах и помогает вам справиться с потоком информации.
Вместе с системой цифрового документооборота PaperOffice необходимо упростить рабочие процессы в церквях, приходах и муниципалитетах, сэкономить время и затраты.
Например, при использовании общего DMS можно подавать отсканированную почту, сохранять важные электронные письма и архивировать документы. Кроме того, различные пользователи могут получить доступ к этим документам и работать с ними.
Если документы доступны в оцифрованной форме, их не всегда нужно отправлять по электронной почте вместе при подготовке к пресвитерианским сессиям и другим совещаниям.
Как перейти на безбумажный документооборот?
PaperOffice устраняет все трудоемкие узкие места, приводит к экономии средств, такой как устранение бумажных документов, и создает четкий обзор важных документов, таких как квитанции, контракты, накладные или другие письма, управляя ими в цифровом виде в PaperOffice в будущем.
Захват, обработка, совместное использование, поиск и отслеживание ваших документов становится очень простым с использованием PaperOffice.
Благодаря контролируемому доступу, подробным спискам задач, а также утверждениям с использованием рабочих процессов и надежных уведомлений по электронной почте, сотрудники могут эффективно выполнять поставленные задачи, а уполномоченные лица могут легко утверждать или отклонять утверждение.
С программным решением PaperOffice DMS документы больше не теряются. И независимо от того, где вы находитесь, вы можете получить доступ к важным документам за считанные секунды.
Конечно, вы всегда работаете с нашими системами в соответствии с законодательством и полностью аудиторскими.
Квитанции, счета и аналогичные документы больше не нужно отправлять по почте между церковными округами и приходами. Внутренняя почта также может быть отправлена в цифровом виде таким образом. Это экономит бумагу, затраты на дополнительное хранение данных и поездки в архивы. Документы могут быть снабжены ключевыми словами (редактор, тема, статус, дата и т. Д.), А затем их легче найти.
Процессно-ориентированное управление документами
Процессно-ориентированное управление документами гарантирует, что эти документы остаются актуальными без особых усилий. PaperOffice поддерживает вас здесь с обширным модулем задач и рабочих процессов.
Таким образом, могут быть созданы определенные технологические цепочки и существующие операционные процессы могут быть определены в электронных документах и частично выполнены автоматически.
Это представляет собой безошибочную оптимизацию процесса, поскольку задача может быть не только назначена сотрудникам с определенными правами пользователя и периодами завершения, требует цифрового выпуска, но и автоматически инициировать дальнейшие действия, такие как уведомления по электронной почте или изменения статуса документа.
Таким образом, все процессы документов могут быть сопоставлены.
PaperOffice не различает типы документов, независимо от того, нужна ли вам помощь в управлении контрактами, счетами-фактурами, брифами и электронной корреспонденцией: благодаря системе управления документами PaperOffice ваши предыдущие процессы в Компаниях оцифрованы, что делает их более эффективными, прозрачными и значительно более гибкими.
Потому что независимо от того, в какой форме документы поступают в компанию, будь то бумажные документы, PDF-файлы, электронные письма или фотографии, они автоматически архивируются и хранятся в защищенной базе данных.
Таким образом, важные контракты могут быть своевременно признаны и расторгнуты или пересмотрены. Выпуск документов с цифровой подписью и уведомлением по электронной почте вместо медленной бумажной почты, небезопасная электронная почта способствует лояльности клиентов.
Решение: проверенные ноу-хау
Разве не имеет смысла сразу использовать программное обеспечение для управления на практике? что не только отвечает всем требованиям, но и легко освоить и недорого?
PaperOffice DMS является проверенным и проверенным комплексным решением для цифровой работы и, с более чем 20-летним опытом работы на рынке, одним из первых пионеров DMS.
Речь идет не только о религиозных или социальных структурах, когда мы говорим о церквях и общинах. Во многих областях они являются самой «социальной жизнью». Это включает в себя людей, часто на добровольной работе, которые заботятся о других людях в трудных обстоятельствах, например. Существуют также различные задачи, которые делятся на пастырские обязанности с одной стороны и административную деятельность с другой.
