Информационный бюллетень PaperOffice Insider
Информационный бюллетень PaperOffice Insider
Мы хотим быть друзьями

Самые высокие предложения скидок

Эксклюзивные инсайдерские новости

Бесплатные модернизации

Самые высокие предложения скидок

Эксклюзивные инсайдерские новости

Бесплатные модернизации

Дружба доверие по чести
Мы никогда не дадим ваш адрес электронной почты кому-либо еще, и каждое электронное письмо включает в себя ссылку на отписка на одном клике.

Автоматизация бизнес-процессов в сфере общественного питания и гостиничного хозяйства


PaperOffice DMS для гастрономии обеспечивает плавный поток информации между отделами благодаря оцифровке и автоматизации бизнес-процессов.

Профессиональный совет

Письменные документы, контракты, черновики, квитанции, накладные и многое другое заменяются электронными документами благодаря оцифровке, тем самым максимально оптимизируя все рабочие процессы.

Интегрированный ИИ позволяет в значительной степени автоматизировать бизнес-процессы, ускоряя ваши процессы и повышая успех и удовлетворенность.

Цифровизация в индустрии общественного питания и гостиничного хозяйства

Как индустрия общественного питания и гостиничного бизнеса, у вас есть много важных документов для управления:

Развлекательные квитанции, счета-фактуры, накладные, контракты и многое другое. Таким образом, кейтеринговый и гостиничный бизнес - это те, которые значительно выигрывают от использования подходящего программного обеспечения для управления документами.

Без подходящей системы управления документами есть много ручных усилий.

Все эти документы должны быть оцифрованы, если они поступают в бумажной форме, требуют структурированной подачи, назначения задач и рабочих процессов и должны быть немедленно доступны по требованию.

PaperOffice устраняет все трудоемкие узкие места, приводит к экономии средств, такой как устранение бумажных документов, и создает четкий обзор важных документов, таких как квитанции, контракты, накладные или другие письма, управляя ими в цифровом виде в PaperOffice в будущем.

Лучшим решением является использование хорошо продуманного программного обеспечения для управления документами, такого как PaperOffice DMS.

Вы также можете воспользоваться цифровыми административными задачами и следить за всеми договорами аренды и обслуживания, официальной корреспонденцией, которая ставится на повторную подачу или назначается сотрудникам по назначению задач.

Receptionist on the phone and looks at the monitor
PaperOffice DMS creates clear advantages in the catering industry

Цифровое и аудиторское архивирование документов и квитанций в конечном итоге приводит к правовой определенности в соответствии с положениями ГБР.

Как безбумажный в индустрии общественного питания и гостиничного бизнеса?

PaperOffice устраняет все трудоемкие узкие места, приводит к экономии средств, такой как устранение бумажных документов, и создает четкий обзор важных документов, таких как квитанции, контракты, накладные или другие письма, управляя ими в цифровом виде в PaperOffice в будущем.

Захват, обработка, совместное использование, поиск и отслеживание ваших документов становится очень простым с использованием PaperOffice.

Благодаря контролируемому доступу, подробным спискам задач, а также утверждениям с использованием рабочих процессов и надежных уведомлений по электронной почте, сотрудники могут эффективно выполнять поставленные задачи, а уполномоченные лица могут легко утверждать или отклонять утверждение.

С программным решением PaperOffice DMS документы больше не теряются. И независимо от того, где вы находитесь, вы можете получить доступ к важным документам за считанные секунды.

Конечно, вы всегда работаете с нашими системами в соответствии с законодательством и полностью аудиторскими.

Процессно-ориентированное управление документами

Процессно-ориентированное управление документами гарантирует, что эти документы остаются актуальными без особых усилий. PaperOffice поддерживает вас здесь с обширным модулем задач и рабочих процессов.

Таким образом, могут быть созданы определенные технологические цепочки и существующие операционные процессы могут быть определены в электронных документах и частично выполнены автоматически.

Это представляет собой безошибочную оптимизацию процесса, поскольку задача может быть не только назначена сотрудникам с определенными правами пользователя и периодами завершения, требовать цифрового одобрения, но и автоматически инициировать дальнейшие действия, такие как уведомления по электронной почте или изменения статуса документа.

