Автоматизация бизнес-процессов в логистике и экспедировании
PaperOffice DMS для логистики и экспедирования грузов обеспечивает бесперебойный поток информации между отделами благодаря оцифровке и автоматизации бизнес-процессов.
Профессиональный совет
Письменные документы, контракты, черновики, исследования, накладные и многое другое заменяются электронными документами благодаря оцифровке и таким образом максимально оптимизируют все рабочие процессы.Интегрированный ИИ позволяет в значительной степени автоматизировать бизнес-процессы, ускоряя ваши процессы и повышая успех и удовлетворенность.
Цифровизация в логистике и экспедировании
Все более растущие глобальные цепочки поставок ставят перед логистикой и экспедированием новые задачи. Независимое от местоположения и времени наличие всех важных данных и документов имеет решающее значение в транспортно-логистической отрасли, что влияет не только на время, но и на финансы.
Счета-фактуры, контракты, заказы, накладные и многое другое – все документы должны быть сразу доступны по требованию, независимо от места нахождения. Таким образом, компании в этих отраслях получают значительную выгоду от использования подходящего программного обеспечения для управления документами.
В логистической отрасли ежедневно формируется большое количество документов. Большая часть документов, таких как накладные и товаросопроводительные документы, по-прежнему создается в бумажной форме, но ручная обработка этих документов очень трудоемка, что, в свою очередь, приводит к ненужным затратам и иногда работает неправильно.
Для того чтобы обеспечить быстрый доступ к содержащейся в них информации и подготовить ее к последующим автоматизированным процессам, эти бумажные документы должны быть оцифрованы, а содержание зачитано и доступно.
Для логистической отрасли особенно важно, чтобы были соблюдены сроки и приняты правовые меры для хранения документов. Для решения многих существующих административных проблем в логистической и экспедиторской отрасли должна быть внедрена система документооборота PaperOffice.
С помощью решения для управления документами вы сохраняете и архивируете всю информацию на центральной платформе в проверенной для аудита манере.
Как безбумажный в экспедиторской и логистической отрасли?
PaperOffice устраняет все трудоемкие узкие места и создает четкий обзор важных документов, таких как контракты, счета-фактуры, заказы, накладные, управляя ими в цифровом виде в PaperOffice в будущем.
Захват, обработка, совместное использование, поиск и отслеживание ваших документов становится очень простым с использованием PaperOffice.
Благодаря контролируемому доступу, подробным спискам задач, а также утверждениям с использованием рабочих процессов и надежных уведомлений по электронной почте, сотрудники могут эффективно выполнять поставленные задачи, а уполномоченные лица могут легко утверждать или отклонять утверждение.
Система документооборота должна охватывать следующие важные функции в экспедиторской и логистической отрасли:
Понятность важных связей благодаря цифровым папкам и папкам документов
При редактировании документов вручную важные связи, такие как заметки и аннотации, могут быть быстро потеряны. Таким образом, почти невозможно понять связь впоследствии. Как только связи могут быть прослежены, запускаются повторяющиеся процессы, что отнимает много времени и затрат.
Благодаря внедрению PaperOffice в вашей логистической компании документы, информация о них и процессах логически обобщаются. Цифровые папки содержат описательные свойства, имеют предопределенную внутреннюю структуру или структуру и предоставляют возможность определять разрешения на защиту данных. Виртуальные заметки, аннотации и задачи гарантируют, что важная информация о процессах больше не будет потеряна.
Автоматизированная подача заявок
Ручное сканирование документов является особенно трудоемким и подверженным ошибкам процессом. После того, как транспортно-экспедиторские компании доставили стопку документов, начинается реальная работа: как проще всего записать и назначить документы, которые находятся в бумажном виде?
Благодаря встроенной функции сканера и распознаванию QR-кодов, экспедиторские и логистические компании могут размещать в сканере целую стопку накладных и других документов - PaperOffice распознает целевую подачу либо на основе распознанного контакта, обученного шаблона документа, либо путем хранения QR-кодов информация считывается.
Таким образом, целые партии документов могут быть автоматизированы за один раз и постепенно обрабатываться в интегрированном режиме обучения или другим способом, по желанию, практически без человеческих ресурсов.
Процессно-ориентированное управление документами
Процессно-ориентированное управление документами гарантирует, что эти документы остаются актуальными без особых усилий. PaperOffice поддерживает вас здесь с обширным модулем задач и рабочих процессов.
Таким образом, могут быть созданы определенные технологические цепочки и существующие операционные процессы могут быть определены в электронных документах и частично выполнены автоматически.
Это представляет собой безошибочную оптимизацию процесса, поскольку задача может быть не только назначена сотрудникам с определенными правами пользователя и периодами завершения, требовать цифрового одобрения, но и автоматически инициировать дальнейшие действия, такие как уведомления по электронной почте или изменения статуса документа.
Таким образом, все процессы документов могут быть сопоставлены.