В Германии существует большая церковная традиция, так же как забота об общине обеспечивает сплоченность жителей деревень, но и в городах. Особенно сегодня, во времена растущей изоляции и анонимности, в церквях и общинах существуют контактные пункты для широкого круга проблем. Конечно, нельзя забывать о самой практической стороне церкви.
ЗАГС, регистр народонаселения, паспортный стол, школы, детские сады, общественный транспорт, пожарная команда, районы застройки, дорожно-строительное бюро, водоотведение и обеспечение пресной водой, а иногда и подача электрической энергии.
Это обязательные задания. Но в каждом сообществе есть и фристайл. Это, например, спортивные площадки, детские площадки, музеи, клубы для пожилых людей и молодежные центры. Церкви проводят крещения, сопровождают людей в их последнем путешествии, а также являются местом для большой свадьбы в белом цвете, которая снова пользуется большой популярностью. Это далеко не все.
Во многих политических и церковных сообществах программное обеспечение для управления документами, такое как PaperOffice DMS, может обеспечить ценную поддержку в выполнении задач. Это касается вышестоящих структур, а также клубов, органов власти и компаний.
Прежде всего, PaperOffice DMS является практическим решением для переноса аналоговых архивов, будь то местная ассоциация пожарных команд или церковный архив с крещениями, свадьбами и похоронами, в цифровую эпоху. PaperOffice DMS структурирован таким образом, что соблюдаются все руководящие принципы GDPR, Общего регламента по защите данных.
PaperOffice DMS создает явные преимущества для общин, церквей и муниципалитетов
Благодаря отличной технологии баз данных и простой в освоении работе, PaperOffice DMS можно использовать везде, где данные, такие как документы или фотографии, не только собираются сохраняться, но и располагаться в хронологическом порядке, например, и использоваться с различными фильтрами для автоматического создания форм или статистики.
Ответственным за это является искусственный интеллект (ИИ), интегрированный в PaperOffice DMS с красивым названием PIA. Он создает широкий спектр шаблонов из существующей базы данных и заполняет их ранее определенными основными данными. Это могут быть членские карточки, поздравительные письма по случаю знаменательного дня рождения или маски данных для текущих или ключевых дат инвентаризации в муниципальных коммунальных службах.
Программное обеспечение OCR, интегрированное в PaperOffice DMS, различает логотип и обычный текст. Счета-фактуры или квитанции можно быстро найти в любое время, например, при исследовании, используя поиск OCR, обеспечивая тем самым максимально возможную прозрачность и правовую определенность.
Архивирование также может осуществляться таким образом, чтобы все последующие документы от отправителя распознавались и автоматически назначались.
Важные аргументы в пользу включения PaperOffice DMS в бюджетное планирование. Наконец, PaperOffice DMS также убеждает в том, что учитывается устойчивость и защита окружающей среды. Рано или поздно произойдет полный переход от аналоговых документов к цифровому, и тогда государственное учреждение, которое тогда уже будет использовать PaperOffice DMS, будет хорошо подготовлено.
Цифровая обработка счетов-фактур также выгодна для многих общин и муниципалитетов. Входящие счета-фактуры могут быть автоматизированы благодаря PaperOffice DMS и переданы ответственному сотруднику. Процесс управления и выпуска с помощью цифрового выпуска также может быть выполнен быстро и эффективно через систему.
Всего одним щелчком мыши данные, включая место архивации, могут быть экспортированы вашему налоговому консультанту или наоборот.
Совместимое с ревизиями и безопасное архивирование: PaperOffice DMS технически соответствует юридическим требованиям GoBD, GDPdU и DSGVO
PaperOffice DMS позволяет подключать другое программное обеспечение, такое как ERP, и, конечно же, передавать документы из Microsoft Office через соответствующие интерфейсы. PaperOffice DMS ускоряет связь.
Сроки и встречи контролируются, и действия автоматически запускаются в зависимости от желаемой настройки. Процессы заказа могут быть автоматизированы и даже изменения, которые запланированы на будущее, могут быть введены таким образом, чтобы они вступили в силу в нужное время.
