Информационный бюллетень PaperOffice Insider
Информационный бюллетень PaperOffice Insider
Мы хотим быть друзьями

Самые высокие предложения скидок

Эксклюзивные инсайдерские новости

Бесплатные модернизации

Самые высокие предложения скидок

Эксклюзивные инсайдерские новости

Бесплатные модернизации

Дружба доверие по чести
Мы никогда не дадим ваш адрес электронной почты кому-либо еще, и каждое электронное письмо включает в себя ссылку на отписка на одном клике.

Цифровые изменения в отрасли решеток - успешный документооборот


Г-н Штефан Райхель, управляющий директор K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG

Профессиональный совет

Сектор
Промышленность и торговля

Область
Лангенберг, Земля Северный Рейн-Вестфалия, Германия

Отделов
Сбытовой
Бухгалтерский учет

Исходное положение

Как производитель решеток, решетчатые системы К60 имеют множество важных документов для управления:

Накладные, счета-фактуры, контракты, эскизы или планы и многое другое.

Многие запросы приходят по электронной почте и распечатываются, что составляет огромное количество бумаги в течение года. Заказы всегда распечатываются с данными поставщика, а затем хранятся на полке вместе со счетом-фактурой после доставки.

Этот полный процесс означает необычайное количество бумаги и, конечно же, нехватку места.

Чтобы сделать поиск проще и эффективнее и минимизировать поток бумаги, K60 Gitterrostsysteme планировала оцифровать документацию и включить контент во внутреннюю архивную базу данных - компания искала подходящую систему управления документами.

Ручная обработка со временем стала слишком трудоемкой, поэтому искали автоматизированное архивирование и извлечение информации.

Самой большой проблемой для компании было сделать информацию легко доступной и, прежде всего, пригодной для использования большим количеством сотрудников и групп сотрудников и групп людей (сотрудников, деловых партнеров, клиентов, граждан).

Целью компании была оцифровка существующих бумажных документов, внедрение оптимизации процессов и контроля рабочего процесса над всеми входящими и исходящими документами, автоматизация значительной части процессов в фоновом режиме и, таким образом, оптимизация процесса.

Construction site in the background with laptop
Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

Существующие проблемы и задачи

В прошлом информация хранилась только в бумажном виде, но сегодня во многих организациях существует множество источников информации и документов: электронные письма, формы, эскизы являются такой же частью этого, как электронные счета-фактуры и бумажные квитанции, письма, накладные, контракты и т. Д.

Весь поток информации стал более непоследовательным. Поэтому важнейшей задачей является объединение аналоговых и цифровых блоков. Документы, существующие в бумажной форме, должны быть оцифрованы и объединены вместе с другой информацией, такой как связанные электронные письма.

Тематическое исследование, которое проводилось совместно с системой управления документами PaperOffice, имело целью минимизацию потребления бумаги в целях экономии затрат и места для хранения.

Кроме того, было очень важно найти решение для архивирования всех документов производственного процесса вместе, чтобы можно было сделать немедленную информацию о документах / заказах, связанных с проектом.

Точно так же, как и проведение автоматизированного архивирования документов и входящих электронных писем, которое должно архивировать документы в соответствующих папках в соответствии с определенными заданными критериями и инициировать дополнительные рабочие процессы, такие как назначение соответствующему клерку.

Еще одна цель заключалась в том, чтобы иметь возможность быстрого поиска документов от коллег по сети.

«У нас были расходы на хранение, которых можно было избежать, храня документы в папках. Кроме того, поиск документов отнимал много времени»,

напоминает г-на Штефана Райхеля, управляющего директора K60 Gitterrostsysteme.

«Мы просто продвинули работу вперед, и теперь у нас есть фора».

Содержание

Почему K60 Gitterrostsysteme выбрал PaperOffice DMS

Г-н Райхель, управляющий директор K60 Gitterrostsysteme, сначала изучил различные предложения программного обеспечения в отношении управления документами и в конечном итоге решил сначала протестировать PaperOffice DMS.

PaperOffice DMS предлагает именно те условия, которые искал г-н Райхель. К ним относятся:

1. Решение для внутренней центральной базы данных, на которой базируется система документооборота. Данные не должны сохраняться на однопользовательском компьютере.

Решение: Был настроен выделенный сервер MAX с максимальной производительностью для решетчатых систем K60, на котором была построена база данных. Это обеспечило централизованный и легкий доступ ко всей этой соответствующей документации и возможность для нескольких сторон совместной работы над одним и тем же документом.

Центральное хранилище, доступное для всего административного персонала.

Г-ну Штефану Райхелю было ясно, что нет никакого способа оцифровать его компанию:

«Долгое время я осознавал, что обойти цифровизацию невозможно, но мы долго сопротивлялись этому. Изменения в процессах компании обычно отодвигаются все дальше и дальше вдаль, как поход к стоматологу. После того, как интеграция системы документооборота была завершена, я могу с уверенностью сказать, что должен был сделать это гораздо раньше».

2. Решение и автоматизация административных задач. Программное обеспечение должно обеспечивать распределение задач по сети и их обработку соответствующим клерком.

Решение: PaperOffice DMS имеет комплексную функцию рабочего процесса, которая позволяет отправлять напоминания, сообщения и информацию на любой подключенный компьютер и с него ранее определенной группе сотрудников.

Цифровая авторизация пользователя и подтверждение пароля включены.

При этом все заинтересованные сотрудники информируются о статусе обработки. Хранение версий позволяет проследить, какие этапы обработки были выполнены, когда и кем.

«Уже на первой встрече с PaperOffice вы замечаете 20-летний опыт PaperOffice в области управления документами».

