Информационный бюллетень PaperOffice Insider
Информационный бюллетень PaperOffice Insider
Мы хотим быть друзьями

Самые высокие предложения скидок

Эксклюзивные инсайдерские новости

Бесплатные модернизации

Самые высокие предложения скидок

Эксклюзивные инсайдерские новости

Бесплатные модернизации

Дружба доверие по чести
Мы никогда не дадим ваш адрес электронной почты кому-либо еще, и каждое электронное письмо включает в себя ссылку на отписка на одном клике.

Автоматизация бизнес-процессов в промышленности и торговле


PaperOffice DMS для производства и торговли обеспечивает плавный поток информации между производством и администрированием благодаря оцифровке и автоматизации бизнес-процессов.

Профессиональный совет

Письменные документы, контракты, черновики, исследования, накладные и многое другое заменяются электронными документами благодаря оцифровке и таким образом максимально оптимизируют все рабочие процессы.

С помощью решения для управления документами вы сохраняете и архивируете всю информацию на центральной платформе в проверенной для аудита манере.

Цифровизация в промышленности и торговле

Как компания в области производства или производства, а также торговли, у вас есть много важных документов для управления:

Счета-фактуры, контракты, заказы, накладные и многое другое. Таким образом, компании в этой отрасли являются теми, кто значительно выигрывает от использования подходящего программного обеспечения для управления документами.

Именно так ежедневно формируются важные документы в промышленности и торговле. Все они должны быть назначены правильному отделу, клиенту, объекту, доставке.

Все эти документы должны быть оцифрованы, если они поступают в бумажной форме, требуют структурированной подачи, назначения задач и рабочих процессов и должны быть немедленно доступны по требованию.

Кроме того, каждый документ классифицируется по своему типу и может быть назначен людям и объектам, к которым затем можно получить доступ на ходу, независимо от устройства.

Таким образом, у вас есть вся информация и документы обо всех производствах, объектах, клиентах и т. Д. Четко в одном месте, а именно в вашей базе данных.

Factory worker switches something
Industrial companies benefit from digital document management

Очень важно, чтобы были соблюдены важные сроки и приняты правовые меры по хранению документов. Для решения многих существующих административных проблем в производстве и торговле должна быть внедрена система документооборота PaperOffice.

С помощью решения для управления документами вы сохраняете и архивируете всю информацию на центральной платформе в проверенной для аудита манере.

PaperOffice устраняет все трудоемкие узкие места и создает четкий обзор важных документов, таких как контракты, счета-фактуры, заказы, накладные, управляя ими в цифровом виде в PaperOffice в будущем.

Захват, обработка, совместное использование, поиск и отслеживание ваших документов становится очень простым с использованием PaperOffice.

Благодаря контролируемому доступу, подробным спискам задач, а также утверждениям с использованием рабочих процессов и надежных уведомлений по электронной почте, сотрудники могут эффективно выполнять поставленные задачи, а уполномоченные лица могут легко утверждать или отклонять утверждение.

Цифровизация является главной и конечной целью в промышленности

С PaperOffice DMS документы могут быть оцифрованы в промышленности и торговле и архивированы централизованно таким образом, что доступ может быть сделан с любого компьютера без необходимости идти в архив или сначала исследовать, кто / r коллега, который в настоящее время обрабатывает документы или папки.

PaperOffice DMS не только оцифровывает аналоговые документы, программное обеспечение для управления документами сохраняет каждое изменение документа в хронологическом порядке. Оригинал остается неизменным. Функция рабочего процесса может использоваться, например, для назначения определенных действий во время работы над проектом, и каждый сотрудник сохраняет обзор текущего состояния.

В то же время идеи или предложения могут быть представлены без необходимости каждый раз созывать встречи. Архивные документы можно искать по ключевым словам или дате или справочным номерам, а автоматические шаблоны могут быть созданы ИИ в PaperOffice DMS.