Программное обеспечение для управления документами, такое как PaperOffice DMS, лучше всего подходит для этих задач. Потому что это программное обеспечение для управления документами, которое может делать гораздо больше, чем просто управлять документами.
PaperOffice не различает типы документов, независимо от того, нужна ли вам помощь в управлении контрактами, состязательными бумагами и электронной корреспонденцией: благодаря системе управления документами PaperOffice ваши предыдущие процессы в компании оцифровываются, что делает их более эффективными, прозрачными и значительно более гибкими.
Потому что независимо от того, в какой форме документы поступают в компанию, будь то бумажные документы, PDF-файлы, электронные письма или фотографии, они автоматически архивируются и хранятся в защищенной базе данных.
Таким образом, важные контракты могут быть своевременно признаны и расторгнуты или пересмотрены. Выпуск документов с цифровой подписью и уведомлением по электронной почте вместо медленной бумажной почты, небезопасная электронная почта способствует лояльности клиентов.
Цифровая обработка – важнейшая основа обеспечения высокого качества обслуживания муниципальных услуг в будущем
PaperOffice соответствует самым высоким стандартам безопасности , таким как управление авторизацией или предоставление разрешений на доступ. Пользователь определяет отдельные этапы работы точно так же, как они будут выполняться, например, «запись», «проверка», «выпуск» и «бронирование» счетов-фактур.
Ответственность может быть возложена не только на отдельных людей, но и на группы пользователей, такие как «Бухгалтерия» или «Производство», чтобы коллега мог немедленно вмешаться, если сотрудник отсутствует.
Технология OCR распознает не только содержимое документа, но и все поля данных, связанные с налогообложением, такие как номер документа, дата, нетто, налог и валовая сумма. Импортированные данные доступны для контроля оценок, платежных операций и финансового учета. Это экономит утомительную работу по вводу и уменьшает количество ошибок при размещении.
PaperOffice архивирует все документы, сформированные в логистике и экспедировании, а также всю соответствующую информацию в соответствии с законом и в аудиторской манере
PaperOffice DMS в сочетании с NAS (Network Attached Storage) позволяет построить очень безопасную интрасеть для внутренней связи и передачи данных. Это создает двойную защиту от атак извне. Во-первых, брандмауэр операционной системы, а во-вторых, шифрование PaperOffice DMS. При этом через NAS настраивается отдельное облако, независимое от сторонних провайдеров.
Обширная функция рабочего процесса PaperOffice DMS значительно упрощает внутреннюю коммуникацию. Термин «внутренний» также включает филиалы или зарубежные филиалы. Например, в случае работы, связанной с проектом, всегда отображается текущий статус и в то же время история.
Конечно, также включен командный и частный календарь, в который вводятся сроки и события, связанные со временем.
Распознавание документов, оснащенное ИИ, автоматически упорядочивает все документы для сохранения в правильной папке и создает как индекс ключевых слов, так и историю изменений. Внутренняя поисковая система PaperOffice DMS находит каждый документ за доли секунды.
Решение: проверенные ноу-хау
Разве не имеет смысла сразу использовать программное обеспечение для управления на практике? что не только отвечает всем требованиям, но и легко освоить и недорого?
PaperOffice DMS является проверенным и проверенным комплексным решением для цифровой работы и, с более чем 20-летним опытом работы на рынке, одним из первых пионеров DMS.
Важные аргументы в пользу включения PaperOffice DMS в бюджетное планирование. Наконец, PaperOffice DMS также убеждает в том, что учитывается устойчивость и защита окружающей среды. Рано или поздно произойдет полный переход от аналоговых документов к цифровому, и тогда государственное учреждение, которое тогда уже будет использовать PaperOffice DMS, будет хорошо подготовлено.
Всего одним щелчком мыши данные, включая место архивации, могут быть экспортированы вашему клиенту, налоговому консультанту или наоборот.
Конечно, PaperOffice DMS позволяет осуществлять миграцию и интеграцию существующих цифровых данных из существующих программных решений. В то же время PaperOffice DMS является интерфейсом между аналоговым и цифровым. Используя свою функцию сканирования, программное обеспечение может считывать аналоговые документы, планы и фотографии в систему и оцифровывать их с помощью сканеров, а также записи с мобильных телефонов, в результате чего тексты преобразуются в запись с помощью OCR и могут быть изменены в программах Office. Отметки времени и управление версиями гарантируют, что цифровой документ соответствует аналоговому оригиналу.
Логистические и транспортно-экспедиторские компании должны обрабатывать документы для всех хозяйственных операций. Постоянное дальнейшее развитие бизнес-моделей постоянно создает новые вызовы. Что им нужно, так это хорошая система управления документами.
