Автоматизация бизнес-процессов для поставщиков услуг и дилеров многофункциональных систем
PaperOffice DMS для поставщиков услуг и ритейлеров многофункциональных систем обеспечивает бесперебойный поток информации благодаря оцифровке и автоматизации бизнес-процессов.
Профессиональный совет
Письменные документы, контракты, черновики, счета-фактуры, накладные и многое другое заменяются электронными документами благодаря цифровизации, тем самым максимально оптимизируя все рабочие процессы.Интегрированный ИИ позволяет в значительной степени автоматизировать бизнес-процессы, ускоряя ваши процессы и повышая успех и удовлетворенность.
Оцифровка у поставщиков услуг и дилеров для копировальных аппаратов
Специализированные дилеры офисной техники, решений для печати и офисных систем значительно выигрывают от использования подходящего управления данными.
Тенденция, а также экономическая ситуация и конкурентная ситуация все больше смещаются в сторону оцифровки документов вместо того, чтобы хранить их исключительно в бумажном виде.
Вот как большинство специализированных дилеров офисных технологий и решений для печати ежедневно генерируют важные документы:
Письменные письма, контракты, накладные, черновики, счета-фактуры поставщиков и многое другое. Они не только по почте, многие письма также приходят по электронной почте.
Но ни в коем случае не каждый счет-фактура поставщика или каждая накладная доступны в виде файла с самого начала. Соответственно, надежные, качественные и мощные сканеры и использование соответствующего решения для управления документами имеют решающее значение для успешной оцифровки.
Очень важно, чтобы были соблюдены важные сроки и приняты правовые меры по хранению документов. PaperOffice DMS дает вам четкую структуру в ваших документах и помогает вам справиться с потоком информации.
Индустрия офисных технологий и офисных систем - это та, которая извлекает выгоду из системы управления документами PaperOffice в виде решения для области оцифровки, а также в качестве партнера.
Потому что какой носитель лучше многофункционального устройства для преобразования бумажных документов из аналоговых в цифровые?
Например, при использовании общего DMS можно подавать отсканированную почту, сохранять важные электронные письма и архивировать документы. Кроме того, различные пользователи могут получить доступ к этим документам и работать с ними.
Как перейти на безбумажный документооборот?
PaperOffice устраняет все трудоемкие узкие места, приводит к экономии средств, такой как устранение бумажных документов, и создает четкий обзор важных документов, таких как квитанции, контракты, накладные или другие письма, управляя ими в цифровом виде в PaperOffice в будущем.
Захват, обработка, совместное использование, поиск и отслеживание ваших документов становится очень простым с использованием PaperOffice.
Благодаря контролируемому доступу, подробным спискам задач, а также утверждениям с использованием рабочих процессов и надежных уведомлений по электронной почте, сотрудники могут эффективно выполнять поставленные задачи, а уполномоченные лица могут легко утверждать или отклонять утверждение.
С программным решением PaperOffice DMS документы больше не теряются. И независимо от того, где вы находитесь, вы можете получить доступ к важным документам за считанные секунды.
Конечно, вы всегда работаете с нашими системами в соответствии с законодательством и полностью аудиторскими.
Квитанции, счета и аналогичные документы больше не нужно отправлять по почте между церковными округами и приходами. Внутренняя почта также может быть отправлена в цифровом виде таким образом. Это экономит бумагу, затраты на дополнительное хранение данных и поездки в архивы. Документы могут быть снабжены ключевыми словами (редактор, тема, статус, дата и т. Д.), А затем их легче найти.
Процессно-ориентированное управление документами
Процессно-ориентированное управление документами гарантирует, что эти документы остаются актуальными без особых усилий. PaperOffice поддерживает вас здесь с обширным модулем задач и рабочих процессов.
Таким образом, могут быть созданы определенные технологические цепочки и существующие операционные процессы могут быть определены в электронных документах и частично выполнены автоматически.
Это представляет собой безошибочную оптимизацию процесса, поскольку задача может быть не только назначена сотрудникам с определенными правами пользователя и периодами завершения, требовать цифрового одобрения, но и автоматически инициировать дальнейшие действия, такие как уведомления по электронной почте или изменения статуса документа.
Таким образом, все процессы документов могут быть сопоставлены.
PaperOffice не различает типы документов, независимо от того, нужна ли вам помощь в управлении контрактами, счетами-фактурами, брифами и электронной корреспонденцией: благодаря системе управления документами PaperOffice ваши предыдущие процессы в Компаниях оцифрованы, что делает их более эффективными, прозрачными и значительно более гибкими.
Потому что независимо от того, в какой форме документы поступают в компанию, будь то бумажные документы, PDF-файлы, электронные письма или фотографии, они автоматически архивируются и хранятся в защищенной базе данных.