Обширная функция рабочего процесса PaperOffice DMS значительно упрощает внутреннюю коммуникацию. Термин «внутренний» также включает филиалы или зарубежные филиалы. Например, в случае работы, связанной с проектом, всегда отображается текущий статус и в то же время история. Конечно, также включен командный и частный календарь, в который вводятся сроки и события, связанные со временем.

На самом деле, большинство операций, процессов и коммуникативных действий в промышленности и торговле могут происходить со скоростью света, соответствующей цифровой эпохе 21-го века.

Если бы не всегда были промежуточные станции, на которых печатная бумага замедляет темп действия до шага. Это сопряжено с издержками, не говоря уже о воздействии на окружающую среду и устойчивость. Используя соответствующее программное обеспечение для управления документами, такое как PaperOffice DMS, многочисленные процессы в промышленных и коммерческих компаниях можно не только ускорить, но и сделать более безопасными, например, в отношении промышленного шпионажа или попыток шантажа с использованием программ-вымогателей.

Программное обеспечение для управления документами, такое как PaperOffice DMS, лучше всего подходит для этих задач. Потому что это программное обеспечение для управления документами, которое может делать гораздо больше, чем просто управлять документами.

PaperOffice не различает типы документов, независимо от того, нужна ли вам помощь в управлении контрактами, состязательными бумагами и электронной корреспонденцией: благодаря системе управления документами PaperOffice ваши предыдущие процессы в компании оцифровываются, что делает их более эффективными, прозрачными и значительно более гибкими.

Потому что независимо от того, в какой форме документы поступают в компанию, будь то бумажные документы, PDF-файлы, электронные письма или фотографии, они автоматически архивируются и хранятся в защищенной базе данных.

Таким образом, важные контракты могут быть своевременно признаны и расторгнуты или пересмотрены. Выпуск документов с цифровой подписью и уведомлением по электронной почте вместо медленной бумажной почты, небезопасная электронная почта способствует лояльности клиентов.

Shopping cart is on the table
PaperOffice archives all documents generated in the industry and all relevant information in compliance with the law and in an audit-proof manner

PaperOffice архивирует все документы, созданные в промышленности и торговле, и всю соответствующую информацию в соответствии с законом и в аудиторской форме

PaperOffice DMS в сочетании с NAS (Network Attached Storage) позволяет построить очень безопасную интрасеть для внутренней связи и передачи данных. Это создает двойную защиту от атак извне. Во-первых, брандмауэр операционной системы, а во-вторых, шифрование PaperOffice DMS. При этом через NAS настраивается отдельное облако, независимое от сторонних провайдеров.

Обширная функция рабочего процесса PaperOffice DMS значительно упрощает внутреннюю коммуникацию. Термин «внутренний» также включает филиалы или зарубежные филиалы. Например, в случае работы, связанной с проектом, всегда отображается текущий статус и в то же время история.

Конечно, также включен командный и частный календарь, в который вводятся сроки и события, связанные со временем.

Распознавание документов, оснащенное ИИ, автоматически упорядочивает все документы для сохранения в правильной папке и создает как индекс ключевых слов, так и историю изменений. Внутренняя поисковая система PaperOffice DMS находит каждый документ за доли секунды.

Financial advisors talk
Simple overview and quick search thanks to digitization in the financial sector

Решение: проверенные ноу-хау

Разве не имеет смысла сразу использовать программное обеспечение для управления на практике? что не только отвечает всем требованиям, но и легко освоить и недорого?

PaperOffice DMS является проверенным и проверенным комплексным решением для цифровой работы и, с более чем 20-летним опытом работы на рынке, одним из первых пионеров DMS.

Содержание

Цифровая обработка – важнейшая основа обеспечения высокого качества обслуживания муниципальных услуг в будущем

PaperOffice соответствует самым высоким стандартам безопасности , таким как управление авторизацией или предоставление разрешений на доступ. Пользователь определяет отдельные этапы работы точно так же, как они будут выполняться, например, «запись», «проверка», «выпуск» и «бронирование» счетов-фактур.

