Оцифровка у поставщиков услуг и дилеров для многофункциональных устройств

Оцифровка у поставщиков услуг и дилеров для копировальных аппаратов

Специализированные дилеры офисной техники, решений для печати и офисных систем значительно выигрывают от использования подходящего управления данными.

Тенденция, а также экономическая ситуация и конкурентная ситуация все больше смещаются в сторону оцифровки документов вместо того, чтобы хранить их исключительно в бумажном виде.

Вот как большинство специализированных дилеров офисных технологий и решений для печати ежедневно генерируют важные документы:

Письменные письма, контракты, накладные, черновики, счета-фактуры поставщиков и многое другое. Они не только по почте, многие письма также приходят по электронной почте.

Но ни в коем случае не каждый счет-фактура поставщика или каждая накладная доступны в виде файла с самого начала. Соответственно, надежные, качественные и мощные сканеры и использование соответствующего решения для управления документами имеют решающее значение для успешной оцифровки.

Очень важно, чтобы были соблюдены важные сроки и приняты правовые меры по хранению документов. PaperOffice DMS дает вам четкую структуру в ваших документах и помогает вам справиться с потоком информации.

Индустрия офисных технологий и офисных систем - это та, которая извлекает выгоду из системы управления документами PaperOffice в виде решения для области оцифровки, а также в качестве партнера.

Потому что какой носитель лучше многофункционального устройства для преобразования бумажных документов из аналоговых в цифровые?

Например, при использовании общего DMS можно подавать отсканированную почту, сохранять важные электронные письма и архивировать документы. Кроме того, различные пользователи могут получить доступ к этим документам и работать с ними.

Paperless work through digital processes

Как перейти на безбумажный документооборот?

PaperOffice устраняет все трудоемкие узкие места, приводит к экономии средств, такой как устранение бумажных документов, и создает четкий обзор важных документов, таких как квитанции, контракты, накладные или другие письма, управляя ими в цифровом виде в PaperOffice в будущем.

Захват, обработка, совместное использование, поиск и отслеживание ваших документов становится очень простым с использованием PaperOffice.

Благодаря контролируемому доступу, подробным спискам задач, а также утверждениям с использованием рабочих процессов и надежных уведомлений по электронной почте, сотрудники могут эффективно выполнять поставленные задачи, а уполномоченные лица могут легко утверждать или отклонять утверждение.

С программным решением PaperOffice DMS документы больше не теряются. И независимо от того, где вы находитесь, вы можете получить доступ к важным документам за считанные секунды.

Конечно, вы всегда работаете с нашими системами в соответствии с законодательством и полностью аудиторскими.

Квитанции, счета и аналогичные документы больше не нужно отправлять по почте между церковными округами и приходами. Внутренняя почта также может быть отправлена в цифровом виде таким образом. Это экономит бумагу, затраты на дополнительное хранение данных и поездки в архивы. Документы могут быть снабжены ключевыми словами (редактор, тема, статус, дата и т. Д.), А затем их легче найти.

Процессно-ориентированное управление документами

Процессно-ориентированное управление документами гарантирует, что эти документы остаются актуальными без особых усилий. PaperOffice поддерживает вас здесь с обширным модулем задач и рабочих процессов.

Таким образом, могут быть созданы определенные технологические цепочки и существующие операционные процессы могут быть определены в электронных документах и частично выполнены автоматически.

Это представляет собой безошибочную оптимизацию процесса, поскольку задача может быть не только назначена сотрудникам с определенными правами пользователя и периодами завершения, требовать цифрового одобрения, но и автоматически инициировать дальнейшие действия, такие как уведомления по электронной почте или изменения статуса документа.

Таким образом, все процессы документов могут быть сопоставлены.

Потому что независимо от того, в какой форме документы поступают в компанию, будь то бумажные документы, PDF-файлы, электронные письма или фотографии, они автоматически архивируются и хранятся в защищенной базе данных.

Таким образом, важные контракты могут быть своевременно признаны и расторгнуты или пересмотрены. Выпуск документов с цифровой подписью и уведомлением по электронной почте вместо медленной бумажной почты, небезопасная электронная почта способствует лояльности клиентов.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Сегодня, в 21 веке, практически не осталось копировальных аппаратов. Копировальный аппарат стал многофункциональным устройством в компаниях, администрациях и частных домохозяйствах. Помимо функции копировального аппарата, устройства способны печатать и отправлять факсы, преобразовывать цифровой контент непосредственно в аналоговую форму через интерфейс к ПК, а также наоборот путем сканирования.

Именно в этой функции копировальные аппараты будут иметь наибольший потенциал для использования сейчас, но все больше и больше в ближайшем будущем. Сканирование и преобразование аналоговой информации в цифровую.

Согласно опросу 3 500 компаний, проведенному DIHK с 2020 года, их степень оцифровки составляет в среднем около 50%. Все компании знают о преимуществах, которые приносит с собой цифровизация. Компании видят самые большие проблемы в следующих областях:

• Сложность предлагаемых систем и процессов
• Высокая стоимость
• Риски безопасности
• Нехватка времени
• Обширная подготовка

Практически все компании имеют хотя бы базовое оборудование, копировальный аппарат или многофункциональное устройство со сканером и один или несколько ПК. Что все еще необходимо, так это правильное программное обеспечение, и его можно найти в PaperOffice DMS.

