Информационный бюллетень PaperOffice Insider
Информационный бюллетень PaperOffice Insider
Мы хотим быть друзьями

Самые высокие предложения скидок

Эксклюзивные инсайдерские новости

Бесплатные модернизации

Самые высокие предложения скидок

Эксклюзивные инсайдерские новости

Бесплатные модернизации

Дружба доверие по чести
Мы никогда не дадим ваш адрес электронной почты кому-либо еще, и каждое электронное письмо включает в себя ссылку на отписка на одном клике.

Автоматизация бизнес-процессов в строительной отрасли


PaperOffice DMS для строительных компаний обеспечивает бесперебойный поток информации между отделами благодаря оцифровке и автоматизации бизнес-процессов.

Профессиональный совет

Письменные документы, контракты, черновики, исследования, накладные и многое другое заменяются электронными документами благодаря оцифровке и таким образом максимально оптимизируют все рабочие процессы.

Интегрированный ИИ позволяет в значительной степени автоматизировать бизнес-процессы, ускоряя ваши процессы и повышая успех и удовлетворенность.

Цифровизация в строительной отрасли

Строительные компании, корпорации, застройщики, менеджеры проектов, инженеры и разработчики проектов значительно выигрывают от использования подходящего управления данными.

Строительные компании ежедневно генерируют важные документы: строительные журналы, фотодокументацию, квитанции, счета-фактуры, чертежи, накладные, брифы и многое другое.

Все эти документы должны быть оцифрованы, если они поступают в бумажной форме, требуют структурированной подачи, назначения задач и рабочих процессов и должны быть немедленно доступны по требованию.

Лучшим решением является использование хорошо продуманного программного обеспечения для управления документами, такого как PaperOffice DMS.

В строительной отрасли часто существуют проектные процессы. В каждом из этих проектов имеется большое количество различной информации, включая файлы и документы, которыми можно централизованно управлять с помощью подходящей DMS, такой как PaperOffice.

Helmet is on site
DMS solution for digitization in construction

PaperOffice DMS как решение для строительной отрасли позволяет выполнять поиск по ключевым словам в реальном времени по вашим проектам, данным о клиентах и документам. Благодаря интеграции PaperOffice DMS в строительную компанию, вы можете набирать очки над конкурентами с автоматизацией ваших процессов с помощью цифровых рабочих процессов или автоматической подачи всех документов, связанных с проектом, управления правилами, добавления задач.

Как стать безбумажным в строительной отрасли?

PaperOffice устраняет все трудоемкие узкие места и создает четкий обзор важных документов, таких как контракты, счета-фактуры, заказы, накладные, управляя ими в цифровом виде в PaperOffice в будущем.

Захват, обработка, совместное использование, поиск и отслеживание ваших документов становится очень простым с использованием PaperOffice.

Благодаря контролируемому доступу, подробным спискам задач, а также выдаче согласований с использованием рабочих процессов и надежных уведомлений по электронной почте, сотрудники могут эффективно выполнять поставленные задачи, а уполномоченные лица могут легко одобрить их или отказать в выпуске.

С программным решением PaperOffice DMS документы больше не теряются. И независимо от того, где вы находитесь, вы можете получить доступ к важным документам за считанные секунды.

Конечно, вы всегда работаете с нашими системами в соответствии с законодательством и полностью аудиторскими.

Процессно-ориентированное управление документами

Процессно-ориентированное управление документами гарантирует, что эти документы остаются актуальными без особых усилий. PaperOffice поддерживает вас здесь с обширным модулем задач и рабочих процессов.

Таким образом, могут быть созданы определенные технологические цепочки и существующие операционные процессы могут быть определены в электронных документах и частично выполнены автоматически.

Это представляет собой безошибочную оптимизацию процесса, поскольку задача может быть не только назначена сотрудникам с определенными правами пользователя и периодами завершения, требовать цифрового освобождения, но и автоматически инициировать дальнейшие действия, такие как уведомления по электронной почте или изменения статуса документа.

Таким образом, все процессы документов могут быть сопоставлены.

В дополнение к целому ряду других преимуществ, PaperOffice DMS является идеальным инструментом для управления различными этапами строительства.

Каждый документ, от счета-фактуры до пачки винтов из хозяйственного магазина и различных планов строительства, может быть сохранен в правильном хронологическом порядке и вызван по мере необходимости.

