Производитель решеток
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Исходное положение
Как производитель решеток, решетчатые системы К60 имеют множество важных документов для управления:
Накладные, счета-фактуры, контракты, эскизы или планы и многое другое.
Многие запросы приходят по электронной почте и распечатываются, что составляет огромное количество бумаги в течение года. Заказы всегда распечатываются с данными поставщика, а затем хранятся на полке вместе со счетом-фактурой после доставки.
Этот полный процесс означает необычайное количество бумаги и, конечно же, нехватку места.
Чтобы сделать поиск проще и эффективнее и минимизировать поток бумаги, K60 Gitterrostsysteme планировала оцифровать документацию и включить контент во внутреннюю архивную базу данных - компания искала подходящую систему управления документами.
Ручная обработка со временем стала слишком трудоемкой, поэтому искали автоматизированное архивирование и извлечение информации.
Самой большой проблемой для компании было сделать информацию легко доступной и, прежде всего, пригодной для использования большим количеством сотрудников и групп сотрудников и групп людей (сотрудников, деловых партнеров, клиентов, граждан).
Целью компании была оцифровка существующих бумажных документов, внедрение оптимизации процессов и контроля рабочего процесса над всеми входящими и исходящими документами, автоматизация значительной части процессов в фоновом режиме и, таким образом, оптимизация процесса.
Существующие проблемы и задачи
В прошлом информация хранилась только в бумажном виде, но сегодня во многих организациях существует множество источников информации и документов: электронные письма, формы, эскизы являются такой же частью этого, как электронные счета-фактуры и бумажные квитанции, письма, накладные, контракты и т. Д.
Весь поток информации стал более непоследовательным. Поэтому важнейшей задачей является объединение аналоговых и цифровых блоков. Документы, существующие в бумажной форме, должны быть оцифрованы и объединены вместе с другой информацией, такой как связанные электронные письма.
Тематическое исследование, которое проводилось совместно с системой управления документами PaperOffice, имело целью минимизацию потребления бумаги в целях экономии затрат и места для хранения.
Кроме того, было очень важно найти решение для архивирования всех документов производственного процесса вместе, чтобы можно было сделать немедленную информацию о документах / заказах, связанных с проектом.
Точно так же, как и проведение автоматизированного архивирования документов и входящих электронных писем, которое должно архивировать документы в соответствующих папках в соответствии с определенными заданными критериями и инициировать дополнительные рабочие процессы, такие как назначение соответствующему клерку.
Еще одна цель заключалась в том, чтобы иметь возможность быстрого поиска документов от коллег по сети.
«У нас были расходы на хранение, которых можно было избежать, храня документы в папках. Кроме того, поиск документов отнимал много времени»,
напоминает г-на Штефана Райхеля, управляющего директора K60 Gitterrostsysteme.
«Мы просто продвинули работу вперед, и теперь у нас есть фора».
Почему K60 Gitterrostsysteme выбрал PaperOffice DMS
Г-н Райхель, управляющий директор K60 Gitterrostsysteme, сначала изучил различные предложения программного обеспечения в отношении управления документами и в конечном итоге решил сначала протестировать PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS предлагает именно те условия, которые искал г-н Райхель. К ним относятся:
1. Решение для внутренней центральной базы данных, на которой базируется система документооборота. Данные не должны сохраняться на однопользовательском компьютере.Решение: Был настроен выделенный сервер MAX с максимальной производительностью для решетчатых систем K60, на котором была построена база данных. Это обеспечило централизованный и легкий доступ ко всей этой соответствующей документации и возможность для нескольких сторон совместной работы над одним и тем же документом.
Центральное хранилище, доступное для всего административного персонала.
Г-ну Штефану Райхелю было ясно, что нет никакого способа оцифровать его компанию:
«Долгое время я осознавал, что обойти цифровизацию невозможно, но мы долго сопротивлялись этому. Изменения в процессах компании обычно отодвигаются все дальше и дальше вдаль, как поход к стоматологу. После того, как интеграция системы документооборота была завершена, я могу с уверенностью сказать, что должен был сделать это гораздо раньше».
2. Решение и автоматизация административных задач. Программное обеспечение должно обеспечивать распределение задач по сети и их обработку соответствующим клерком.
