Информационный бюллетень PaperOffice Insider
Информационный бюллетень PaperOffice Insider
Мы хотим быть друзьями

Самые высокие предложения скидок

Эксклюзивные инсайдерские новости

Бесплатные модернизации

Самые высокие предложения скидок

Эксклюзивные инсайдерские новости

Бесплатные модернизации

Дружба доверие по чести
Мы никогда не дадим ваш адрес электронной почты кому-либо еще, и каждое электронное письмо включает в себя ссылку на отписка на одном клике.

Автоматизация бизнес-процессов в слуховых компаниях


PaperOffice DMS для компаний по производству слуховых аппаратов обеспечивает эффективную обработку любого типа документов, а также быструю обработку запросов и является необходимым условием эффективности и успеха в администрации.

Профессиональный совет

Письменные документы, контракты, черновики, исследования, экспертные заключения и многое другое заменяются электронными документами благодаря цифровизации и таким образом максимально оптимизируют все рабочие процессы.

С помощью решения для управления документами вы сохраняете и архивируете всю информацию на центральной платформе в проверенной для аудита манере.

Цифровизация для слухопротезирующих компаний

Как компания в профессиональной индустрии слухопротезирования, у вас есть много важных документов для управления:

Счета-фактуры, документация, корреспонденция, предложения, листы ремонта, медицинские карты и многое другое. Таким образом, специалисты по слухопротезированию - это те, кто значительно выигрывает от использования подходящего программного обеспечения для управления документами.

Именно так специалисты по слухопротезированию ежедневно накапливают важные документы. Все они должны быть сопоставлены с правильным клиентом, агентством или производителем устройства.

Все эти документы должны быть оцифрованы, если они поступают в бумажной форме, требуют структурированной подачи, назначения задач и рабочих процессов и должны быть немедленно доступны по требованию.

Кроме того, каждый документ классифицируется в соответствии с его типом и может быть назначен людям и производителям устройств, к которым вы даже можете получить доступ на ходу, независимо от устройства. Таким образом, у вас есть вся информация и документы обо всех слуховых аппаратах четко в одном месте, а именно в вашей базе данных.

Elderly woman holding man with hearing aid hand to ear
Hearing aid companies benefit from digital document management

Очень важно, чтобы были соблюдены важные сроки и приняты правовые меры по хранению документов. PaperOffice DMS дает вам четкую структуру в ваших документах и помогает вам справиться с потоком информации.

С помощью решения для управления документами вы сохраняете и архивируете всю информацию на центральной платформе в проверенной для аудита манере.

PaperOffice устраняет все трудоемкие узкие места и создает четкий обзор важных документов, таких как счета-фактуры, контракты, отчеты о продажах, опросы, оценки, аренды или другие письма, управляя ими в цифровом виде в PaperOffice в будущем.

Вы также можете воспользоваться цифровыми административными задачами, цифровыми штампами и заметками и следить за всеми контрактами на обслуживание, официальной корреспонденцией, которая ставится на повторную отправку или назначается сотрудникам по назначению задачи.

Безопасность ревизии гарантируется в любое время.

Вся информация доступна немедленно

С помощью PaperOffice DMS документы могут быть оцифрованы во многих компаниях по производству слуховых аппаратов и архивированы централизованно таким образом, что к ним можно получить доступ с любого компьютера без необходимости идти в архив или сначала исследовать, какой из коллег в настоящее время обрабатывает документы или папки.

PaperOffice DMS не только оцифровывает аналоговые документы, программное обеспечение для управления документами сохраняет каждое изменение документа в хронологическом порядке. Оригинал остается неизменным. Функция рабочего процесса может использоваться, например, для назначения определенных действий во время работы над проектом, и каждый сотрудник сохраняет обзор текущего состояния.

В то же время идеи или предложения могут быть представлены без необходимости каждый раз созывать встречи. Архивные документы можно искать по ключевым словам или дате или справочным номерам, а автоматические шаблоны могут быть созданы ИИ в PaperOffice DMS.

Это впечатляющая цифра. Около 16 миллионов человек только в Германии страдают от потери слуха. Интересно, что потеря слуха довольно равномерно распределена почти по всем возрастным группам от 30 до 70 лет, и потеря слуха является растущей проблемой. За последние 20 лет число людей с потерей слуха увеличилось примерно на 4%. Тем не менее, только около половины пострадавших используют слуховой аппарат.

