Управление документами для Synology NAS

Что такое цифровое управление документами?

С течением времени в доме или особенно в компании накапливается много важных документов. Эффективное управление этими документами является неотъемлемым условием для экономического успеха и простого контроля над страховками, контрактами, документами и т. д.

Документы могут храниться в виде бумажных папок. Однако это занимает много места и затрудняет поиск.

После того, как основные преимущества использования NAS были уточнены, заключается в том, чтобы понять, как должно быть организовано управление документами на Synology NAS и как работает Synology DMS.

Цифровое управление документами, также называемое системой управления документами, служит для хранения, управления и контроля потока документов и информации в организации. Одной из основных задач DMS является обеспечение связи между вашим Synology NAS и вашими данными.

Для обмена данными между компьютерами, подключенными к сети, и NAS используются базы данных.

Alle Daten werden hoch sicher verschlüsselt in der Datenbank gespeichert, welche sich bei Ihnen auf Ihrem Synology NAS befindet

Центральное место в системе управления данными, такой, как PaperOffice DMS, занимают логически структурированные базы данных, которые обеспечивают максимальную безопасность, а также быстрый доступ к документам.

PaperOffice DMS идет по безопасной дороге, все данные хранятся в зашифрованном виде в базе данных, которая находится на вашем Synology NAS. Так появляется управление документами на вашем NAS, так называемое Synology DMS.

Это означает, что у вас всегда есть доступ и контроль над вашими данными.

Таким образом, все документы компании всегда доступны, а не только в том случае, если у коллеги включен компьютер и разрешен доступ к данным. Конечно, на NAS также возможны иерархические уровни, то есть настройка различных уровней доступа с паролями.

Как сложно установить и настроить базу данных?

Установка базы данных на вашем Synology NAS совсем не сложна и не требует специалиста по IT.

Особенно, поскольку в использовании докер-контейнеров, опыт говорит о том, что они являются нестабильным и ненадежным способом интеграции, PaperOffice решил предоставить надежное и проверенное решение для хранения данных, а именно использование MariaDB непосредственно и нативно.

В отличие от установки докера, настройка с помощью видео YouTube PaperOffice может быть выполнена даже неопытным пользователем всего за несколько минут.

Каковы преимущества отказа от контейнеров Docker?

Преимущества отказа PaperOffice от использования Docker огромны, потому что теперь вы можете использовать любой Synology NAS, а не только дорогостоящую серию Plus.

Это положительно сказывается на вашем бюджете и экономит деньги.

Как перенести данные на Synology NAS?

Сканирование документов

Процесс прост: если данные еще не в цифровой форме, то бумажные документы сначала должны быть отсканированы или сфотографированы.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

С помощью вашего сканера или другого устройства для цифровизации документов документ преобразуется не только в изображение, но и его содержание может быть прочитано электронно. Функция сканера в PaperOffice DMS подключается к вашему сканеру и передает цифровое содержимое в программу управления документами.

Мы уже написали статью о том, как лучше интегрировать сканер для цифровизации документов.

Цифровая система управления документами

Электронные данные, такие как электронная почта или цифровые файлы, могут быть просто перетащены в интерфейс PaperOffice с помощью функции "перетащи и брось". Если вам нужно архивировать несколько документов без ручной работы, вы можете использовать встроенную функцию мониторинга папок в PaperOffice, которая обеспечивает плавное архивирование в фоновом режиме.

Существующие данные

Система управления документами PaperOffice также облегчает пользователям перенос ранее существующих данных, которые находятся на жестких дисках ноутбуков или настольных ПК, на общую сетевую память, Synology NAS.

Таким образом, все существующие данные могут быть импортированы в систему управления документами с помощью одного щелчка мыши.

Большая ценность и польза

Ниже представлен список самых выдающихся преимуществ управления документами на собственной сетевой схеме NAS от Synology:

• Минимальные затраты с максимальной выгодой для отдельных рабочих мест и команд

Не тратьте огромные суммы на дорогостоящие серверы или облачные сервисы - подключите NAS Synology к своей сети и свяжите его с PaperOffice: Готово!

• Контролировать свои данные

Благодаря архитектуре PaperOffice комбинация с NAS Synology является идеальным решением для полного управления документами в цифровом офисе.

Synology - это удобное и круглосуточное решение, поддерживающее ваш PaperOffice в предоставлении всех документов и связанной информации для всех пользователей сети и технологии OwnCloud везде и всегда.

Благодаря простой установке базы данных и отсутствию Docker контейнеров, Synology предлагает широкий выбор моделей NAS, которые легко совместимы с PaperOffice. От этого вполне могут извлечь пользу не только крупные компании.

• Весьма преимущества облачного хранилища, но без соответствующих расходов и рисков

Synology предлагает не только модели NAS с мощными процессорами, но и возможность создания нескольких групп RAID и реализацию технологий кэширования и тиринга для создания гибридного хранилища, которое обеспечивает массовые емкости хранения, прорывную производительность и бюджетные расходы.

Приобретая NAS и систему управления документами, вы вносите всего одну инвестицию, имеете полный контроль над своими данными и не несете никаких последующих расходов.

• Легкое создание резервных копий ваших данных

Благодаря пакету Hyper Backup от Synology вы можете автоматически создавать резервные копии вашей базы данных. Благодаря руководствам PaperOffice на YouTube настройка занимает всего несколько минут.

• Экономьте время на поиске документации и деньги на ее управлении и хранении
• Повышайте производительность с помощью инструментов совместной работы

Повышайте гибкость и автоматизацию административных задач с созданием рабочих процессов, интегрирующих документы и деловые процессы в контролируемую среду с четко определенными и отслеживаемыми действиями.

• Не следует забывать о положительном «угловом эффекте» в виде увеличения внутреннего и внешнего удовлетворения клиентов

Начать проще, чем вы думаете.

Вас всё ещё беспокоят сомнения в собственных способностях? Прочитайте истории наших клиентов о интеграции Synology и PaperOffice DMS в разных отраслях и убедитесь сами в простоте использования.