С PaperOffice DMS навигация по меню интуитивно понятна и проста в освоении. Меню справки поможет вам в каждом приложении, и в то же время доступны видеоуроки, которые объясняют определенные процессы шаг за шагом. Выездное обучение для сотрудников не обязательно, но обучение при желании можно проводить непосредственно в компании.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

PaperOffice DMS создает явные преимущества для дилеров и поставщиков услуг многофункциональных устройств

PaperOffice DMS является правильным программным обеспечением, потому что оно включает в себя все, что нужно специализированным дилерам для офисной техники и решений для печати, таких как:

• Хранение документов во всех цифровых форматах в соответствии с принципами GDPR
• Функции по представлению и повторной отправке просроченных документов, требующих действий
• Самообучающаяся функция хранения данных с тегами и внутренней поисковой системой
• Автоматическое назначение вновь добавленных документов в правильную папку
• Простое создание базы данных и подключение к ней, включая индивидуально настраиваемую маску
• Автоматическое создание шаблонов для повторяющихся процессов и операций

PaperOffice DMS имеет очень выгодное соотношение цены и качества и это с возможностью подключения до 800 терминалов (рабочих станций дисплея).

Все цифровые данные шифруются в PaperOffice DMS с 1024 битами и формат преобразуется. Это приводит к таким большим препятствиям для хакеров и шпионов, что все они до сих пор терпели неудачу с PaperOffice DMS. В то же время иерархическая система управления паролями не позволяет каждому иметь доступ ко всему.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

Важные аргументы в пользу включения PaperOffice DMS в бюджетное планирование. Наконец, PaperOffice DMS также убеждает в том, что учитывается устойчивость и защита окружающей среды. Рано или поздно произойдет полный переход от аналоговых документов к цифровому, и тогда государственное учреждение, которое тогда уже будет использовать PaperOffice DMS, будет хорошо подготовлено.

Цифровая обработка счетов-фактур также является преимуществом для многих поставщиков услуг и розничных продавцов копировальных систем. Входящие счета-фактуры могут быть автоматизированы благодаря PaperOffice DMS и переданы ответственному сотруднику. Процесс управления и выпуска с помощью цифрового выпуска также может быть выполнен быстро и эффективно через систему.

Всего одним щелчком мыши данные, включая место архивации, могут быть экспортированы вашему налоговому консультанту или наоборот.

Совместимое с ревизиями и безопасное архивирование: PaperOffice DMS технически соответствует юридическим требованиям GoBD, GDPdU и DSGVO

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

PaperOffice DMS позволяет подключать другое программное обеспечение, такое как ERP, и, конечно же, передавать документы из Microsoft Office через соответствующие интерфейсы. PaperOffice DMS ускоряет связь.

Сроки и встречи контролируются, и действия автоматически запускаются в зависимости от желаемой настройки. Процессы заказа могут быть автоматизированы и даже изменения, которые запланированы на будущее, могут быть введены таким образом, чтобы они вступили в силу в нужное время.

Благодаря своим обширным функциям, PaperOffice DMS определенно можно классифицировать в более высоком сегменте управления корпоративным контентом (ECM).

ECM включает в себя общее управление всем содержимым в организации с соответствующей иерархией доступа. PaperOffice DMS способен сохранять любой контент в цифровом виде, изменять его содержание и формат и делать его доступным.

PaperOffice DMS имеет все функции ECM, и это в отличном соотношении цены и качества, а также интуитивно обучаемой форме работы, которая делает дорогостоящее внешнее или внутреннее обучение ненужным. Скорее, доступны бесплатные видеоуроки, чтобы привыкнуть к различным меню. Таким образом, PaperOffice DMS может стать организационным стержнем в каждой компании в торговле и производстве, и это почти со скоростью света.

Поставщики услуг и розничные продавцы многофункциональных систем получают выгоду от цифрового управления документами

38% всех опрошенных компаний просто не имеют времени на оцифровку своих процессов. Мы рекомендуем процедуру, которая начинается с основного процесса, сканирования аналоговых документов одновременно с их обработкой. Таким образом, группа людей, которые работают с копировальным аппаратом каждый день, также может быть проинструктирована, насколько это возможно, сканировать архив шаг за шагом.

Благодаря автоматическому распознаванию документов с согласованными характеристиками, PaperOffice DMS всегда может назначить все отсканированные документы в правильное место хранения в цифровой памяти. Имеет смысл начать сканирование архива с самых последних записей, чтобы еще больше уменьшить размер аналогового архива по истечении сроков хранения. Кроме того, у нас есть много руководств о том, как добиться безбумажного офиса благодаря сканеру.

PaperOffice DMS - это интерфейс между аналоговым и цифровым. Используя функцию сканирования, программное обеспечение может считывать аналоговые документы, планы и фотографии в систему через сканер и оцифровывать их, в результате чего тексты преобразуются в шрифты с помощью OCR, которые могут быть изменены в программах Office. Отметки времени и управление версиями гарантируют, что цифровой документ соответствует аналоговому оригиналу.

Оптимизируйте свое рабочее время до 7,5% по сравнению с бумажной работой благодаря использованию PaperOffice DMS.

Экономьте время на поиск, маршрутизацию и совместное использование документов.

С помощью цифровых штампов документы можно дополнить дополнительной информацией и даже контролировать подробные рабочие процессы. В свою очередь, функция задачи и рабочего процесса гарантирует, что сроки соблюдены и завершены.

Таким образом, все, что вам нужно, это копировальный аппарат и PaperOffice DMS для ускорения оцифровки операций или даже для начала работы. Путь, который, безусловно, стоит того.