3. Возможность извлечения и экономия времени. Был предпринят поиск более простого способа оцифровки аналоговых документов и облегчения их поиска в случае необходимости.

Решение: Это основной сегмент PaperOffice DMS, оцифровка аналоговых документов. Все, что вам нужно, это сканер с интерфейсом к компьютеру и PaperOffice DMS. Документы не просто сканируются. При необходимости они преобразуются в редактируемый текст с помощью встроенного программного обеспечения OCR и автоматически сохраняются правильно.

4. Объединение проектных документов/заказов. Программное обеспечение должно иметь возможность сохранять связанные с процессом документы вместе или включать ссылки друг на друга.

Все документы для коммерческой сделки, такие как процесс покупки или установки с соответствующей накладной, счетом-фактурой, эскизами, планами и любыми жалобами на дефекты, должны управляться централизованно.

Решение: PaperOffice имеет цифровые папки, где все документы производственного процесса могут храниться в цифровой папке. Структура папок, состоящая из главной папки и вложенных папок, обеспечивает оптимальный обзор.

Таким образом, накладные, счета-фактуры и все, что относится к бизнес-процессу, сохраняется в папке или вложенной папке. Разрешения доступа могут быть назначены для каждой папки, как для групп сотрудников, так и для отдельных сотрудников.

Кроме того, гиперссылки на папку можно создавать и отправлять сотрудникам.

Таким образом, авторизованные сотрудники и партнеры по сотрудничеству могут получить к нему доступ из любого места в любое время. Благодаря контролю версий создатель и время каждого отдельного изменения документа могут быть отслежены прозрачно: запросы быстро проясняются и избегаются ненужные ошибки.

«Тема цифровизации становится все более заметной в решетчатой отрасли. Это относится, например, к нашим спискам деталей или нашим планам, чертежам и конфигураторам. После внедрения PaperOffice DMS ручное усилие может быть сокращено. Теперь мы являемся пионерами в качестве производителя цифровых решеток».

PaperOffice также имеет виртуальное представление документов в других папках. Таким образом, документ(ы) может отображаться практически в разных папках без необходимости дублирования исходного документа. Эта функция очень полезна, если, например, документ должен появляться в разных проектах, но вы не хотите дублировать документ.

Возможность доступа к информации с разных точек зрения обеспечивает более высокий уровень ясности для всех участников проекта и повышает способность сотрудников предоставлять информацию.

PaperOffice DMS соответствовал всем необходимым критериям.

Преимущества оцифровки с помощью PaperOffice

Благодаря оцифровке PaperOffice, k60 Grating Systems уже смогла:

  • Экономия времени и ресурсов
  • Простой доступ к документам
  • Наличие документов для каждого уполномоченного сотрудника
  • Обеспечьте четкую подачу

Более простая и быстрая доступность данных и документов меняет процессы компании фундаментально и навсегда. Административные знания теперь организованы прозрачно и доступны в нужное время.

В этом смысле основа для оцифровки всех процессов, основанных на документах, закладывается с помощью PaperOffice DMS.

В дополнение к общему процессу архивирования:

  • Архивирование с защитой от изменений
  • Оптимизация организационных процессов
  • Улучшенная организация документации
  • Более быстрый поиск документов
  • Упрощенное общение и решение задач

гарантированный.

Конечный результат

PaperOffice DMS сегодня отображает весь рабочий процесс в цифровом виде.

В настоящее время все документы доставки и счета-фактуры записываются с помощью мощных сканеров, PaperOffice автоматически распознает контактные данные и сохраняет документы соответственно в электронном архиве.

Затем сотрудники могут получить доступ к документам через простой пользовательский интерфейс и ввести различные поисковые термины - также доступен полнотекстовый поиск.

Благодаря последовательному использованию DMS производитель решеток смог значительно сократить время обработки счета-фактуры, и в то же время количество непогашенной дебиторской задолженности значительно сократилось.

FAQs

Наконец, мы отвечаем на несколько чаще задаваемых вопросов по этому вопросу "Производитель решеток
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG":

Какие советы вы бы дали будущим пользователям PaperOffice?

Никогда не рано и не поздно заняться темой оцифровки.

Самое главное - получить представление о программном обеспечении, а также о самой компании. Важно, чтобы мы не чувствовали себя обязанными покупать программное обеспечение или подписываться на какие-либо пакеты услуг и поддержки.

Еще до того, как мы приобрели PaperOffice DMS, мы общались со всеми отделами компании и никогда не чувствовали себя плохо. Наоборот: PaperOffice имеет приятную, вежливую и компетентную команду.

Для нас, как для государственного учреждения, процесс становится все более сложным и включает в себя много бюрократии. Поэтому доверие к системе и программному обеспечению было очень важно. Конечно, было также очень важно, чтобы программное обеспечение было легко понять.

Кому бы вы порекомендовали PaperOffice?

Мы будем рекомендовать PaperOffice всем другим компаниям, которые хотели бы оцифровать и автоматизировать.

Что вам особенно нравится в PaperOffice?

Мы очень довольны всем.

Вывод

PaperOffice - это легкая, но мощная система управления документами.

Функции, которые поначалу кажутся бессмысленными, такие как автоматическое чтение содержимого документа, оказываются наиболее важными функциями, которые вы больше не хотите пропускать в течение более длительного периода времени.

«Я рад, что выбрал PaperOffice, потому что в итоге мы получили оптимальную систему. Мы можем управлять им сами и находимся на пути к тому, чтобы стать цифровым офисом».

Это то, что говорят наши клиенты

Тематическое исследование

Цифровой путь патриархата с PaperOffice DMS

«Мы в восторге после полутора лет работы, и все же мы еще не в полной мере использовали этот фантастический шедевр».

Педро Силва
административный помощник Лиссабонского Патриархата