Письмо информатора PaperOffice
Письмо информатора PaperOffice
Мы хотим стать друзьями

Максимально возможные предложения со скидками.

Исключительные новости из первых рук

Бесплатные бонусные обновления

Максимально возможные предложения со скидками.

Исключительные новости из первых рук

Бесплатные бонусные обновления

Дружба-Доверие-Пароль
Мы никогда не передадим ваш адрес электронной почты другим лицам, и каждое письмо будет содержать ссылку для однократного отказа от подписки.

Сертификация и хранение документов в соответствии с требованиями ГОСТ

Документооборот и управление данными в PaperOffice полностью соответствуют мировым стандартам цифровизации - GOBD (ранее - GDPDU) и DSGVO (EU-GDPR), что обеспечивает вам надежность и безопасность.

Основные моменты

100% ГОБД (Германская орденская форма бухгалтерского учета) обеспечивает надежность ревизии.

Благодаря гарантированной сохранности в процессе документирования процедур всегда можно проследить и проверить защищенность от изменений и потерь, чтобы соответствовать требованиям проверок и ревизий и сохранить их долгосрочную действительность.

100% соблюдение GDPR, так как отсутствует хранение в облаке.

Локальное хранение данных без облачного хранения упрощает документирование процессов, обеспечивает больший контроль над доступом к информации и обеспечивает более удобный доступ к предыдущим версиям, а также обеспечивает безопасное совместное использование документации и информации при сотрудничестве с другими членами команды.

100% контроль доступа

Благодаря системе контроля доступа PaperOffice DMS гарантируется, что только те, кто имеет право использовать систему управления документами, могут получить доступ к данным, на которые они имеют ограниченные права доступа. Кроме того, гарантируется, что персональные данные не могут быть несанкционированно прочитаны, скопированы, изменены или удалены во время их обработки, использования и хранения.

Архивирование документов, обоснованное юридически.

Мы проведем вас сквозь юридическую джунгли, раскроем полусправочные знания маркетинга и объясним вам, почему PaperOffice является вашим идеальным документальным базисом для всех юридических требований.

документирование процессов

Вам нужно: документирование процесса в соответствии со стандартами GoBD

Пример процедуры заменяющего сканирования, выпущенной Федеральной палатой налоговых консультантов (BStBK) совместно с Немецким ассоциацией налоговых консультантов (DStV)

Обязательность доказательства

Что говорит процессуальная документация?

Чтобы у вас все шло по плану.

С помощью процедурного описания компании могут доказать, что их автоматизированный бухгалтерский учет, а также хранение данных и документов в соответствии с принципами регулярности, определенными в GoBD.

Что вы можете предоставить по запросу каждого документа

Цель заключается в том, чтобы в пределах приемлемого времени обеспечить понятность и проверяемость бухгалтерских и архивных документов в предприятии для эксперта, например, в рамках аудита.

С этой целью подробно описано, как собираются, получаются, цифровизируются, обрабатываются, выводятся и сохраняются чеки и документы. Налогоплательщик-пользователь используемого ИТ-решения или сам предприниматель несет ответственность за составление методической документации.

Процесс документирования

Что должно учитываться при составлении процедурной документации?

Для каждой IT-системы должна быть доступна четко структурированная документация процедур. Содержание, структура и результаты IT-процесса должны быть полностью и ясно видны.
Для проверки прослеживаемости требуется всесторонняя и актуальная процедурная документация, которая документирует все системные и технологические изменения в отношении содержания и времени без пробелов.

Документация по процессу также должна показывать, как захватываются, обрабатываются, создаются и сохраняются электронные документы.
Описание процедуры резервного копирования, интегрированной в PaperOffice, для локального приложения базы данных также является важной частью документации по процедурам.

Документация по процессам описывает намеренный организационный и технический процесс. От создания информации до индексирования, обработки, хранения и уникального поиска.

находиться на безопасной стороне

Решение: Сохранение документов с помощью PaperOffice, совместимого с GOBD.

PaperOffice соответствует всем требованиям ПОСЗ и проверке по всем программным требованиям в соответствии со всеми необходимыми стандартами.

Пример1/6

ПРИНЦИП ПРОВЕРЯЕМОСТИ И ПРОВЕРКИ СООТВЕТСТВИЯ (РАЗДЕЛ 3.1. GOBD)

В соответствии с GoBD налогоплательщик обязан обеспечить защиту IT-системы от потери (например, непригодности для использования) и от несанкционированного доступа и изменений.

