Информационный бюллетень PaperOffice Insider
Информационный бюллетень PaperOffice Insider
Мы хотим быть друзьями

Самые высокие предложения скидок

Эксклюзивные инсайдерские новости

Бесплатные модернизации

Самые высокие предложения скидок

Эксклюзивные инсайдерские новости

Бесплатные модернизации

Дружба доверие по чести
Мы никогда не дадим ваш адрес электронной почты кому-либо еще, и каждое электронное письмо включает в себя ссылку на отписка на одном клике.

Автоматизация бизнес-процессов для бумажной и упаковочной промышленности


PaperOffice DMS для бумажной и упаковочной промышленности обеспечивает бесперебойный поток информации благодаря оцифровке и автоматизации бизнес-процессов.

Профессиональный совет

Письменные документы, контракты, черновики, счета-фактуры, накладные и многое другое заменяются электронными документами благодаря цифровизации, тем самым максимально оптимизируя все рабочие процессы.

Интегрированный ИИ позволяет в значительной степени автоматизировать бизнес-процессы, ускоряя ваши процессы и повышая успех и удовлетворенность.

Цифровизация в бумажной и упаковочной промышленности

Компании из бумажной и упаковочной промышленности значительно выигрывают от использования подходящего управления данными, потому что они получают бумажные документы каждый день.

Вот как компании в бумажной и упаковочной промышленности ежедневно генерируют важные документы:

Сочинения, наброски, черновики, внешние письма, исследования, мнения экспертов и многое другое. Они не только по почте, многие письма также приходят по электронной почте.

Все эти документы должны быть оцифрованы, если они поступают в бумажной форме, требуют структурированной подачи, назначения задач и рабочих процессов и должны быть немедленно доступны по требованию.

Очень важно, чтобы были соблюдены важные сроки и приняты правовые меры для хранения документов. PaperOffice DMS дает вам четкую структуру в ваших документах и помогает вам справиться с потоком информации.

PaperOffice DMS дает вам четкую структуру в ваших документах и помогает вам справиться с потоком информации.

Man balances delivery forwarding agency
Capturing, processing, sharing, searching and tracking your documents becomes very easy with the use of PaperOffice DMS

PaperOffice устраняет все трудоемкие узкие места и создает четкий обзор важных документов, таких как контракты или письма, управляя ими в цифровом виде в PaperOffice в будущем.

В последние годы устойчивое развитие зарекомендовало себя как одна из самых сильных тенденций в бумажной и упаковочной промышленности. Экологическая совместимость и многоцелевая пригодность будут иметь решающее значение для будущих покупок. Тем не менее, переход по зеленому пути больше не означает, что клиенты готовы платить более высокую цену или идти на компромисс по качеству, скорее эти два аспекта качества и устойчивости идут рука об руку, когда дело доходит до гибкой упаковки.

Почему программное обеспечение для управления документами является идеальным решением?

Система управления документами PaperOffice объединяет организацию и защиту данных под одним капотом. Инновационная система предоставляет оптимизированные инструменты поиска и извлечения, которые сокращают время отклика и гарантируют, что документы никогда не будут потеряны, что всегда является удовлетворением для бизнеса.

PaperOffice не различает типы документов, независимо от того, нужна ли вам помощь в управлении контрактами, состязательными бумагами, счетами, судебными решениями и электронной корреспонденцией: благодаря системе управления документами PaperOffice ваши предыдущие процессы в вашей компании оцифровываются, что делает их более эффективными, прозрачными и значительно более гибкими.

Потому что независимо от того, в какой форме документы поступают в компанию, будь то бумажные документы, PDF-файлы, электронные письма или фотографии, они автоматически архивируются и хранятся в защищенной базе данных.

Благодаря встроенному ИИ срабатывают автоматические правила. Этот ИИ автоматически сортирует документы по папкам, таким как «Счет-фактура» и «Заметки о доставке», сохраняет соответствующие ключевые слова и запускает цифровой рабочий процесс, хранящийся для соответствующего типа документа.

Drawings for the packaging material
The right document management software solves the analogue-digital problem

Как перейти на безбумажный документооборот?

PaperOffice устраняет все трудоемкие узкие места, приводит к экономии средств, такой как устранение бумажных документов, и создает четкий обзор важных документов, таких как квитанции, контракты, накладные или другие письма, управляя ими в цифровом виде в PaperOffice в будущем.

