Автоматизация бизнес-процессов для садоводческой и ландшафтной промышленности
PaperOffice DMS для садоводства и озеленения обеспечивает бесперебойный поток информации благодаря оцифровке и автоматизации бизнес-процессов.
Профессиональный совет
Письменные документы, контракты, черновики, счета-фактуры, накладные и многое другое заменяются электронными документами благодаря цифровизации, тем самым максимально оптимизируя все рабочие процессы.Интегрированный ИИ позволяет в значительной степени автоматизировать бизнес-процессы, ускоряя ваши процессы и повышая успех и удовлетворенность.
Цифровизация в садоводстве и ландшафтном дизайне
Садоводческие и ландшафтные компании значительно выигрывают от использования подходящего управления данными, потому что они получают бумажные документы каждый день.
Вот как садоводческие и ландшафтные компании ежедневно накапливают важные документы:
Сочинения, наброски, черновики, внешние письма, исследования, мнения экспертов и многое другое. Они не только по почте, многие письма также приходят по электронной почте.
Все эти документы должны быть оцифрованы, если они поступают в бумажной форме, требуют структурированной подачи, назначения задач и рабочих процессов и должны быть немедленно доступны по требованию.
Очень важно, чтобы были соблюдены важные сроки и приняты правовые меры для хранения документов. PaperOffice DMS дает вам четкую структуру в ваших документах и помогает вам справиться с потоком информации.
PaperOffice устраняет все трудоемкие узкие места и создает четкий обзор важных документов, таких как контракты или письма, управляя ими в цифровом виде в PaperOffice в будущем.
Решения по управлению документами важны в каждой отрасли, для компаний в области садоводства и ландшафтного дизайна последствия неправильного решения в документообороте могут быть фатальными. Неправильные рецепты, неправильные результаты анализов или устаревшие вкладыши в упаковку могут привести к рискам для здоровья. Неправильный запрос данных во время аудита также может привести к сбою или потере сертификата.
Таким образом, в фармацевтической отрасли есть много вещей, которые следует учитывать для оптимального управления качеством и уровня информационной безопасности.
В садоводстве и ландшафтном дизайне каждый день используется много бумаги. С одной стороны, поскольку процессы достаточно сложные, это приводит к большим горам бумаги, огромным объемам данных, а также к длительному процессу поиска.
Совместно с независимой от производителя консалтинговой компанией годовая стоимость дополнительных документов была рассчитана на уровне до десяти миллионов евро (по состоянию на 2020 год).
При средних затратах времени в пять минут на поддержание структуры папок и подачу, десять поисков на сотрудника в неделю и десять минут на каждый поиск, это привело к затратам на исследования до двух миллионов евро в год.
Почему программное обеспечение для управления документами является идеальным решением?
Система управления документами PaperOffice объединяет организацию и защиту данных под одним капотом. Инновационная система предоставляет оптимизированные инструменты поиска и извлечения, которые сокращают время отклика и гарантируют, что документы никогда не будут потеряны, что всегда является удовлетворением для бизнеса.
PaperOffice не различает типы документов, независимо от того, нужна ли вам помощь в управлении контрактами, состязательными бумагами, выставлением счетов и электронной корреспонденцией: благодаря системе управления документами PaperOffice ваши предыдущие процессы преобразуются в оцифрованную вашу компанию, что делает вас более эффективными, прозрачными и гораздо более гибкими.
Потому что независимо от того, в какой форме документы поступают в компанию, будь то бумажные документы, PDF-файлы, электронные письма или фотографии, они автоматически архивируются и хранятся в защищенной базе данных.
Благодаря встроенному ИИ срабатывают автоматические правила. Этот ИИ автоматически сортирует документы по папкам, таким как «Счет-фактура» и «Заметки о доставке», сохраняет соответствующие ключевые слова и запускает цифровой рабочий процесс, хранящийся для соответствующего типа документа.
Как перейти на безбумажный документооборот?