PaperOffice DMS является правильным программным обеспечением, потому что оно поставляется со всем необходимым, например:
- Хранение документов во всех цифровых форматах в соответствии с принципами GDPR/li>
- Функции по представлению и повторной отправке просроченных документов, требующих действий
- Самообучающаяся функция хранения данных с тегами и внутренней поисковой системой
- Автоматическое назначение вновь добавленных документов в правильную папку
- Простое создание базы данных и подключение к ней, включая индивидуально настраиваемую маску
- Автоматическое создание шаблонов для повторяющихся процессов и операций
Совместимое с ревизиями и безопасное архивирование: PaperOffice DMS технически соответствует юридическим требованиям GoBD, GDPdU и DSGVO
PaperOffice DMS позволяет подключать другое программное обеспечение, такое как ERP, и, конечно же, передавать документы из Microsoft Office через соответствующие интерфейсы. PaperOffice DMS ускоряет коммуникацию в торговле и производстве с поставщиками и клиентами.
Сроки и встречи контролируются, и действия автоматически запускаются в зависимости от желаемой настройки. Процессы заказа могут быть автоматизированы и даже изменения, которые запланированы на будущее, могут быть введены таким образом, чтобы они вступили в силу в нужное время.
Благодаря своим обширным функциям, PaperOffice DMS определенно можно классифицировать в более высоком сегменте управления корпоративным контентом (ECM).
ECM включает в себя общее управление всем содержимым в организации с соответствующей иерархией доступа. PaperOffice DMS способен сохранять любой контент в цифровом виде, изменять его содержание и формат и делать его доступным.
PaperOffice DMS имеет все функции ECM, и это в отличном соотношении цены и качества, а также интуитивно обучаемой форме работы, которая делает дорогостоящее внешнее или внутреннее обучение ненужным. Скорее, доступны бесплатные видеоуроки, чтобы привыкнуть к различным меню. Таким образом, PaperOffice DMS может стать организационным стержнем в каждой компании в торговле и производстве, и это почти со скоростью света.
Логистические и экспедиторские компании получают выгоду от цифрового документооборота
С PaperOffice DMS, однако, есть гораздо больше возможностей для логистических компаний, а также для компаний с аффилированной логистикой или складированием. Например, управление запасами, включая постоянную инвентаризацию или инвентаризацию ключевой даты. Основой для PaperOffice DMS являются связанные учетные записи пользователей в сети. Хранение данных этих учетных записей пользователей объединено в центральную базу данных. Документами можно управлять с помощью ИИ с различными алгоритмами, которые могут быть использованы для запуска автоматизированных процессов.
Оптимизируйте свое рабочее время до 7,5% по сравнению с бумажной работой благодаря использованию PaperOffice DMS.
Экономьте время на поиск, маршрутизацию и совместное использование документов.
С помощью цифровых штампов документы можно дополнить дополнительной информацией и даже контролировать подробные рабочие процессы. В свою очередь, функция задачи и рабочего процесса гарантирует, что сроки соблюдены и завершены.
Узнайте, как связать поток информации между производством и администрированием путем оцифровки и автоматизации документов и бизнес-процессов.
PaperOffice DMS может стать источником различных данных, играющих особую роль в грузоперевозках. Например, спецификации для авиаперевозок или морских перевозок. В конечном счете, соответственно интегрированные интерфейсы позволяют подключаться к другим логистическим программным решениям, условно также к «АТЛАСУ», автоматизированной тарифной и локальной системе таможенного оформления.
FAQs
В заключение, мы ответим на несколько часто задаваемых вопросов на данную тему. "Цифровизация в логистике и экспедировании":
Как сотрудники могут получить доступ к PaperOffice?
Благодаря децентрализованной и современной программной архитектуре, PaperOffice можно использовать практически на любом устройстве – от классических ПК до смартфонов/планшетов и телевизоров.
Что произойдет с данными, если PaperOffice не существует?
Этого не произойдет, но чтобы успокоить вас: вы можете экспортировать свои данные в любое время, поскольку PaperOffice основан на открытой структуре базы данных, вы можете получить доступ к своим данным в любое время.
Защита данных по теме: Где хранятся все документы?
PaperOffice будет хранить все документы внутри компании с высокоуровневым шифрованием, что делает его невосприимчивым к краже данных, например, и превышает все требования GDPR и GOBD.
Избегайте ошибок: НИКОГДА не сохраняйте данные в стороннем облаке!
Можно ли адаптировать PaperOffice именно к спецификациям?
Да, PaperOffice может быть на 100% адаптирован к предполагаемому использованию, чтобы обеспечить бесшовную интеграцию в существующие процессы и системы. Даже интерфейс программы может быть полностью спроектирован и свободно адаптирован.
Заключение
PaperOffice DMS поддерживает индустрию логистики и экспедирования и предлагает соответствующие интерфейсы к другому программному обеспечению, API-соединениям и может быть расширен в любое время в соответствии с вашими пожеланиями. Программное обеспечение легко освоить и может быть легко интегрировано в повседневную практику, не вызывая пропусков в учебных целях.
PaperOffice DMS рекомендует использовать NAS (сетевое хранилище данных) с функцией резервного копирования, чтобы важные данные не терялись и не отслеживались в сторонних облаках.
В конечном счете, PaperOffice DMS впечатляет очень хорошим соотношением цены и качества и огромным ноу-хау благодаря более чем 20-летнему практическому опыту.