Максимально возможные предложения со скидками.
Исключительные новости из первых рук
Бесплатные бонусные обновления
Максимально возможные предложения со скидками.
Исключительные новости из первых рук
Бесплатные бонусные обновления
Дружба-Доверие-Пароль
Мы никогда не передадим ваш адрес электронной почты другим лицам, и каждое письмо будет содержать ссылку для однократного отказа от подписки.
Промышленность
Домоуправление
Область
Мадрид, Испания
Отделов
Бухгалтерский учет, Администрирование, Менеджмент
Промышленность
Домоуправление
Область
Мадрид, Испания
Отделов
Бухгалтерский учет, Администрирование, Менеджмент
Г-н Алехандро Кампос, ИТ-специалист и менеджер проектов в управлении недвижимостью El Guijo
Профессиональный совет
Промышленность
Домоуправление
Область
Мадрид, Испания
Отделов
Бухгалтерский учет, Администрирование, Менеджмент
Как сообщество в управлении недвижимостью, El Guijo имеет много важных документов для управления: договоры аренды, счета за коммунальные услуги, строительные файлы, регистрации турниров, деловые документы, уведомления и многое другое.
К сожалению, управление недвижимостью до сих пор не получило значительной выгоды от использования подходящего программного обеспечения для управления документами, поскольку до сих пор не было найдено подходящего решения, хотя управляющие недвижимостью являются теми, кто значительно выигрывает от использования подходящего программного обеспечения для управления документами.
С целью решения многих существующих административных проблем в управлении имуществом было принято решение о внедрении системы документооборота.
Целью El Guijo была оцифровка существующих бумажных документов, оптимизация процессов и контроль рабочего процесса над всеми входящими и исходящими документами, автоматизация значительной части процессов в фоновом режиме и, таким образом, оптимизация процесса управления недвижимостью.
Управляющему недвижимостью приходилось ежедневно собирать важные документы. Все это должно было быть закреплено за правом жилой недвижимости, собственника, арендатора, арендодателя. Но ежедневная работа в общине также характеризовалась неэффективностью:
напоминает г-на Алехандро Кампоса, ИТ-специалиста сообщества Эль-Гихо.
Таким образом, общий средний показатель соседей иногда превышает 2500 жителей, с более частыми пиками в летний и праздничный периоды. В результате шесть сотрудников в качестве консультантов и постоянный менеджер в офисе, а также аутсорсинговый садоводческий и административный персонал не смогли справиться с информационной перегрузкой.
До внедрения системы управления документами вся система была бумажной. Документы, поданные владельцами, журналы и свидетельства о ремонтных работах, жалобы передавались в администрацию и затем массово хранились в папках.
В ходе оцифровки управляющие недвижимостью, такие как El Guijo, видят друг друга каждый день с бесчисленными запросами об аренде, жалобами и другими проблемами, с которыми теперь также сталкиваются по электронной почте. Однако с этим потоком электронных писем вряд ли можно справиться вручную.
Следствием этого стали длительные сроки обработки и неэффективность обработки, поиска и пересылки необходимой документации. Соответственно, сообщество отправилось на поиски цифрового документооборота.
Алехандро Кампос, IT-специалист, самозанятый для сообщества Эль-Гихо, искал решение этой и всех проблем управления недвижимостью. Предусматривалось также оцифровать все административные задачи муниципалитета, которые ранее были в значительной степени аналогичными.
Наиболее важными критериями отбора были надежность, доступность и безопасность, поскольку управляемые документы включали конфиденциальный контент, такой как личные документы, а также счета-фактуры, которые должны были быть защищены от несанкционированного доступа разрешениями на доступ и уровнями выпуска.
Поскольку PaperOffice DMS не является облачным приложением и хранит все данные в центральной базе данных, которая теперь находится на выделенном сервере, было окончательно решено протестировать требуемый сценарий с помощью теста.
PaperOffice превосходит все стандарты документов и юридические рекомендации, особенно благодаря высокозашифрованному хранению документов непосредственно на выделенном сервере, а не в облаке.
Необходимость использования системы управления документами с совместимым контролем версий и управлением версиями с защитой от аудита очевидна как никогда.
В частности, для обеспечения надежности и моделирования реальных проблем несколько раз обращались в службу поддержки PaperOffice, чтобы оценить, были ли соблюдены сроки и каково качество поддержки. Здесь PaperOffice опережает любого другого производителя.
С помощью инновационного решения для управления документами от PaperOffice муниципалитет Эль-Гихо решил автоматизировать большинство повседневных задач и документации.
Поэтому было решено отсканировать документы, которые уже существовали в бумажном виде, и архивировать их в цифровом виде в PaperOffice. После того, как они будут доступны в цифровой форме, дальнейшие административные процессы в сети сообщества также могут быть решены в цифровом виде.