PaperOffice устраняет все трудоемкие узкие места, приводит к экономии средств, такой как устранение бумажных документов, и создает четкий обзор важных документов, таких как квитанции, контракты, накладные или другие письма, управляя ими в цифровом виде в PaperOffice в будущем.
Захват, обработка, совместное использование, поиск и отслеживание ваших документов становится очень простым с использованием PaperOffice.
Благодаря контролируемому доступу, подробным спискам задач, а также утверждениям с использованием рабочих процессов и надежных уведомлений по электронной почте, сотрудники могут эффективно выполнять поставленные задачи, а уполномоченные лица могут легко утверждать или отклонять утверждение.
С программным решением PaperOffice DMS документы больше не теряются. И независимо от того, где вы находитесь, вы можете получить доступ к важным документам за считанные секунды.
Конечно, вы всегда работаете с системой документооборота в соответствии с законодательством и полностью аудиторски.
Квитанции, выписки и аналогичные документы больше не нужно отправлять по почте. Внутренняя почта также может быть отправлена в цифровом виде таким образом. Это экономит бумагу, затраты на дополнительное хранение данных и поездки в архивы. Документы могут быть снабжены ключевыми словами (редактор, тема, статус, дата и т. Д.), А затем их легче найти.
Процессно-ориентированное управление документами
Процессно-ориентированное управление документами гарантирует, что эти документы остаются актуальными без особых усилий. PaperOffice поддерживает вас здесь с обширным модулем задач и рабочих процессов.
Таким образом, могут быть созданы определенные технологические цепочки и существующие операционные процессы могут быть определены в электронных документах и частично выполнены автоматически.
Это представляет собой безошибочную оптимизацию процесса, поскольку задача может быть не только назначена сотрудникам с определенными правами пользователя и периодами завершения, требовать цифрового одобрения, но и автоматически инициировать дальнейшие действия, такие как уведомления по электронной почте или изменения статуса документа.
Таким образом, все процессы документов могут быть сопоставлены.
Потому что независимо от того, в какой форме документы поступают в компанию, будь то бумажные документы, PDF-файлы, электронные письма или фотографии, они автоматически архивируются и хранятся в защищенной базе данных.
Таким образом, важные контракты могут быть своевременно признаны и расторгнуты или пересмотрены. Выпуск документов с цифровой подписью и уведомлением по электронной почте вместо медленной бумажной почты, небезопасная электронная почта способствует лояльности клиентов.
Решение: проверенные ноу-хау
Разве не имеет смысла сразу использовать программное обеспечение для управления на практике? что не только отвечает всем требованиям, но и легко освоить и недорого?
PaperOffice DMS является проверенным и проверенным комплексным решением для цифровой работы и, с более чем 20-летним опытом работы на рынке, одним из первых пионеров DMS.
Экономия времени на важные вещи, экономия средств за счет устранения бумажных архивов, улучшение вашего сервиса за счет возможности быстрого предоставления информации и аудита и цифрового архивирования вашего объема документов - это гарантируется PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS - это правильное программное обеспечение, потому что оно поставляется со всем, что нужно отрасли садоводства и ландшафтного дизайна, например:
- Хранение документов во всех цифровых форматах в соответствии с принципами GDPR
- Функции по представлению и повторной отправке просроченных документов, требующих действий
- Самообучающаяся функция хранения данных с тегами и внутренней поисковой системой
- Автоматическое назначение вновь добавленных документов в правильную папку
- Простое создание базы данных и подключение к ней, включая индивидуально настраиваемую маску
- Автоматическое создание шаблонов для повторяющихся процессов и операций
Конечно, PaperOffice DMS позволяет осуществлять миграцию и интеграцию существующих цифровых данных из существующих программных решений. В то же время PaperOffice DMS является интерфейсом между аналоговым и цифровым. Используя свою функцию сканирования, программное обеспечение может считывать аналоговые документы, планы и фотографии в систему и оцифровывать их с помощью сканеров, а также записи с мобильных телефонов, в результате чего тексты преобразуются в запись с помощью OCR и могут быть изменены в программах Office. Отметки времени и управление версиями гарантируют, что цифровой документ соответствует аналоговому оригиналу.