Таким образом, все процессы документов могут быть сопоставлены.

В дополнение к целому ряду других преимуществ, PaperOffice DMS является идеальным инструментом для управления различными документами.

Каждый документ, от счета за пачку напитков из супермаркета до различных бронирований, оформлений услуг и отмен - все можно сохранить в правильном хронологическом порядке и вызвать по мере необходимости.

Программное обеспечение для управления документами, такое как PaperOffice DMS, лучше всего подходит для этих задач. Потому что это программное обеспечение для управления документами, которое может делать гораздо больше, чем просто управлять документами.

PaperOffice не различает типы документов, независимо от того, нужна ли вам помощь в управлении контрактами, состязательными бумагами и электронной корреспонденцией: благодаря системе управления документами PaperOffice ваши предыдущие процессы в компании оцифровываются, что делает их более эффективными, прозрачными и значительно более гибкими.

Потому что независимо от того, в какой форме документы поступают в компанию, будь то бумажные документы, PDF-файлы, электронные письма или фотографии, они автоматически архивируются и хранятся в защищенной базе данных.

Таким образом, важные контракты могут быть своевременно признаны и расторгнуты или пересмотрены. Выпуск документов с цифровой подписью и уведомлением по электронной почте вместо медленной бумажной почты, небезопасная электронная почта способствует лояльности клиентов.

Cook writes something down
Capturing, processing, sharing, searching and tracking your documents becomes very easy with the use of PaperOffice DMS

Решение: проверенные ноу-хау

Разве не имеет смысла сразу использовать программное обеспечение для управления на практике? что не только отвечает всем требованиям, но и легко освоить и недорого?

PaperOffice DMS является проверенным и проверенным комплексным решением для цифровой работы и, с более чем 20-летним опытом работы на рынке, одним из первых пионеров DMS.

Содержание

Праздновать вечеринки, хорошо питаться без необходимости готовить самостоятельно, испытывать что-то экстраординарное, встречаться с друзьями, это в крови людей.

Не зря ресторанная ассоциация DEHOGA зафиксировала в общей сложности почти 158 000 компаний в ресторанной индустрии на 2020 год, не считая ночлегов, таких как отели или гостевые дома. В Германии, например, на каждые 518 жителей приходится одна компания из сектора Gastro & Event.

Ни одна другая торговля в Германии не может похвастаться такой высокой плотностью.

Даже если индустрия общественного питания очень популярна как бизнес, это отнюдь не легко, тем более что правовая база ассоциируется со все большим количеством нормативных актов, таких как обязательство предоставить квитанцию или обязательство использовать кассовый аппарат. Как правило, «взрослым» семейным предприятиям приходится немного легче, и Германия имеет давнюю традицию в этом отношении.

С точки зрения содержания, многое произошло с точки зрения гастрономии и событий в сегодняшнем глобализованном мире, с тех пор до 21-го века. Так же, как существует множество различных гастрономических предложений, проводятся мероприятия всех видов. Соответственно, организационные усилия огромны и требуют надлежащего управления для того, чтобы вести обзор.

Существует большое разнообразие гастрономического программного обеспечения, которое в основном используется для бронирования заказов, создания квитанций и правильного расчета налогов. Но как насчет всего остального? Организаторы мероприятий или рестораторы нередко находят управление ящиком с довольно хаотичным внешним видом.

Одна из причин этого заключается в том, что бумага по-прежнему играет важную роль в гастрономии и управлении событиями. Накладные, счета-фактуры, контракты, предложения и прочее буквально порхают в дом, просто потому, что в индустрии общественного питания личный контакт с ресторатором для поставщиков и представителей важнее, чем в любой другой отрасли. Накладные и тому подобное можно сразу же взять с собой. Но как проще всего создать порядок и сохранить обзор? PaperOffice DMS является ответом на этот вопрос.

PaperOffice DMS создает явные преимущества в индустрии общественного питания

Благодаря PaperOffice DMS бесшовная интеграция программного обеспечения DMS в существующую ИТ-инфраструктуру гостиничной и ресторанной отрасли может осуществляться без каких-либо проблем, что также означает оптимизацию бизнес-процессов.

Программное обеспечение для управления документами преобразует аналоговые документы в цифровые данные, даже с камерой сотового телефона. Потому что управление гостиничными квитанциями и накладными не следует недооценивать в этой отрасли.

