Автоматизация бизнес-процессов в государственном управлении и органах власти
PaperOffice DMS для государственных учреждений и органов власти обеспечивает эффективную обработку любого типа документов, а также быструю обработку запросов и является необходимым условием эффективности и успеха в администрации.
Профессиональный совет
Письменные документы, контракты, черновики, исследования, экспертные заключения и многое другое заменяются электронными документами благодаря цифровизации и таким образом максимально оптимизируют все рабочие процессы.С помощью решения для управления документами вы сохраняете и архивируете всю информацию на центральной платформе в проверенной для аудита манере.
Цифровизация в государственном управлении и органах власти
От налоговой инспекции до KITA, местного самоуправления, органов власти или общественного транспорта до отдела обслуживания дорог.
Официальные и общественные институты связывают, а также стабилизируют структуры в муниципалитетах, городах, округах, а также федеральных землях, вплоть до Федеративной Республики Германии как политического сообщества.
Документы и данные создаются во многих различных отделах органа. Вот как каждый день генерируются важные документы:
Письма, контракты, черновики, исследования, экспертные заключения и многое другое. Они не только поступают по почте, многие документы также поступают по электронной почте.
Все эти документы должны быть оцифрованы, если они поступают в бумажной форме, требуют структурированной подачи, назначения задач и рабочих процессов и должны быть немедленно доступны по требованию.
Кроме того, каждый документ классифицируется по своему типу и может быть назначен людям и объектам, к которым затем можно получить доступ на ходу, независимо от устройства. Таким образом, у вас есть вся информация и документы обо всей информации четко в одном месте, а именно в вашей базе данных.
С помощью решения для управления документами вы сохраняете и архивируете всю информацию на центральной платформе в проверенной для аудита манере.
Для решения многих существующих административных проблем в управлении имуществом должна быть внедрена система документооборота PaperOffice.
Таким образом, повседневная работа может быть упрощена, оптимизирована и улучшена с помощью оцифровки. PaperOffice DMS дает вам четкую структуру в ваших документах и помогает вам справиться с потоком информации.
PaperOffice устраняет все трудоемкие узкие места и создает четкий обзор важных документов, таких как контракты или письма, управляя ими в цифровом виде в PaperOffice в будущем.
Вы также можете извлечь выгоду из цифровых административных задач и следить за официальной корреспонденцией, которая отправляется на повторную отправку или назначается сотрудникам по назначению задач.
Вся информация доступна немедленно
Хорошее программное обеспечение для управления документами не может принимать политические решения, но оно может оказать большую помощь во многих областях государственного управления в различных процессах, потому что подавляющее большинство так называемых административных файлов не имеют суверенного приоритета.
Кроме того, цифровые документы не должны заменять оригиналы, но они облегчают работу.
С помощью PaperOffice DMS документы могут быть оцифрованы во многих органах власти и государственных учреждениях и архивированы централизованно таким образом, что доступ может быть сделан с любого компьютера без необходимости идти в архив или сначала исследовать, какой / Ваш коллега в настоящее время обрабатывает файл.
PaperOffice DMS не только оцифровывает аналоговые документы, программное обеспечение для управления документами сохраняет каждое изменение документа в хронологическом порядке. Оригинал остается неизменным. Функция рабочего процесса может использоваться, например, для назначения определенных действий во время работы над проектом, и каждый сотрудник сохраняет обзор текущего состояния.
В то же время идеи или предложения могут быть представлены без необходимости каждый раз созывать встречи. Архивные документы можно искать по ключевым словам или дате или справочным номерам, а автоматические шаблоны могут быть созданы ИИ в PaperOffice DMS.
Возможное использование PaperOffice DMS приводит к различным уровням официального и государственного управления, например, в:
- Школы
- Детских садов
- Библиотеки
- Университетов
- Больницы
- Муниципальные администрации
- налоговые органы
- Дома престарелых
Конечно, благодаря сложному хранилищу данных с 1024-битным шифрованием, а также специальному внутреннему форматированию и брандмауэру, безопасность в соответствии с GDPR поддерживается. PaperOffice DMS также впечатляет своей простотой в обучении, возможностью настройки до 800 связанных терминалов и очень хорошим соотношением цены и качества.