Таким образом, важные контракты могут быть своевременно признаны и расторгнуты или пересмотрены. Выпуск документов с цифровой подписью и уведомлением по электронной почте вместо медленной бумажной почты, небезопасная электронная почта способствует лояльности клиентов.
Решение: проверенные ноу-хау
Разве не имеет смысла сразу использовать программное обеспечение для управления на практике? что не только отвечает всем требованиям, но и легко освоить и недорого?
PaperOffice DMS является проверенным и проверенным комплексным решением для цифровой работы и, с более чем 20-летним опытом работы на рынке, одним из первых пионеров DMS.
Сегодня, в 21 веке, практически не осталось копировальных аппаратов. Копировальный аппарат стал многофункциональным устройством в компаниях, администрациях и частных домохозяйствах. Помимо функции копировального аппарата, устройства способны печатать и отправлять факсы, преобразовывать цифровой контент непосредственно в аналоговую форму через интерфейс к ПК, а также наоборот путем сканирования.
Именно в этой функции копировальные аппараты будут иметь наибольший потенциал для использования сейчас, но все больше и больше в ближайшем будущем. Сканирование и преобразование аналоговой информации в цифровую.
Согласно опросу 3 500 компаний, проведенному DIHK с 2020 года, их степень оцифровки составляет в среднем около 50%. Все компании знают о преимуществах, которые приносит с собой цифровизация. Компании видят самые большие проблемы в следующих областях:
- Сложность предлагаемых систем и процессов
- Высокая стоимость
- Риски безопасности
- Нехватка времени
- Обширная подготовка
- Хранение документов во всех цифровых форматах в соответствии с принципами GDPR
- Функции по представлению и повторной отправке просроченных документов, требующих действий
- Самообучающаяся функция хранения данных с тегами и внутренней поисковой системой
- Автоматическое назначение вновь добавленных документов в правильную папку
- Простое создание базы данных и подключение к ней, включая индивидуально настраиваемую маску
- Автоматическое создание шаблонов для повторяющихся процессов и операций
Практически все компании имеют хотя бы базовое оборудование, копировальный аппарат или многофункциональное устройство со сканером и один или несколько ПК. Что все еще необходимо, так это правильное программное обеспечение, и его можно найти в PaperOffice DMS.
С PaperOffice DMS навигация по меню интуитивно понятна и проста в освоении. Меню справки поможет вам в каждом приложении, и в то же время доступны видеоуроки, которые объясняют определенные процессы шаг за шагом. Выездное обучение для сотрудников не обязательно, но обучение при желании можно проводить непосредственно в компании.
PaperOffice DMS создает явные преимущества для дилеров и поставщиков услуг многофункциональных устройств
PaperOffice DMS является правильным программным обеспечением, потому что оно включает в себя все, что нужно специализированным дилерам для офисной техники и решений для печати, таких как:
PaperOffice DMS имеет очень выгодное соотношение цены и качества и это с возможностью подключения до 800 терминалов (рабочих станций дисплея).
Все цифровые данные шифруются в PaperOffice DMS с 1024 битами и формат преобразуется. Это приводит к таким большим препятствиям для хакеров и шпионов, что все они до сих пор терпели неудачу с PaperOffice DMS. В то же время иерархическая система управления паролями не позволяет каждому иметь доступ ко всему.
Важные аргументы в пользу включения PaperOffice DMS в бюджетное планирование. Наконец, PaperOffice DMS также убеждает в том, что учитывается устойчивость и защита окружающей среды. Рано или поздно произойдет полный переход от аналоговых документов к цифровому, и тогда государственное учреждение, которое тогда уже будет использовать PaperOffice DMS, будет хорошо подготовлено.
Цифровая обработка счетов-фактур также является преимуществом для многих поставщиков услуг и розничных продавцов копировальных систем. Входящие счета-фактуры могут быть автоматизированы благодаря PaperOffice DMS и переданы ответственному сотруднику. Процесс управления и выпуска с помощью цифрового выпуска также может быть выполнен быстро и эффективно через систему.
Всего одним щелчком мыши данные, включая место архивации, могут быть экспортированы вашему налоговому консультанту или наоборот.
Совместимое с ревизиями и безопасное архивирование: PaperOffice DMS технически соответствует юридическим требованиям GoBD, GDPdU и DSGVO
PaperOffice DMS позволяет подключать другое программное обеспечение, такое как ERP, и, конечно же, передавать документы из Microsoft Office через соответствующие интерфейсы. PaperOffice DMS ускоряет связь.
Сроки и встречи контролируются, и действия автоматически запускаются в зависимости от желаемой настройки. Процессы заказа могут быть автоматизированы и даже изменения, которые запланированы на будущее, могут быть введены таким образом, чтобы они вступили в силу в нужное время.