Благодаря использованию PaperOffice DMS и подключению сканера, доступному с завода, сотрудники могут оцифровывать входящие аналоговые документы без особых усилий. Это гарантирует, что все важные документы могут быть найдены в любое время.

Hand presses a button on a scanner
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Кроме того, бумажные документы могут быть записаны с помощью смартфона или планшета, и они могут быть отправлены непосредственно на ноутбук с операционной системой Windows, например, благодаря встроенной почтовой функции «Dropmail». Здесь, в свою очередь, PaperOffice DMS позволяет импортировать изображения и преобразует их в текстовые форматы, конечно же формат фотографий сохраняется.

Программное обеспечение OCR, интегрированное в PaperOffice DMS, различает логотип и обычный текст. Накладные от компаний-партнеров или гостиничные квитанции можно быстро найти в любое время, например, во время исследования, с помощью поиска OCR, обеспечивая тем самым максимально возможную прозрачность и правовую определенность.

Архивирование также может осуществляться таким образом, чтобы все последующие документы от отправителя распознавались и автоматически назначались.

Кроме того, PaperOffice DMS предлагает рестораторам и менеджерам мероприятий другие практические инструменты, такие как функция рабочего процесса, идеально подходящая для контроля на мероприятиях, автоматизированное создание шаблонов, таких как меню, и статистические оценки, такие как частота клиентов или потребление напитков.< /p>

Hotel Lobby Restaurant
Companies from the catering and hotel industry benefit from digital document management

Важные аргументы в пользу включения PaperOffice DMS в бюджетное планирование. Наконец, PaperOffice DMS также убеждает в том, что учитывается устойчивость и защита окружающей среды. Рано или поздно произойдет полный переход от аналоговых документов к цифровому, и тогда государственное учреждение, которое тогда уже будет использовать PaperOffice DMS, будет хорошо подготовлено.

Цифровая обработка счетов-фактур также выгодна для многих компаний в сфере общественного питания и гостиничного бизнеса. Входящие счета-фактуры могут быть автоматизированы благодаря PaperOffice DMS и переданы ответственному сотруднику. Процесс управления и выпуска с помощью цифрового выпуска также может быть выполнен быстро и эффективно через систему.

Всего одним щелчком мыши данные, включая место архивации, могут быть экспортированы вашему клиенту, налоговому консультанту или наоборот.

Совместимое с ревизиями и безопасное архивирование: PaperOffice DMS технически соответствует юридическим требованиям GoBD, GDPdU и DSGVO

Negotiations for a contract
Digitization with PaperOffice brings immense advantages

PaperOffice DMS позволяет подключать другое программное обеспечение, такое как ERP, и, конечно же, передавать документы из Microsoft Office через соответствующие интерфейсы. PaperOffice DMS ускоряет коммуникацию в торговле и производстве с поставщиками и клиентами.

Сроки и встречи контролируются, и действия автоматически запускаются в зависимости от желаемой настройки. Процессы заказа могут быть автоматизированы и даже изменения, которые запланированы на будущее, могут быть введены таким образом, чтобы они вступили в силу в нужное время.

Благодаря своим обширным функциям, PaperOffice DMS определенно можно классифицировать в более высоком сегменте управления корпоративным контентом (ECM).

ECM включает в себя общее управление всем содержимым в организации с соответствующей иерархией доступа. PaperOffice DMS способен сохранять любой контент в цифровом виде, изменять его содержание и формат и делать его доступным.

PaperOffice DMS имеет все функции ECM, и это в отличном соотношении цены и качества, а также интуитивно обучаемой форме работы, которая делает дорогостоящее внешнее или внутреннее обучение ненужным. Скорее, доступны бесплатные видеоуроки, чтобы привыкнуть к различным меню. Таким образом, PaperOffice DMS может стать организационным стержнем в каждой компании в торговле и производстве, и это почти со скоростью света.

