Письмо информатора PaperOffice
Письмо информатора PaperOffice
Мы хотим стать друзьями

Максимально возможные предложения со скидками.

Исключительные новости из первых рук

Бесплатные бонусные обновления

Максимально возможные предложения со скидками.

Исключительные новости из первых рук

Бесплатные бонусные обновления

Дружба-Доверие-Пароль
Мы никогда не передадим ваш адрес электронной почты другим лицам, и каждое письмо будет содержать ссылку для однократного отказа от подписки.

Сертификация и хранение документов в соответствии с требованиями GOBD

Чрез сертификацията и одобрението за двата най-високи стандарта за дигитализация в света - GOBD (предишно GDPDU) и DSGVO (ЕС-GDPR), вие с PaperOffice сте гарантирани за сигурността си.

Основные моменты

100% ГОБД (Германская орденская форма бухгалтерского учета) обеспечивает надежность ревизии.

Благодаря гарантированной сохранности в процессе документирования процедур всегда можно проследить и проверить защищенность от изменений и потерь, чтобы соответствовать требованиям проверок и ревизий и сохранить их долгосрочную действительность.

100% соблюдение GDPR, так как отсутствует хранение в облаке.

Локальное хранение данных без облачного хранения упрощает документирование процессов, обеспечивает больший контроль над доступом к информации и обеспечивает более удобный доступ к предыдущим версиям, а также обеспечивает безопасное совместное использование документации и информации при сотрудничестве с другими членами команды.

100% Контроль доступа

Благодаря системе контроля доступа PaperOffice DMS гарантируется, что только те, кто имеет право использовать систему управления документами, могут получить доступ к данным, на которые они имеют ограниченные права доступа. Кроме того, гарантируется, что персональные данные не могут быть несанкционированно прочитаны, скопированы, изменены или удалены во время их обработки, использования и хранения.

Архивирование документов юридически объяснено

Мы проведем вас через юридическую джунгли, раскроем полузнания в маркетинге и объясним, почему PaperOffice - ваш идеальный документальный базис для всех юридических требований.

документирование процессов

Вам понадобится: описание процесса в соответствии с требованиями GoBD

Образец документации по процедуре замещающего сканирования, опубликованный Федеральной палатой налоговых консультантов (BStBK) при участии Немецкой ассоциации налоговых консультантов (DStV)

Обязательность доказательства

Что говорит процессуальная документация?

Чтобы у вас все шло по плану.

С помощью процедурного описания компании могут доказать, что их автоматизированный бухгалтерский учет, а также хранение данных и документов в соответствии с принципами регулярности, определенными в GoBD.

Что вы можете предоставить по запросу любой документ

Цель заключается в том, чтобы в пределах приемлемого времени обеспечить понятность и проверяемость бухгалтерских и архивных документов в предприятии для эксперта, например, в рамках аудита.

С этой целью подробно описано, как собираются, получаются, цифровизируются, обрабатываются, выводятся и сохраняются чеки и документы. Налогоплательщик-пользователь используемого ИТ-решения или сам предприниматель несет ответственность за составление методической документации.

Процессная документация

Что должно учитываться при составлении процедурной документации?

Для каждой IT-системы должна быть доступна четко структурированная документация процессов. Содержание, структура и результаты процесса IT должны быть полностью и убедительно очевидны.
Для проверки прослеживаемости требуется всесторонняя и актуальная процедурная документация, которая документирует все системные и технологические изменения в отношении содержания и времени без пробелов.

Документация по процессу также должна показывать, как захватываются, обрабатываются, создаются и сохраняются электронные документы.
Описание процедуры резервного копирования, которая интегрирована в PaperOffice для локального применения базы данных, также является важной частью документации по процедурам.

Процедурная документация описывает желаемый организационный и технический процесс. От появления информации через индексацию, обработку и хранение до однозначного нахождения.

находиться на безопасной стороне

Решение: PaperOffice, совместимое с GOBD, для хранения документов

PaperOffice соответствует всем требованиям ПОСЗ и проверке по всем программным требованиям в соответствии со всеми необходимыми стандартами.

Пример1/6

ПРИНЦИП ПРОВЕРЯЕМОСТИ И ПРОВЕРКИ СООТВЕТСТВИЯ (РАЗДЕЛ 3.1. GOBD)

Согласно GoBD, налогоплательщик обязан обеспечить защиту информационной системы от потери (например, отсутствия) и от несанкционированного доступа и изменений.