Ответственность может быть возложена не только на отдельных людей, но и на группы пользователей, такие как «Бухгалтерия» или «Производство», чтобы коллега мог немедленно вмешаться, если сотрудник отсутствует.

Технология OCR распознает не только содержимое документа, но и все поля данных, связанные с налогообложением, такие как номер документа, дата, нетто, налог и валовая сумма. Импортированные данные доступны для контроля оценок, платежных операций и финансового учета. Это экономит утомительную работу по вводу и уменьшает количество ошибок при размещении.

Важные аргументы в пользу включения PaperOffice DMS в бюджетное планирование. Наконец, PaperOffice DMS также убеждает в том, что учитывается устойчивость и защита окружающей среды. Рано или поздно произойдет полный переход от аналоговых документов к цифровому, и тогда государственное учреждение, которое тогда уже будет использовать PaperOffice DMS, будет хорошо подготовлено.

Всего одним щелчком мыши данные, включая место архивации, могут быть экспортированы вашему клиенту, налоговому консультанту или наоборот.

Конечно, PaperOffice DMS позволяет осуществлять миграцию и интеграцию существующих цифровых данных из существующих программных решений. В то же время PaperOffice DMS является интерфейсом между аналоговым и цифровым. Используя свою функцию сканирования, программное обеспечение может считывать аналоговые документы, планы и фотографии в систему и оцифровывать их с помощью сканеров, а также записи с мобильных телефонов, в результате чего тексты преобразуются в запись с помощью OCR и могут быть изменены в программах Office. Отметки времени и управление версиями гарантируют, что цифровой документ соответствует аналоговому оригиналу.

Компании из промышленности и торговли должны обрабатывать документы для всех деловых операций. Постоянное дальнейшее развитие бизнес-моделей постоянно создает новые вызовы. Что им нужно, так это хорошая система управления документами.

PaperOffice DMS является правильным программным обеспечением, потому что оно поставляется со всем, что нужно обрабатывающей промышленности, например:

  • Хранение документов во всех цифровых форматах в соответствии с принципами GDPR/li>
  • Функции по представлению и повторной отправке просроченных документов, требующих действий
  • Самообучающаяся функция хранения данных с тегами и внутренней поисковой системой
  • Автоматическое назначение вновь добавленных документов в правильную папку
  • Простое создание базы данных и подключение к ней, включая индивидуально настраиваемую маску
  • Автоматическое создание шаблонов для повторяющихся процессов и операций

Совместимое с ревизиями и безопасное архивирование: PaperOffice DMS технически соответствует юридическим требованиям GoBD, GDPdU и DSGVO

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

PaperOffice DMS позволяет подключать другое программное обеспечение, такое как ERP, и, конечно же, передавать документы из Microsoft Office через соответствующие интерфейсы. PaperOffice DMS ускоряет коммуникацию в торговле и производстве с поставщиками и клиентами.

Сроки и встречи контролируются, и действия автоматически запускаются в зависимости от желаемой настройки. Процессы заказа могут быть автоматизированы и даже изменения, которые запланированы на будущее, могут быть введены таким образом, чтобы они вступили в силу в нужное время.

Благодаря своим обширным функциям, PaperOffice DMS определенно можно классифицировать в более высоком сегменте управления корпоративным контентом (ECM).

ECM включает в себя общее управление всем содержимым в организации с соответствующей иерархией доступа. PaperOffice DMS способен сохранять любой контент в цифровом виде, изменять его содержание и формат и делать его доступным.

PaperOffice DMS имеет все функции ECM, и это в отличном соотношении цены и качества, а также интуитивно обучаемой форме работы, которая делает дорогостоящее внешнее или внутреннее обучение ненужным. Скорее, доступны бесплатные видеоуроки, чтобы привыкнуть к различным меню. Таким образом, PaperOffice DMS может стать организационным стержнем в каждой компании в торговле и производстве, и это почти со скоростью света.