Здесь важно управление версиями. Например, первоначальный план строительства, позже измененный план строительства и т.д. PaperOffice DMS также позволяет хранить рукописные записи и фотографии состояния строительства. С PaperOffice DMS возможно полное документирование всех процессов и инцидентов во время строительства. От церемонии закладки фундамента до передачи ключей. И все это с минимальными усилиями.

Программное обеспечение для управления документами, такое как PaperOffice DMS, лучше всего подходит для этих задач. Потому что это программное обеспечение для управления документами, которое может делать гораздо больше, чем просто управлять документами.

PaperOffice не различает типы документов, независимо от того, нужна ли вам помощь в управлении контрактами, состязательными бумагами и электронной корреспонденцией: благодаря системе управления документами PaperOffice ваши предыдущие процессы в компании оцифровываются, что делает их более эффективными и прозрачными и делает их гораздо более гибкими.

Потому что независимо от того, в какой форме документы поступают в компанию, будь то бумажные документы, PDF-файлы, электронные письма или фотографии, они автоматически архивируются и хранятся в защищенной базе данных.

Таким образом, важные контракты могут быть своевременно признаны и расторгнуты или пересмотрены. Выпуск документов с цифровой подписью и уведомлением по электронной почте вместо медленной бумажной почты, небезопасная электронная почта способствует лояльности клиентов.

Notebook in the Spediton warehouse with PaperOffice DMS
Traceability of important relationships thanks to digital folders and document folders

Решение: проверенные ноу-хау

Разве не имеет смысла сразу использовать программное обеспечение для управления на практике? что не только отвечает всем требованиям, но и легко освоить и недорого?

PaperOffice DMS является проверенным и проверенным комплексным решением для цифровой работы и, с более чем 20-летним опытом работы на рынке, одним из первых пионеров DMS.

Содержание

Цифровая обработка является важнейшей основой для обеспечения высокого качества обслуживания всех услуг в будущем

«Закон жезлов» был одним из первых законов в строительной отрасли, и бесчисленное множество других должны были последовать по сей день. Род-закон на самом деле был стержнем длиной 5 м, который в средние века использовался, чтобы гарантировать аллеям и улицам минимальную ширину около 5 м, позволяя человеку ходить по улицам с этим стержнем, удерживаемым поперек. Везде, где он становился слишком узким, здание, которое выступало слишком далеко на улицу, приходилось сносить. Это было связано не столько с дорожным движением в то время, сколько с риском пожара. Это должно было предотвратить распространение горящих домов на одной стороне улицы на другую сторону.

Сегодня только федеральный и государственный строительный закон состоит из около 1 600 пунктов. Кроме того, существуют стандарты и спецификации профессиональных ассоциаций для свойств материала, типа использования, того, как материалы должны быть установлены и даже с правилами торговли, кому разрешено строить и устанавливать что. Вероятно, есть только несколько стран на земле, которые имеют столь же сложную систему строительства.

Для подрядчиков, как гражданских, так и структурных, это означает консультации с соответствующими спецификациями для каждой работы, и это означает проведение более или менее обширной бумажной работы каждый раз. Нередко строители идут еще дальше и запрашивают изменения, которые не были предусмотрены в первоначальном плане строительства. Иногда в плане есть рукописная заметка о том, что нужно изменить и как. Это может привести к цепной реакции, которая влияет на все сделки и даже нарушает материальное планирование.

Как отслеживать бумажный хаос?

Конечно, благодаря использованию PaperOffice DMS.

Потому что PaperOffice архивирует все документы, созданные в строительной отрасли, и всю соответствующую информацию в соответствии с законом и в аудиторской манере.

PaperOffice DMS в сочетании с NAS (Network Attached Storage) позволяет построить очень безопасную интрасеть для внутренней связи и передачи данных. Это создает двойную защиту от атак извне. Во-первых, брандмауэр операционной системы, а во-вторых, шифрование PaperOffice DMS. При этом через NAS настраивается отдельное облако, независимое от сторонних провайдеров.

Обширная функция рабочего процесса от PaperOffice DMS значительно упрощает внутреннюю связь. Термин «внутренний» также включает филиалы или зарубежные филиалы. Например, в случае работы, связанной с проектом, всегда отображается текущий статус и в то же время история.

Конечно, также включен командный и частный календарь, в который вводятся сроки и события, связанные со временем.

Распознавание документов, оснащенное ИИ, автоматически упорядочивает все документы для сохранения в правильной папке и создает как индекс ключевых слов, так и историю изменений. Внутренняя поисковая система PaperOffice DMS находит каждый документ за доли секунды.