Захват, обработка, совместное использование, поиск и отслеживание ваших документов становится очень простым с использованием PaperOffice.

Благодаря контролируемому доступу, подробным спискам задач, а также утверждениям с использованием рабочих процессов и надежных уведомлений по электронной почте, сотрудники могут эффективно выполнять поставленные задачи, а уполномоченные лица могут легко утверждать или отклонять утверждение.

PaperOffice соответствует самым высоким стандартам безопасности, таким как управление авторизацией или предоставление прав доступа.

Пользователь определяет отдельные этапы работы точно так же, как они выполняются в компании, например, «запись», «проверка», «выпуск» и «проводка» счетов-фактур. Ответственность может быть возложена не только на отдельных людей, но и на группы пользователей, такие как «Бухгалтерия» или «Управление строительством», чтобы коллега мог немедленно вмешаться, если сотрудник отсутствует.

Процессно-ориентированное управление документами

Процессно-ориентированное управление документами гарантирует, что эти документы остаются актуальными без особых усилий. PaperOffice поддерживает вас здесь с обширным модулем задач и рабочих процессов.

Таким образом, могут быть созданы определенные технологические цепочки и существующие операционные процессы могут быть определены в электронных документах и частично выполнены автоматически.

Это представляет собой безошибочную оптимизацию процесса, поскольку задача может быть не только назначена сотрудникам с определенными правами пользователя и периодами завершения, требует цифрового освобождения, но и автоматически инициировать дальнейшие действия, такие как уведомления по электронной почте или изменения состояния документа.

Таким образом, все процессы документов могут быть сопоставлены.

Потому что независимо от того, в какой форме документы поступают в компанию, будь то бумажные документы, PDF-файлы, электронные письма или фотографии, они автоматически архивируются и хранятся в защищенной базе данных.

Таким образом, важные контракты могут быть своевременно признаны и расторгнуты или пересмотрены. Выпуск документов с цифровой подписью и уведомлением по электронной почте вместо медленной бумажной почты, небезопасная электронная почта способствует лояльности клиентов.

Woman's hands go through stacks of paper
Large amounts of business information can be captured digitally, stored securely and passed on

Решение: проверенные ноу-хау

Разве не имеет смысла сразу использовать программное обеспечение для управления на практике? что не только отвечает всем требованиям, но и легко освоить и недорого?

PaperOffice DMS является проверенным и проверенным комплексным решением для цифровой работы и, с более чем 20-летним опытом работы на рынке, одним из первых пионеров DMS.

Содержание

Почему PaperOffice DMS является правильным программным обеспечением

Экономия времени на важные вещи, экономия средств за счет устранения бумажных архивов, улучшение вашего сервиса за счет возможности быстрого предоставления информации и аудита и цифрового архивирования вашего объема документов - это гарантируется PaperOffice DMS.

PaperOffice DMS - это правильное программное обеспечение, потому что оно поставляется со всем, что нужно компаниям из бумажной и упаковочной промышленности, таким как:

Технология OCR распознает не только содержимое документа, но и все поля данных, связанные с налогообложением, такие как номер документа, дата, нетто, налог и валовая сумма. Импортированные данные доступны для контроля оценок, платежных операций и финансового учета. Это экономит утомительную работу по вводу и уменьшает количество ошибок при размещении.

Данные, включая место архивации, могут быть экспортированы вашему налоговому консультанту всего одним щелчком мыши.

  • Хранение документов во всех цифровых форматах в соответствии с принципами GDPR
  • Функции по представлению и повторной отправке просроченных документов, требующих действий
  • Самообучающаяся функция хранения данных с тегами и внутренней поисковой системой
  • Автоматическое назначение вновь добавленных документов в правильную папку
  • Простое создание базы данных и подключение к ней, включая индивидуально настраиваемую маску
  • Автоматическое создание шаблонов для повторяющихся процессов и операций

Конечно, PaperOffice DMS позволяет осуществлять миграцию и интеграцию существующих цифровых данных из существующих программных решений. В то же время PaperOffice DMS является интерфейсом между аналоговым и цифровым.