Любой, кто использует его, обычно вступает в контакт с профессией, которая не очень хорошо известна, специалистом по слухопротезированию, который все еще был специалистом по слухопротезированию до 2017 года. Ремесло с трехлетним обучением и возможностью дальнейшего обучения, чтобы стать мастером-ремесленником и получить степень в области слуховых технологий и аудиологии. Слуховые акустики занимаются производством слуховых аппаратов и средств защиты слуха в виде так называемых отопластатических устройств, индивидуально изготовленных по меркам устройств. Профиль работы акустика слухового аппарата сопоставим с профилем зубного техника.

Для специалистов по слухопротезированию это означает поддержание данных их пациентов или клиентов в актуальном состоянии. В то же время это очень чувствительные данные, потому что многие люди с нарушениями слуха видят в этом недостаток, который их личное окружение не должно испытывать. Вот почему защита данных важна при хранении данных. В большинстве случаев новые клиенты опосредованы специалистами по слухопротезированию от ЛОР-врачей, у которых диагностирована потеря слуха, поэтому поддержание данных здесь также имеет большое значение, а хорошо продуманный архив в конечном итоге ускоряет рабочий процесс.

Программное обеспечение для управления документами, такое как PaperOffice DMS, лучше всего подходит для этих задач. Потому что это программное обеспечение для управления документами, которое может делать гораздо больше, чем просто управлять документами.

PaperOffice не различает типы документов, независимо от того, нужна ли вам помощь в управлении контрактами, состязательными бумагами и электронной корреспонденцией: благодаря системе управления документами PaperOffice ваши предыдущие процессы в компании оцифровываются, что делает их более эффективными, прозрачными и значительно более гибкими.

Потому что независимо от того, в какой форме документы поступают в компанию, будь то бумажные документы, PDF-файлы, электронные письма или фотографии, они автоматически архивируются и хранятся в защищенной базе данных.

Таким образом, важные контракты могут быть своевременно признаны и расторгнуты или пересмотрены. Выпуск документов с цифровой подписью и уведомлением по электронной почте вместо медленной бумажной почты, небезопасная электронная почта способствует лояльности клиентов.

Doctor looking at the hearing aid user manual on the monitor
PaperOffice DMS is the right software because it has everything the hearing care industry needs

PaperOffice архивирует все документы, созданные в вашей слуховой компании, и всю соответствующую информацию в соответствии с законом и в аудиторской манере

Прежде всего, Paperoffice DMS может быть использован для преобразования аналогового архива, возможно, традиционной висячей файловой системы, в цифровой архив. Это важный шаг, который не только ускоряет администрирование в компании, но и улучшает передачу данных от ЛОР-врача и наоборот. Например, данные, отправленные по электронной почте, могут быть считаны напрямую и автоматически перенесены в электронный файл клиента.

В PaperOffice DMS конфиденциальные данные пациентов шифруются и защищаются паролем, благодаря чему можно установить, кому разрешено видеть, сколько данных в компании.

Вызов нужной папки также выполняется очень быстро в PaperOffice DMS, при этом внутренняя поисковая система записывает различные параметры, которые включены в поиск. Если номер клиента или даже имя больше не известно или существует более одного раза, определенные ключевые слова могут ограничить поиск соответствующим результатом.

Благодаря встроенному ИИ срабатывают автоматические правила. Этот ИИ автоматически сортирует документы по папкам, таким как «Счет-фактура» и «Контракт», сохраняет соответствующие ключевые слова и запускает цифровой рабочий процесс, хранящийся для соответствующего типа документа.

PaperOffice соответствует самым высоким стандартам безопасности , таким как управление авторизацией или предоставление разрешений на доступ. Пользователь определяет отдельные этапы работы точно так же, как они будут выполняться, например, «запись», «проверка», «выпуск» и «бронирование» счетов-фактур.

Ответственность может быть возложена не только на отдельных людей, но и на группы пользователей, такие как «Бухгалтерия» или «Производство», чтобы коллега мог немедленно вмешаться, если сотрудник отсутствует.