PaperOffice соответствует самым высоким стандартам безопасности , таким как управление авторизацией или предоставление разрешений на доступ. Пользователь определяет отдельные этапы работы точно так же, как они будут выполняться, например, «запись», «проверка», «выпуск» и «бронирование» счетов-фактур.

Ответственность может быть возложена не только на отдельных людей, но и на группы пользователей, такие как «Бухгалтерия» или «Производство», чтобы коллега мог немедленно вмешаться, если сотрудник отсутствует.

Технология OCR распознает не только содержимое документа, но и все поля данных, связанные с налогообложением, такие как номер документа, дата, нетто, налог и валовая сумма. Импортированные данные доступны для контроля оценок, платежных операций и финансового учета. Это экономит утомительную работу по вводу и уменьшает количество ошибок при размещении.

Woman checks the plan on the construction site
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Важные аргументы в пользу включения PaperOffice DMS в бюджетное планирование. Наконец, PaperOffice DMS также убеждает в том, что учитывается устойчивость и защита окружающей среды. Рано или поздно произойдет полный переход от аналоговых документов к цифровому, и тогда государственное учреждение, которое тогда уже будет использовать PaperOffice DMS, будет хорошо подготовлено.

Всего одним щелчком мыши данные, включая место архивации, могут быть экспортированы вашему клиенту, налоговому консультанту или наоборот.

Конечно, PaperOffice DMS позволяет осуществлять миграцию и интеграцию существующих цифровых данных из существующих программных решений. В то же время PaperOffice DMS является интерфейсом между аналоговым и цифровым. Используя свою функцию сканирования, программное обеспечение может считывать аналоговые документы, планы и фотографии в систему и оцифровывать их с помощью сканеров, а также записи с мобильных телефонов, в результате чего тексты преобразуются в запись с помощью OCR и могут быть изменены в программах Office. Отметки времени и управление версиями гарантируют, что цифровой документ соответствует аналоговому оригиналу.

Компании в строительной отрасли должны обрабатывать документы для всех деловых операций. Постоянное дальнейшее развитие бизнес-моделей постоянно создает новые вызовы. Что им нужно, так это хорошая система управления документами.

PaperOffice DMS является правильным программным обеспечением, потому что оно поставляется со всем необходимым, например:

  • Хранение документов во всех цифровых форматах в соответствии с принципами GDPR/li>
  • Функции по представлению и повторной отправке просроченных документов, требующих действий
  • Самообучающаяся функция хранения данных с тегами и внутренней поисковой системой
  • Автоматическое назначение вновь добавленных документов в правильную папку
  • Простое создание базы данных и подключение к ней, включая индивидуально настраиваемую маску
  • Автоматическое создание шаблонов для повторяющихся процессов и операций

Совместимое с ревизиями и безопасное архивирование: PaperOffice DMS технически соответствует юридическим требованиям GoBD, GDPdU и DSGVO

Group of people talking about the construction plan at the construction site
Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

PaperOffice DMS позволяет подключать другое программное обеспечение, такое как ERP, и, конечно же, передавать документы из Microsoft Office через соответствующие интерфейсы. PaperOffice DMS ускоряет коммуникацию в торговле и производстве с поставщиками и клиентами.

Сроки и встречи контролируются, и действия автоматически запускаются в зависимости от желаемой настройки. Процессы заказа могут быть автоматизированы и даже изменения, которые запланированы на будущее, могут быть введены таким образом, чтобы они вступили в силу в нужное время.

Благодаря своим обширным функциям, PaperOffice DMS определенно можно классифицировать в более высоком сегменте управления корпоративным контентом (ECM).

ECM включает в себя общее управление всем содержимым в организации с соответствующей иерархией доступа. PaperOffice DMS способен сохранять любой контент в цифровом виде, изменять его содержание и формат и делать его доступным.

PaperOffice DMS имеет все функции ECM, и это в отличном соотношении цены и качества, а также интуитивно обучаемой форме работы, которая делает дорогостоящее внешнее или внутреннее обучение ненужным. Скорее, доступны бесплатные видеоуроки, чтобы привыкнуть к различным меню. Таким образом, PaperOffice DMS может стать организационным стержнем в каждой компании в торговле и производстве, и это почти со скоростью света.