Решение: PaperOffice DMS имеет комплексную функцию рабочего процесса, которая позволяет отправлять напоминания, сообщения и информацию на любой подключенный компьютер и с него ранее определенной группе сотрудников.
Цифровая авторизация пользователя и подтверждение пароля включены.
При этом все заинтересованные сотрудники информируются о статусе обработки. Хранение версий позволяет проследить, какие этапы обработки были выполнены, когда и кем.
«Уже на первой встрече с PaperOffice вы замечаете 20-летний опыт PaperOffice в области управления документами».
3. Возможность извлечения и экономия времени. Был предпринят поиск более простого способа оцифровки аналоговых документов и облегчения их поиска в случае необходимости.
Решение: Это основной сегмент PaperOffice DMS, оцифровка аналоговых документов. Все, что вам нужно, это сканер с интерфейсом к компьютеру и PaperOffice DMS. Документы не просто сканируются. При необходимости они преобразуются в редактируемый текст с помощью встроенного программного обеспечения OCR и автоматически сохраняются правильно.
4. Объединение проектных документов/заказов. Программное обеспечение должно иметь возможность сохранять связанные с процессом документы вместе или включать ссылки друг на друга.
Все документы для коммерческой сделки, такие как процесс покупки или установки с соответствующей накладной, счетом-фактурой, эскизами, планами и любыми жалобами на дефекты, должны управляться централизованно.
Решение: PaperOffice имеет цифровые папки, где все документы производственного процесса могут храниться в цифровой папке. Структура папок, состоящая из главной папки и вложенных папок, обеспечивает оптимальный обзор.
Таким образом, накладные, счета-фактуры и все, что относится к бизнес-процессу, сохраняется в папке или вложенной папке. Разрешения доступа могут быть назначены для каждой папки, как для групп сотрудников, так и для отдельных сотрудников.
Кроме того, гиперссылки на папку можно создавать и отправлять сотрудникам.
Таким образом, авторизованные сотрудники и партнеры по сотрудничеству могут получить к нему доступ из любого места в любое время. Благодаря контролю версий создатель и время каждого отдельного изменения документа могут быть отслежены прозрачно: запросы быстро проясняются и избегаются ненужные ошибки.
«Тема цифровизации становится все более заметной в решетчатой отрасли. Это относится, например, к нашим спискам деталей или нашим планам, чертежам и конфигураторам. После внедрения PaperOffice DMS ручное усилие может быть сокращено. Теперь мы являемся пионерами в качестве производителя цифровых решеток».
PaperOffice также имеет виртуальное представление документов в других папках. Таким образом, документ(ы) может отображаться практически в разных папках без необходимости дублирования исходного документа. Эта функция очень полезна, если, например, документ должен появляться в разных проектах, но вы не хотите дублировать документ.
Возможность доступа к информации с разных точек зрения обеспечивает более высокий уровень ясности для всех участников проекта и повышает способность сотрудников предоставлять информацию.
PaperOffice DMS соответствовал всем необходимым критериям.
Преимущества оцифровки с помощью PaperOffice
Благодаря оцифровке PaperOffice, k60 Grating Systems уже смогла:
- Экономия времени и ресурсов
- Простой доступ к документам
- Наличие документов для каждого уполномоченного сотрудника
- Обеспечьте четкую подачу
Более простая и быстрая доступность данных и документов меняет процессы компании фундаментально и навсегда. Административные знания теперь организованы прозрачно и доступны в нужное время.
В этом смысле основа для оцифровки всех процессов, основанных на документах, закладывается с помощью PaperOffice DMS.
В дополнение к общему процессу архивирования:
- Архивирование с защитой от изменений
- Оптимизация организационных процессов
- Улучшенная организация документации
- Более быстрый поиск документов
- Упрощенное общение и решение задач
гарантированный.
Конечный результат
PaperOffice DMS сегодня отображает весь рабочий процесс в цифровом виде.
В настоящее время все документы доставки и счета-фактуры записываются с помощью мощных сканеров, PaperOffice автоматически распознает контактные данные и сохраняет документы соответственно в электронном архиве.
Затем сотрудники могут получить доступ к документам через простой пользовательский интерфейс и ввести различные поисковые термины - также доступен полнотекстовый поиск.
Благодаря последовательному использованию DMS производитель решеток смог значительно сократить время обработки счета-фактуры, и в то же время количество непогашенной дебиторской задолженности значительно сократилось.