Используя свою функцию сканирования, программное обеспечение может использовать сканер или мобильный телефон для считывания аналоговых документов, планов и фотографий в систему и их оцифровки, в результате чего тексты преобразуются в шрифты с помощью OCR и могут быть изменены в программах Office. Отметки времени и управление версиями гарантируют, что цифровой документ соответствует аналоговому оригиналу.

Безопасность данных является чрезвычайно важным вопросом, особенно в бумажной и упаковочной промышленности. Вот почему PaperOffice DMS работает с 1024-битным кодом шифрования, но не только с этим.

Все данные преобразуются в собственный формат, который не зависит от операционной системы. В результате хакерам и вымогателям сначала приходится взламывать брандмауэр операционной системы, затем шифрование и, наконец, иностранный формат, чего до сих пор не произошло. PaperOffice DMS имеет очень эффективную систему управления паролями, так что в конечном итоге человек, который должен рассматриваться как самое большое слабое место каждого компьютера, не может нанести какой-либо ущерб.

Все цифровые данные шифруются в PaperOffice DMS с 1024 битами и формат преобразуется. Это приводит к таким большим препятствиям для хакеров и шпионов, что все они до сих пор терпели неудачу с PaperOffice DMS. В то же время иерархическая система управления паролями не позволяет каждому иметь доступ ко всему.

Notebook in the Spediton warehouse with PaperOffice DMS
Traceability of important relationships thanks to digital folders and document folders

Важные аргументы в пользу включения PaperOffice DMS в бюджетное планирование. Наконец, PaperOffice DMS также убеждает в том, что учитывается устойчивость и защита окружающей среды. Рано или поздно произойдет полный переход от аналоговых документов к цифровому, и тогда государственное учреждение, которое тогда уже будет использовать PaperOffice DMS, будет хорошо подготовлено.

Цифровая обработка счетов-фактур также выгодна для многих компаний в бумажной и упаковочной промышленности. Входящие счета-фактуры могут быть автоматизированы благодаря PaperOffice DMS и переданы ответственному сотруднику. Процесс управления и выпуска с помощью цифрового выпуска также может быть выполнен быстро и эффективно через систему.

Всего одним щелчком мыши данные, включая место архивации, могут быть экспортированы вашему налоговому консультанту или наоборот.

Совместимое с ревизиями и безопасное архивирование: PaperOffice DMS технически соответствует юридическим требованиям GoBD, GDPdU и DSGVO

Woman stamps a document
With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

PaperOffice DMS позволяет подключать другое программное обеспечение, такое как ERP, и, конечно же, передавать документы из Microsoft Office через соответствующие интерфейсы. PaperOffice DMS ускоряет связь.

Сроки и встречи контролируются, и действия автоматически запускаются в зависимости от желаемой настройки. Процессы заказа могут быть автоматизированы и даже изменения, которые запланированы на будущее, могут быть введены таким образом, чтобы они вступили в силу в нужное время.

Благодаря своим обширным функциям, PaperOffice DMS определенно можно классифицировать в более высоком сегменте управления корпоративным контентом (ECM).

ECM включает в себя общее управление всем содержимым в организации с соответствующей иерархией доступа. PaperOffice DMS способен сохранять любой контент в цифровом виде, изменять его содержание и формат и делать его доступным.

PaperOffice DMS имеет все функции ECM, и это в отличном соотношении цены и качества, а также интуитивно обучаемой форме работы, которая делает дорогостоящее внешнее или внутреннее обучение ненужным. Скорее, доступны бесплатные видеоуроки, чтобы привыкнуть к различным меню. PaperOffice DMS может стать организационным центром в каждой компании и это практически со скоростью света.

Компании из бумажной и упаковочной промышленности получают выгоду от цифрового управления документами

38% всех опрошенных компаний просто не имеют времени на оцифровку своих процессов. Мы рекомендуем процедуру, которая начинается с основного процесса, сканирования аналоговых документов одновременно с их обработкой. Таким образом, группа людей, которые работают с копировальным аппаратом каждый день, также может быть проинструктирована, насколько это возможно, сканировать архив шаг за шагом.

Благодаря автоматическому распознаванию документов с согласованными характеристиками, PaperOffice DMS всегда может назначить все отсканированные документы в правильное место хранения в цифровой памяти. Имеет смысл начать сканирование архива с самых последних записей, чтобы еще больше уменьшить размер аналогового архива по истечении сроков хранения. Кроме того, у нас есть много руководств о том, как добиться безбумажного офиса благодаря сканеру.

