Цифровизация в финансах и банковской сфере

Цифровизация в финансах и банковской сфере

С сегодняшним потоком цифровых и бумажных данных необходимо обеспечить, чтобы важные документы не были потеряны и были доступны в нужное время, потому что финансовые учреждения и банки значительно выигрывают от использования подходящего управления данными - они получают важные документы с высоким уровнем классификации и немедленными требованиями к завершению.

Финансовые учреждения и банки получают значительную выгоду от использования подходящего управления данными, которое отвечает всем требованиям.

Важные документы, такие как состязательные бумаги, контракты, счета и внешние письма, поступают не только по почте. Многие письма клиентов также приходят по электронной почте. При этом необходимо поддерживать полный обзор обязанностей, сроков, затрат и задач и гарантировать стандарты безопасности.

Simple overview and quick search thanks to digitization in the financial sector

Все эти документы должны быть оцифрованы, если они поступают в бумажной форме, требуют структурированной подачи, назначения задач и рабочих процессов и должны быть немедленно доступны по требованию.

Потому что все процессы в финансах требуют идеального потока информации и структурированного исполнения. Необходимые преимущества могут быть достигнуты только благодаря цифровизации.

Потому что цифровой архив документов обеспечивает немедленный доступ ко всем необходимым документам и участие в процессах утверждения. Не имеет значения, находитесь ли вы в офисе, работаете из дома или в командировке.

Очень важно, чтобы были соблюдены важные сроки и приняты правовые меры по хранению документов.

PaperOffice DMS дает вам четкую структуру в ваших документах и помогает вам справиться с потоком информации.

PaperOffice устраняет все трудоемкие узкие места и создает четкий обзор важных документов, таких как контракты или письма, управляя ими в цифровом виде в PaperOffice в будущем.

Преобразование документов в решения

В финансовой индустрии и банках ежедневно используется много бумаги и выпускается огромное количество документов. С одной стороны, поскольку процессы достаточно сложные, это приводит к большим горам бумаги, огромным объемам данных, а также к длительному процессу поиска. Кроме того, документы должны быть сохранены, проиндексированы, классифицированы и, при необходимости, переданы коллегам.

Система управления документами PaperOffice объединяет организацию и защиту данных под одним капотом. Инновационная система предоставляет оптимизированные инструменты поиска и поиска, которые сокращают время отклика и гарантируют, что документы никогда не будут потеряны, что всегда устраивает финансовые учреждения.

Это PaperOffice DMS, программное обеспечение для управления документами, которое может делать гораздо больше, чем просто управлять документами.

Потому что независимо от того, в какой форме документы поступают в компанию, будь то бумажные документы, PDF-файлы, электронные письма или фотографии, они автоматически архивируются и хранятся в защищенной базе данных.

Таким образом, важные контракты могут быть своевременно признаны и расторгнуты или пересмотрены. Выпуск документов с цифровой подписью и уведомлением по электронной почте вместо медленной бумажной почты, небезопасная электронная почта способствует лояльности клиентов.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

Контроль доступа и повышение прозрачности

Благодаря встроенному ИИ срабатывают автоматические правила. Этот ИИ автоматически сортирует документы по папкам, таким как «Счет-фактура» и «Банковские выписки», сохраняет соответствующие ключевые слова и запускает цифровой рабочий процесс, хранящийся для соответствующего типа документа.

Для финансовых учреждений и банков это означает ведение очень обширного клиентского или клиентского файла, который также должен иметь несколько специальных функций. Например, должны соблюдаться принципы GDPR и, конечно же, финансовые учреждения подчиняются безусловной обязанности конфиденциальности, которая относится не только к устным заявлениям, но и к безопасному хранению документов, защищенных от посторонних лиц. Существует также обязательство соблюдать установленные законом и договором сроки.

В некоторых случаях несоблюдение этих сроков может иметь уголовные последствия, но в основном только гражданско-правовые последствия. Защита коммерческой тайны своих клиентов также имеет первостепенное значение для финансовых учреждений.