Это PaperOffice DMS, программное обеспечение для управления документами, которое может делать гораздо больше, чем просто управлять документами.
PaperOffice не различает типы документов, независимо от того, нужна ли вам помощь в управлении контрактами, состязательными бумагами и электронной корреспонденцией: благодаря системе управления документами PaperOffice ваши предыдущие процессы в государственных учреждениях и органах власти оцифровываются, что делает их более эффективными, прозрачными и значительно более гибкими.
Потому что независимо от того, в какой форме документы поступают в компанию, будь то бумажные документы, PDF-файлы, электронные письма или фотографии, они автоматически архивируются и хранятся в защищенной базе данных.
Таким образом, важные контракты могут быть своевременно признаны и расторгнуты или пересмотрены. Выпуск документов с цифровой подписью и уведомлением по электронной почте вместо медленной бумажной почты, небезопасная электронная почта способствует лояльности клиентов.
Оптимизация бизнес-процессов благодаря PaperOffice DMS
Благодаря встроенному ИИ срабатывают автоматические правила. Этот ИИ автоматически сортирует документы по папкам, таким как «Счет-фактура» и «Контракт», сохраняет соответствующие ключевые слова и запускает цифровой рабочий процесс, хранящийся для соответствующего типа документа.
PaperOffice соответствует самым высоким стандартам безопасности , таким как управление авторизацией или предоставление разрешений на доступ. Пользователь определяет отдельные этапы работы точно так же, как они будут выполняться, например, «запись», «проверка», «выпуск» и «бронирование» счетов-фактур.
Ответственность может быть возложена не только на отдельных людей, но и на группы пользователей, такие как «Бухгалтерия» или «Производство», чтобы коллега мог немедленно вмешаться, если сотрудник отсутствует.
Технология OCR распознает не только содержимое документа, но и все поля данных, связанные с налогами, такие как номер документа, дата, чистая, налоговая и валовая сумма. Импортированные данные доступны для контроля оценок, платежных операций и финансового учета. Это экономит утомительную работу по вводу и уменьшает количество ошибок при размещении.
Важные аргументы в пользу включения PaperOffice DMS в бюджетное планирование. Наконец, PaperOffice DMS также убеждает в том, что учитывается устойчивость и защита окружающей среды. Рано или поздно произойдет полный переход от аналоговых документов к цифровому, и тогда государственное учреждение, которое тогда уже будет использовать PaperOffice DMS, будет хорошо подготовлено.
Всего одним щелчком мыши данные, включая место архивации, могут быть экспортированы вашему клиенту, налоговому консультанту или наоборот.
Конечно, PaperOffice DMS позволяет осуществлять миграцию и интеграцию существующих цифровых данных из существующих программных решений. В то же время PaperOffice DMS является интерфейсом между аналоговым и цифровым. Используя свою функцию сканирования, программное обеспечение может считывать аналоговые документы, планы и фотографии в систему и оцифровывать их с помощью сканеров, а также записи с мобильных телефонов, в результате чего тексты преобразуются в запись с помощью OCR и могут быть изменены в программах Office. Отметки времени и управление версиями гарантируют, что цифровой документ соответствует аналоговому оригиналу.
Решение: проверенные ноу-хау
Разве не имеет смысла сразу использовать программное обеспечение для управления на практике? что не только отвечает всем требованиям, но и легко освоить и недорого?
PaperOffice DMS является проверенным и проверенным комплексным решением для цифровой работы и, с более чем 20-летним опытом работы на рынке, одним из первых пионеров DMS.
Цифровая обработка – важнейшая основа обеспечения высокого качества обслуживания муниципальных услуг в будущем
Государственные учреждения и органы власти должны обрабатывать документы для всех деловых операций. Постоянное дальнейшее развитие бизнес-моделей постоянно создает новые вызовы. Что им нужно, так это хорошая система управления документами.
