Информационный бюллетень PaperOffice Insider
Информационный бюллетень PaperOffice Insider
Мы хотим быть друзьями

Самые высокие предложения скидок

Эксклюзивные инсайдерские новости

Бесплатные модернизации

Самые высокие предложения скидок

Эксклюзивные инсайдерские новости

Бесплатные модернизации

Дружба доверие по чести
Мы никогда не дадим ваш адрес электронной почты кому-либо еще, и каждое электронное письмо включает в себя ссылку на отписка на одном клике.

Сертификация и хранилище документов GOBD

Благодаря сертификации и одобрению для двух самых высоких стандартов оцифровки в мире, GOBD (ранее GDPDU) и DSGVO (EU-GDPR), вы гарантированно окажетесь на безопасной стороне с помощью PaperOffice.

Особенности

100% GOBD через ревизионную безопасность

Благодаря безопасности ревизий в технологической документации ее можно отследить и проверить в любое время, защитить от манипуляций и утери, чтобы соответствовать требованиям испытаний и ревизий и сохранять их действительность в долгосрочной перспективе.

100% GDPR как нет облачного хранилища

Локальное хранение данных без облачного хранилища упрощает документирование процесса, обеспечивает больший контроль над доступом к информации и облегчает доступ к более старым версиям, а также безопасный обмен документацией и информацией при сотрудничестве с другими членами команды.

100% контроль доступа

Благодаря контролю доступа PaperOffice DMS гарантируется, что только те, кто авторизован для использования системы управления документами, могут получить доступ к данным, к которым их права доступа ограничены. Кроме того, гарантируется, что персональные данные не могут быть прочитаны, скопированы, изменены или удалены без разрешения во время обработки, использования и хранения.

Архивирование документов объяснено законно

Мы проводим вас через юридические джунгли, раскрываем маркетинг наполовину знают и объясняем, почему PaperOffice является вашим идеальным документом для всех юридических требований.

Процедурная документация

Что вам нужно: Процедурная документация в соответствии с GOBD

Образец процедурной документации для замены сканирования, опубликованная Германской федеральной палатой налоговых консультантов (BSTBK) в сотрудничестве с Ассоциацией налоговых консультантов Германии (DSTV).

Обязательство предоставить доказательства

Что говорит процедурная документация?

Что все работает в соответствии с планом

С помощью процедурной документации компании могут доказать, что их ИТ-поддержка бухгалтерский учет и хранение данных и документов соответствуют принципам регулярности, определенным в GOBD.

Что вы можете предоставить любой документ по запросу

Цель состоит в том, чтобы сделать бухгалтерский и архивирующий документы в компании понятными и проверенными в течение разумного времени для эксперта, например, в ходе аудита.

Для этой цели подробно описывается, как ваучеры и документы регистрируются, получены, оцифрованы, обрабатываются, выпущены и хранятся. Налогооблагаемый пользователь используемого ИТ -решения или самого предпринимателя отвечает за создание процедурной документации.

Процесс документация

Что следует учитывать процедурная документация?

Четко структурированная процедурная документация должна быть доступна для каждой ИТ -системы. Содержание, структура и результаты ИТ -процесса должны быть полностью и убедительно очевидны.
Чтобы проверить прослеживаемость, требуется комплексная и актуальная процедурная документация, которая документирует все системы и технологические изменения с точки зрения содержания и времени без пробелов.

Процедурная документация должна также показать, как электронные документы запечатлены, обрабатываются, выпущены и хранятся.
Описание процедуры резервного копирования данных, которая интегрирована в PaperOffice в случае локальной базы данных, также является важной частью документации по процедуре.

Процедура документация описывает предполагаемый организационный и технический процесс. От происхождения информации до индексации, обработки и хранения, а также однозначного поиска.

в безопасной стороне

Решение: PaperOffice, соответствующий GOBD, для хранения документов

PaperOffice соответствует GOBD посредством сертификации, а также тестирования всех требований к программному обеспечению, выполнив все необходимые стандарты.

Требование1/6

Принцип прослеживаемости и проверки (ГЛАВНАЯ ГЛАВА 3.1)

Согласно GOBD, налогоплательщик обязан гарантировать, что ИТ -система защищена от убытков (например, не отслеживаемости) и защищена от несанкционированных записей и изменений.

Требование2/6

Принципы истины, ясности и непрерывных записей с отдельными субъектами (Глава GOBD 3.2)

Компоненты сервера DMS, как правило, подвергаются тем же требованиям безопасности, что и другие компоненты ИТ. Соответствующими темами являются мониторинг и безопасность данных.

Требование3/6

Полнота (Глава Гобда 3.2.1)

В принципе, каждый документ, который должен быть сохранен, должен быть записан индивидуально и со всеми его компонентами (полнота и полнота пробелов).

Требование4/6

Правильность (Глава Гобда 3.2.2)

Следуя принципу правильности, DMS должен убедиться, что документы и данные архивируются, имели необходимую степень соответствия с исходным (с точки зрения изображения или содержания).

Требование5/6

Заказ (Глава GOBD 3.2.4)

Принципы упорядоченного учета при использовании DMS считается последовательно выполненным, если соблюдение критериев упорядочения может быть обеспечено в течение всего периода хранения.

Требование6/6

Бесполезность (Глава GOBD 3.2.5)

GOBD требует, чтобы используемая процедура обработки данных должна была разработана таким образом, чтобы вся информация, которая ввела процедуру обработки, больше не могла быть подавлена ​​или перезаписана, удаляется, изменена или фальсифицирована без идентификации (GOBD Глава 3.1; 58-60) Анкет

Частые вопросы
Кто помогает с документацией в процессе?

Если у вас есть абсолютная уверенность в своих собственных процессах, вы, вероятно, можете обойтись без налогообложения. Тем не менее, мы рекомендуем получить помощь от налогового консультанта заранее или, по крайней мере, один раз во время создания документации процесса. Технические характеристики и стандарты, в конечном итоге решает аудитор.

Кто одобряет документацию процесса?

Остерегайтесь маркетинга Half Знание: Сертификаты любого рода и от любого эмитента не принимаются налоговыми органами! В случае необходимости, единственное, что считается, - это представление процедурной документации в соответствии с GOBD, и все ли все действительно подходит, решается органом аудита, например, Ваши налоговые аудиторы или налоговая канцелярия.

Почему не только запоздать достаточно?

Кратко и кратко объяснил: если, например, вы заархивировали счета-фактуры в PaperOffice в юридически безопасной и защищенной от аудита, то счет-фактура, тем не менее, может быть манипулирована или изменилась до его отсканирования. Вы можете сохранить в Аудиторский защитник, но сам общий процесс не защищен от аудита и, следовательно, не соответствует GOBD.

Могу ли я выбросить оригинальные документы?

Документы с юридической актуальностью, например, контракты, все еще должны храниться в оригинале. Чтобы выразить это в двух словах: налоговая служба принимает электронные документы, но суд принимает только оригиналы в случае спора. Это связано с тем, что подпись может быть проверена только на подлинность в оригинальных документах. Мы рекомендуем никогда не выбрасывать оригиналы.

Почему я могу удалить документы PaperOffice?

Опять же, есть документация процесса. Потому что технически невозможно полностью исключить удаление, пока данные хранятся у вас. В конце концов вы можете удалить запись самостоятельно прямо из базы данных. Или удалить жесткий диск. Или утилизировать сервер. Или взорвать здание.

Как мне найти технические рекомендации DMS?

Bitkom разработал контрольный список GOBD в отношении систем управления документами в соответствии с последней версией GOBD 28.11.2019, которую вы можете найти здесь

PaperOffice Academy

Вы, должно быть, видели это

Автор Анжелика Дрехер
10 самых важных преимуществ оцифровки бумажных документов - Как это сделать правильно
Быстрое введение в PaperOffice 2022

Станьте профессионалом за 15 минут

Автор Анжелика Дрехер
Безбумажный офис: так цифровизация преуспевает в компании

Это то, что говорят наши клиенты

Тематическое исследование

Цифровизация в индустрии стоматологических технологий - успешный документооборот для стоматологической отрасли

«Получение хронологических результатов очень быстро для годовой финансовой отчетности и запасов, чтобы определить самую дешевую закупочную цену для каждой отдельной позиции. То, что раньше занимало дни, теперь можно сделать за несколько часов!»

Ларс Р. Людвиг
владелец и управляющий директор ViaCreative Zahntechnik GmbH