Компании строительной отрасли получают выгоду от цифрового документооборота

С PaperOffice DMS, однако, есть гораздо больше возможностей для строительных компаний. Например, управление запасами, включая постоянную инвентаризацию или инвентаризацию ключевой даты. Основой для PaperOffice DMS являются связанные учетные записи пользователей в сети. Хранение данных этих учетных записей пользователей объединено в центральную базу данных. Документами можно управлять с помощью ИИ с различными алгоритмами, которые могут быть использованы для запуска автоматизированных процессов.

Оптимизируйте свое рабочее время до 7,5% по сравнению с бумажной работой благодаря использованию PaperOffice DMS.

Экономьте время на поиск, маршрутизацию и совместное использование документов.

С помощью цифровых штампов документы можно дополнить дополнительной информацией и даже контролировать подробные рабочие процессы. В свою очередь, функция задачи и рабочего процесса гарантирует, что сроки соблюдены и завершены.

PaperOffice DMS имеет умную навигацию по меню, которая логически структурирована и позволяет интуитивно понятно работать во многих областях. Видеоуроки, доступные бесплатно в Интернете, обеспечивают дополнительную поддержку и, конечно же, учебные курсы также могут быть проведены непосредственно в штаб-квартире компании клиента при желании.

В дополнение к документации этапов строительства, PaperOffice DMS в равной степени подходит для поддержки логистических задач по закупке материалов. Благодаря возможностям настройки баз данных в PaperOffice DMS, покупка материалов и расход материалов могут контролироваться и назначаться уровни предупреждения. Внутренний ИИ может быть использован для создания шаблонов, которые автоматически реагируют, если есть узкие места или дефициты, например, если размещаются повторные заказы, хотя существующее количество на самом деле должно быть достаточным. Для этого может быть использована функция документооборота, с которой ответственные сотрудники компании могут сравнить выполнение своих задач.

PaperOffice DMS может ускорить строительный проект, предотвратить неправильные решения и снизить затраты. Возможно, компаниям, которые построили BER и все еще строят Stuttgart21, просто не хватало правильного программного обеспечения, PaperOffice DMS.

FAQs

Наконец, мы отвечаем на несколько чаще задаваемых вопросов по этому вопросу "Цифровизация в строительной отрасли и строительстве":

Как сотрудники могут получить доступ к PaperOffice?

Благодаря децентрализованной и современной программной архитектуре, PaperOffice можно использовать практически на любом устройстве – от классических ПК до смартфонов/планшетов и телевизоров.

Что произойдет с данными, если PaperOffice не существует?

Этого не произойдет, но чтобы успокоить вас: вы можете экспортировать свои данные в любое время, поскольку PaperOffice основан на открытой структуре базы данных, вы можете получить доступ к своим данным в любое время.

Защита данных по теме: Где хранятся все документы?

PaperOffice будет хранить все документы внутри компании с высокоуровневым шифрованием, что делает его невосприимчивым к краже данных, например, и превышает все требования GDPR и GOBD.
Избегайте ошибок: НИКОГДА не сохраняйте данные в стороннем облаке!

Можно ли адаптировать PaperOffice именно к спецификациям?

Да, PaperOffice может быть на 100% адаптирован к предполагаемому использованию, чтобы обеспечить бесшовную интеграцию в существующие процессы и системы. Даже интерфейс программы может быть полностью спроектирован и свободно адаптирован.

Вывод

PaperOffice DMS поддерживает строительную отрасль и предлагает соответствующие интерфейсы к другому программному обеспечению, API-соединениям и может быть расширен в любое время в соответствии с вашими пожеланиями. Программное обеспечение легко освоить и может быть легко интегрировано в повседневную практику, не вызывая пропусков в учебных целях.

PaperOffice DMS рекомендует использовать NAS (сетевое хранилище данных) с функцией резервного копирования, чтобы важные данные не терялись и не отслеживались в сторонних облаках.

В конечном счете, PaperOffice DMS впечатляет очень хорошим соотношением цены и качества и огромным ноу-хау благодаря более чем 20-летнему практическому опыту.

Это то, что говорят наши клиенты

Тематическое исследование

Автоматизированная обработка счетов-фактур

15 причин, почему вы должны использовать управление документами со сканером

Цифровая обработка счетов-фактур в сочетании с системой управления документами (DMS) вносит значительный вклад в эффективность и успех вашей компании и в безбумажный офис. Потребность в цифровой обработке счетов-фактур в настоящее время является важным аспектом для всех.