Безопасность данных является чрезвычайно важным вопросом, особенно в садоводстве и ландшафтном дизайне. Вот почему PaperOffice DMS работает с 1024-битным кодом шифрования, но не только с этим.
Все данные преобразуются в собственный формат, который не зависит от операционной системы. В результате хакерам и вымогателям сначала приходится взламывать брандмауэр операционной системы, затем шифрование и, наконец, иностранный формат, чего до сих пор не произошло. PaperOffice DMS имеет очень эффективную систему управления паролями, так что в конечном итоге человек, который должен рассматриваться как самое большое слабое место каждого компьютера, не может нанести какой-либо ущерб.
Все цифровые данные шифруются в PaperOffice DMS с 1024 битами и формат преобразуется. Это приводит к таким большим препятствиям для хакеров и шпионов, что все они до сих пор терпели неудачу с PaperOffice DMS. В то же время иерархическая система управления паролями не позволяет каждому иметь доступ ко всему.
Важные аргументы в пользу включения PaperOffice DMS в бюджетное планирование. Наконец, PaperOffice DMS также убеждает в том, что учитывается устойчивость и защита окружающей среды. Рано или поздно произойдет полный переход от аналоговых документов к цифровому, и тогда государственное учреждение, которое тогда уже будет использовать PaperOffice DMS, будет хорошо подготовлено.
Цифровая обработка счетов-фактур также является преимуществом для многих компаний в области садоводства и ландшафтного дизайна. Входящие счета-фактуры могут быть автоматизированы благодаря PaperOffice DMS и переданы ответственному сотруднику. Процесс управления и выпуска с помощью цифрового выпуска также может быть выполнен быстро и эффективно через систему.
Всего одним щелчком мыши данные, включая место архивации, могут быть экспортированы вашему налоговому консультанту или наоборот.
Совместимое с ревизиями и безопасное архивирование: PaperOffice DMS технически соответствует юридическим требованиям GoBD, GDPdU и DSGVO
PaperOffice DMS позволяет подключать другое программное обеспечение, такое как ERP, и, конечно же, передавать документы из Microsoft Office через соответствующие интерфейсы. PaperOffice DMS ускоряет связь.
Сроки и встречи контролируются, и действия автоматически запускаются в зависимости от желаемой настройки. Процессы заказа могут быть автоматизированы и даже изменения, которые запланированы на будущее, могут быть введены таким образом, чтобы они вступили в силу в нужное время.
Благодаря своим обширным функциям, PaperOffice DMS определенно можно классифицировать в более высоком сегменте управления корпоративным контентом (ECM).
ECM включает в себя общее управление всем содержимым в организации с соответствующей иерархией доступа. PaperOffice DMS способен сохранять любой контент в цифровом виде, изменять его содержание и формат и делать его доступным.
PaperOffice DMS имеет все функции ECM, и это в отличном соотношении цены и качества, а также интуитивно обучаемой форме работы, которая делает дорогостоящее внешнее или внутреннее обучение ненужным. Скорее, доступны бесплатные видеоуроки, чтобы привыкнуть к различным меню. PaperOffice DMS может стать организационным центром в каждой компании и это практически со скоростью света.
Компании из индустрии садоводства и ландшафтного дизайна получают выгоду от цифрового управления документами
38% всех опрошенных компаний просто не имеют времени на оцифровку своих процессов. Мы рекомендуем процедуру, которая начинается с основного процесса, сканирования аналоговых документов одновременно с их обработкой. Таким образом, группа людей, которые работают с копировальным аппаратом каждый день, также может быть проинструктирована, насколько это возможно, сканировать архив шаг за шагом.
Благодаря автоматическому распознаванию документов с согласованными характеристиками, PaperOffice DMS всегда может назначить все отсканированные документы в правильное место хранения в цифровой памяти. Имеет смысл начать сканирование архива с самых последних записей, чтобы еще больше уменьшить размер аналогового архива по истечении сроков хранения. Кроме того, у нас есть много руководств о том, как добиться безбумажного офиса благодаря сканеру.