Компании из индустрии общественного питания и гостиничного бизнеса получают выгоду от цифрового управления документами

С PaperOffice DMS, однако, есть гораздо больше возможностей для рестораторов. Например, управление запасами, включая постоянную инвентаризацию или инвентаризацию ключевой даты. Основой для PaperOffice DMS являются связанные учетные записи пользователей в сети. Хранение данных этих учетных записей пользователей объединено в центральную базу данных. Документами можно управлять с помощью ИИ с различными алгоритмами, которые могут быть использованы для запуска автоматизированных процессов.

Оптимизируйте свое рабочее время до 7,5% по сравнению с бумажной работой благодаря использованию PaperOffice DMS.

Экономьте время на поиск, маршрутизацию и совместное использование документов.

С помощью цифровых штампов документы можно дополнить дополнительной информацией и даже контролировать подробные рабочие процессы. В свою очередь, функция задачи и рабочего процесса гарантирует, что сроки соблюдены и завершены.

PaperOffice DMS имеет умную навигацию по меню, которая логически структурирована и позволяет интуитивно понятно работать во многих областях. Видеоуроки, доступные бесплатно в Интернете, обеспечивают дополнительную поддержку и, конечно же, учебные курсы также могут быть проведены непосредственно в штаб-квартире компании клиента при желании.

В дополнение к документированию различных типов фаз, PaperOffice DMS в равной степени подходит для поддержки логистических задач по закупке материалов. Благодаря возможностям настройки баз данных в PaperOffice DMS, покупка материалов и расход материалов могут контролироваться и назначаться уровни предупреждения. Внутренний ИИ может быть использован для создания шаблонов, которые автоматически реагируют, если есть узкие места или дефициты, например, если размещаются повторные заказы, хотя существующее количество на самом деле должно быть достаточным. Для этого может быть использована функция документооборота, с которой ответственные сотрудники компании могут сравнить выполнение своих задач.

PaperOffice DMS в индустрии общественного питания и гостиничного хозяйства, чтобы контактом с гостем не пренебрегали из-за всей бумажной волокиты.

FAQs

Наконец, мы отвечаем на несколько чаще задаваемых вопросов по этому вопросу "Цифровизация в гастрономии и гостиничной индустрии":

Как сотрудники могут получить доступ к PaperOffice?

Благодаря децентрализованной и современной программной архитектуре, PaperOffice можно использовать практически на любом устройстве – от классических ПК до смартфонов/планшетов и телевизоров.

Что произойдет с данными, если PaperOffice не существует?

Этого не произойдет, но чтобы успокоить вас: вы можете экспортировать свои данные в любое время, поскольку PaperOffice основан на открытой структуре базы данных, вы можете получить доступ к своим данным в любое время.

Защита данных по теме: Где хранятся все документы?

PaperOffice будет хранить все документы внутри компании с высокоуровневым шифрованием, что делает его невосприимчивым к краже данных, например, и превышает все требования GDPR и GOBD.
Избегайте ошибок: НИКОГДА не сохраняйте данные в стороннем облаке!

Можно ли адаптировать PaperOffice именно к спецификациям?

Да, PaperOffice может быть на 100% адаптирован к предполагаемому использованию, чтобы обеспечить бесшовную интеграцию в существующие процессы и системы. Даже интерфейс программы может быть полностью спроектирован и свободно адаптирован.

Вывод

PaperOffice DMS поддерживает индустрию общественного питания и гостиничного бизнеса и предлагает соответствующие интерфейсы к другому программному обеспечению, API-соединениям и может быть расширен в любое время в соответствии с вашими пожеланиями. Программное обеспечение легко освоить и может быть легко интегрировано в повседневную практику, не вызывая пропусков в учебных целях.

PaperOffice DMS рекомендует использовать NAS (сетевое хранилище данных) с функцией резервного копирования, чтобы важные данные не терялись и не отслеживались в сторонних облаках.

В конечном счете, PaperOffice DMS впечатляет очень хорошим соотношением цены и качества и огромным ноу-хау благодаря более чем 20-летнему практическому опыту.

Это то, что говорят наши клиенты

Тематическое исследование

Автоматизированная обработка счетов-фактур

15 причин, почему вы должны использовать управление документами со сканером

Цифровая обработка счетов-фактур в сочетании с системой управления документами (DMS) вносит значительный вклад в эффективность и успех вашей компании и в безбумажный офис. Потребность в цифровой обработке счетов-фактур в настоящее время является важным аспектом для всех.