Технология OCR распознает не только содержимое документа, но и все поля данных, связанные с налогообложением, такие как номер документа, дата, нетто, налог и валовая сумма. Импортированные данные доступны для контроля оценок, платежных операций и финансового учета. Это экономит утомительную работу по вводу и уменьшает количество ошибок при размещении.

Важные аргументы в пользу включения PaperOffice DMS в бюджетное планирование. Наконец, PaperOffice DMS также убеждает в том, что учитывается устойчивость и защита окружающей среды. Рано или поздно произойдет полный переход от аналоговых документов к цифровому, и тогда государственное учреждение, которое тогда уже будет использовать PaperOffice DMS, будет хорошо подготовлено.

Конечно, PaperOffice DMS позволяет осуществлять миграцию и интеграцию существующих цифровых данных из существующих программных решений. В то же время PaperOffice DMS является интерфейсом между аналоговым и цифровым. Используя свою функцию сканирования, программное обеспечение может считывать аналоговые документы, планы и фотографии в систему и оцифровывать их с помощью сканеров, а также записи с мобильных телефонов, в результате чего тексты преобразуются в запись с помощью OCR и могут быть изменены в программах Office. Отметки времени и управление версиями гарантируют, что цифровой документ соответствует аналоговому оригиналу.

Всего одним щелчком мыши данные, включая место архивации, могут быть экспортированы вашему клиенту, налоговому консультанту или наоборот.

Doctor holds a hearing aid
PaperOffice archives all documents generated in your hearing aid company and all relevant information in compliance with the law and in an audit-proof manner

Решение: проверенные ноу-хау

Разве не имеет смысла сразу использовать программное обеспечение для управления на практике? что не только отвечает всем требованиям, но и легко освоить и недорого?

PaperOffice DMS является проверенным и проверенным комплексным решением для цифровой работы и, с более чем 20-летним опытом работы на рынке, одним из первых пионеров DMS.

Содержание

Цифровая обработка – важнейшая основа обеспечения высокого качества обслуживания муниципальных услуг в будущем

Тот факт, что акустика слуховых аппаратов не у всех на устах и, конечно, не на ушах каждого, объясняется тем, что в Германии всего 6 600 компаний такого типа. Это чуть более 1% всех ремесленных предприятий в Германии.

Тем не менее, их клиентура насчитывает около 8 миллионов человек, поэтому средний клиентский файл специалиста по слухопротезированию включает более 1200 человек. Для каждого клиента приходится записывать много разных данных, ведь слух – дело очень сложное, и повреждение затрагивает не только ухо или уши. Любой, у кого когда-либо был ушной канал, забитый ушной серой, может иметь приблизительное представление о том, что значит быть слабослышащим. Последствиями могут быть:

  • Истощение
  • Головная боль
  • Ударение
  • Депрессия
  • Головокружение
  • Нарушения сна

Чтобы исправить это, аудиометрические данные записываются от пациента и на основе этого изготавливается индивидуальный слуховой аппарат. Глухота может быть изменена. Степень потери слуха обычно увеличивается с возрастом, что в свою очередь делает необходимым адаптацию слухового аппарата к новым условиям. Само ухо также подвержено анатомическим изменениям в течение жизни из-за расслабления соединительной ткани.

Компании, занимающиеся слуховой акустикой, должны обрабатывать документы во всех хозяйственных операциях. Постоянное дальнейшее развитие бизнес-моделей постоянно создает новые вызовы. Что им нужно, так это хорошая система управления документами.

PaperOffice DMS - это правильное программное обеспечение, потому что оно поставляется со всем, что нужно индустрии слухопротезирования, таким как:

  • Хранение документов во всех цифровых форматах в соответствии с принципами GDPR/li>
  • Функции по представлению и повторной отправке просроченных документов, требующих действий
  • Самообучающаяся функция хранения данных с тегами и внутренней поисковой системой
  • Автоматическое назначение вновь добавленных документов в правильную папку
  • Простое создание базы данных и подключение к ней, включая индивидуально настраиваемую маску
  • Автоматическое создание шаблонов для повторяющихся процессов и операций

Совместимое с ревизиями и безопасное архивирование: PaperOffice DMS технически соответствует юридическим требованиям GoBD, GDPdU и DSGVO

Woman stamps a document
With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

Обширные рабочие функции PaperOffice очень интересны для компаний, производящих слуховые аппараты. Содержание проектных встреч записывается и может быть дополнено участниками в любое время, все на экране и из разных мест. В любое время гарантируется надежное архивирование, а также оптимизация организационных процессов.

PaperOffice поддерживает это с помощью обширного модуля задач и рабочих процессов.

Компании, занимающиеся слуховой акустикой, получают выгоду от цифрового документооборота

Система документооборота позволяет отдельно создавать базы данных для каждой отдельной области и может создавать ссылки одновременно. Аналоговые документы, такие как представленные счета-фактуры, сканируются с помощью PaperOffice DMS и сохраняются как в виде фотографии, так и в виде преобразованного текста с помощью программного обеспечения OCR. Все существующие данные могут быть отображены четко и однозначно, поэтому никакие файлы не должны носить с собой для внедомовых встреч. Управление базами данных, контролируемое ИИ, создает шаблоны из основных данных или статистически используемых списков по мере необходимости.

При этом необходимая защита данных поддерживается за счет иерархического управления паролями и 1024-битного шифрования.

Оптимизируйте свое рабочее время до 7,5% по сравнению с бумажной работой благодаря использованию PaperOffice DMS.

Экономьте время на поиск, маршрутизацию и совместное использование документов.

С помощью цифровых штампов документы можно дополнить дополнительной информацией и даже контролировать подробные рабочие процессы. В свою очередь, функция задачи и рабочего процесса гарантирует, что сроки соблюдены и завершены.

PaperOffice DMS не только обширна в своих функциях, но и проста в освоении, руководствуясь видеоуроками, а также индивидуальными советами и обучением при желании. Все это при действительно хорошем соотношении цена-качество.

FAQs

Наконец, мы отвечаем на несколько чаще задаваемых вопросов по этому вопросу "Оцифровка для компаний по производству слуховых аппаратов":

Как сотрудники могут получить доступ к PaperOffice?

Благодаря децентрализованной и современной программной архитектуре, PaperOffice можно использовать практически на любом устройстве – от классических ПК до смартфонов/планшетов и телевизоров.

Что произойдет с данными, если PaperOffice не существует?

Этого не произойдет, но чтобы успокоить вас: вы можете экспортировать свои данные в любое время, поскольку PaperOffice основан на открытой структуре базы данных, вы можете получить доступ к своим данным в любое время.

Защита данных по теме: Где хранятся все документы?

PaperOffice будет хранить все документы внутри компании с высокоуровневым шифрованием, что делает его невосприимчивым к краже данных, например, и превышает все требования GDPR и GOBD.
Избегайте ошибок: НИКОГДА не сохраняйте данные в стороннем облаке!

Можно ли адаптировать PaperOffice именно к спецификациям?

Да, PaperOffice может быть на 100% адаптирован к предполагаемому использованию, чтобы обеспечить бесшовную интеграцию в существующие процессы и системы. Даже интерфейс программы может быть полностью спроектирован и свободно адаптирован.

Вывод

PaperOffice DMS поддерживает компании по производству слуховых аппаратов и предлагает соответствующие интерфейсы к другому программному обеспечению, API-соединениям и может быть расширен в любое время в соответствии с вашими пожеланиями. Программное обеспечение легко освоить и может быть легко интегрировано в повседневную практику, не вызывая пропусков в учебных целях.

PaperOffice DMS рекомендует использовать NAS (сетевое хранилище данных) с функцией резервного копирования, чтобы важные данные не терялись и не отслеживались в сторонних облаках.

В конечном счете, PaperOffice DMS впечатляет очень хорошим соотношением цены и качества и огромным ноу-хау благодаря более чем 20-летнему практическому опыту.

Это то, что говорят наши клиенты

Тематическое исследование

Автоматизированная обработка счетов-фактур

15 причин, почему вы должны использовать управление документами со сканером

Цифровая обработка счетов-фактур в сочетании с системой управления документами (DMS) вносит значительный вклад в эффективность и успех вашей компании и в безбумажный офис. Потребность в цифровой обработке счетов-фактур в настоящее время является важным аспектом для всех.