PaperOffice DMS является правильным программным обеспечением, потому что оно поставляется со всем, что нужно властям и государственным учреждениям, таким как:
- Хранение документов во всех цифровых форматах в соответствии с принципами GDPR/li>
- Функции по представлению и повторной отправке просроченных документов, требующих действий
- Самообучающаяся функция хранения данных с тегами и внутренней поисковой системой
- Автоматическое назначение вновь добавленных документов в правильную папку
- Простое создание базы данных и подключение к ней, включая индивидуально настраиваемую маску
- Автоматическое создание шаблонов для повторяющихся процессов и операций
Совместимое с ревизиями и безопасное архивирование: PaperOffice DMS технически соответствует юридическим требованиям GoBD, GDPdU и DSGVO
Обширные рабочие функции PaperOffice очень интересны для органов власти и государственных администраций. Содержание проектных встреч записывается и может быть дополнено участниками в любое время, все на экране и из разных мест. В любое время гарантируется надежное архивирование, а также оптимизация организационных процессов.
PaperOffice поддерживает это с помощью обширного модуля задач и рабочих процессов.
Государственные учреждения и органы власти получают выгоду от цифрового управления документами
Система документооборота позволяет отдельно создавать базы данных для каждой отдельной области и может создавать ссылки одновременно. Аналоговые документы, такие как представленные счета-фактуры, сканируются с помощью PaperOffice DMS и сохраняются как в виде фотографии, так и в виде преобразованного текста с помощью программного обеспечения OCR. Все существующие данные, например, о клиенте, могут отображаться четко и однозначно, поэтому никакие файлы не должны носить с собой для внедомовых встреч. Управление базами данных, контролируемое ИИ, создает шаблоны из основных данных или статистически используемых списков по мере необходимости.
При этом необходимая защита данных поддерживается за счет иерархического управления паролями и 1024-битного шифрования.
Оптимизируйте свое рабочее время до 7,5% по сравнению с бумажной работой благодаря использованию PaperOffice DMS.
Экономьте время на поиск, маршрутизацию и совместное использование документов.
С помощью цифровых штампов документы можно дополнить дополнительной информацией и даже контролировать подробные рабочие процессы. В свою очередь, функция задачи и рабочего процесса гарантирует, что сроки соблюдены и завершены.
PaperOffice DMS не только обширна в своих функциях, но и проста в освоении, руководствуясь видеоуроками, а также индивидуальными советами и обучением при желании. Все это при действительно хорошем соотношении цена-качество.
FAQs
В заключение, мы ответим на несколько часто задаваемых вопросов на данную тему. "Цифровизация в государственном управлении и органах власти":
Как сотрудники могут получить доступ к PaperOffice?
Благодаря децентрализованной и современной программной архитектуре, PaperOffice можно использовать практически на любом устройстве – от классических ПК до смартфонов/планшетов и телевизоров.
Что произойдет с данными, если PaperOffice не существует?
Этого не произойдет, но чтобы успокоить вас: вы можете экспортировать свои данные в любое время, поскольку PaperOffice основан на открытой структуре базы данных, вы можете получить доступ к своим данным в любое время.
Защита данных по теме: Где хранятся все документы?
PaperOffice будет хранить все документы внутри компании с высокоуровневым шифрованием, что делает его невосприимчивым к краже данных, например, и превышает все требования GDPR и GOBD.
Избегайте ошибок: НИКОГДА не сохраняйте данные в стороннем облаке!
Можно ли адаптировать PaperOffice именно к спецификациям?
Да, PaperOffice может быть на 100% адаптирован к предполагаемому использованию, чтобы обеспечить бесшовную интеграцию в существующие процессы и системы. Даже интерфейс программы может быть полностью спроектирован и свободно адаптирован.
Заключение
PaperOffice DMS поддерживает органы власти и государственные администрации и предлагает соответствующие интерфейсы к другому программному обеспечению, API-соединениям и может быть расширен в любое время в соответствии с вашими пожеланиями. Программное обеспечение легко освоить и может быть легко интегрировано в повседневную практику, не вызывая пропусков в учебных целях.
PaperOffice DMS рекомендует использовать NAS (сетевое хранилище данных) с функцией резервного копирования, чтобы важные данные не терялись и не отслеживались в сторонних облаках.
В конечном счете, PaperOffice DMS впечатляет очень хорошим соотношением цены и качества и огромным ноу-хау благодаря более чем 20-летнему практическому опыту.