Благодаря своим обширным функциям, PaperOffice DMS определенно можно классифицировать в более высоком сегменте управления корпоративным контентом (ECM).
ECM включает в себя общее управление всем содержимым в организации с соответствующей иерархией доступа. PaperOffice DMS способен сохранять любой контент в цифровом виде, изменять его содержание и формат и делать его доступным.
PaperOffice DMS имеет все функции ECM, и это в отличном соотношении цены и качества, а также интуитивно обучаемой форме работы, которая делает дорогостоящее внешнее или внутреннее обучение ненужным. Скорее, доступны бесплатные видеоуроки, чтобы привыкнуть к различным меню. Таким образом, PaperOffice DMS может стать организационным стержнем в каждой компании в торговле и производстве, и это почти со скоростью света.
Поставщики услуг и розничные продавцы многофункциональных систем получают выгоду от цифрового управления документами
38% всех опрошенных компаний просто не имеют времени на оцифровку своих процессов. Мы рекомендуем процедуру, которая начинается с основного процесса, сканирования аналоговых документов одновременно с их обработкой. Таким образом, группа людей, которые работают с копировальным аппаратом каждый день, также может быть проинструктирована, насколько это возможно, сканировать архив шаг за шагом.
Благодаря автоматическому распознаванию документов с согласованными характеристиками, PaperOffice DMS всегда может назначить все отсканированные документы в правильное место хранения в цифровой памяти. Имеет смысл начать сканирование архива с самых последних записей, чтобы еще больше уменьшить размер аналогового архива по истечении сроков хранения. Кроме того, у нас есть много руководств о том, как добиться безбумажного офиса благодаря сканеру.
PaperOffice DMS - это интерфейс между аналоговым и цифровым. Используя функцию сканирования, программное обеспечение может считывать аналоговые документы, планы и фотографии в систему через сканер и оцифровывать их, в результате чего тексты преобразуются в шрифты с помощью OCR, которые могут быть изменены в программах Office. Отметки времени и управление версиями гарантируют, что цифровой документ соответствует аналоговому оригиналу.
Оптимизируйте свое рабочее время до 7,5% по сравнению с бумажной работой благодаря использованию PaperOffice DMS.
Экономьте время на поиск, маршрутизацию и совместное использование документов.
С помощью цифровых штампов документы можно дополнить дополнительной информацией и даже контролировать подробные рабочие процессы. В свою очередь, функция задачи и рабочего процесса гарантирует, что сроки соблюдены и завершены.
Таким образом, все, что вам нужно, это копировальный аппарат и PaperOffice DMS для ускорения оцифровки операций или даже для начала работы. Путь, который, безусловно, стоит того.
FAQs
В заключение, мы ответим на несколько часто задаваемых вопросов на данную тему. "Оцифровка у поставщиков услуг и дилеров для многофункциональных устройств":
Как сотрудники могут получить доступ к PaperOffice?
Благодаря децентрализованной и современной программной архитектуре, PaperOffice можно использовать практически на любом устройстве – от классических ПК до смартфонов/планшетов и телевизоров.
Что произойдет с данными, если PaperOffice не существует?
Этого не произойдет, но чтобы успокоить вас: вы можете экспортировать свои данные в любое время, поскольку PaperOffice основан на открытой структуре базы данных, вы можете получить доступ к своим данным в любое время.
Защита данных по теме: Где хранятся все документы?
PaperOffice будет хранить все документы внутри компании с высокоуровневым шифрованием, что делает его невосприимчивым к краже данных, например, и превышает все требования GDPR и GOBD.
Избегайте ошибок: НИКОГДА не сохраняйте данные в стороннем облаке!
Можно ли адаптировать PaperOffice именно к спецификациям?
Да, PaperOffice может быть на 100% адаптирован к предполагаемому использованию, чтобы обеспечить бесшовную интеграцию в существующие процессы и системы. Даже интерфейс программы может быть полностью спроектирован и свободно адаптирован.
Заключение
PaperOffice DMS поддерживает поставщиков услуг и дилеров для копировальных аппаратов и предлагает соответствующие интерфейсы к другому программному обеспечению, API-соединениям и может быть расширен в любое время в соответствии с вашими пожеланиями. Программное обеспечение легко освоить и может быть легко интегрировано в повседневную практику, не вызывая пропусков в учебных целях.
PaperOffice DMS рекомендует использовать NAS (сетевое хранилище данных) с функцией резервного копирования, чтобы важные данные не терялись и не отслеживались в сторонних облаках.
В конечном счете, PaperOffice DMS впечатляет очень хорошим соотношением цены и качества и огромным ноу-хау благодаря более чем 20-летнему практическому опыту.