Компании из обрабатывающей промышленности и торговли получают выгоду от цифрового управления документами

Система документооборота позволяет отдельно создавать базы данных для каждой отдельной области и может создавать ссылки одновременно. Аналоговые документы, такие как представленные счета-фактуры, сканируются с помощью PaperOffice DMS и сохраняются как в виде фотографии, так и в виде преобразованного текста с помощью программного обеспечения OCR. Все существующие данные могут быть отображены четко и однозначно, поэтому никакие файлы не должны носить с собой для внедомовых встреч. Управление базами данных, контролируемое ИИ, создает шаблоны из основных данных или статистически используемых списков по мере необходимости.

При этом необходимая защита данных поддерживается за счет иерархического управления паролями и 1024-битного шифрования.

Оптимизируйте свое рабочее время до 7,5% по сравнению с бумажной работой благодаря использованию PaperOffice DMS.

Экономьте время на поиск, маршрутизацию и совместное использование документов.

С помощью цифровых штампов документы можно дополнить дополнительной информацией и даже контролировать подробные рабочие процессы. В свою очередь, функция задачи и рабочего процесса гарантирует, что сроки соблюдены и завершены.

Узнайте, как связать поток информации между производством и администрированием путем оцифровки и автоматизации документов и бизнес-процессов.

С PaperOffice вы ускоряете свои производственные процессы, а также все межведомственные рабочие процессы. Во времена все более строгих законов об ответственности за качество продукции вы также можете повысить правовую определенность своей компании с помощью решения для управления документами и автоматизации рабочих процессов.

FAQs

Наконец, мы отвечаем на несколько чаще задаваемых вопросов по этому вопросу "Цифровизация в промышленности и торговле":

Как сотрудники могут получить доступ к PaperOffice?

Благодаря децентрализованной и современной программной архитектуре, PaperOffice можно использовать практически на любом устройстве – от классических ПК до смартфонов/планшетов и телевизоров.

Что произойдет с данными, если PaperOffice не существует?

Этого не произойдет, но чтобы успокоить вас: вы можете экспортировать свои данные в любое время, поскольку PaperOffice основан на открытой структуре базы данных, вы можете получить доступ к своим данным в любое время.

Защита данных по теме: Где хранятся все документы?

PaperOffice будет хранить все документы внутри компании с высокоуровневым шифрованием, что делает его невосприимчивым к краже данных, например, и превышает все требования GDPR и GOBD.
Избегайте ошибок: НИКОГДА не сохраняйте данные в стороннем облаке!

Можно ли адаптировать PaperOffice именно к спецификациям?

Да, PaperOffice может быть на 100% адаптирован к предполагаемому использованию, чтобы обеспечить бесшовную интеграцию в существующие процессы и системы. Даже интерфейс программы может быть полностью спроектирован и свободно адаптирован.

Вывод

PaperOffice DMS поддерживает промышленность и торговлю и предлагает соответствующие интерфейсы к другому программному обеспечению, API-соединениям и может быть расширен в любое время в соответствии с вашими пожеланиями. Программное обеспечение легко освоить и может быть легко интегрировано в повседневную практику, не вызывая пропусков в учебных целях.

PaperOffice DMS рекомендует использовать NAS (сетевое хранилище данных) с функцией резервного копирования, чтобы важные данные не терялись и не отслеживались в сторонних облаках.

В конечном счете, PaperOffice DMS впечатляет очень хорошим соотношением цены и качества и огромным ноу-хау благодаря более чем 20-летнему практическому опыту.

Это то, что говорят наши клиенты

Тематическое исследование

Цифровые изменения в отрасли решеток - успешный документооборот

«В решетчатой отрасли тема цифровизации становится все более заметной. Это относится, например, к нашим накладным, спискам деталей или нашим планам, чертежам и конфигураторам. После внедрения PaperOffice DMS ручное усилие может быть сокращено. Теперь мы являемся пионерами в качестве производителя цифровых решеток».

Г-н Штефан Райхель
управляющий директор K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG