Разработка продуктов, процессы и поддержка Butterfly Engineers S.L.
PaperOffice AI Suite помогла компании Butterfly Engineering автоматизировать рабочие процессы и добиться пятикратной окупаемости инвестиций всего за 3 месяца.
Исходное положение
Компания, которая занимается исключительно разработкой продукта, технологическим проектированием и участвует во всех этапах производства - от первой идеи до конечного продукта - каждый день наводнена файлами и документацией, такими как технические паспорта, данные клиентов, расчеты и планы.< /p>
Проектная информация, которая с годами занимает все больше и больше места для хранения и которую уже нелегко найти, особенно в административных офисах, постепенно становится фатальной.
Целью компании была оцифровка существующих бумажных документов, внедрение оптимизации процессов и контроля рабочего процесса над всеми входящими и исходящими документами, автоматизация значительной части процессов в фоновом режиме и, таким образом, оптимизация процесса.
Существующие проблемы и задачи
В прошлом информация хранилась только в бумажной форме, такой как дизайн и планирование или спецификации продукта или разработки продукта, но сегодня во многих организациях существует множество источников информации и документов: электронные письма, формы, эскизы являются такой же частью этого, как электронные счета-фактуры и бумажные квитанции, письменная почта, накладные, контракты и т.д.
К счастью, благодаря текущим ИТ-разработкам, этот тип работы теперь управляется цифровыми технологиями. Многие этапы процесса в настоящее время становятся частью 100% цифровой и автоматизированной практики, как подтверждает Индустрия 4.0.
Тем не менее, бумага часто незаменима, когда дело доходит до чертежей или идей от руки, а также администрирования, счетов-фактур или информации о клиентах.
В дополнение к проектированию и производству, специалисты Butterfly Engineers также должны создавать документацию, такую как руководства по сборке, инструкции по безопасности и техническую документацию для изучения осуществимости проектов.
Гибкость и скорость в обработке своих файлов имеют основополагающее значение в современных компаниях, и тем более, когда от этой документации зависит сопровождение проектов, анализ их затрат или различные исследования, которые делают их прибыльными.
Поэтому цель Butterfly Engineers состояла в том, чтобы адаптироваться к отрасли и иметь возможность действовать в цифровом виде как промышленная компания 4.0.
«У нас были расходы на хранение, которых можно было избежать, храня документы в папках. Кроме того, поиск документов отнимал много времени»,
напоминает г-на Антонио Хесуса Санчеса, управляющего директора и инженера-технолога компании Butterfly Engineers.
Почему инженеры-бабочки выбрали PaperOffice DMS
Компания Butterfly Engineers занимается разработкой продуктов, технологическим проектированием и поддержкой, она обрабатывает большое количество документации, которую необходимо оцифровать, но наиболее важными моментами для реализации DMS, такой как PaperOffice, являются безопасность и скорость индексации и процесса поиска.
За исключением того, что у них есть полная уверенность в том, что безбумажный цифровой офис возможен.
«Мы работаем с большим количеством технической информации каждый день. Хранение всей информации в бумажном формате для нас громоздко и дорого. Будущие поиски его также очень утомительны.
PaperOffice позволяет нам легко получить к нему доступ из любого места, легко найти конкретные файлы или документы и, прежде всего, обеспечить их безопасность».
Butterfly Engineers также знает, что метод шифрования PaperOffice позволяет защитить наиболее конфиденциальные документы от возможных утечек, шпионажа или несчастных случаев. Особенно, когда компания с этими характеристиками проходит через стандарты и патенты, защищая элементы, которые необходимы для компании.
Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success
Более того, операционные детали программного обеспечения становятся еще более привлекательными, когда у вас есть команда поддержки высочайшего качества, соответствующая всем самым строгим юридическим европейским директивам (GDPR, RGPD и GoBD), а шифрование файлов абсолютно неуязвимо. Также примечательно, что данные могут быть экспортированы в любое время уполномоченными лицами, а база данных доступна ИТ-персоналу и администраторам компании в любое время.
Переход на автоматизацию через PaperOffice: цели и график
Для Butterfly Engineers было ясно, что рано или поздно им придется перейти на цифровизацию, чтобы создать конкурентное преимущество.
Как компания, которая более связана с технологическим развитием, чем другие отрасли, Butterfly Engineers доверяет положительному влиянию внедрения DMS и успешного внедрения в безбумажном офисе.
«Система документооборота позволяет нам эффективно управлять информацией компании быстро и легко. В этом смысле PaperOffice является очень обширной и достаточно понятной системой. Он прост в использовании и доступен для малого и среднего бизнеса, такого как наш».
Успешная реализация: преимущества оцифровки с PaperOffice DMS
Благодаря внедрению оцифровки PaperOffice, компания смогла:
- Минимизация использования бумаги
- Экономия затрат и места для хранения
- Автоматизация административных задач
- Оптимизация процесса благодаря мониторингу папок
- Обеспечьте безопасную доставку документов
Но благодаря оцифровке PaperOffice, Butterfly Engineers также смогла:
- Экономия времени и ресурсов
- Обеспечение контроля и верификации административных процессов
- Обеспечьте легкий доступ к документам и файлам
- Наличие документов для каждого уполномоченного сотрудника
- Обеспечение безопасного и долгосрочного архивирования документов, конфиденциальных данных, патентов, отраслевых руководств или разработок
«Безопасность данных, оцифровка документов и простая интеграция PaperOffice в промышленную среду дали компании то, что ей нужно для индексации файлов и поиска документов».
Более простая и быстрая доступность данных и документов меняет процессы компании фундаментально и навсегда. Административные знания теперь организованы прозрачно и доступны в нужное время.
Конечный результат
PaperOffice нашла способ положить конец одной из основных проблем, с которыми сталкиваются компании в настоящее время:
Администрирование документов (документооборот) и оцифровка процессов.
Неудобство объема данных было ограничено устранением административных препятствий, обеспечением доступа к PaperOffice только уполномоченными сотрудниками и предотвращением изменения документов или даже утечки технической информации.
Компания также планирует и дальше расширять это успешное сотрудничество, так как PaperOffice отлично выполняет имеющиеся у нее опции.
Благодаря целостности PaperOffice DMS, технические листы, планы, данные, счета-фактуры и эскизы быстро находятся - это позволяет компании Butterfly Engineers находить данные проекта в течение нескольких секунд и помогать своим клиентам с большой точностью.