PaperOffice соответствует самым высоким стандартам безопасности , таким как управление авторизацией или предоставление разрешений на доступ. Пользователь определяет отдельные этапы работы точно так же, как они будут выполняться, например, «запись», «проверка», «выпуск» и «бронирование» счетов-фактур.

Ответственность может быть возложена не только на отдельных людей, но и на группы пользователей, такие как «Бухгалтерия» или «ИТ-отдел», чтобы коллега мог немедленно вмешаться, если сотрудник отсутствует.

Технология OCR распознает не только содержимое документа, но и все поля данных, связанные с налогообложением, такие как номер документа, дата, нетто, налог и валовая сумма. Импортированные данные доступны для контроля оценок, платежных операций и финансового учета. Это экономит утомительную работу по вводу и уменьшает количество ошибок при размещении.

Всего одним щелчком мыши данные, включая местоположение архивации, могут быть экспортированы вашему клиенту или наоборот.

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Совершенные финансовые процессы

Финансовые учреждения, а также поставщики услуг и банки должны обрабатывать документы для всех деловых операций. Постоянное дальнейшее развитие бизнес-моделей постоянно создает новые вызовы. Что им нужно, так это хорошая система управления документами.

PaperOffice DMS является правильным программным обеспечением, потому что оно поставляется со всем, что нужно финансовым учреждениям и банкам, таким как:

• Хранение документов во всех цифровых форматах в соответствии с принципами GDPR
• Функции по представлению и повторной отправке просроченных документов, требующих действий
• Самообучающаяся функция хранения данных с тегами и внутренней поисковой системой
• Автоматическое назначение вновь добавленных документов в правильную папку
• Простое создание базы данных и подключение к ней, включая индивидуально настраиваемую маску
• Автоматическое создание шаблонов для повторяющихся процессов и операций

Интеграция цифровых рабочих процессов в бизнес-процессы

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Функция рабочего процесса PaperOffice упрощает общение. Процессно-ориентированное управление документами гарантирует, что эти документы остаются актуальными без особых усилий. PaperOffice DMS позволяет легко учитывать применимые периоды хранения и удаления. Цифровые рабочие процессы интегрированы в бизнес-процессы, что обеспечивает соблюдение основных этапов процесса и, следовательно, соответствие.

PaperOffice поддерживает это с помощью обширного модуля задач и рабочих процессов.

Таким образом, могут быть созданы определенные технологические цепочки и существующие операционные процессы могут быть определены в электронных документах и частично выполнены автоматически.

Это представляет собой безошибочную оптимизацию процесса, поскольку задача может быть не только назначена сотрудникам с определенными правами пользователя и периодами завершения, требует цифрового освобождения, но и автоматически инициировать дальнейшие действия, такие как уведомления по электронной почте или изменения состояния документа. Что является абсолютной НЕОБХОДИМОСТЬЮ в финансовом секторе.

Таким образом, соответствующие метаданные также могут храниться после процесса архивирования документов. В дополнение к типу документа можно указать период архивации и связанную с ним информацию о клиенте.

Поставщики финансовых услуг получают выгоду от цифрового управления документами

Оптимизируйте свое рабочее время до 7,5% по сравнению с бумажной работой благодаря использованию PaperOffice DMS.

Экономьте время на поиск, маршрутизацию и совместное использование документов.

Конечно, PaperOffice DMS позволяет осуществлять миграцию и интеграцию существующих цифровых данных из существующих программных решений.

В то же время PaperOffice DMS является интерфейсом между аналоговым и цифровым. Используя свою функцию сканирования, программное обеспечение может считывать аналоговые документы, планы и фотографии в систему и оцифровывать их с помощью сканеров, а также записи с мобильных телефонов, в результате чего тексты преобразуются в запись с помощью OCR и могут быть изменены в программах Office.

Отметки времени и управление версиями гарантируют, что цифровой документ соответствует аналоговому оригиналу.

PaperOffice DMS не только обширна в своих функциях, но и проста в освоении, руководствуясь видеоуроками, а также индивидуальными советами и обучением при желании. Все это при действительно хорошем соотношении цена-качество.