PaperOffice DMS - это интерфейс между аналоговым и цифровым. Используя функцию сканирования, программное обеспечение может считывать аналоговые документы, планы и фотографии в систему через сканер и оцифровывать их, в результате чего тексты преобразуются в шрифты с помощью OCR, которые могут быть изменены в программах Office. Отметки времени и управление версиями гарантируют, что цифровой документ соответствует аналоговому оригиналу.

Оптимизируйте свое рабочее время до 7,5% по сравнению с бумажной работой благодаря использованию PaperOffice DMS.

Экономьте время на поиск, маршрутизацию и совместное использование документов.

С помощью цифровых штампов документы можно дополнить дополнительной информацией и даже контролировать подробные рабочие процессы. В свою очередь, функция задачи и рабочего процесса гарантирует, что сроки соблюдены и завершены.

Имеющиеся механизмы оценки, контролируемые ИИ, интегрированным в PaperOffice DMS, позволяют проводить оценки и статистические обследования материальных потоков, происходящих в компании.

PaperOffice DMS с его многочисленными инструментами управления является идеальным программным обеспечением для бумажной и упаковочной промышленности, которое обеспечивает безопасный и молниеносный доступ ко всем данным, необходимым для наилучшего консультирования клиентов. В то же время PaperOffice DMS может использоваться для управления всеми вопросами, которые в противном случае возникают в бизнес-операциях.

Чтобы существовало не только разнообразие в управлении документами и защите данных, PaperOffice DMS рекомендует использовать внутреннее сетевое хранилище (NAS) с функцией резервного копирования, что сводит вероятность полной потери к минимуму и в то же время представляет собой внутреннее облако, которое, в отличие от облаков от внешних провайдеров, действительно защищает от нежелательного доступа со стороны правительственных или неправительственных органов.

FAQs

Наконец, мы отвечаем на несколько чаще задаваемых вопросов по этому вопросу "Цифровизация для бумажной и упаковочной промышленности":

Как сотрудники могут получить доступ к PaperOffice?

Благодаря децентрализованной и современной программной архитектуре, PaperOffice можно использовать практически на любом устройстве – от классических ПК до смартфонов/планшетов и телевизоров.

Что произойдет с данными, если PaperOffice не существует?

Этого не произойдет, но чтобы успокоить вас: вы можете экспортировать свои данные в любое время, поскольку PaperOffice основан на открытой структуре базы данных, вы можете получить доступ к своим данным в любое время.

Защита данных по теме: Где хранятся все документы?

PaperOffice будет хранить все документы внутри компании с высокоуровневым шифрованием, например, невосприимчив к краже данных и превосходит все требования GDPR и GOBD.
Избегайте ошибок: НИКОГДА не сохраняйте данные в стороннем облаке!

Можно ли адаптировать PaperOffice именно к спецификациям?

Да, PaperOffice может быть на 100% адаптирован к предполагаемому использованию, чтобы обеспечить бесшовную интеграцию в существующие процессы и системы. Даже интерфейс программы может быть полностью спроектирован и свободно адаптирован.

Вывод

PaperOffice DMS поддерживает компании из бумажной и упаковочной промышленности и предлагает соответствующие интерфейсы к другому программному обеспечению, API-соединения и может быть расширен в любое время в соответствии с вашими пожеланиями. Программное обеспечение легко освоить и может быть легко интегрировано в повседневную практику, не вызывая пропусков в учебных целях.

PaperOffice DMS рекомендует использовать NAS (сетевое хранилище данных) с функцией резервного копирования, чтобы важные данные не терялись и не отслеживались в сторонних облаках.

В конечном счете, PaperOffice DMS впечатляет очень хорошим соотношением цены и качества и огромным ноу-хау благодаря более чем 20-летнему практическому опыту.

Это то, что говорят наши клиенты

Тематическое исследование

Автоматизированная обработка счетов-фактур

15 причин, почему вы должны использовать управление документами со сканером

Цифровая обработка счетов-фактур в сочетании с системой управления документами (DMS) вносит значительный вклад в эффективность и успех вашей компании и в безбумажный офис. Потребность в цифровой обработке счетов-фактур в настоящее время является важным аспектом для всех.