PaperOffice DMS - это интерфейс между аналоговым и цифровым. Используя функцию сканирования, программное обеспечение может считывать аналоговые документы, планы и фотографии в систему через сканер и оцифровывать их, в результате чего тексты преобразуются в шрифты с помощью OCR, которые могут быть изменены в программах Office. Отметки времени и управление версиями гарантируют, что цифровой документ соответствует аналоговому оригиналу.
Оптимизируйте свое рабочее время до 7,5% по сравнению с бумажной работой благодаря использованию PaperOffice DMS.
Экономьте время на поиск, маршрутизацию и совместное использование документов.
С помощью цифровых штампов документы можно дополнить дополнительной информацией и даже контролировать подробные рабочие процессы. В свою очередь, функция задачи и рабочего процесса гарантирует, что сроки соблюдены и завершены.
Имеющиеся механизмы оценки, контролируемые ИИ, интегрированным в PaperOffice DMS, позволяют проводить оценки и статистические обследования материальных потоков, происходящих в компании.
PaperOffice DMS, с его многочисленными инструментами управления, является идеальным программным обеспечением для садоводства и ландшафтного дизайна, которое обеспечивает как безопасный, так и молниеносный доступ ко всем данным, необходимым для наилучшего консультирования клиентов. В то же время PaperOffice DMS может использоваться для управления всеми вопросами, которые в противном случае возникают в бизнес-операциях.
Чтобы существовало не только разнообразие в управлении документами и защите данных, PaperOffice DMS рекомендует использовать внутреннее сетевое хранилище (NAS) с функцией резервного копирования, что сводит вероятность полной потери к минимуму и в то же время представляет собой внутреннее облако, которое, в отличие от облаков от внешних провайдеров, действительно защищает от нежелательного доступа со стороны правительственных или неправительственных органов.
FAQs
В заключение, мы ответим на несколько часто задаваемых вопросов на данную тему. "Цифровизация для садоводства и ландшафтного дизайна":
Как сотрудники могут получить доступ к PaperOffice?
Благодаря децентрализованной и современной программной архитектуре, PaperOffice можно использовать практически на любом устройстве – от классических ПК до смартфонов/планшетов и телевизоров.
Что произойдет с данными, если PaperOffice не существует?
Этого не произойдет, но чтобы успокоить вас: вы можете экспортировать свои данные в любое время, поскольку PaperOffice основан на открытой структуре базы данных, вы можете получить доступ к своим данным в любое время.
Защита данных по теме: Где хранятся все документы?
PaperOffice будет хранить все документы внутри компании с высокоуровневым шифрованием, что делает его невосприимчивым к краже данных, например, и превышает все требования GDPR и GOBD.
Избегайте ошибок: НИКОГДА не сохраняйте данные в стороннем облаке!
Можно ли адаптировать PaperOffice именно к спецификациям?
Да, PaperOffice может быть на 100% адаптирован к предполагаемому использованию, чтобы обеспечить бесшовную интеграцию в существующие процессы и системы. Даже интерфейс программы может быть полностью спроектирован и свободно адаптирован.
Заключение
PaperOffice DMS поддерживает оцифровку в садоводстве и ландшафтном дизайне и предлагает соответствующие интерфейсы к другому программному обеспечению, API-соединениям и может быть расширен в любое время в соответствии с вашими пожеланиями. Программное обеспечение легко освоить и может быть легко интегрировано в повседневную практику, не вызывая пропусков в учебных целях.
PaperOffice DMS рекомендует использовать NAS (сетевое хранилище данных) с функцией резервного копирования, чтобы важные данные не терялись и не отслеживались в сторонних облаках.
В конечном счете, PaperOffice DMS впечатляет очень хорошим соотношением цены и качества и огромным ноу-хау благодаря более чем 20-летнему практическому опыту.