Лиссабонский Патриархат

Вызов

Лиссабонский патриархат (лат. Patriarchatus Olisiponensis) — архиепархия римского обряда католической церкви, базирующаяся в Лиссабоне, столице Португалии. Его архиепископским собором является Патриарший собор Святой Марии Маджоре в Лиссабоне.
Лиссабонская епархия была возведена в архиепископство 10 ноября 1394 года. В 1716 году он был принят папой римским Клеменсом XI. титул патриархата.

PaperOffice DMS используется Лиссабонским Патриархатом для централизации и организации информации из нескольких источников и минимизации времени и затрат на ведение физического архива. Доступ к информации является цифровым.

Начальная позиция

Цифровая трансформация и термин «цифровизация» были у всех на устах не позднее пандемии и теперь уже не факультативное условие для многих компаний, а необходимость.
Тема цифрового дальнейшего развития также прочно утвердилась в общинах и церквях. Потому что даже в такой церкви, как Лиссабонский патриархат, стоят обширные административные задачи, которые ранее выполнялись вручную и аналогичным образом.

Существующие проблемы и задачи

В прошлом вся система патриархата была основана на бумаге. Но с существующими и ежедневными входящими документами ручная система достигла своих пределов.

Весь поток информации стал более непоследовательным. Важнейшей задачей было объединение аналоговых и цифровых блоков. Бумажные документы должны быть оцифрованы и объединены вместе с другой информацией, такой как соответствующие электронные письма.

Digitization is omnipresent - also in the church

«Мы хотели централизовать и организовать информацию из нескольких источников, чтобы минимизировать время и затраты на поддержание физического архива, но с цифровым доступом».

напоминает г-на Педру Силву, административного служащего Лиссабонского Патриархата.

Почему Лиссабонский Патриархат выбрал PaperOffice DMS

Из-за существующих проблем г-н Педро Сильва, административный сотрудник Патриархии, искал систему управления документами (DMS), которая позволила бы безопасное и адаптируемое хранение данных. Простая интеграция всех рабочих станций в офисе администрирования, в том числе и тех, которые работают удаленно, должна решаться с помощью несложного программного обеспечения.

«Мы искали перспективное решение, которое могло бы изначально реализовать все наши требования, но в то же время предлагало бы легкую масштабируемость и хорошее соотношение затрат и выгод и могло бы быть обновлено для других отделов в будущем».

В дополнение к PaperOffice DMS г-н Педро Сильва протестировал другие программные продукты от других системных компаний и первоначально изучил различные предложения программного обеспечения в отношении управления документами.

Г-н Сильва подчеркивает, что подходящая система искалась в течение длительного времени. Однако ни один из ранее протестированных поставщиков программного обеспечения не был масштабируемым или достаточно гибким для работы, которую должна была выполнять система управления документами.

«Большинство решений не предлагают простой способ создания базы данных, как это делает PaperOffice DMS, потому что они используют только облачное решение, предлагающее серверное решение».

1. Хранение и доступность данных. Центральный и легкий доступ ко всем соответствующим документам и возможность сотрудничества нескольких сторон над одним и тем же документом.

Внутреннее, центральное хранилище, к которому могут получить доступ все сотрудники. Данные не должны храниться в стороннем облаке или на однопользовательском компьютере.

2.Соотношение цены и качества. Программное обеспечение должно иметь хорошее соотношение цены и качества.

Для Лиссабонского Патриархата было очень важно, чтобы после первоначальных инвестиций программное обеспечение можно было легко и легко масштабировать для других департаментов, и что это не повлекло бы за собой больших затрат.

Количество приобретенных пользовательских лицензий может быть увеличено в любое время. Таким образом, патриархат может избежать чрезмерных капиталовложений.

3. Простота в обращении. Программное обеспечение должно быть понятным и требовать как можно меньшей подготовки, но в то же время быть готовым к будущему.

Таким образом, можно избежать внешних консультантов. Конечно, PaperOffice DMS также предлагает индивидуальное обучение модулям, если это необходимо. Однако, основываясь на опыте Лиссабонского Патриархата, PaperOffice в значительной степени говорит сам за себя.

Никаких внешних и дорогих «консультантов» на месте и никому не нужно куда-либо ездить для обучения. Каждый может определить временные рамки для изучения навигации по меню самостоятельно по мере необходимости, и с точки зрения будущего PaperOffice DMS хорошо позиционируется благодаря своей модульной структуре.

«Мы выбрали PaperOffice DMS, потому что мы лично протестировали программное обеспечение и были впечатлены простотой использования Интеграция в среду Windows и чистый пользовательский интерфейс для работы с вдохновляет».

4. Извлекаемость и экономия времени. Был найден более простой способ оцифровать аналоговые документы и легко найти их снова, когда это необходимо.

Благодаря интегрированной функции ИИ каждый документ может быть обучен, весь желаемый контент может быть извлечен целевым образом и сохранен с ключевыми словами полностью автоматизированным способом.

PaperOffice DMS предлагает именно то, что искал патриархат.

Как была интегрирована DMS PaperOffice?

Во времена пандемии патриархат решил архивировать повседневные документы и электронные письма в PaperOffice DMS.

Благодаря мощному сканеру и подключению сканера в PaperOffice можно было начать конвертацию аналоговых бумаг. Все документы постепенно считывались и оцифровывались через интерфейс сканера PaperOffice OCR. Индекс ключевого слова создается для каждого документа во время его чтения, который можно использовать для его мгновенного поиска с помощью поисковой системы PaperOffice.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Существующие папки в висячих файлах были взяты в соотношении 1:1 и просто преобразованы в «цифровые папки».

Все существующие электронные письма были сохранены непосредственно в PaperOffice DMS, могут быть связаны с существующими документами и не должны будут распечатываться на бумаге в будущем. И все входящие электронные письма автоматически архивируются в PaperOffice путем мониторинга папок с помощью управления правилами

Каковы дальнейшие шаги?

Следующим шагом, который планирует Лиссабонский Патриархат, является оцифровка существующего физического архива до 2021 года и расширение использования PaperOffice DMS на другие области / департаменты Патриархата.

Кроме того, Патриархия хотела бы в значительной степени автоматизировать архивирование документов благодаря использованию KI PIA.

«Мы взволнованы после работы с PaperOffice DMS в течение полутора лет, хотя мы были ограничены только одним отделом и не полностью исследовали этот фантастический шедевр».

Общая сводка опыта

PaperOffice DMS выполнил все необходимые критерии и сегодня отображает полный цифровой документооборот в патриархате.

В настоящее время все документы записываются с помощью высокопроизводительных сканеров и хранятся в цифровом виде в электронном архиве PaperOffice. При этом входящие и существующие электронные письма передаются непосредственно в PaperOffice DMS и связываются с архивными документами.

Затем сотрудники администрации Патриархии могут получить доступ к документам и электронной почте через пользовательский интерфейс PaperOffice и, введя различные поисковые термины, также доступен полнотекстовый поиск.

Благодаря последовательному использованию СМТН, Патриархия смогла значительно сократить время обработки счетов-фактур и других видов документов.