より高い精度で人的エラーを減らす
反復的なタスクを行うこと、例えば手動のデータ入力などはかなり退屈であり、従業員が疲れたり気が散ったりするとデータの品質に影響を及ぼし、すべての数字や言葉を忘れたり混同したりする可能性があります。
さらに、「アクセスとユーザー権限」という要素も制限された範囲を形成しており、貴社のすべての従業員が会社のデータや情報にアクセスする権利を持っているわけではありません。
自動テキスト認識を含むソフトウェアにとって、集中するのは決して困難ではなく、テキストを認識し、機密データを閲覧し、それを抽出し、高い精度で出力を整理することができます。その過程で企業秘密を「しゃべる」こともありません。
コスト削減とオフィススペースの最大化
手動のデータ入力は非常に労働集約的であり、処理しなければならない証憑が増えるほど、人件費も増加します。さらに、人的エラーによるデータ不正確性に関連するいくつかの追加コストも発生する可能性があります。
人工知能（AI）を使用した自動化処理とデータの読み取りにより、PaperOffice DMSのようなドキュメント管理システムは、これらのコストを削減し、手動でデジタル化するために新たな人材を雇わずに済むため、オフィススペースを解放することができます。
データの完全性を維持し、データのセキュリティを向上させます。
デジタルファイルも物理的な紙の文書も、物理的、環境的、または技術的な危険によって失われたり損傷したりする可能性がありますが、ほとんどの企業はまだ物理的なアーカイブにすべてを保管し、デジタル文書にはローカルストレージやクラウドストレージを使用するのに時間を費やしています。
ヒント
クラウドに保存することに関して、なぜこの保存方法を推奨しないのかについての特別な記事があります：
PaperOfficeのおかげで、すべての文書は直接あなたの自身のサーバーのデータベースサーバーに保存され、すべてのデータに対する完全な制御を得ることができます。その際、サーバーを設定する必要はありません。PaperOfficeがインストール後にすべてのステップを引き継ぎます。
また、SynologyやQNAP NASを使用して、全ての証憑を自身のNASデバイスで管理できます！Synology NASを最大限に活用するための7つの対策をリストアップしています。詳しくはこちらをご覧ください。
監査証跡を確保する必要があります
さらに、データのセキュリティとアクセス管理は、PaperOfficeで文書がデジタル化されると簡単になります。データは非常に安全に暗号化され、監査証跡付きでデータベースに保存され、あなた以外は誰もアクセスできません。
PaperOfficeは自動的に変更された各ドキュメントをバージョン管理し、シャドウコピーを作成して別途保存するので、いつでも希望のバージョンを開くことができます。
バージョン管理と監査証跡付きの文書アーカイブをどのように確保するかを説明します。
ヒント
監査証跡付きのGoBD準拠の文書管理PaperOfficeによるバージョン管理に関するビデオがYouTubeにあり、このプロセスを分かりやすく説明しています：
OCRによる文書のデジタル化における課題とは？
OCRテキスト認識を使用してデータを抽出する際には、考慮すべきいくつかの課題があります。請求書のレイアウトは非常に多様で、各企業が独自の形式を持っています。
PaperOfficeは、正確な読み取りのために、人工知能（AI）PIAによる自動文書認識を備えています。
PIAは特別なアルゴリズムと認識技術を使用します。
PIAは、誤って認識された用語を自動的に認識し、それを照合して正しいものに置き換える広範な統合辞書を備えています。常に正確なテキスト認識が文書のために確保されていることを確認できます。