Начата оптимизация процесса. Отныне документы будут разрабатываться в цифровом виде, избегая как можно больше бумаги. Собрания, протоколы, входящая почта, исходящие счета и заметки, созданные непосредственно в PaperOffice. Задачи и рабочие процессы реализуются в цифровом виде.
С помощью системы управления документами все важные доказательства могут быть легко представлены - и, конечно же, соответствуют GDPR. Долгое ожидание и путь к почтовому отделению были ликвидированы.
Преобразование прошло очень хорошо от первой презентации программного обеспечения PaperOffice до текущей работы:
Между тем, все оцифрованные договоры аренды, корреспонденция, журналы, планы, страховые документы и т. Д. Хранятся в PaperOffice. Это большая добавленная стоимость для наших владельцев и арендаторов, говорит г-н Кампос из администрации Эль-Гихо. Это одна из причин, почему г-н Кампос уверен:
Благодаря внедрению оцифровки PaperOffice DMS, сообщество Эль-Гихо уже смогло:
Каждый со своими спецификациями и особенностями, которые в целом включают в себя контроль и проверку административных операций, устранение бумаги, индексацию всех типов документов, связанных с внутренними заказами, автоматизацию и методологию, безопасность (GoBD, GDPR и защита данных), оптимизацию и мониторинг процессов, упрощая отправку файлов пользователям (владельцам в данном случае) и, конечно, экономия места в административных офисах.
Это соглашение о сотрудничестве было заключено из-за большого количества записей и записей, хранящихся в общине, и для обеспечения того, чтобы метод организации всей документации был установлен для всех жителей и администраторов сообщества.
PaperOffice создал решение текущих проблем сообщества, устранив объем данных, упростив административные препятствия и гарантируя, что только уполномоченные сотрудники имеют доступ к PaperOffice, чтобы предотвратить изменение документов или даже потенциальное хищение средств.
Благодаря интеграции системы управления документами PaperOffice, сообщество теперь может найти документы и их обширную информацию всего за несколько секунд и выполнить другие задачи и рабочие процессы.
Кроме того, администрация может быстрее и целенаправленно реагировать на запросы, письма и отзывы жителей: это значительно облегчает повседневную работу.
Эль-Гихо - это урбанизация / сообщество, расположенное на северо-западе муниципалитета Галапагар рядом с дорогой M-510, всего в 40 минутах езды от центра Мадрида через A-6.
Привилегированное место в Сьерра-де-Гвадаррама, расположенное в связи с населением недалеко от Кольядо-Вильяльбы, Сан-Лоренцо-дель-Эскориаль и самого Галапагара, а также недалеко от водохранилища Вальмайор и границы с автономным сообществом Кастилия-и-Леон.
Строительство урбанизации началось в 1970-х годах и было основано в 1977 году по закону как районное сообщество. Он имеет площадь почти 140 000 квадратных метров с общим количеством 1 104 участка между шале, квартирами, общественными зданиями (несколько спортивных площадок, три бассейна, социальный клуб и административные офисы) и тремя детскими парками: около половины страны - это благоустроенные районы с большим природным разнообразием.
Общий средний показатель превышает 2 500 единиц, с более частыми пиками в летние и праздничные периоды. Кроме того, урбанизация имеет шесть смотрителей, одного административного и трех обслуживающего персонала (постоянно работающих), а также аутсорсинговый садоводческий и административный персонал.
В заключение, мы ответим на несколько часто задаваемых вопросов на данную тему. "Сообщество
Управление недвижимостью
Эль-Гихо":
Какие советы вы бы дали будущим пользователям PaperOffice?
Никогда не рано и не поздно заняться темой оцифровки.
Самое главное - получить представление о программном обеспечении, а также о самой компании. Важно, чтобы мы не чувствовали себя обязанными покупать программное обеспечение или подписываться на какие-либо пакеты услуг и поддержки.
Еще до того, как мы приобрели PaperOffice DMS, мы общались со всеми отделами компании и никогда не чувствовали себя плохо. Наоборот: PaperOffice имеет приятную, вежливую и компетентную команду.
Для нас, как для церкви, было очень важно, чтобы программное обеспечение было простым для понимания, но всеобъемлющим.
Кому бы вы порекомендовали PaperOffice?
Мы будем рекомендовать PaperOffice всем другим сообществам и компаниям, которые хотели бы оцифровать и автоматизировать.
Что вам особенно нравится в PaperOffice?
Мы очень довольны всем.
PaperOffice - это легкая, но мощная система управления документами.
Функции, которые поначалу кажутся бессмысленными, такие как автоматическое чтение содержимого документа, оказываются наиболее важными функциями, которые вы больше не хотите пропускать в течение более длительного периода времени.
«Простая интеграция и эксплуатация PaperOffice DMS обеспечили общее решение, необходимое этой отрасли: минимизация потребления бумаги, ускорение процессов поиска, автоматизация назначения клеркам и возможность хранения данных, связанных с процессами».
Г-н Карлос А. Гарсия Менеджер по маркетингу и коммуникациям