Благодаря своим обширным функциям, PaperOffice DMS определенно можно классифицировать в более высоком сегменте управления корпоративным контентом (ECM).
ECM включает в себя общее управление всем содержимым в организации с соответствующей иерархией доступа. PaperOffice DMS способен сохранять любой контент в цифровом виде, изменять его содержание и формат и делать его доступным.
PaperOffice DMS имеет все функции ECM, и это в отличном соотношении цены и качества, а также интуитивно обучаемой форме работы, которая делает дорогостоящее внешнее или внутреннее обучение ненужным. Скорее, доступны бесплатные видеоуроки, чтобы привыкнуть к различным меню. Таким образом, PaperOffice DMS может стать организационным стержнем в каждой компании в торговле и производстве, и это почти со скоростью света.
Церкви, общины и муниципалитеты получают выгоду от управления цифровыми документами
Однако с PaperOffice DMS есть гораздо больше возможностей для сообществ. Например, управление запасами, включая постоянную инвентаризацию или инвентаризацию ключевой даты. Основой для PaperOffice DMS являются связанные учетные записи пользователей в сети. Хранение данных этих учетных записей пользователей объединено в центральную базу данных. Документами можно управлять с помощью ИИ с различными алгоритмами, которые могут быть использованы для запуска автоматизированных процессов.
Оптимизируйте свое рабочее время до 7,5% по сравнению с бумажной работой благодаря использованию PaperOffice DMS.
Экономьте время на поиск, маршрутизацию и совместное использование документов.
С помощью цифровых штампов документы можно дополнить дополнительной информацией и даже контролировать подробные рабочие процессы. В свою очередь, функция задачи и рабочего процесса гарантирует, что сроки соблюдены и завершены.
PaperOffice DMS так же адаптируется, как и задачи в приходах и церквях. Проекты могут обрабатываться совместно из разных мест с помощью функции рабочего процесса. Обрабатываемые в данный момент документы не блокируются для других, а сохраняются в соответствующей версии с отметкой времени.
В конечном счете, последняя сохраненная версия, включая все изменения, всегда доступна.
FAQs
В заключение, мы ответим на несколько часто задаваемых вопросов на данную тему. "Оцифровка в общинах, церквях и муниципалитетах":
Как сотрудники могут получить доступ к PaperOffice?
Благодаря децентрализованной и современной программной архитектуре, PaperOffice можно использовать практически на любом устройстве – от классических ПК до смартфонов/планшетов и телевизоров.
Что произойдет с данными, если PaperOffice не существует?
Этого не произойдет, но чтобы успокоить вас: вы можете экспортировать свои данные в любое время, поскольку PaperOffice основан на открытой структуре базы данных, вы можете получить доступ к своим данным в любое время.
Защита данных по теме: Где хранятся все документы?
PaperOffice будет хранить все документы внутри компании с высокоуровневым шифрованием, что делает его невосприимчивым к краже данных, например, и превышает все требования GDPR и GOBD.
Избегайте ошибок: НИКОГДА не сохраняйте данные в стороннем облаке!
Можно ли адаптировать PaperOffice именно к спецификациям?
Да, PaperOffice может быть на 100% адаптирован к предполагаемому использованию, чтобы обеспечить бесшовную интеграцию в существующие процессы и системы. Даже интерфейс программы может быть полностью спроектирован и свободно адаптирован.
Заключение
PaperOffice DMS поддерживает сообщества, церкви и муниципалитеты и предлагает соответствующие интерфейсы к другому программному обеспечению, API-соединениям и может быть расширен в любое время в соответствии с вашими пожеланиями. Программное обеспечение легко освоить и может быть легко интегрировано в повседневную практику, не вызывая пропусков в учебных целях.
PaperOffice DMS рекомендует использовать NAS (сетевое хранилище данных) с функцией резервного копирования, чтобы важные данные не терялись и не отслеживались в сторонних облаках.
В конечном счете, PaperOffice DMS впечатляет очень хорошим соотношением цены и качества и огромным ноу-хау благодаря более чем 20-летнему практическому опыту.