Пример2/6

ОСНОВЫ ПРАВДИВОСТИ, ЯСНОСТИ И ПОСТОЯННЫХ ЗАПИСЕЙ ПО ОТДЕЛЬНЫМ ТЕМАМ (ГЛАВА 3.2 СТАНДАРТОВ GОBD)

Компоненты сервера DMS обычно подвергаются таким же требованиям безопасности, как и другие IT-компоненты. Важными аспектами являются мониторинг и безопасность данных.

Пример3/6

ПОЛНОТА (GOBD-Глава 3.2.1)

Каждый документ, подлежащий обязательному хранению, в принципе, требуется зарегистрировать отдельно и со всеми его составляющими (полнота и незавершенность).

Пример4/6

ТОЧНОСТЬ (ГОБД ГЛАВА 3.2.2)

В соответствии с принципом точности, система документооборота DMS должна гарантировать, что документы и данные, подлежащие архивированию, имеют требуемую степень соответствия с оригинальными (визуально или содержательно).

Пример5/6

УПОРЯДОЧЕНИЕ (GOBD-ГЛАВА 3.2.4)

Основные принципы правильного ведения бухгалтерии при использовании ДМС считаются надлежаще выполненными, когда соблюдение критериев правильности во время всего срока хранения документов может быть обеспечено.

Пример6/6

НЕИЗМЕННОСТЬ (РАЗДЕЛ 3.2.5 ДОКУМЕНТАЦИИ GOBD)

GBD требуют, чтобы используемая процедура обработки данных была организована таким образом, чтобы все информации, которые были включены в процесс обработки, не могли быть подавлены, перезаписаны, удалены, изменены или искажены без обозначения (GBD раздел 3.1, пункты 58-60).

Часто задаваемые вопросы
Кто помогает в документировании процессов?

Если у вас абсолютное доверие к своим процедурам, то, вероятно, вам не понадобится налоговый консультант. Однако мы рекомендуем получить помощь налогового консультанта заранее или по меньшей мере при создании документации по процедурам. Исходя из нашего собственного опыта, всегда полезно и рекомендуется открыто общаться с контролирующим органом, поскольку в конечном итоге решение принимает сам проверяющий, несмотря на все предписания и нормы.

Кто утверждает процессную документацию?

Будьте осторожны с полузнанием маркетинга: финансовые органы не принимают сертификаты, любого вида и от любого производителя! В случае необходимости, единственное, на что делает ставку - это предоставление документации по процедурам в соответствии с GoBD, и все ли на самом деле подходит будет решено проверяющей организацией, например, вашими налоговыми инспекторами или налоговым учреждением.

Почему PaperOffice недостаточно?

Кратко и ясно объясняется: даже если вы правильно и надёжно архивировали счёт в PaperOffice, его могли изменить или подделать ДО сканирования. Вы храните его надёжно, но весь процесс сам по себе не соответствует принципам GoBD и не обеспечивает надёжность ревизий.

Могу ли я выбросить оригинальные документы?

Документы с юридической значимостью, например, договора, должны сохраняться в оригинале. Общее правило таково: налоговая служба принимает электронные документы, а суд в случае спора требует только оригиналы. Это связано с тем, что подлинность подписи может быть проверена только на оригинальных документах. Мы рекомендуем никогда не выбрасывать оригинал.

Почему я не могу удалить документы PaperOffice?

Снова есть документация по процессам. Поскольку полностью исключить удаление технически невозможно, пока данные хранятся у вас. В конечном счете, вы можете самостоятельно удалить запись непосредственно из базы данных. Или извлечь жесткий диск. Или утилизировать сервер. Или взорвать здание.

Как найти технические рекомендации DMS?

Bitkom разработал чек-лист по системам управления документами в соответствии с последней редакцией GOBD от 28.11.2019, который вы можете найти здесь.

change me
Первый

Управляющие компании получают выгоду от систем управления документами: программные решения для эффективного управления в 2023 году

PaperOffice Academy

За 15 минут до профессионала

Быстрый старт в PaperOffice 2022

change me
Новинка

7 наиболее важных функций, которые должна выполнять система управления документами

PaperOffice решает любую проблему: гарантированно.

Кейс-стади

Цифровой путь патриархата с PaperOffice DMS

«Мы в восторге после полутора лет работы, и все же мы еще не в полной мере использовали этот фантастический шедевр».

Педро Силва
административный помощник Лиссабонского Патриархата