Пример2/6

ОСНОВЫ ПРАВДИВОСТИ, ЯСНОСТИ И ПОСТОЯННЫХ ЗАПИСЕЙ ПО ОТДЕЛЬНЫМ ТЕМАМ (ГЛАВА 3.2 СТАНДАРТОВ GОBD)

Die DMS-Server-Komponenten unterliegen i. d. R. den gleichen Sicherheitsanforderungen wie andere IT-Komponenten. Relevante Themen sind Überwachung und die Datensicherheit.

Пример3/6

ПОЛНОТА (GOBD - ГЛАВА 3.2.1)

Каждый документ, подлежащий обязательному хранению, в принципе, требуется зарегистрировать отдельно и со всеми его составляющими (полнота и незавершенность).

Пример4/6

Проверенность (GOBD-ГЛАВА 3.2.2)

В соответствии с принципом точности, система документооборота DMS должна гарантировать, что документы и данные, подлежащие архивированию, имеют требуемую степень соответствия с оригинальными (визуально или содержательно).

Пример5/6

УПОРЯДОЧЕНИЕ (GOBD-ГЛАВА 3.2.4)

Основные принципы правильного ведения бухгалтерии при использовании ДМС считаются надлежаще выполненными, когда соблюдение критериев правильности во время всего срока хранения документов может быть обеспечено.

Пример6/6

НЕИЗМЕННОСТЬ (ГОБД-ГЛАВА 3.2.5)

GBD требуют, чтобы используемая процедура обработки данных была организована таким образом, чтобы все информации, которые были включены в процесс обработки, не могли быть подавлены, перезаписаны, удалены, изменены или искажены без обозначения (GBD раздел 3.1, пункты 58-60).

Часто задаваемые вопросы
Кто помогает в документировании процессов?

Если у вас абсолютное доверие к своим процедурам, то, вероятно, вам не понадобится налоговый консультант. Однако мы рекомендуем получить помощь налогового консультанта заранее или по меньшей мере при создании документации по процедурам. Исходя из нашего собственного опыта, всегда полезно и рекомендуется открыто общаться с контролирующим органом, поскольку в конечном итоге решение принимает сам проверяющий, несмотря на все предписания и нормы.

Кто утверждает процессную документацию?

Будьте осторожны с полузнанием маркетинга: финансовые органы не принимают сертификаты, любого вида и от любого производителя! В случае необходимости, единственное, на что делает ставку - это предоставление документации по процедурам в соответствии с GoBD, и все ли на самом деле подходит будет решено проверяющей организацией, например, вашими налоговыми инспекторами или налоговым учреждением.

Почему PaperOffice недостаточно?

Вкратце объяснено: если, например, вы правильно и надежно архивировали счет в PaperOffice, это все равно может оказаться, что счет был изменен или подделан ДО сканирования. Вы храните его надежно с точки зрения ревизии, но весь процесс в целом не является надежным с точки зрения ревизии и, соответственно, не соответствует GoBD.

Могу ли да бацам оригиналне документе?

Документы с юридической значимостью, например, договора, должны сохраняться в оригинале. Общее правило таково: налоговая служба принимает электронные документы, а суд в случае спора требует только оригиналы. Это связано с тем, что подлинность подписи может быть проверена только на оригинальных документах. Мы рекомендуем никогда не выбрасывать оригинал.

Почему я не могу удалить документы PaperOffice?

Снова есть документация по процессам. Поскольку полностью исключить удаление технически невозможно, пока данные хранятся у вас. В конечном счете, вы можете самостоятельно удалить запись непосредственно из базы данных. Или извлечь жесткий диск. Или утилизировать сервер. Или взорвать здание.

Как найти технические рекомендации DMS?

Bitkom разработал чек-лист по системам управления документами в соответствии с последней редакцией GOBD от 28.11.2019, который вы можете найти здесь.

change me
Первый

Малые и средние предприниматели повышают эффективность с помощью системы управления документами (DMS) и сетевого хранилища QNAP NAS

PaperOffice Academy

За 15 минут до профессионала

Быстрый старт в PaperOffice 2022

change me
Новинка

Документооборот для компаний: Как создать порядок и структуру

Digitization in pharmacies - Digital healthcare thanks to the integration of PaperOffice DMS

“PaperOffice is one of the best document management systems that we know. Thanks to the different price options, everyone in the company can afford digitization.”

Case Study Image